PLAN DE MESURES ET D INTERVENTIONS D URGENCE

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1 Services aux victimes de traumatismes crâniens du Nord de l Ontario PLAN DE MESURES ET D INTERVENTIONS D URGENCE Bureau régional : 426, rue Balmoral, Thunder Bay (Ontario) Centre d apprentissage de transition : 130, rue Castlegreen, Thunder Bay (Ontario) Aide à la vie autonome Andras Court : n o , rue Cumberland Sud, Thunder Bay (Ontario) Bureau de Kenora : 916, rue Ottawa, Kenora (Ontario) (situé à l intérieur du bureau des Northwestern Independent Living Services NILS) Dryden (bureau à domicile) Fort Frances (bureau à domicile) Mise à jour : le 6 décembre 2013

2 INDEX Partie 1 Introduction Préparation aux situations d urgence Responsabilité et contrôle du plan Où peut-on trouver le plan? Phases du plan d interventions d urgence Partie 2 Équipe d interventions d urgence et rôles de l équipe Activation du plan Centre de commandement en cas d urgence Partie 3 Renseignements découlant de la réunion-bilan Partie 4 Formation Activités de préparation aux situations d urgence Maintien du plan Partie 5 Annexes Annexes propres aux programmes* Liste des numéros extérieurs et coordonnées* Formulaires et rapports* Renseignements propres à l urgence Liste des politiques applicables Organigramme Plan de préparation aux urgences pandémiques Mandat du Comité de mesures et d interventions d urgence *ne doit pas être rendu public Mise à jour : le 6 décembre 2013 Page 2 de 8

3 PARTIE 1 Introduction But Le but du présent Plan de mesures et d interventions d urgence, c est de veiller à ce que tous les membres du personnel et les membres du Conseil d administration des Services aux victimes de traumatismes crâniens du Nord de l Ontario (BISNO) soient formés et prêts à intervenir pendant une urgence. Ce plan renferme des renseignements sur la santé et la sécurité, la continuité des activités de l organisme, les procédures d intervention, les activités de préparation aux situations d urgence, la réunion-bilan et d autres renseignements pertinents propres à diverses menaces possibles. De plus, ce plan a pour but de : Surveiller et évaluer les risques possibles pour la santé et la sécurité. Fournir une éducation et une formation pertinentes à tous les employés. Donner des renseignements et une éducation sur la préparation aux situations d urgence. Établir le rôle de chacun (Qui fait quoi, quand et comment?). Donner des instructions, des renseignements et des lignes directrices en matière d interventions. Protéger la sécurité et le bien-être des employés, des personnes qui reçoivent des services et des visiteurs. Prévoir l interface et la coordination entre BISNO et les responsables municipaux en cas d urgence. Portée Le présent plan se limite à BISNO; il s applique à tous les emplacements qui sont dotés en personnel à Thunder Bay et dans le district. Le plan ne remplace pas les procédures de résolution de problèmes quotidiens dans la mesure où il a rapport aux problèmes de santé et de sécurité dans le lieu de travail. Objectifs Servir de guide pour les activités de préparation aux situations d urgence dans tout l organisme. Décrire les procédures d intervention à suivre en cas de catastrophe interne ou externe. Indiquer les stratégies et les procédures à suivre en matière de continuité des activités de l organisme. Documenter le cycle de mise à l essai, de formation et d examen relativement au Plan de mesures et d interventions d urgence. Indiquer les fournisseurs, les ressources, les autres emplacements et l emplacement des ressources matérielles pertinentes. Qu est-ce qu une urgence? Les urgences se définissent comme des situations ou des menaces de situations imminentes qui peuvent nuire aux biens, à la sécurité, à la santé ou au bien-être de nos clients et des membres de notre personnel. Ces situations, en raison de leur nature ou de leur ampleur, nécessitent une intervention contrôlée et coordonnée qui est distincte des opérations courantes qui ont lieu au jour le jour. Mise à jour : le 6 décembre 2013 Page 3 de 8

4 Analyse des risques En se fondant sur une discussion interne et sur les dangers qui figuraient dans des plans municipaux d urgence, on a déterminé que les risques suivants étaient les plus susceptibles de nuire aux services de BISNO : Mauvais temps (tempête de neige, blizzard, tempête de verglas et pluie excessive) Incendies de forêt (danger d incendie et fumée excessive) Dommages à l infrastructure de BISNO (Bureau régional, Andras Court et Centre d apprentissage de transition) Dommages à l infrastructure municipale (routes, usine de traitement de l eau et usine de traitement des eaux d égout) Pandémie ou éclosion de maladie Incident relatif aux matières dangereuses Préparation aux situations d urgence BISNO fait son possible pour inculquer une culture de préparation aux situations d urgence chez les membres du personnel et les bénévoles. Des ressources sont en place, comme le Comité de mesures et d interventions d urgence, pour s assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises pour se préparer autant que possible aux urgences. À la partie 4 du présent plan, on décrit en détail toutes les activités de préparation aux situations d urgence. Responsabilité et contrôle du plan Le directeur général : Fournit les ressources nécessaires à la planification, à la formation et à la préparation générale pour faire face à des urgences particulières. Le directeur des ressources : Établit la politique sur les mesures et interventions d urgence. Coordonne le Plan de mesures et d interventions d urgence pour les employés de BISNO. S assure que le Plan de mesures et d interventions d urgence de BISNO est mis en œuvre conformément aux politiques et procédures établies. Le Comité de mesures d urgence : Se réunit régulièrement pour examiner et mettre à jour le Plan de mesures et d interventions d urgence. Élabore et coordonne la formation en matière de mesures et d interventions d urgence pour les membres du personnel. Travaille avec les autres comités de BISNO (p. ex. le Comité mixte de la santé et de la sécurité au travail) pour assurer l uniformité dans tout l organisme. Où peut-on trouver le plan? Une copie imprimée du plan doit être conservée aux endroits suivants : Bureau régional Service d aide à la vie autonome Andras Court Centre d apprentissage de transition Mise à jour : le 6 décembre 2013 Page 4 de 8

