v v Procédure d adhésion Règlements et tarifs Notice pratique v Collectivités et établissements non affiliés

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1 Notice pratique v v v Procédure d adhésion Règlements et tarifs v Collectivités et établissements non affiliés

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3 Avant propos v Le Centre de Gestion de la Seine-Maritime se positionne en tant que partenaire «ressources humaines» des collectivités et établissements territoriaux. Ce partenariat est formalisé par la mise à disposition, outre ses missions obligatoires, de missions dites optionnelles destinées à compléter son action et offrir aux collectivités et établissements publics un accompagnement quotidien en matière de gestion de leurs ressources humaines. La mise en œuvre du statut de la Fonction Publique Territoriale est devenue un enjeu stratégique majeur en raison de sa complexité et de son incidence sur la gestion des ressources humaines. La loi n du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale et ses nombreux décrets d application nécessitent une professionnalisation accrue. Dans ce contexte, le Centre de Gestion propose un conseil et une assistance permettant à l autorité territoriale de répondre à ses obligations d élu employeur. Le «Kit d adhésion aux missions optionnelles du Centre de Gestion» a pour objet de donner une vision globale du Centre de Gestion, faire connaître son savoir-faire et faciliter la compréhension des missions qu il propose. La signature d une convention cadre permet aux collectivités de faire appel librement aux missions optionnelles proposées par le Centre de Gestion pendant une durée de quatre ans, renouvelable. Les missions sont ensuite sollicitées sur demande expresse de la collectivité, en tant que de besoin, par une demande de mission ou de travaux selon la nature de la mission*. Vous trouverez dans cette brochure, la procédure d adhésion ainsi que les différents règlements et tarifs inhérents aux missions proposées. * Concernant la médecine préventive, la convention d adhésion au service «santé/ prévention», au regard des obligations particulières qu elle met en oeuvre, sera maintenue. Lors d une première demande d adhésion à la médecine préventive, la signature de cette convention ne vaudra pas engagement immédiat, par le Centre de Gestion, de la mission. A réception de la convention, le service «Santé-Prévention» vous informera par retour de courrier et ce, dans un délai maximum de 2 mois, si une programmation est possible.

4 v Procédure d adhésion 1 [DÉLIBÉRATION] Conseil municipal, communautaire, d administration, comité syndical 2 [CONVENTION] CADRE missions OPTIONNELLES Maire/Président Pas de facturation 3 [SIGNATURE] FORMULAIRE ADHÉSION AUX MISSIONS Maire/Président [CONVENTION] Adhésion MÉDECINE PRÉVENTIVE Maire/Président factura 4 4 [RÉALISATION DE LA MISSION] À réception des documents d adhésion et étude de faisabilité, le Centre de Gestion réalise la mission

5 La signature par vos soins de la convention cadre n a pas vocation à engager financièrement votre collectivité, mais vous permettre de souscrire dans un délai de 4 ans à l ensemble de nos missions. Seule la signature des formulaires de demande de mission et la réalisation des missions donneront lieu à facturation. Objet vprésenter l ensemble des missions optionnelles du CdG 76 à l organe délibérant vautoriser le Maire/Président à signer la convention missions optionnelles et/ou la convention Santé-Prévention vautoriser la collectivité à recourir en tant que de besoin aux missions optionnelles du CdG 76 Voir le modèle de délibération Objet vfixer le cadre juridique dans lequel les collectivités peuvent faire appel librement aux missions proposées par le CdG 76 vdurée de validité 4 ans vles conditions particulières de réalisation de chaque mission sont prévues par un règlement spécifique Voir les conventions d adhésion tion Objet vdéclencher la réalisation de la mission souhaitée à l initiative de la collectivité Voir les formulaires de demande de mission et la convention d adhésion Médecine préventive 5

6 v Règlement d adhésion Conseil statutaire varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION Le Service juridique et documentation du Centre de Gestion propose aux collectivités non affiliées une mission de conseil et d assistance juridique statutaire sur les problématiques relatives à la gestion de leur personnel : Fonctionnaires stagiaires et titulaires Agents non titulaires de droit public Autres personnels recrutés sur un dispositif ouvert aux collectivités Le Service juridique et documentation intervient également, en tant que de besoin, sur les questions relatives au statut de l Élu territorial. varticle 2 : CONTENU ET DÉROULEMENT Conseil et assistance juridique statutaire Documentation v«l Infos CdG76» v Études v Fiches thématiques v Bases de modèles d actes Tarification 2012 : / an Afin d améliorer le service rendu à la collectivité en matière de conseil et d assistance juridique statutaire, le Service juridique et Documentation sera amené à faire évoluer les supports d information et d expertise et à en proposer de nouveaux, notamment sous une forme dématérialisée. Le déclenchement de la mission est à la seule initiative de la collectivité, au moyen du formulaire «Demande de mission Conseil statutaire». varticle 3 : FACTURATION La facturation de la mission de conseil et d assistance juridique statutaire est forfaitaire et annuelle. Le paiement, par la collectivité adhérente, de la mission de conseil juridique statutaire et documentation est effectué à réception du titre de recettes établi par le Centre de Gestion. 6

7 varticle 4 : DURÉE DE L ADHÉSION L adhésion de la collectivité à la mission «Conseil statutaire» débute dès réception du formulaire de demande d adhésion et prend fin à l échéance de la convention d adhésion aux missions optionnelles du Centre de Gestion de la Seine-Maritime. L interruption de la mission ne peut avoir lieu qu à la date anniversaire de la demande d adhésion et n entraîne pas de conséquence sur la convention globale et les autres règlements d adhésion. En cas de décision de l organe délibérant d interrompre son adhésion au conseil statutaire, la résiliation doit intervenir par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la date anniversaire de la demande d adhésion. 7

