Commissariat à la protection de la vie privée du Canada Notes afférentes aux états financiers Exercice terminé le 31 mars 2005

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1 1. Pouvoirs Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le «Commissariat») a été créé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en vigueur depuis le 1 er juillet La commissaire à la protection de la vie privée est une agente du Parlement indépendante nommée par le gouverneur en conseil sur résolution du Sénat et de la Chambre des communes. Le Commissariat est désigné par décret comme ministère dans l annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et est financé par le gouvernement du Canada au moyen de crédits. La commissaire à la protection de la vie privée rend compte de ses résultats directement au Parlement. Les objectifs du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada sont : l'examen des plaintes et la vérification; la publication des informations sur les pratiques appliquées dans les secteurs public et privé en matière de traitement des renseignements personnels; l'initiative de mener des recherches sur des questions liées à la protection de la vie privée; la sensibilisation et la compréhension de la population canadienne sur des questions touchant la vie privée. 2. Principales conventions comptables a) Présentation Les états financiers du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ont été préparés conformément aux normes comptables établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public. b) Crédits parlementaires Les activités du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada sont financées par des crédits parlementaires. Les montants des crédits parlementaires ne correspondent pas en tous points aux sommes constatées dans les états financiers préparés selon les principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public, étant donné que les crédits sont établis en grande partie en fonction des besoins de trésorerie. Par conséquent, les montants constatés dans l état des résultats et l état de la situation financière ne sont pas nécessairement identiques à ceux des crédits parlementaires. La note 3 afférente aux états financiers décrit la source et l utilisation des crédits et présente des données sommaires de rapprochement entre les deux méthodes de présentation. c) Montant à recevoir du Trésor Les opérations du Commissariat sont traitées par le truchement du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. Toutes les rentrées de fonds sont déposées dans le Trésor et toutes les sorties de fonds sont payées à même cette source. Le montant à recevoir du Trésor représente le montant que le Commissariat peut tirer du Trésor, sans crédits supplémentaires, pour pouvoir s acquitter de ses obligations. Les rentrées de fonds nettes provenant du gouvernement correspondent à l écart entre toutes les rentrées de fonds et les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères et organismes.

2 d) Débiteurs Les débiteurs sont les montants que l on s attend de recouvrer. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est jugé incertain. e) Immobilisations Le Commissariat comptabilise comme immobilisations et améliorations locatives toutes les charges qui procurent des avantages sur plusieurs exercices et dont le coût initial est de $ ou plus. Tous les éléments semblables de moins de $ sont passés en charges dans l état des résultats. Les logiciels et les améliorations locatives sont capitalisés prospectivement depuis le 1 er avril L amortissement des immobilisations est calculé selon la méthode de l amortissement linéaire sur la durée de vie utile estimative des immobilisations : Catégorie d immobilisations Matériel informatique Logiciels Autre matériel Véhicules automobiles Améliorations locatives Durée de vie utile 3 ans 3 ans 10 ans 10 ans Durée du bail f) Salaires, vacances et avantages sociaux Les salaires et les avantages sociaux sont passés en charges au fur et à mesure qu ils sont gagnés par les employés, selon leurs conditions d emploi. Le passif au titre des salaires est calculé auxtaux de rémunération en vigueur à la fin de l exercice et selon le nombre de jours non payés à la fin de l exercice. Le passif au titre des vacances et des avantages sociaux est calculé aux taux de rémunération en vigueur à la fin de l exercice pour toutes les vacances accumulées et non utilisées et pour les avantages sociaux accumulés par les employés. Les vacances à payer à la cessation d emploi représentent des obligations du Commissariat et sont normalement financées par les crédits parlementaires des exercices futurs. g) Indemnités de départ Les employés ont droit à des indemnités de départ, conformément à leurs conventions collectives et à leurs conditions d emploi. Le coût de ces avantages est passé en charges au fur et à mesure que les avantages sont gagnés par les employés. Il est établi à partir des résultats de l évaluation actuarielle effectuée pour estimer l obligation relative aux indemnités de départ de l ensemble des employés du gouvernement.

3 h) Services reçus gratuitement d autres ministères Les services reçus gratuitement d autres ministères sont comptabilisés par le Commissariat comme charges d exploitation à leur coût estimatif. Un montant correspondant est présenté directement dans l état du déficit accumulé. i) Cotisations au régime de retraite Tous les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations versées à titre d employeur représentent le coût complet pour le Commissariat. Ce montant est équivalent à un multiple des cotisations versées par les employés et pourrait changer au fil du temps selon la situation financière du Régime. Les cotisations sont imputées à l exercice au cours duquel les services sont rendus et représentent l ensemble des obligations du Commissariat en matière de prestations de retraite. Le Commissariat n est pas tenu à l heure actuelle de combler les insuffisances actuarielles du Régime de retraite de la fonction publique. j) Avantages sociaux Le gouvernement fédéral souscrit à un régime d avantages sociaux (soins dentaires et soins de santé) auquel le Commissariat participe. À ce titre, ses cotisations sont comptabilisées au coût et passées en charges dans l exercice au cours duquel elles sont engagées. Elles représentent l obligation totale du Commissariat. Le Commissariat n est pas tenu, aux termes de la loi, de verser des cotisations pour combler tout déficit actuariel du régime. k) Incertitude relative à la mesure La préparation des états financiers selon les principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public oblige la direction à faire des estimations et à formuler des hypothèses qui ont une incidence sur les montants des actifs et des passifs présentés à la date des états financiers et des revenus et des charges au cours de l exercice visé. Au moment de préparer les états financiers, la direction a jugé que les estimations et les hypothèses retenues étaient raisonnables. Les résultats réels pourraient être différents des montants estimatifs. Les postes les plus importants pour lesquels des estimations ont été faites sont la durée de vie utile prévue des immobilisations et les indemnités de départ.

