CATÉGORIES DE BÉNÉVOLES NOTES

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1 CATÉGORIES DE BÉNÉVOLES Prix et cérémonies Familles d Équipe Canada Salons des invités de marque Remise des cadeaux Services d information et services aux partisans NOTES Aider à la mise en œuvre de toutes les cérémonies, incluant les cérémonies d ouverture et de clôture, la remise des prix aux joueurs du match après chaque match et les autres cérémonies relatives au tournoi dans la ville et la région. Aider au montage et au démontage, à la logistique du contrôle de l accès et à la vérification des accréditations; gérer le vestiaire et y apporter son aide, fournir des programmes de match et voir aux besoins en nourriture et en boissons. Les bénévoles accompagneront les familles dans la navette de l hôtel au salon, et du salon aux places réservées à l arrivée et au départ. Ils accueilleront les familles et répondront à leurs questions. Ils s assureront que l affichage est installé et qu il est présentable. Aider à l accueil des invités de marque à l aréna et à travers la ville. Les invités de marque comprennent, entre autres, les membres de la Fédération internationale de hockey sur glace, les membres de Hockey Canada, les membres de la LNH, les dignitaires gouvernementaux et les commanditaires. Recevoir et tenir le compte de la marchandise reçue des fournisseurs. Préparer les sacs-cadeaux selon le modèle prédéterminé. Organiser l'entreposage sécuritaire jusqu au moment de la distribution et de la livraison. Travailler avec le concierge de l'hôtel des invités de marque pour planifier la livraison des cadeaux. La préparation des sacscadeaux pour les invités de marque se fait une journée avant leur arrivée. Gérer les kiosques d information dans les différents hôtels et lieux d événements à travers la ville. Accréditation Accueillir les invités au centre d accréditation. Enregistrer tous les renseignements nécessaires sur les invités. Vérifier les photos d identification. Produire et distribuer les laissez-passer.

2 Technologie de l information Répondre aux besoins techniques relatifs à l événement. Organiser le montage du matériel et assurer son fonctionnement avant et pendant le tournoi. Aider à la distribution du matériel technique pour l événement. Sécurité Transport Décoration Entreposage Coordonner et exécuter les activités stratégiques courantes de l équipe de sécurité en lien avec les équipes participantes, les officiels sur la glace, les lieux d événements, les hôtels, les invités de marque et le degré accru de sécurité dans les endroits déterminés. Vérifier la validité des laissez-passer pour l accès aux zones restreintes. Assurer le transport aller-retour des invités vers les lieux d activités. Conduire la navette sur les tracés prédéterminés en fonction des événements. Les véhicules seront des VUS ou des minifourgonnettes cubes fournies par le Championnat. Les personnes demandant de travailler au transport des personnes devront fournir un dossier de conducteur. Agir comme préposé au stationnement. Aider à monter et à démonter l affichage et les décorations. Vérifier l affichage quotidiennement et s assurer qu il est en bien placé et qu il n est pas endommagé. Travailler conjointement avec le fournisseur pour le remplacement de l affichage, le cas échéant. Gérer et consigner la marchandise en stock avant, pendant et après l événement. Aider à distribuer la marchandise vers les différents sites et lieux d activités tel que requis. Contenu et publications Photographie Télédiffusion Faire la recherche, rédiger des articles, des chroniques et des éditoriaux tel que requis et selon les plans et les politiques. Aider à la conception de divers manuels d information. Prendre des photos avant et pendant le championnat. Une liste quotidienne des photos exigées sera fournie. Toutes les photos seront soumises au comité organisateur hôte après l événement. Travailler avec TSN, le diffuseur hôte, et les autres diffuseurs et répondre à leurs exigences concernant les installations et à leurs besoins quotidiens.

3 Services aux médias Galerie de la presse Aider au montage et au démontage et s assurer de la propreté des lieux pendant l événement. Fournir de l aide aux journalistes, maintenir le flux d informations, distribuer les trousses média au fur et à mesure qu arrivent les journalistes. Organiser l information, assurer un service de coupures de presse à l'interne, préparer des cartes nominatives pour les athlètes présents aux conférences de presse, et coordonner les demandes d entrevues. S assurer que les journalistes prennent place à leur place attitrée et leur fournir l information telle que requise. Accompagner les athlètes vers les aires de conférences de presse et fournir des microphones à main aux journalistes pendant les interviews. Surveiller les zones mixtes et faciliter les déplacements de ceux qui les utilisent et accompagner les athlètes à l aller et au retour de ces zones. Attribuer les sièges et l espace dans la galerie de la presse lors de chacun des matchs. S assurer que les notes des matchs et les statistiques sont imprimées et à la disposition des médias. Fournir des statistiques par période aux médias. Aider les médias avec tout problème pouvant survenir et garder la galerie de la presse propre. Médias sociaux Festival des partisans Rédiger, traduire et afficher le contenu sur les réseaux des médias sociaux en conformité avec le plan et les politiques en matière de médias sociaux. Prendre des photos ou tourner des vidéos et les afficher. Surveiller l affichage sur Facebook et Twitter. Les bénévoles en médias sociaux pourraient être appelés à aider à la surveillance des sites de médias sociaux dans les mois précédant le championnat. Travailler au montage et au démontage du matériel requis et mener les activités avec l entreprise de production. Travailler aux kiosques d information. Peut nécessiter de travailler à l extérieur. Activités aux entractes Tirages moitié-moitié Vente de programmes et d encarts avec les formations Aider à l exécution des activités sur glace présentées aux entractes et voir à l activation des commandites. Vendre des billets de tirage moitié-moitié et en gérer les recettes. Vendre des programmes et des encarts avec les formations et en gérer les recettes.

