LE TOUR DE FRANCE MODE D EMPLOI Comment préparer le Tour?

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1 LE TOUR DE FRANCE MODE D EMPLOI Comment préparer le Tour? 1

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3 Présentation générale Chaque année, le Tour de France, cet événement sportif populaire et de renommée internationale, traverse les routes des départements et attire plusieurs millions de spectateurs. Il s agit d une opportunité pour les départements de faire connaître leurs territoires. La 101 e édition du Tour de France se déroulera du 05 juillet au 27 juillet Elle démarrera, cette année, d Angleterre dans le Yorkshire. Les coureurs parcourront : 9 étapes de plaine, 5 étapes accidentées, 6 étapes de montagne dont 5 arrivées en altitude, 1 étape contre la montre en individuel. Pour organiser cette manifestation, l Assemblée des départements de France (ADF) intervient en tant qu ensemblier du Tour de France dans le cadre d une convention de partenariat technique et institutionnel, d une durée de trois ans (2013/2015), avec Amaury Sport Organisation (ASO), organisateur du Tour. Une ou un «Madame ou Monsieur route du Tour» est nommé pour chaque étape. Il est le coordinateur technique et le lien privilégié entre le Tour de France et les services des routes des territoires traversés. Son rôle est essentiel puisqu il supervise les interventions des équipes techniques tout au long du parcours. Concrètement, cela se matérialise par l intervention de agents qui préparent les routes de l itinéraire et assurent au mieux la sécurité des cyclistes, des suiveurs et des spectateurs en veillant à l état des chaussées, mais aussi à tous les éléments dangereux du parcours : ronds points, rétrécissements, angles de maisons saillants, bouches d égout posées dans le mauvais sens, etc. L ADF se mobilise, aux côtés des départements traversés, pour s assurer du bon déroulement de l étape. Elle place au cœur du dispositif, une équipe technique de 9 agents départementaux (répartis en trois pôles : Patrouille avant, Poste de Commandement mobile et Patrouille arrière) qui assure, le jour J, les dernières interventions avant le passage des coureurs. Avec 33 départements traversés en 2014, le Tour de France représente une formidable opportunité pour communiquer et promouvoir les politiques départementales dans des domaines aussi variés que : Les politiques d aménagements urbain-voirie-sécurité routière, Les politiques touristiques départementales, Les politiques sportives, Autres thèmes : développement durable, culture, jeunesse Pour leurs relations publiques et relations avec la presse locale, l Assemblée des départements de France met à disposition des départements : Le site Internet de l ADF, et ses réseaux sociaux pour mettre en valeur les actions locales mises en place, Un stand sur le village départ pour créer des événements, La possibilité de diffuser en salle de presse et au Village des bulletins d information et communiqués de presse. 3

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5 Sommaire PRÉSENTATION GÉNÉRALE PRÉPARER LE TOUR En amont du Tour a) Après la réunion en préfecture b) En Mai et Juin Le Jour J Avant le départ de la course a) Le village du Tour de France b) Qui peut investir le stand ADF du village du Tour de France c) Les accréditations et les invités sur le Village du Tour de France d) Accéder au Village du Tour de France Sur le parcours a) Sur le bord de la route b) Bonnes pratiques + L Unité mobile de communication À l arrivée de l étape Après le Tour RENFORCER LA VISIBILITÉ DES DÉPARTEMENTS SUR LE TOUR Une identité de communication au service des départements a) Un visuel de campagne b) Un marqueur au service de tous c) Un bloc marque officiel Communication de l ADF et relations avec la presse sur le Tour a) Regards de route b) Les réseaux sociaux c) Les relations presse CONTACTS 5

6 Calendrier du Tour Les grandes étapes du Tour de France, de l annonce du parcours au passage de la course. De Novembre à mai Réunion en préfecture avec A.S.O De Juin au Jour J Préparation du parcours Octobre Annonce du Parcours par A.S.O. Mai/Juin Reconnaissance du parcours et Fête du Tour Matin du départ