8 v Règlement d adhésion Conseil et assistance chômage varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION En cas de perte involontaire d emploi et en application de l article L du code du travail, les agents employés par les collectivités bénéficient d allocations de retour à l emploi (ARE), dans les mêmes conditions que les salariés du secteur privé. La mission «Conseil et assistance chômage» s inscrit dans le cadre des dispositions prévues par le code du travail ainsi que par la convention relative à l aide au retour à l emploi et à l indemnisation du chômage et son règlement général annexé. varticle 2 : CONTENU ET DÉROULEMENT Études estimatives / Calcul d indemnisation chômage Tarification 2012 : Calcul d indemnisation chômage intervenant dans un délai de moins d 1 an après la réalisation d une étude estimative Tarification 2012 : Calcul d indemnisation chômage intervenant dans un délai égal ou supérieur à 1 an après la réalisation d une étude estimative Tarification 2012 : Revalorisation des allocations chômage Tarification 2012 : Cumul d une activité réduite ou du maintien d une activité conservée avec une allocation chômage Tarification 2012 : Autres études Tarification 2012 : En matière de chômage, le déclenchement de la mission est à la seule initiative de la collectivité, au moyen du formulaire «Demande de mission Conseil et assistance chômage». varticle 3 : FACTURATION La facturation de la mission «Conseil et assistance chômage» a lieu à son achèvement. Le paiement est effectué à réception du titre de recettes établi par le Centre de Gestion. Dans l hypothèse où la collectivité interrompt la mission «Conseil et assistance chômage» avant son achèvement, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des travaux réellement effectués. 8

9 v Règlement d adhésion Conseil et assistance au précontentieux et au contentieux varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION En vertu de l article R du code de justice administrative, les employeurs publics peuvent assurer eux-mêmes leur défense dans les litiges qui les opposent à leurs agents publics. La mission «Conseil et assistance au précontentieux et au contentieux» intervient dès lors que le ministère d avocat est laissé à l appréciation de l autorité territoriale. Elle ne se substitue en aucun cas à l autorité territoriale, seule partie à l instance qui peut prendre l attache d un avocat ou défendre directement ses intérêts devant les juridictions. varticle 2 : CONTENU ET DÉROULEMENT Conseil et assistance à la réalisation d un mémoire contentieux Devis Tarification 2012 (forfait) : Réalisation du mémoire contentieux Tarification 2012 : / heure Au regard du temps consacré à la réalisation, le minimum de facturation est fixé à 208 Examen et avis sur un mémoire contentieux Tarification 2012 (forfait) : Conseil et assistance à la réalisation d un contrat de transaction Devis Tarification 2012 (forfait) : Réalisation du contrat de transaction Tarification 2012 : / heure Au regard du temps consacré à la réalisation, le minimum de facturation est fixé à 312 Réponse à l avocat de l agent Tarification 2012 (forfait) : Assistance documentaire Tarification 2012 (forfait) : Le déclenchement de la mission «Conseil et assistance au précontentieux et au contentieux» est à la seule initiative de la collectivité, en fonction de ses besoins spécifiques, au moyen du formulaire «Demande de mission Conseil et assistance au précontentieux et au contentieux». varticle 3 : FACTURATION La facturation de la mission «Conseil et assistance au précontentieux et au contentieux» (hors devis) a lieu à son achèvement. Le paiement est effectué à réception du titre de recettes établi par le Centre de Gestion. Dans l hypothèse où la collectivité interrompt la mission «Conseil et assistance au précontentieux et au contentieux» avant son achèvement, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des travaux réellement effectués. 9

10 v Règlement d adhésion Missions temporaires 10 varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION La mission «Missions temporaires» propose de mettre des agents non titulaires de droit public à disposition des collectivités, en vue d assurer des : > Remplacements d agents momentanément indisponibles > Missions temporaires > Vacances d emplois qui ne peuvent être immédiatement pourvus varticle 2 : SÉLECTION DES AGENTS MIS À DISPOSITION Le candidat «Missions temporaires» est préalablement rencontré et sélectionné par un jury de recrutement composé d élus du Conseil d Administration du Centre de Gestion destiné à évaluer ses compétences et son potentiel. Le choix du candidat est ensuite validé par la collectivité avant son recrutement par le Centre de Gestion et sa mise à disposition. En cas de présélection directe par la collectivité, le choix du candidat est validé par le Centre de Gestion avant son recrutement et sa mise à disposition. En tout état de cause, le candidat doit répondre aux conditions prévues par le décret n du 15 février 1988 relatif aux agents non titulaires. varticle 3 : CONTENU ET DÉROULEMENT Durée minimale Toute mise à disposition porte sur une durée minimale d au moins sept heures hebdomadaires continues ou discontinues. Rémunération Le traitement est calculé sur la base de l indice du 1 er échelon du 1 er grade du cadre d emplois correspondant à : ou > L inscription sur liste d aptitude, pour les lauréats d un concours > La nature des fonctions prévues par la collectivité et le niveau de diplômes. Le traitement peut être calculé sur la base d un autre indice eu égard à l expérience de l agent, la pénurie de personnels qualifiés dans certaines professions et le niveau de diplômes de l agent remplaçant. Les heures supplémentaires réalisées à la demande de la collectivité sont compensées à temps égal ou donnent lieu à des indemnités horaires pour travaux supplémentaires (IHTS) pour les seuls agents pouvant y prétendre statutairement. Les IHTS sont à la charge de la collectivité. Congés et absences Les agents bénéficient des congés annuels durant la mission. Sur demande expresse de la collectivité, l agent qui, du fait de l administration, n a pu bénéficier de tout ou partie de ses congés annuels avant le terme de sa mission a droit à une indemnité compensatrice. L indemnité compensatrice est à la charge de la collectivité. Sur demande expresse de la collectivité, l agent peut suivre des actions de formation. Le coût de la formation et la rémunération pendant l action de formation sont à la charge de la collectivité.