5 Des copies électroniques du plan doivent être conservées sur des clés USB. Toutes les clés USB sont numérotées et le Comité de mesures et d interventions d urgence les retrace au moment de faire les mises à jour. On remet une copie du plan sur clé USB aux membres suivants du personnel. Chaque copie est numérotée conformément à la liste ci-dessous : 1. Directeur général 2. Directeur des ressources 3. Directeur des programmes 4. Directeur des ressources humaines 5. Superviseur en disponibilité Aide à la vie autonome Andras Court 6. Superviseur en disponibilité Centre d apprentissage de transition 7. Président du Comité de mesures et d interventions d urgence Une copie électronique du plan est disponible dans les données du bureau régional. Activation du plan BISNO examine les activités de préparation aux situations d urgence, offre une formation à leur sujet et en fait la promotion de façon continue. Des mesures sont prises pour empêcher les situations d urgence possibles. La partie «intervention» du présent plan est mise en œuvre par le directeur général (ou la personne qu il désigne pour le remplacer) en se fondant sur une évaluation d un ou de plusieurs des cas suivants : Une urgence interne ou externe qui peut avoir des effets négatifs importants sur les services à la clientèle ou sur la sécurité des membres du personnel. Une urgence interne ou externe qui touche un ou plusieurs des emplacements de BISNO. Une catastrophe municipale, provinciale ou nationale qui a été déclarée. Toute urgence qui peut avoir un effet négatif sur la continuité des activités (p. ex. pandémie). Il ne faut pas considérer la liste ci-dessus comme étant exhaustive. Le plan peut être mis en œuvre en tout temps à la discrétion du directeur général (ou de la personne qu il désigne pour le remplacer). Phases du plan d interventions d urgence 1. Alerte 2. Interventions 3. Réunion-bilan Phase d alerte On passe en revue le plan. On avise les membres du personnel qu il y a une possibilité qu on mette en œuvre le plan. La planification et l évaluation initiales ont lieu pour déterminer les besoins d intervention possibles. En se fondant sur la planification et l évaluation, on détermine s il y a lieu d intervenir, de cesser l alerte ou de demeurer en alerte. On avise les membres du personnel lorsque la phase d alerte est terminée. La phase d alerte peut ne pas avoir lieu si une urgence se déclare sans avertissement. Mise à jour : le 6 décembre 2013 Page 5 de 8

6 Phase d interventions Une urgence est survenue et on met en œuvre la partie «intervention» du plan. On avise les membres du personnel que le plan a été mis en œuvre et on donne d autres instructions (propres à l urgence). On met à exécution les procédures d interventions applicables. Phase de réunion-bilan Cette phase survient dans des délais raisonnables après une urgence et la fin des procédures d interventions. Le type de réunion-bilan dépend de l ampleur et de la nature de l urgence, qu elle soit interne ou externe, ainsi que de l impact psychosocial possible sur les membres du personnel ou sur les clients. PARTIE 2 C est le directeur général ou la personne qu il désigne pour le remplacer qui active la partie du présent plan portant sur les interventions d urgence. Le rôle du directeur général ou de la personne qu il désigne pour le remplacer est comme suit : Assumer le plus haut niveau d autorité pendant une urgence. Fournir les ressources nécessaires. Activer les accords préétablis avec les partenaires communautaires. S occuper de toutes les demandes de renseignements de la part des médias au sujet de l urgence. Maintenir la communication avec le Conseil d administration de BISNO. Le rôle du directeur des ressources ou la personne qu il désigne pour le remplacer pendant une urgence est comme suit : Autoriser les dépenses d urgence, s il y a lieu. S assurer que le Plan d interventions d urgence de BISNO est mis à exécution conformément aux politiques et procédures établies. Le rôle du directeur des programmes ou de la personne qu il désigne pour le remplacer pendant et une urgence est comme suit : S assurer qu on communique les renseignements sur l urgence et sur les interventions de BISNO aux directeurs et superviseurs. En travaillant conjointement avec les directeurs ou les superviseurs, s assurer que les besoins essentiels en matière de dotation en personnel sont satisfaits pour tous les services en établissement et communautaires (Thunder Bay et district). Autoriser l annulation de tous les groupes, activités et programmes non essentiels. Le rôle du directeur des ressources humaines ou de la personne qu il désigne pour le remplacer pendant une urgence est comme suit : En travaillant conjointement avec les directeurs ou les superviseurs, s assurer que les besoins essentiels en matière de dotation en personnel sont satisfaits pour tous les services en établissement et communautaires (Thunder Bay et district). Diffuser tout renseignement applicable en matière de santé et de sécurité à tous les membres du personnel de BISNO. Mise à jour : le 6 décembre 2013 Page 6 de 8