7 Départ de la Course Arrivée de la Course Après le passage du Tour Sur le bord de route

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9 Préparer le Tour Préparer le passage du Tour de France est une mission qui démarre plusieurs mois en amont de la course jusqu aux heures qui suivent son passage. Afin de permettre une projection des différentes étapes qui concernent les départements, qu elles soient techniques, qu elles relèvent de la communication, ou qu elles concernent l accueil de partenaires et d élus, l ADF vous propose un récapitulatif chronologique. Cette chronologie est également l occasion de présenter les différents lieux d accueil auxquels les départements peuvent avoir accès sur le Tour de France ainsi que les modalités d accréditation les concernant. Enfin, le passage du Tour de France est aussi un moment de fête et d animation que les départements savent investir sans pour autant manquer à leur mission de prévoyance quant à la sécurité de la Caravane du Tour de France. 9

10 EN AMONT DU TOUR DE FRANCE a) Après la réunion en Préfecture A.S.O. transmet à chaque département concerné le parcours avant reconnaissance. Les informations et consignes de sécurités et de déviations auprès du public peuvent être communiquées par les départements : site internet du département, bulletin d information local, etc. Vous pouvez éditer, en liaison avec A.S.O., un document d information grand public reprenant les horaires du passage du Tour de France dans les communes et villes, les conseils pratiques, les plans de délestage afin d éviter les embouteillages et favoriser la sécurité des usagers. Des photos de points remarquables rencontrés aux abords de l itinéraire du Tour de France peuvent être transmises à l ADF qui les valorisera le jour de l étape sur ses supports numériques avec le relais d A.S.O. b) 31 mai et 1er juin, la Fête du Tour Une reconnaissance du parcours et un état des lieux de la route est vivement recommandée pour les Messieurs Route. Cette intervention peut-être menée à l occasion de «la Fête du Tour» le week-end du 31 mai et 1er Juin (également fête du vélo). «La Fête du Tour» est une randonnée à vélo populaire, de grande envergure, qui emprunte à chaque étape, les routes du Tour. L objectif consiste à ce que le grand public fasse «le Tour», en un jour, sur l ensemble du territoire. L ADF vous encourage vivement à vous rapprocher des villes étapes (pilotes de cette opération) et à communiquer autour de cette grande fête populaire.

11 LE JOUR J 1) Avant le départ de la course a) Le «Village du Tour de France» Le village du Tour est un lieu privilégié de rencontres entre les partenaires du Tour, les invités du jour et les coureurs. Cet espace clos, d environ 4800 m², situé au départ de chaque étape, généralement en centre-ville et en plein air, est installé et démonté par l organisateur. Ce «Village» ouvre ses portes le matin, environ 3 heures avant le départ de la course et les ferme dès qu il est donné. Les horaires ne sont actuellement pas encore disponibles. Ils sont fixés définitivement au début du mois de juin. Il en est de même concernant les emplacements précis des 21 villages. L Assemblée des Départements de France y dispose d un pavillon de 24 m² abrité pour moitié et équipé de 4 tables avec parasols et de 12 chaises. Il est repérable par ses couleurs : cylindre bleu en hauteur portant mention «Les Départements, équipiers du Tour de France». Il s y déroule tout les matins pendant une demi-heure la réunion de coordination entre A.S.O, la gendarmerie, la mission police ainsi que les équipe des départements traversés par l étape du jour afin d assurer la sécurité de la Caravane du Tour (véhicules et coureurs). Pendant cette réunion, le stand ne peut être utilisé. L ADF met son stand à la disposition des départements traversés, qui peuvent l utiliser et l habiller aux couleurs du département et organiser leur propre communication, en étroite collaboration avec l Assemblée des départements de France. A chaque étape, sur le village «départ», l Assemblée des départements de France mettra à la disposition du public des objets de communication.