11 Les agents bénéficient des congés pour raison de santé. Il leur appartient d informer le Centre de Gestion et de faire parvenir leurs arrêts de travail dans les 48 heures. Les congés maladie sont à la charge de la collectivité. Discipline La procédure disciplinaire est mise en œuvre à l initiative du Centre de Gestion au vu des témoignages écrits et des rapports faisant état des faits reprochés fournis par la collectivité. Fins de fonctions > Démission En cas de démission, le Centre de Gestion s engage, dans la mesure du possible et dans les meilleurs délais, à tenter de recruter un nouvel agent en vue de le mettre à disposition sur le même poste dans la collectivité. En aucun cas, le Centre de Gestion ne peut être tenu, vis-à-vis de la collectivité, à un dédommagement financier. > Licenciement Le licenciement, en cours de mission, peut intervenir en cas de : > Procédure disciplinaire > Inaptitude physique > Insuffisance professionnelle L insuffisance professionnelle est mise en œuvre à l initiative du Centre de Gestion qui la diligente au vu de témoignages écrits, de rapports et des éléments nécessaires pour qualifier les manquements observés. La rémunération perçue par l agent pendant le déroulement de la procédure et l indemnité de licenciement sont à la charge de la collectivité. varticle 4 : ÉVALUATION DE FIN DE MISSION Au terme de chaque mission, la collectivité s engage à participer, par des entretiens et/ou des réponses à un questionnaire produit par le Centre de Gestion, à l établissement d une évaluation de fin de mission. varticle 5 : TARIFICATION La tarification de la mission «Missions temporaires» couvre le coût de : > Toutes les charges liées au recrutement ou à la gestion de l agent (visite d aptitude, visite de contrôle par un médecin agréé, indemnité de licenciement etc.) + > La rémunération brute de l agent y compris pendant les périodes d absence justifiée (congés annuels, congés pour raisons de santé, actions de formation, etc.) + > Les cotisations patronales + > Les frais de gestion : % de la rémunération brute et des charges patronales Le déclenchement de la mission «Missions temporaires» est à la seule initiative de la collectivité, en fonction de ses besoins spécifiques, au moyen du formulaire «Demande de mission Missions temporaires». La réalisation de la mission «Missions temporaires» débute une fois le formulaire «Demande de mission Missions temporaires» signé par la collectivité et par le Centre de Gestion. varticle 6 : RENOUVELLEMENT DE LA MISE À DISPOSITION La collectivité s engage à informer le Centre de Gestion de son souhait de renouveler la mise à disposition : > 15 jours avant la fin de la mission pour les missions inférieures à six mois > 45 jours avant la fin de la mission pour les missions comprises entre six mois et 1 an varticle 7 : FACTURATION La facturation de la mission «Missions temporaires» a lieu trimestriellement sur présentation d un mémoire détaillé. Le paiement est effectué à réception du titre de recettes établi par le Centre de Gestion. Dans l hypothèse où la collectivité interrompt la mission «Missions temporaires» avant son achèvement, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des travaux réellement effectués. 11

12 v Règlement d adhésion Conseil et assistance au recrutement varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION Conformément à l article 40 de la loi n du 26 janvier 1984, le pouvoir décisionnel n appartient qu à l autorité territoriale qui détient la compétence de recrutement qui s exerce dans le choix final du candidat jugé le mieux adapté au poste à pourvoir. Le processus de recrutement étant un acte essentiel, la mission «Conseil et assistance au recrutement» apporte une spécificité et une technicité pour un accompagnement professionnalisé de l autorité territoriale. varticle 2 : CONTENU ET DÉROULEMENT Le Centre de Gestion de la Seine-Maritime propose deux missions distinctes pouvant être assorties de tests complémentaires aux entretiens de recrutement. Pack «Conseil et assistance au recrutement» Le pack est une mission complète et indivisible comprenant trois étapes solidaires qui garantissent une vision d ensemble sur le processus de recrutement et la cohérence nécessaire à la qualité d un recrutement. Le pack peut être complété par des tests destinés à apprécier le comportement du candidat en milieu professionnel. Ceuxci font l objet d une tarification indépendante et complémentaire. Missions «Conseil et assistance au recrutement» à la carte L option «Conseil et assistance au recrutement» à la carte permet de choisir une ou plusieurs missions, en fonction des besoins spécifiques de la collectivité. 12

13 Tarification 2012 À la carte Tarification 2012 Pack Définition des besoins de la collectivité et établissement du profil de poste Recueil de l information par téléphone et présentation de la prestation Définition du contexte de recrutement et des besoins de la collectivité + réalisation d un profil du poste à pourvoir Déclaration à la bourse de l emploi (BDE) Présélection et analyse des candidatures Présélection des CV avec l élu Rapport d analyse écrit des candidatures Mise en situation informatique (tests sur les principaux logiciels bureautiques) Mise en situation écrite sur des cas pratiques Conception d un livret d évaluation des aptitudes à occuper le poste Participation aux entretiens de recrutement Préparation des livrets d entretien Participation aux entretiens au sein de la collectivité et compte rendu écrit Déplacement au sein de la collectivité lors des entretiens Gratuit Gratuit / Candidat /Candidat / Candidat /Candidat (*) Tout déplacement supplémentaire sera facturé L option «Conseil et assistance au recrutement» à la carte peut être également complétée par des tests destinés à apprécier le comportement du candidat en milieu professionnel. Ceux-ci font l objet d une tarification indépendante et complémentaire. Réalisation de tests de comportement en milieu professionnel (APP/APT) L agent en charge de la mission «Conseil et assistance au recrutement» est habilité à pratiquer des tests de comportement en milieu professionnel qui, à la demande de la collectivité, peuvent être associés au pack ou aux missions «à la carte». Tests de comportement en milieu professionnel 1 ère passation A partir de la 2 ème passation Edition d un rapport supplémentaire lors de la passation des tests A.P.P. /A.P.T Tarification / Candidat / Candidat Le déclenchement du pack ou des missions à la carte est à la seule initiative de la collectivité, en fonction de ses besoins spécifiques en matière de recrutement, au moyen du formulaire «Demande de mission Conseil et assistance au recrutement». Les tests de comportement peuvent être sollicités en complément de la formule choisie. varticle 7 : FACTURATION La facturation des missions «Conseil et assistance au recrutement» a lieu à leur achèvement. Le paiement est effectué à réception du titre de recettes établi par le Centre de Gestion. Dans l hypothèse où la collectivité interrompt les missions «Conseil et assistance au recrutement» avant leur achèvement, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des missions réellement effectuées. 13