7 Bien que le directeur général, ou la personne qu il désigne pour le remplacer, soit la personne qui commande en fin de compte, l équipe d interventions d urgence se réunit pour assurer la coordination des interventions en fonction des commentaires et des suggestions des divers responsables des programmes et services. L équipe d interventions d urgence (comme il est indiqué ci-dessus) donne les renseignements suivants aux membres du personnel et au Conseil d administration de BISNO : L emplacement de l urgence Le type d urgence (c.-à-d. incendie, inondation, tempête de neige) Le résumé des dégâts L emplacement et les coordonnées du centre de commandement en cas d urgence Une estimation des délais avant que les activités habituelles reprennent (si on le sait) Une directive particulière aux directeurs et aux superviseurs en se fondant sur la nature de l urgence On peut trouver un modèle de formulaire de message d urgence à la section des annexes du présent plan. Des renseignements propres à l emplacement et à l urgence se trouvent à la section des annexes du présent plan. Une fois le plan activé, les mesures prises par le responsable de chaque programme ou service se fondent sur les renseignements qui figurent à la section des annexes de même que sur la directive que donne l équipe d interventions d urgence. Le centre de commandement en cas d urgence se définit comme le principal lieu où l équipe d interventions d urgence se réunit ou coordonne les activités. Le centre de commandement en cas d urgence se situe à l un des endroits suivants : Emplacement principal Emplacement secondaire Bureau régional 426, rue Balmoral, Thunder Bay (Ontario) Téléphone : Sans frais : Télécopieur : Centre d apprentissage de transition Salle de loisirs 130, rue Castlegreen, Thunder Bay (Ontario) Téléphone : Télécopieur : PARTIE 3 Après une urgence, on tient une réunion-bilan opérationnelle aussitôt que possible pour recueillir des renseignements de façon opportune au sujet de ce qui suit : Ce qui a bien fonctionné et devrait continuer Les aspects qui ont besoin d amélioration Toutes ressources matérielles qu il faut remplacer Tout autre renseignement qui permet d améliorer les interventions à venir Mise à jour : le 6 décembre 2013 Page 7 de 8

8 On rédige un rapport en utilisant les renseignements recueillis lors de la réunion-bilan opérationnelle et il est diffusé aux cadres supérieurs. L équipe de mesures et d interventions d urgence examine ce rapport, lequel sert à faciliter les activités d évaluation. Selon la gravité de l urgence et l impact sur les membres du personnel, une réunion-bilan de gestion du stress à la suite d un incident critique peut être nécessaire pour tenter de répondre aux besoins psychosociaux. PARTIE 4 Tous les membres du personnel suivent une formation sur le Plan de mesures et d interventions d urgence. Cette formation comprend la préparation personnelle aux situations d urgence, le rôle du Comité de mesures et d interventions d urgence, la communication d urgence et les responsabilités des membres du personnel. Tous les mois, on envoie des conseils sur la préparation personnelle aux situations d urgence par courriel à tous les membres du personnel de BISNO. De plus, tous les membres du personnel répondent à un questionnaire annuel sur le Plan de mesures et d interventions d urgence. Le Comité de mesures et d interventions d urgence se réunit au moins quatre fois par année (voir le mandat du comité). Le plan est mis à jour pendant ces réunions, s il y a lieu. Un examen et une mise à jour complets du plan ont lieu chaque année. Le Plan de mesures et d interventions d urgence fait l objet d un examen une fois par année. On met à jour les listes de numéros de téléphone, les annexes et la dotation en personnel au besoin. Il incombe au président du Comité de mesures et d interventions d urgence de mettre à jour le plan et de veiller à sa diffusion aux personnes concernées. Le Plan de mesures et d interventions d urgence est affiché dans l Intranet de BISNO de sorte que tous les membres du personnel y aient accès. Les annexes qui sont réservées à la direction ne sont pas affichées publiquement. PARTIE 5 Annexes Précisions sur le bureau régional* Précisions sur l Aide à la vie autonome* Précisions sur le Centre d apprentissage de transition* Précisions sur la toxicomanie, la santé mentale et la communauté* Liste des numéros extérieurs et coordonnées* Formulaires et rapports* Renseignements propres à l urgence Liste des références aux politiques Organigramme Plan de préparation aux urgences pandémiques Mandat du Comité de mesures et d interventions d urgence *ne doit pas être rendu public Mise à jour : le 6 décembre 2013 Page 8 de 8