12 b) Qui peut investir le stand ADF du «Village du Tour de France»? Le département accueillant le village départ est prioritaire pour investir ce stand. Cependant il est possible de le partager (en cas d accord entre départements) voire, si le département prioritaire ne souhaite pas l utiliser, de le mettre à disposition d un des départements traversés par l étape. L ADF conseille au département bénéficiaire de l espace de valoriser les politiques touristiques ou sportives, de proposer des objets promotionnels, ou une dégustation de produits du terroir (dans une certaine limite de quantité et avec autorisation d ASO). L ADF encourage également les départements à mobiliser les comités départementaux du tourisme (CDT) ou les agences départementales de tourisme (ADT) à être présents sur le stand du village départ afin d assurer la promotion du tourisme local sur cet espace peu exposé au grand public mais à des consommateurs potentiels. Ce partenariat très efficace permet de valoriser les politiques de développement et de préservation du patrimoine local. Ainsi, la Drôme a pu faire la promotion de ses abricots bio sur le village du Tour, l Indre-et-Loire d un vin issu d un domaine du Conseil général, etc.

13 c) Les Accréditations et les invités sur le «Village du Tour de France» Au titre du partenariat institutionnel et technique entre A.S.O. et l ADF, cette dernière se voit attribuer des accréditations quotidiennes au Village pendant toute la durée du Tour de France. Les invités de l ADF bénéficient de la prestation «Village du Tour de France». L ADF se charge de transmettre à chacun des départements concernés par une étape les accréditations relatives à cette dernière. Les départements qui accueillent le départ du Tour sont prioritaires pour l obtention des accréditations au «Village du Tour de France» le matin tandis que ceux qui accueillent une arrivée du Tour sont prioritaires pour la Tribune Henri DESGRANGE (placée sur la ligne d arrivée). Afin de faciliter la gestion des accréditations et la venue des invités des départements, un responsable village et invités est présent sur le stand ADF à chaque étape. Il est l interlocuteur privilégié des départements dans l élaboration de leur communication sur le stand. En prévision de votre venue sur le Tour de France il est donc nécessaire de prendre contact avec cette personne. Dès le mois de Mai, elle sera en mesure de confirmer le nombre d accréditations disponibles par département ainsi que de valider l installation prévue et les objets promotionnels qui seront diffusés. Enfin le jour J les accréditations sont à récupérer à la tente accueil invité du «Village du Tour de France». d) Accéder au «Village du Tour de France» Les voies d accès au «Village du Tour» sont intégralement barrées et tous les véhicules non accrédités sont dérivés vers des parkings, souvent éloignés du départ (Village accessible à pieds). Au titre du partenariat, l ADF dispose de six places de parking. Sur ces six espaces de stationnement, deux à trois places sont affectées aux «Mesdames ou Messieurs Route», deux autres sont réservées aux responsables de la communication. Le badge «Parking visiteur» autorise les voitures à accéder à des emplacements de stationnement rapprochés. L accès à ces parkings est indiqué par des panneaux de signalisation gris portant la mention «Parking visiteur». La circulation étant très perturbée et de nombreuses voies coupées, il convient de suivre ces panneaux, à partir du «PPO» (point de passage obligatoire), matérialisé par un grand panneau rouge, situé en entrée d agglomération et indiqué dès les abords de l agglomération (fléché depuis les principaux axes d accès). Prévoir une arrivée sur le «Village du Tour de France» 15 minutes avant l ouverture et se présenter au contrôle d accès. Pour obtenir des places parking, il faut en faire la demande auprès du responsable village et invités de l ADF à partir du mois de juin. En raison du nombre limité de places disponible il est préférable d anticiper au maximum la demande.