14 v Règlement d adhésion Réalisation des dossiers CNRACL 14 varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION La mission concerne l instruction et la constitution des dossiers relatifs à la retraite des seuls fonctionnaires relevant de la CNRACL. La mission s inscrit dans le cadre de l instruction générale de la CNRACL et des dispositions applicables à ce régime spécial, notamment le code des pensions civiles et militaires, la loi n du 21 août 2003 modifiée portant réforme des retraites et le décret n du 26 décembre 2003 modifié relatif au régime de retraite des fonctionnaires affiliés à la CNRACL. varticle 2 : CONTENU ET DÉROULEMENT Immatriculation de l employeur et 1 ère affiliation Tarification 2012 : Affiliation de l agent Tarification 2012 : Demande de régularisation de services Tarification 2012 : Validation des services de non titulaire Si 1 ou 2 employeurs Tarification 2012 : Au-delà de 2 employeurs ou services de non titulaire effectués auprès de l Etat Tarification 2012 : Cessation progressive d activité (CPA) Tarification 2012 : Rétablissement auprès du régime général et de l IRCANTEC Tarification 2012 : Constitution du dossier de retraite CNRACL > Dossier de pension normale > Dossier de pension de réversion Tarification 2012 : > Dossier de pension d invalidité Tarification 2012 : > Dossier de retraite pour carrière longue > Dossier de retraite pour un fonctionnaire handicapé Tarification 2012 :

15 Le déclenchement des travaux est à la seule initiative de la collectivité, en fonction de ses besoins spécifiques en matière de retraite CNRACL, au moyen du formulaire «Demande de mission Réalisation des dossiers CNRACL». varticle 3 : FACTURATION La facturation des travaux «Réalisation des dossiers CNRACL» a lieu à leur achèvement. Le paiement est effectué à réception du titre de recettes établi par le Centre de Gestion. Dans l hypothèse où la collectivité interrompt les travaux «Réalisation des dossiers CNRACL» avant leur achèvement, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des travaux réellement effectués. 15

16 v Règlement d adhésion Mission archives varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION Dans le respect du code du patrimoine et du code général des collectivités territoriales, la collectivité doit assurer la conservation et l exploitation de ses archives. La conservation et la mise en valeur des archives appartiennent à la collectivité sous le contrôle scientifique et technique de l État. La «Mission archives» accompagne la collectivité dans cette démarche varticle 2 : CONTENU ET DÉROULEMENT Diagnostic d archivage Diagnostic relatif au classement matériel et intellectuel à opérer au sein de la collectivité, avec production d un rapport d archivage sur l état des archives et des solutions à mettre en œuvre pour y remédier Tarification 2012 (forfait) : Interventions d organisation et de mise aux normes de l archivage Tri et élimination des documents inutiles selon les normes et délais en vigueur au plan national et sous couvert de l obtention du visa de destruction par la Direction des Archives Départementales. S agissant d archives publiques, au sens du code du patrimoine et du code général des collectivités territoriales, la destruction effective des documents inutiles est réalisée par la collectivité utilisatrice du service Classement selon la réglementation en vigueur Conseils relatifs au classement matériel et intellectuel Élaboration d instruments de recherche et d outils de gestion des archives Sensibilisation du personnel de la collectivité en charge du pré-archivage Mise à jour du classement Maintenances annuelles Recherches administratives, documentaires et historiques Aide à la mise en valeur du patrimoine archivistique : expositions, transcriptions de documents anciens Enquêtes historiques Ces catégories de mission peuvent être techniquement distinguées et ne sont pas exclusives les unes des autres. Devis Tarification 2012 (forfait) : Le devis précise le choix des interventions retenues par la collectivité, le nombre de mètres linéaires à traiter, les conditions techniques et financières de leur réalisation, leur durée ainsi que leur montant global Le devis est facturé en cas de refus de la mission. 16

17 Interventions d organisation et de mise aux normes de l archivage Tarification 2012 : /heure Tarifs applicables aux périodes de réalisation des prestations. Le déclenchement de la «Mission archives» est à la seule initiative de la collectivité, en fonction de ses besoins spécifiques, au moyen du formulaire «Demande de travaux Assistance à l archivage». Conditions d exercice À l arrivée de l archiviste, la collectivité devra informer la Direction des Archives Départementales qu une mission d archivage a été confiée au Centre de Gestion. À l issue de chaque intervention, un «Rapport de fin de mission» est établi par la «Mission archives». Ce rapport est à transmettre à la Direction des Archives Départementales, par la collectivité, dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l État sur les archives des collectivités territoriales. L intervention sera réalisée dans le respect des obligations légales et réglementaires, notamment celles prévues en matière d hygiène et de sécurité (quatrième partie du Code du Travail). À ce titre, un document d analyse des conditions d hygiène et de sécurité sera établi par les archivistes, à l occasion de la visite des locaux réalisée pour l établissement du devis. La collectivité s engage à mettre à disposition des archivistes, des conditions décentes de travail. varticle 3 : FACTURATION Le paiement est effectué à réception du titre de recettes établi par le Centre de Gestion. Dans l hypothèse où la collectivité interrompt les interventions de la «Mission archives» avant leur achèvement, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des travaux réellement effectués. 17