4 Programme scolaire Soutenir les événements tenus avant et pendant le tournoi y compris, monter et démonter le matériel, s assurer de la présence et de l état de tout l affichage et interagir avec les participants et les visiteurs. Demande de travailler sur le contenu, les concours et la programmation lors des jours de match. Services médicaux Des médecins et des dentistes doivent être sur place pour tous les matchs pendant le championnat. Les thérapeutes seront aussi présents aux entraînements et aux matchs pour intervenir en cas d urgence médicale. Officiels hors glace Hôtes des équipes Montage et démontage des installations Les officiels hors glace sont constitués des juges de but, des préposés au banc des punitions et du chronométreur. Les statisticiens font aussi partie de ce groupe. Le suivi des statistiques se fera avec le progiciel de statistiques de l IIHF. Les bénévoles doivent avoir de l expérience pertinente en milieu de travail ou comme bénévole pour ces tâches. Gérer toutes les facettes du séjour des équipes en Ontario et au Québec, incluant, entre autres, les repas et les boissons, le transport, les communications, etc. Le bénévole devra se déplacer vers différents sites en Ontario et au Québec pendant les matchs préparatoires. Les hôtes des équipes doivent rester constamment avec l équipe, y compris pendant leurs séances d entraînement. Les hôtes des équipes seront logés au même hôtel que l équipe à laquelle ils sont affectés. Selon le plan de voyage, les hôtes des équipes peuvent s attendre à accompagner l équipe dès le 15 décembre. Exige d être disponible du 22 au 25 décembre pour aider au montage des installations. Ces tâches peuvent inclure le soulèvement de lourdes charges ainsi que de devoir rester debout pendant plusieurs heures. Voici quelques exemples de tâches : le montage d affichage, le montage de tables et de chaises, la construction de structures temporaires et le déchargement de camions. Le démontage et l enlèvement de tout le matériel et de l équipement demandent d être disponibles les 2 et 3 janvier à Montréal et les 5 et 6 janvier à Toronto. Les bénévoles le souhaitant pourront être affectés à un rôle secondaire pendant le championnat.

5 Distribution de statistiques et de renseignements Protocole d intervention en cas d urgence Services aux équipes Recrutement, inscription et horaire des bénévoles Formation et uniformes des bénévoles Salon des bénévoles Reconnaissance des bénévoles Imprimer, photocopier et livrer les statistiques au début de chaque match et à la fin de chaque période aux représentants des médias présents sur la galerie de la presse, dans les cabines de diffusion et dans la salle des médias. Les statistiques doivent aussi être fournies dans chacune des loges. Travailler avec Hockey Canada, le comité organisateur hôte, les gestionnaires des sites d événements et des hôtels, les fournisseurs de transport et le personnel municipal pour mettre en place un plan d intervention d urgence qui sera activé le cas échéant. Offrir de l aide aux équipes sur les sites de compétition et les aider à s installer dans les vestiaires en s assurant que les installations sont pourvues en boissons, fournitures relatives à l équipement, fournitures médicales et collations. Coordonner les services de buanderie et le nettoyage des vestiaires sous la direction du personnel de l équipe. Aider au transfert de l équipement, à la préparation des sacs et au chargement des autobus. Aider au développement et à l exécution d une stratégie de recrutement des bénévoles. S assurer que les personnes intéressées ont bien suivi le processus d inscription en ligne. Aider au processus de filtrage des bénévoles en effectuant la vérification des références, les interviews et la vérification des antécédents. Travailler avec les membres du Comité organisateur hôte et des bénévoles à créer tous les horaires des bénévoles. Aider au montage et au démontage lors des séances d orientation des bénévoles. Accueillir les bénévoles aux séances et répondre à leurs questions. Travailler avec les divisions du comité organisateur hôte pour s assurer que chaque division reçoit sa formation précise. Aider au montage et au démontage du salon, vérifier les laissez-passer à l entrée, s assurer de la présence des bénévoles de service, s assurer de l affectation de tous les bénévoles, s assurer qu il y a suffisamment d'aliments et de boissons. Recevoir, compter, trier, emballer, entreposer et distribuer les articles qui constitueront les cadeaux aux bénévoles en fonction du plan de reconnaissance. Mettre en œuvre les stratégies de motivation avant et pendant l événement.

6 Programme environmental Aider à l application du plan environnemental global entourant l événement et ses initiatives. Initiatives pour le hockey mineur Aider au développement et à l exécution des programmes de hockey mineur avant et pendant l événement. Certains postes consistent à être instructeur, animateur ou coordonnateur d activités hors glace et sur glace.