14 2) Sur le parcours a) Sur le bord de la route Les départements ont la possibilité mettre en place des espaces de communication et d animation sur le bord du parcours. Ces espaces permettent une communication auprès du grand public et favorisent une identification visuelle du territoire.les départements peuvent communiquer sur différents thèmes : sécurité routière, conseil de circulation aux spectateurs, information et promotion du tourisme départemental, information sur l entretien et l exploitation de la route, politique sportive et culturelle départementale, aménagement cyclable, etc. Les départements sont également invités à faire goûter leurs produits du Terroir et valoriser la gastronomie locale. En accord avec A.S.O., chaque département dispose d un espace à l entrée et sortie du département, d un emplacement permettant la pose d une signalétique (avec des normes en largeur et hauteur à respecter) : banderole, arche gonflable (ne doit pas enjamber la route), etc. Enfin, tous les ans le Tour de France organise avec la FNSEA un concours de fresques vivantes retransmises à la TV via les images d hélicoptère. L ADF encourage les départements à se rapprocher des FDSEA afin que les fresques puissent mettre en valeur le département (logo du CG par exemple).

15 b) Bonnes pratiques En amont de la course ou le jour J sur le bord du parcours les départements peuvent organiser sur leur territoire diverses actions ou animations culturelles, sportives, etc. à destination du grand public afin de valoriser leurs politiques ou certaines spécificités territoriales. Voici quelques exemples d initiatives de départements mises en place sur les années précédentes : Concours «Jeu du Tour» - Créer une œuvre en rapport avec le cyclisme et/ou le Tour de France, avec remise de Prix ; Concours photos «Tous fous du Tour» ; Tour de l Indre des Sports (13ème Edition en 2011) durant le mois de Juillet. Une Caravane de 22 étapes pour faire découvrir gratuitement de nombreuses disciplines sportives ; «Tous fous du Tour : on fait un tour, on fait le Tour», manifestation sportive, ludique et pédagogique (découvrir les différentes spécialités économiques, touristiques, sportives ou culturelles des collectivités accueillant le Tour) ; «Cyclo-rando» - Randonnée en vélo qui emprunte une partie de l itinéraire du Tour. Privatisation de la route pour les cyclistes (organisée par le CG, les comités de cyclisme et de cyclotourisme) ; Exposition Tour de France dans un Conseil général ; Concert gratuit et/ou Feux d artifice ; Marché des saveurs de pays ; Spectacles de rue, cirque ; Animation BMX, VTT trial ; Jeux, structures gonflables ; Publication d un ouvrage pour promouvoir une station, un territoire, etc. Les départements peuvent également mettre en place des plans de circulation permettant aux automobilistes de circuler malgré les routes coupées. Afin de faciliter l accès au parcours du Tour, des navettes s appuyant sur les dispositifs de transports du département (réseau de transports, plate-forme de covoiturage) peuvent être mises en place. Enfin, le Tour est l occasion d une importante opération dite «Route propre» avec l installation de sacs-poubelle tout au long du parcours.

16 LE PLUS ADF : L unité mobile de communication Afin de renforcer sa visibilité sur le Tour de France, l ADF a choisi d expérimenter sur le Tour de France 2012, un dispositif «grand public» de communication et d animation en dehors des zones accréditées notamment hors du village départ, en bordure de route ou à l arrivée d une étape. Cette opération jugée concluante a été pérennisée et sera présente cette année sur l ensemble des étapes françaises. a) Le dispositif en quelques mots Il s agit d un véhicule utilitaire (fourgon) aux couleurs de l ADF et des départements, accessible à tous, qui propose une animation à destination du grand public n ayant pas accès aux zones accréditées par le Tour de France. A cette occasion, l ADF en partenariat avec le département traversé, communique sur le rôle et les actions du département. Afin de permettre une communication optimisée, l ADF prévoit d équiper le camion d une tente pliante, de tables et de chaises pliantes, de différents objets promotionnels, télévision à écran plat destinée à capter le public qui cherche toujours des informations sur la course, un groupe électrogène pour assurer le gonflage de l arche de l ADF et le courant pour le poste de télévision. b) Où s installe t elle, comment l utiliser? L unité mobile de communication se place soit au départ de l étape à proximité du «village du Tour de France», soit sur le parcours en bordure de route de préférence dans le dernier tiers de l étape, dans un lieu permettant de rencontrer un public nombreux. Cet espace peut également renforcer un dispositif mis en place par le département. Les départements en bénéficiant sont invités à prévoir une animation du stand et des objets promotionnels. Les années précédentes certains départements ont organisé des concours, des dégustations (avec un chef étoilé), des jeux, etc. Pour ce dispositif, la mutualisation des moyens entre départements est envisageable. Enfin, lorsque l Unité mobile est positionnée sur le bord du parcours l ADF essaye, autant que faire ce peut, de positionner son arche à proximité du dispositif.