18 v Règlement d adhésion Réalisation des paies 18 varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION La mission «Réalisation des paies» consiste en l établissement des bulletins de salaire, dans le strict respect de la législation en vigueur, pour l ensemble du personnel et des élus de la collectivité, quelle que soit la situation administrative rencontrée, et ce, conformément aux indications fournies par la collectivité : Fonctionnaires stagiaires et titulaires Agents non titulaires de droit public Autres personnels recrutés sur un dispositif ouvert aux collectivités Fonctionnaires en détachement Activités accessoires Indemnités des élus avec calcul de la retenue à la source Indemnités aux instituteurs et régisseurs Indemnités de conseil versées aux receveurs Etc. varticle 2 : CONTENU ET DÉROULEMENT Mensuellement : Établissement des bulletins de paie, avec calcul éventuel des rappels de traitement et édition en 3 exemplaires Édition du journal mensuel de paies avec charges patronales Édition d un état récapitulatif mensuel et trimestriel des charges à mandater par tiers (documents indispensables pour compléter les bordereaux de versement) Édition d un état comptable avec la répartition de l ensemble des traitements et des charges selon la nomenclature comptable de la collectivité Transmission sur demande du fichier des virements «HOPAYRA» ou du fichier des mandats Édition des fiches «navette» permettant la communication des informations entre la collectivité et le Centre de Gestion En fin d année : Le Centre de Gestion se charge d établir les déclarations individuelles (DADS-U) pour le compte de la collectivité et de les transmettre par Net-Entreprise à la CRAM de Rouen. Le Centre de Gestion transmet en parallèle à la collectivité les états récapitulatifs suivants : Journal annuel de paie avec charges patronales État annuel des charges par tiers permettant à la collectivité de remplir les bordereaux récapitulatifs URSSAF, CNRACL, ASSEDIC. Journaux annuels des charges par tiers permettant notamment de remplir l imprimé relatif au Fonds de compensation du supplément familial de traitement Fiches individuelles de déclaration de salaires (document à remettre à chacun des agents en prévision de la déclaration fiscale)

19 Le tarif de cette mission est fixé pour l année 2012 à 7.50 par bulletin de paie établi. Le déclenchement de la mission «Réalisation des paies», qu il est souhaitable d envisager au 1 er janvier, est à la seule initiative de la collectivité, au moyen du formulaire «Demande de mission Réalisation des paies». varticle 3 : FACTURATION La prestation informatique liée à la réalisation des paies fait l objet d une facturation semestrielle établie par rapport au nombre de bulletins de paie traités pour le compte de la collectivité. Le paiement est effectué à réception du titre de recette établi par le Centre de Gestion. Dans l hypothèse où la collectivité résilie son adhésion avant l échéance, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des prestations réellement effectuées au titre de la mission en cours. varticle 4 : DURÉE DE L ADHÉSION L adhésion de la collectivité à la mission «Réalisation des paies» débute dès réception du formulaire de demande d adhésion et prend fin à l échéance de la convention d adhésion aux missions optionnelles du Centre de Gestion de la Seine-Maritime. Dans l hypothèse où la collectivité interrompt la mission «Réalisation de la paie» avant son achèvement, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des travaux réellement effectués. L interruption a lieu à la fin de l année civile et n a pas de conséquence sur la convention globale et les autres règlements d adhésion. En cas de décision de l organe délibérant de faire réaliser la paie de son personnel par les services de la collectivité, la résiliation ne peut intervenir qu à l issue d une année civile et doit intervenir par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la fin de l exercice civil. 19

20 v Règlement d adhésion Aide à la réalisation du document unique d évaluation des risques professionnels varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION Les articles R et suivants du code du travail portent création et mise à jour d un Document Unique relatif à l évaluation des risques pour la santé et la sécurité des personnels de chaque unité de travail de l établissement. La mise à jour du Document Unique doit être effectuée au moins chaque année ainsi que lors de toute décision d aménagement important modifiant les conditions d hygiène et de sécurité ou les conditions de travail, ou lorsqu une information supplémentaire concernant l évaluation d un risque dans une unité de travail est recueillie. En complément de cet outil et afin d accompagner les collectivités, le Centre de Gestion propose une mission «Aide à la réalisation du Document Unique d évaluation des risques professionnels». varticle 2 : CONTENU ET DÉROULEMENT La mission se décline en trois modules distincts et indépendants, au choix de la collectivité. Le déclenchement des modules est à son initiative, en fonction de ses besoins spécifiques en matière d évaluation des risques. MODULE 1 : ACTION DE SENSIBILISATION PRÉALABLE À L ÉLABORATION DU DOCUMENT UNIQUE D ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS L action de sensibilisation organisée sur une demi-journée permet d associer activement le personnel encadrant à la réalisation et à l actualisation indispensable de l inventaire des risques et à leur évaluation. Ce module peut être un préalable pour la collectivité locale ou l établissement public dans sa démarche d évaluation et s adresse au personnel d encadrement ou à toute personne désignée par l autorité territoriale afin de faciliter la réalisation du Document Unique au sein de la collectivité locale ou de l établissement public. L outil méthodologique réalisé par le Centre de Gestion, mis à disposition sur Internet, sert de base à la démarche de sensibilisation. L implication de la hiérarchie est primordiale pour favoriser une culture de prévention au sein de la collectivité locale ou de l établissement public. Tarification 2012 (forfait) : * Déplacement compris */ demi-journée */ la journée 20