4 3. Crédits parlementaires a) Rapprochement du coût d exploitation net et des crédits parlementaires utilisés : Coût d exploitation net $ $ Éléments n ayant pas d incidence sur les crédits Amortissement des immobilisations (337 ) (256 ) Services reçus gratuitement (1 410 ) (1 432 ) Variation des congés annuels et des congés accumulés 47 Variation des indemnités de départ (42 ) 179 Total partiel Éléments ayant une incidence sur les crédits Acquisition d immobilisations Variation des frais payés d avance (27 ) (34 ) Total partiel Total des crédits utilisés $ $ b) Rapprochement des crédits parlementaires approuvés et des crédits parlementaires utilisés Crédits parlementaires approuvés Dépenses d exploitation $ $ Cotisations aux régimes d avantages sociaux exigées par la loi Produit de l aliénation d immobilisations Moins Crédits périmés (530 ) (447 ) Montants recouvrables d exercices (355 ) précédents Produit disponible pour l exercice suivant (1 ) Total des crédits parlementaires utilisés $ $

5 4. Débiteurs Autres ministères 261 $ 226 $ Tiers Total 295 $ 254 $ 5. Immobilisations (en milliers de dollars) COÛT 31 mars 2004 Achats Aliénations 31 mars 2005 Matériel informatique 617 $ 314 $ $ 931 $ Logiciels Logiciels en développement Autre matériel Véhicules automobiles Améliorations locatives $ 471 $ 27 $ $ (en milliers de dollars) 31 mars 2004 Amortissement Aliénations 31 mars 2005 AMORTISSEMENT CUMULÉ Matériel informatique 382 $ 182 $ $ 564 $ Logiciels Logiciels en développement Autre matériel Véhicules automobiles Améliorations locatives $ 337 $ $ 955 $ Valeur comptable nette 798 $ 905 $ 6. Indemnités de départ constituées Le Commissariat verse à ses employés des indemnités de départ qui sont fondées sur les années de service et le salaire en fin d emploi. Ce régime n étant pas capitalisé, il ne détient aucun actif et présente un déficit égal à l obligation au titre des indemnités constituées. Les montants requis à cet égard seront financés par des crédits ultérieurs. À la date de l exercice, les renseignements utiles à l égard de ce régime sont les suivants :

6 Obligation au début de l exercice $ $ Charge de l exercice Indemnités versées pendant l exercice (52 ) (283 ) Obligation à la fin de l exercice $ $ Tranche à court terme 65 $ 47 $ Tranche à long terme Obligation à la fin de l exercice $ $ 7. Engagements Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada contracte des engagements dans le cours normal de ses activités pour les exercices futurs. Les paiements annuels minimaux sont les suivants : (en milliers de dollars) Total $ Total 112 $ 8. Passif éventuel Dans le cours normal de ses activités, il peut arriver que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devienne partie à des actions en justice. Certaines de ces actions peuvent entraîner des passifs. Dans la mesure où les événements sont susceptibles de se produire dans l avenir et qu il est possible de faire une estimation raisonnable des pertes, un passif estimatif est constaté et une charge est comptabilisée dans les états financiers. Aucun passif éventuel n est constaté dans les états financiers de l exercice terminé le 31 mars Opérations entre apparentés Le Commissariat est apparenté par propriété commune à tous les ministères, organismes et sociétés d État du gouvernement du Canada. Dans le cours normal de ses activités, il conclut des opérations avec ces entités. Au cours de l exercice, le Commissariat a passé en charges $ ( $) au titre d opérations conclues avec d autres ministères, organismes et sociétés d État. Ce montant comprend les services reçus gratuitement, d une valeur de $, décrits à la note 10.

7 10. Services reçus gratuitement Au cours de l exercice, le Commissariat a reçu gratuitement des services d autres ministères, organismes et sociétés d État, dont la valeur estimative s établit à $. Ces services comprennent ce qui suit : Locaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 704 $ 647 $ Cotisations payées par le Secrétariat du Conseil du Trésor correspondant à la part de l employeur des primes d assurance et des dépenses pour les employés Services de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 3 3 Redressement du coût du Régime d avantages sociaux payé par le Secrétariat du Conseil du Trésor 64 Services de vérification du Bureau du vérificateur général du Canada Total $ $ 11. Régime de retraite Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et tous les employés admissibles cotisent au Régime de retraite de la fonction publique. Ce régime offre des prestations fondées sur le nombre d années de service et sur le salaire moyen de fin de carrière. Les prestations sont pleinement indexées selon la hausse de l indice des prix à la consommation. Les cotisations du Commissariat et des employés au Régime de retraite de la fonction publique au cours de l exercice se sont élevées comme suit : Cotisations du Commissariat 872 $ 927 $ Cotisations des employés 334 $ 351 $ 12. Déficit accumulé Le déficit accumulé représente le passif du Commissariat, après déduction des immobilisations, qui n a pas encore été financé par des crédits. Les obligations au titre des indemnités de départ et des vacances en constituent les principaux éléments. Ces montants seront financés par les crédits parlementaires des exercices ultérieurs à mesure qu ils seront payés. 13. Chiffres correspondants Certains chiffres de l exercice correspondant ont été reclassés afin que leur présentation soit conforme à celle qui a été adoptée en 2005.

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