17 3) A l arrivée de l étape A chaque arrivée d étape, l ADF dispose également de places dans la tribune Henri DESGRANGE du Tour de France pour permettre à ses invités d assister à l arrivée de la course et aux animations qui la précèdent. Le département accueillant l arrivée de l étape est prioritaire pour bénéficier de ces places. Cependant un partage peut être envisagé avec les départements traversés par l étape. Le responsable village et invités de l ADF se charge de cette répartition. Il est préférable d anticiper au maximum la demande. 4) Après le Tour Après le passage du Tour de France, la remise en état des routes revient aux agents des départements : nettoyage des routes, dépose des panneaux, des bottes de pailles,

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19 Renforcer la visibilité des départements sur le Tour Dans le cadre du renouvellement de la convention A.S.O / ADF pour la période 2013/2015, l ADF a lancé une nouvelle campagne de communication, dont l identité graphique dynamique et colorée cherche à valoriser l action des départements sur le Tour de France. Cette identité est accompagnée de marqueurs destinés à l ensemble des départements traversés par le Tour de France. Les départements qui le souhaitent peuvent s en saisir et marquer leur attachement à l action globale et partagée, des départements œuvrant au service de la Grande Boucle. Les déclinaisons de cette identité et de cette campagne seront téléchargeables à partir du mois d avril sur le site de l ADF. Chaque département pourra, s il le souhaite, s approprier ces outils. Enfin les relais de l ADF en direction des médias sur le Tour constituent également un moyen de valoriser l action des agents des départements au jour le jour, département par département. 19

20 1) Une identité de communication au service des départements a) Un visuel de campagne A l occasion du renouvellement du partenariat avec ASO et dans le but de valoriser les compétences départementales lors de la 100ème édition du Tour de France, une nouvelle campagne de communication a été créée. Elle est marquée par une identité graphique dédiée au Tour de France et met en avant la notion de «départements» plus qu elle ne fait la promotion de l Assemblée des départements de France. Ce nouveau visuel traduit le caractère populaire et festif de l événement tout en rappelant au grand public ce que les départements font sur la route du Tour de France et au jour le jour pour les citoyens (rappel important en cette période politique délicate). Cette campagne rappelle que les département œuvrent tous les jours, en zones urbaines comme en zones rurales, pour les citoyens, près des citoyens et avec les citoyens. Ainsi de nombreuses compétences sont représentés dans ce visuel: Social (petite enfance, personnes âgées, famille) Gestion et entretien des routes Espaces naturels sensibles (gestion et protection de la biodiversité) Protection du patrimoine Sports

21 b) Un marqueur au service de tous Pour signifier leur adhésion à la campagne globale de communication de l ADF sur le Tour de France, intitulée «A toutes les étapes, votre département», les départements peuvent faire apparaître sur leurs communications un marqueur personnalisable faisant référence à la démarche. Ces marqueurs sont disponibles en téléchargement sur le site de l ADF. c) Un bloc marque officiel Conformément à la convention liant l Assemblée des départements de France et A.S.O., une charte graphique spécifique développée par A.S.O est mise à disposition des départements par l ADF pour valoriser les compétences d «équipiers du Tour de France» avec une signature spécifique. Cette charte graphique comprend un logo composite spécifique associant le logo du Tour de France, de l ADF et du département. Les départements ne peuvent pas utiliser le logo du Tour de France autrement que dans cette configuration. Cependant les départements ayant conclu des accords directement avec A.S.O bénéficient d une charte graphique qui leur est réservée.