21 MODULE 2 : AIDE À L ÉLABORATION DU DOCUMENT UNIQUE - DE L ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS À LA PROPOSITION D UN PLAN D ACTIONS L aide à l élaboration du Document Unique consiste en l identification des dangers, l évaluation des risques encourus par les agents de la collectivité locale ou de l établissement public et leur hiérarchisation. Des mesures correctives et préventives sont ensuite proposées. La mission d aide à la réalisation peut porter sur la totalité ou sur une partie du Document Unique et se déroule en trois phases successives : > Phase 1 : La réalisation du devis L évaluation des risques est faite en corrélation avec les situations de travail réelles. En conséquence, la durée de la mission varie en fonction de la taille et de la demande de la collectivité locale ou de l établissement public ainsi que de la spécificité des métiers qui y sont exercés. Afin d apprécier le temps nécessaire à l élaboration de cette évaluation, un recueil d informations est réalisé par le service «Santé Prévention» par communication téléphonique. Ce recueil d information propre à chaque collectivité locale ou établissement public est indispensable à la préparation de la démarche et sera formalisé par devis. La réalisation du devis n engage pas la collectivité locale ou l établissement public dans le déclenchement des phases suivantes qui interviennent après accord exprès de la collectivité locale ou de l établissement public, par approbation du devis. Toutefois, la tarification servant de base à la facturation de la mission sera celle définie par le Conseil d Administration du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale, au moment de sa réalisation, en fonction de sa réévaluation annuelle. > Phase 2 : Réalisation, totale ou partielle, du Document Unique d évaluation des risques professionnels en deux temps indissociables Après signature de la convention et approbation du devis, le module d aide à l élaboration du Document Unique se déroule en deux étapes. Phase 2.1 : La démarche d évaluation des risques (déplacement) Pilotée par l autorité territoriale, la démarche d évaluation est menée par un conseiller du service «Santé Prévention». Ce dernier, mandaté par le Centre de Gestion, se déplace sur site afin d effectuer le recensement des risques encourus par les agents lors de la réalisation de leur activité professionnelle. La démarche étant pluridisciplinaire, la Direction Générale des Services, l Agent Chargé de la Mise en Œuvre des règles d hygiène et de sécurité (ACMO) de la collectivité locale ou de l établissement public, les responsables des services ainsi que les agents pourront être sollicités par le conseiller du Centre de Gestion, après accord de l autorité territoriale. Le conseiller du Centre de Gestion procède à l identification des unités de travail et des risques, en tenant compte des situations concrètes de travail entrant dans le périmètre de l évaluation. 21

22 Phase 2.2 : L aide à la réalisation du Document Unique (rédaction) Tous les éléments recueillis lors du (ou des) déplacement(s), seront retranscrits dans un document de synthèse appelé Document Unique d évaluation des risques professionnels. Cependant si l évaluation ne concerne pas l ensemble des unités de travail de la collectivité locale ou de l établissement public, le document de synthèse sera appelé Document d Évaluation des Risques et pourra servir de base à la collectivité locale ou à l établissement public, qui aura la charge d établir lui-même le Document Unique d évaluation des risques professionnels. La phase de rédaction sera réalisée par le conseiller dans les locaux du Centre de Gestion afin qu il dispose de l ensemble des ressources documentaires et matérielles. Il expose ensuite les actions préconisées, correctives et/ ou préventives. La détermination des actions à mettre en place se fait en fonction d une hiérarchisation préétablie. Le temps de rédaction est variable en fonction des problématiques propres à chaque collectivité locale ou établissement public. Une version papier du rapport ainsi complété est envoyée à la collectivité locale ou à l établissement public par courrier postal, une autre est transmise informatiquement. > Phase 3 : La restitution de l évaluation et la proposition du plan d actions. Une restitution orale est faite auprès de l autorité territoriale et de ses représentants au cours d un entretien, afin de permettre au conseiller de commenter le rapport et de répondre à toute question relative à l évaluation. Cet échange est indispensable pour présenter l évaluation à l ensemble des acteurs qui œuvrent pour la mise en place de la politique de prévention au sein de la collectivité locale ou de l établissement public. Le conseiller présentera également une proposition de plan d actions. Nature de la mission Collectivités Aide à l élaboration du Document Unique d évaluation des risques professionnels Tarif 2012 journée complète Tarif 2012 demi-journée Phase 1 Devis Recueil d informations et élaboration Gratuit du devis Phase 2.1 Évaluation Évaluation des Risques Professionnels * * sur site. Déplacement dans la collectivité Phase 2.2 Rédaction Rédaction et mise en forme du rapport Phase 3 Restitution Compte rendu oral à la collectivité et proposition d un plan d actions * * * Déplacements compris 22

23 MODULE 3 : AIDE À LA MISE À JOUR DU DOCUMENT UNIQUE - DE L ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS À LA PROPOSITION D UN PLAN D ACTIONS La mission d aide à la mise à jour, totale ou partielle, du Document Unique d évaluation des risques professionnels se déroule en trois phases : > Phase 1 : La réalisation du devis Comme pour la réalisation initiale du Document Unique, la mise à jour de l évaluation des risques est réalisée en corrélation avec les situations de travail réelles. En conséquence, la durée de la mission varie en fonction de la taille et de la demande de la collectivité locale ou de l établissement public ainsi que de la spécificité des métiers qui y sont exercés. Afin d apprécier le temps nécessaire à l élaboration de cette mise à jour, un recueil d informations est réalisé par le service «Santé Prévention» par communication téléphonique et à partir du Document Unique existant ou du document d Évaluation des Risques Professionnels du secteur d activité défini par la collectivité locale ou l établissement public. Ce recueil propre à chaque collectivité locale ou établissement public est indispensable à la préparation de la démarche et sera formalisé par un devis. Il pourra être complété par des pièces complémentaires demandées par le conseiller en hygiène et sécurité. La réalisation du devis n engage pas la collectivité locale ou l établissement public dans le déclenchement des phases suivantes qui interviennent après accord exprès de la collectivité locale ou de l établissement public, par approbation du devis. Toutefois, la tarification servant de base à la facturation de la mission sera celle définie par le Conseil d Administration du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale, au moment de sa réalisation, en fonction de la réévaluation annuelle. > Phase 2 : Mise à jour, totale ou partielle, du Document Unique d évaluation des risques professionnels Après signature de la présente convention et approbation du devis, le module d aide à la mise à jour du Document Unique se déroule en deux étapes. Phase 2.1 : La démarche de mise à jour de l évaluation des risques (déplacement) Pilotée par l autorité territoriale, la démarche de mise à jour de l évaluation est menée par un conseiller du service «Santé Prévention». Ce dernier, mandaté par le Centre de Gestion, se déplace sur site afin d effectuer le recensement des risques encourus par les agents lors de la réalisation de leur activité professionnelle. La démarche étant pluridisciplinaire, la Direction Générale des Services, l Agent Chargé de la Mise en Œuvre des règles d hygiène et de sécurité (ACMO) de la collectivité locale ou de l établissement public, les responsables des services ainsi que les agents pourront être sollicités par le conseiller du Centre de Gestion, après accord de l autorité territoriale. Le conseiller du Centre de Gestion procède à l identification des unités de travail et des risques, en tenant compte des situations concrètes de travail entrant dans le périmètre de l évaluation. Phase 2.2 : L aide à la mise à jour du Document Unique (rédaction) Tous les éléments recueillis lors du (ou des) déplacement(s) seront retranscrits dans le document de synthèse appelé Document Unique d évaluation des risques professionnels. Cependant si l évaluation ne concerne pas l ensemble des unités de travail de la collectivité, le document de synthèse sera appelé Document d Évaluation des Risques, et pourra servir de base à la collectivité locale ou à l établissement public, qui aura la charge d établir lui-même le Document Unique d Évaluation des Risques Professionnels. 23

24 La phase de rédaction sera réalisée par le conseiller dans les locaux du Centre de Gestion afin qu il dispose de l ensemble des ressources documentaires et matérielles. Il expose ensuite les actions préconisées, correctives et/ou préventives, à mettre en œuvre. La détermination des actions à mettre en place se fait en fonction d une hiérarchisation préétablie suite à l évaluation des risques. Le temps de rédaction est variable en fonction des problématiques propres à chaque collectivité locale ou établissement public. Une version papier du rapport ainsi complété est envoyée à la collectivité locale ou à l établissement public par courrier postal, une autre est transmise informatiquement. > Phase 3 : La restitution de l évaluation et la proposition du plan d actions Une restitution orale est faite auprès de l autorité territoriale et de ses représentants au cours d un entretien, afin de permettre au conseiller de commenter le rapport et de répondre à toute question relative à l évaluation. Cet échange est indispensable pour présenter l évaluation à l ensemble des acteurs qui œuvrent pour la mise en place de la politique de prévention au sein de la collectivité locale ou de l établissement public. Le conseiller présentera également une proposition de plan d actions. 24 Nature de la mission Aide à la mise à jour du Document Unique d évaluation des risques professionnels Phase 1 Devis Recueil d informations et élaboration du devis Phase 2.1 Évaluation Démarche de mise à jour de l évaluation des Risques Professionnels sur site. Déplacement dans la collectivité Phase 2.2 Rédaction Rédaction et mise en forme du rapport. Phase 3 Restitution Compte rendu oral à la collectivité et proposition d un plan d actions * Déplacements compris Tarif 2012 journée complète Collectivités Gratuit Tarif 2012 demi-journée * * * * varticle 3 : CONDITIONS D EXERCICE Dans le cadre de la mission, le conseiller du Centre de Gestion a accès, sur demande formulée auprès de l Autorité Territoriale, aux documents suivants : Les registres de sécurité de la collectivité locale, Le registre de danger grave et imminent, Les rapports de vérifications périodiques, Les comptes rendus du CTP placé près du CdG 76, Les fiches de risques établies par le médecin de prévention, Le règlement intérieur et les consignes relatifs à l hygiène et la sécurité, Et de manière générale, tout document qu il jugera nécessaire pour la bonne exécution de la mission (registres obligatoires, fiches de postes, fiches de données de sécurité, etc.).

25 Sur décision de l autorité territoriale, l Agent Chargé de la Mise en Œuvre des règles d hygiène et de sécurité (ACMO) ou un autre représentant de la collectivité locale ou de l établissement public pourront être présents au moment des visites sur site. En cas de besoin et après accord de la demande du conseiller formulée auprès de l autorité territoriale, le médecin du service de médecine préventive pourra être associé aux visites. Le déclenchement de la mission est à la seule initiative de la collectivité, en fonction de ses besoins spécifiques en matière d évaluation des risques, au moyen du formulaire «Demande de modules - Aide à la réalisation du Document Unique d évaluation des risques professionnels». varticle 4 : FACTURATION MODULE 1 : ACTION DE SENSIBILISATION PRÉALABLE À L ÉLABORATION DU DOCUMENT UNIQUE D ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS Après service réalisé. MODULE 2 : AIDE À L ÉLABORATION DU DOCUMENT UNIQUE - DE L ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS À LA PROPOSITION D UN PLAN D ACTIONS Phase 1 : Réalisation du devis Non facturée mais l acceptation ou le refus du devis doit être confirmé au Centre de Gestion dans un délai maximum de trois mois à compter de l expédition du devis. Phase 2 : Réalisation, totale ou partielle, du Document Unique d évaluation des risques professionnels en deux temps indissociables Facturée à l issue de l exposé du rapport sur site (Phase 3). Phase 3 : La restitution de l évaluation et la proposition du plan d actions Facturée à l issue de l exposé du rapport sur site. MODULE 3 : AIDE À LA MISE À JOUR DU DOCUMENT UNIQUE - DE L ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS À LA PROPOSITION D UN PLAN D ACTIONS Phase 1 : Réalisation du devis Non facturée mais l acceptation ou le refus du devis doit être confirmé au Centre de Gestion dans un délai maximum de trois mois à compter de l expédition du devis. Phase 2 : Réalisation, totale ou partielle, du Document Unique d évaluation des risques professionnels en deux temps indissociables Facturée à l issue de l exposé du rapport sur site (Phase 3). Phase 3 : La restitution de l évaluation et la proposition du plan d actions Facturée à l issue de l exposé du rapport sur site. Le paiement est effectué à réception du titre de recettes établi par le Centre de Gestion. Dans l hypothèse où la collectivité interrompt la mission «Aide à la réalisation du Document Unique d évaluation des risques professionnels» avant son achèvement, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des travaux réellement effectués. 25