22 3) Communication de l ADF et relations avec la presse sur le Tour a) «Regards de route» Afin de valoriser l action des départements auprès des journalistes et du grand public, l ADF réalise chaque jour plusieurs supports de communication. Ces éléments peuvent bien entendu être relayés par les outils web de chaque département concerné. Un support papier à destination des journalistes accrédités en salle de presse A destination des journalistes, ce support doit permettre d identifier l ADF et les départements comme les techniciens de la route. Il récapitule les informations techniques du jour en rapport avec la route et les conditions de course (arrosages, balayages, interventions, températures de la route et météo de l étape). Il met également en évidence les secteurs ou éléments du parcours qui pourraient avoir une incidence sur l étape du lendemain (état des chaussées, spécificités des revêtements, météo attendue et zones à risques). Un support audio Un clip audio à destination du grand public, récapitulant les informations relatives à l action des départements est mis en ligne tous les jours sur le site Internet de l ADF à l arrivée de l étape du jour. Un support vidéo A destination du grand public et des visiteurs du site Internet de l ADF, ce support permet un récapitulatif hebdomadaire de l action des départements sur le Tour de France. Composé d images d interventions commentées, les clips sont mis en ligne à 4 reprises, au grand départ, sur les deux journées de repos et après l arrivée sur les Champs-Elysées. b) Les réseaux sociaux L action de l équipe de l ADF sur le parcours du Tour de France constitue une information intéressante pour les journalistes et commentateurs de la course, l ADF se fera donc le relais en temps réel de l action des départements sur les réseaux sociaux (Twitter et Facebook). A chaque étape, le compte Facebook de l ADF publiera un lieu d intérêt Touristique de chaque département traversé. Pour cela, le département est invité à faire part au responsable village et invités de l ADF, le site qu il souhaite valoriser. c) Les relations presse Le coordinateur général de l ADF a pour mission d assurer le relais entre les départements, l ADF et les journalistes sur le Tour de France. Chaque jour, il intervient pour le compte de l ADF en direct sur l antenne de RMC Info. Les départements sont invités à prendre contact avec les radios et les télévisions locales (France bleu, France 3, etc.) afin d organiser des reportages et interview sur l action de leurs équipes en lien avec le coordinateur général de l ADF.

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25 Vos Contacts Pour organiser le passage du Tour de France dans votre département, vous pouvez contacter : Questions protocolaires et partenariat ASO : Assemblée des Départements de France Baptiste MAURIN (Cabinet) Tél Mobile : Courriel : baptiste.maurin@departements.fr Coordination sur le Tour de France, presse, suivi logistique et technique : André BANCALÀ (ADREM CONSEIL) Tél. : Mobile : Courriel : andre.bancala@free.fr Responsable des permanents ADF : Anne-Marie FREDERIC (Aménagement du territoire et mobilité) Tél. : anne-marie.frederic@departements.fr Unité mobile de communication de l ADF : Anne FAYARD (Mission animation) Tél. : Courriel : anne.fayard@departements.fr Relations extérieures et Coordination générale: Amaury Sport Organisation Cyrille TRICART (Responsable collectivités et validation des projets de communication) Tél. : Mobile : Courriel : ctricart@aso.fr Pour plus d information Toutes les informations relatives au Tour de France 2014 sont sur : Sont disponibles et téléchargeables sur le site ADF - : Le guide technique de recommandation pour les responsables de la gestion de la route ; Le dépliant aide-mémoire à destination des agents positionnés sur le parcours Guide pratique pour les agents sur le Tour ; Le dossier de presse de l ADF relatif au Tour de France ; Le mode d emploi Comment préparer le Tour de France ; Les bulletins quotidiens «Regards de route» qui donnent chaque jour des informations sur l étape, la route, la météo et les sites touristiques traversés. 25

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