26 v Règlement d adhésion Mission d inspection en matière d hygiène et de sécurité varticle 1 : DOMAINE D APPLICATION Le décret n du 10 juin 1985 relatif à l hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu à la médecine préventive et professionnelle fait obligation aux collectivités de désigner un Agent Chargé des Fonctions d Inspection (ACFI) ou de passer convention avec le Centre de Gestion. Afin d assister les collectivités souhaitant s acquitter de cette obligation, le Centre de Gestion met à leur disposition un ingénieur, chargé des fonctions d inspection aux conditions définies par le présent règlement. varticle 2 : CONTENU ET DÉROULEMENT DÉROULEMENT Nature de la mission Collectivités Inspection en hygiène et sécurité Tarif 2012 Phase 1 : Préparation Visite sur site Élaboration d un devis / Forfait Phase 2 : Réalisation Journées d inspection sur site Déplacement dans les collectivités / Journée d intervention Phase 3 : Restitution/Conseil Journées d élaboration et rédaction du rapport / Forfait 26 CONTENU Contrôle et inspection des conditions d application des règles d hygiène et de sécurité Cette mission s exerce à travers des interventions de contrôle, sur site préalablement défini. Dans le cadre de la mission confiée au Centre de Gestion, l ACFI procède à une visite des locaux dans lesquels le personnel territorial de la collectivité est amené à travailler de façon habituelle ou occasionnelle. Le contrôle porte sur la conformité des locaux, du matériel utilisé par le personnel de la collectivité et des pratiques en vigueur, dans le cadre réglementaire défini ci-dessus. Toutefois, ce contrôle ne se substitue pas aux contrôles et vérifications périodiques obligatoires des organismes agréés. La date de chaque intervention est planifiée en concertation avec la collectivité. Pour chaque intervention, la démarche suivante est appliquée : Visite de l ACFI sur site : préparation de la démarche et des objectifs de la mission ; recueil d informations en vue de l élaboration d un devis ; rappel de la nature, de la méthodologie et des objectifs de la mission au cours d une réunion d ouverture présidée par l autorité territoriale. Outre l ACFI, le directeur des services, l ACMO, les membres du CTP ou du CHS, et tout autre intervenant que l autorité territoriale aura désigné pourra participer à cette réunion Acceptation du devis par la collectivité

27 Contrôle de l application des règles d hygiène et de sécurité dans les installations et locaux de travail ou de chantier définis lors de l établissement du devis. Entretien et échange avec les agents Élaboration du rapport d inspection et du plan d actions Restitution des rapports à l occasion d une réunion, afin d aider la collectivité à dégager ses priorités À l achèvement de la visite sur site, un rapport écrit est systématiquement adressé, en deux exemplaires, à l autorité territoriale. Un troisième exemplaire est conservé de manière confidentielle au Centre de Gestion. Conformément aux dispositions de l article 5 du décret n du 10 Juin 1985, l ACFI propose à l autorité territoriale : Toute mesure qui lui paraît de nature à améliorer l hygiène et la sécurité du travail et la prévention des risques professionnels En cas d urgence, les mesures immédiates qu il juge nécessaires Pour toutes les missions confiées, l agent chargé de la fonction d inspection est informé par l autorité territoriale des suites données aux propositions qu il a formulées. varticle 3 : CONDITIONS D EXERCICE Pour assurer la mission d inspection confiée au Centre de Gestion, l ACFI est habilité à intervenir dans le cadre de la législation en vigueur. L ACFI exerce ses missions en toute objectivité. La collectivité s engage à faciliter l accès de l ACFI aux locaux de travail, de stockage de matériel et de produits, de remisage d engins et à tous chantiers extérieurs figurant dans les champs de sa mission. Un représentant de la collectivité (ACMO, préventeur...) devra être présent au moment des visites de l ACFI. En cas de besoin et sur demande de l ACFI, le médecin du service de médecine de prévention pourra être associé aux visites. Dans le cadre de sa mission, l ACFI devra pouvoir consulter, sur demande de sa part, les documents suivants : Les registres de sécurité de la collectivité Le registre de danger grave et imminent Les rapports de vérifications périodiques Les fiches de risques établies par le médecin de prévention Le règlement intérieur et les consignes relatifs à l hygiène et la sécurité Et de manière générale, tout document qu il jugera nécessaire pour la bonne exécution de la mission (document unique d évaluation des risques professionnels, registres obligatoires, fiches de postes, fiches de données de sécurité, ) Le déclenchement de la mission est à la seule initiative de la collectivité, au moyen du formulaire «Demande de mission- Inspection en matière d hygiène et de sécurité». varticle 4 : DÉONTOLOGIE Obligations de l autorité territoriale Information des élus, des responsables de services, de l encadrement, des agents, de la visite de l agent chargé de la fonction d inspection dans les services de la collectivité et sur les lieux de travail Garantie de la liberté d action de l ACFI, notamment pour ce qui concerne les conditions d exercice des missions Engagement et disponibilité lors des interventions au regard de la méthodologie exposée Obligations du Centre de Gestion Confidentialité quant aux données relatives à l état des lieux et aux mesures de prévention engagées Remise en deux exemplaires du rapport d inspection à l autorité territoriale Obligation de réserve de l ACFI Indépendance et neutralité dans l exécution de sa mission d expertise Restitution à l autorité territoriale, de manière anonyme, des informations recueillies varticle 5 : FACTURATION Le paiement est effectué à réception du titre de recettes établi par le Centre de Gestion. Dans l hypothèse où la collectivité interrompt la mission «Inspection en hygiène et sécurité» avant son achèvement, la facturation s établit à partir du constat contradictoire des travaux réellement effectués. 27

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