Arrangements contractuels en pharmacovigilance Séminaire Bonnes pratiques de pharmacovigilance vétérinaire

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1 en pharmacovigilance Séminaire Bonnes pratiques de pharmacovigilance vétérinaire Grégory Verdier Anses-ANMV

2 Cadre général Notion d arrangements contractuels Lorsque un responsable ou une entreprise ne peut ou ne souhaite pas, personnellement, accomplir la totalité des tâches ou des attributions qui lui incombent, il peut confier l exécution de tout ou partie de ces tâches ou attributions à une autre personne ou entreprise. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 2

3 Cadre général Notion d arrangements contractuels Dans le domaine pharmaceutique, on distingue deux principaux types d arrangements contractuels: Le contrat de prestation de service La délégation 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 3

4 Prestation de service Définition: Opération contractuelle par laquelle une personne ou une entreprise confie, sous sa responsabilité et sous son contrôle, à une autre personne ou entreprise extérieure tout ou partie de l'exécution des tâches qui sont à sa charge. Appliquée à la pharmacovigilance La prestation de service en pharmacovigilance est une opération contractuelle par laquelle un responsable de la mise sur le marché (donneur d ordre) confie, sous sa responsabilité et sous son contrôle, à une autre personne ou entreprise extérieure (prestataire) tout ou partie de l'exécution des tâches de pharmacovigilance qui sont à sa charge. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 4

5 Prestation de service Prestation de service Champ de la prestation de service / Pharmacovigilance: Soustraitance La sous-traitance: un cas particulier de la prestation de service (1/2) Le code de la santé publique (R ) ne prévoit une sous-traitance que pour des activités confiées entre établissements pharmaceutiques vétérinaires de même statut : ex : fabricant à fabricant, exploitant à exploitant 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 5

6 Prestation de service Prestation de service Champ de la prestation de service / Pharmacovigilance: Soustraitance La sous-traitance: un cas particulier de la prestation de service (2/2) Les limites: Le contrat liant un titulaire d AMM et un exploitant est qualifié plutôt de contrat de prestation de service au regard de ce qui existe entre un titulaire d AMM et un fabricant (i.e. établissements pharmaceutiques vétérinaires de statut différent). 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 6

7 Prestation de service Conditions de réalisation: La sous-traitance: R ) : «Les exploitants de médicaments vétérinaires mentionnés au 3 de l'article R peuvent sous-traiter tout ou partie des opérations de pharmacovigilance mentionnées aux articles R et R : soit à un autre établissement pharmaceutique vétérinaire installé en France ; soit à un organisme installé dans un autre Etat membre de l'union européenne et chargé par le titulaire de l'autorisation de mise sur le marché de réaliser ces opérations. [ ]» 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 7

8 Prestation de service Conditions de réalisation: La prestation de service: Les autres cas de transfert de tâches de pharmacovigilance d un responsable de la mise sur le marché vers une personne ou entreprise extérieure. ex: Titulaire et exploitant, responsable de la mise sur le marché et distributeur(s) hors France 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 8

9 Prestation de service Conditions de réalisation: Ce transfert dans l exécution de tout ou partie des tâches de pharmacovigilance se déroule dans le cadre d'un contrat écrit qui fixe, conformément aux bonnes pratiques prévues à l'article L applicables à ces opérations les obligations respectives du responsable de la mise sur le marché et du prestataire. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 9

10 Prestation de service Conditions de réalisation: Le responsable de la mise sur le marché donneur d ordre demeure le seul responsable : de l accomplissement de toutes les obligations en matière de pharmacovigilance ainsi que de la qualité et de l'intégrité des données de pharmacovigilance. Il lui incombe de veiller à ce que des arrangements contractuels documentés, clairs et détaillés, pour satisfaire aux obligations en matière de pharmacovigilance soient mis en place entre lui et les personnes ou organisations impliquées dans l accomplissement des obligations de pharmacovigilance. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 10

11 Prestation de service Conditions de réalisation: Ces informations relatives aux arrangements contractuels sont mentionnées dans le DDPS qui est transmis lors de la demande d autorisation de mise sur le marché. Elles sont présentées également lors de la demande d importation parallèle, d enregistrement ou de la demande d autorisation de préparation d autovaccins. l'agence nationale de sécurité sanitaire de l'alimentation, de l'environnement et du travail est informée afin que celle-ci soit en mesure de vérifier que le prestataire possède la compétence et les moyens suffisants. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 11

12 Prestation de service Assurance Qualité Conditions de réalisation: Contrôle Qualité La personne ou organisation avec laquelle un arrangement contractuel a été conclu met en œuvre les procédures d assurance et de contrôle de la qualité et accepte de faire l objet d un audit par, ou pour, le compte du responsable de la mise sur le marché. Elle accepte également de se soumettre aux inspections des autorités compétentes. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 12

13 Prestation de service Exemple de contrat de prestation de service: Cas 1. Contrat de prestation de service complète des obligations en PHV Ex : un titulaire confie les activités de pharmacovigilance à un exploitant français. Le contrat doit préciser au minimum les points suivants : - Parties concernées - Périmètre (produit, territoires, durée, ) - Définitions - Langue utilisée pour les échanges (et moyens utilisés) - Les bases réglementaires à respecter : Volume 9b, CSP et BPPV (si France) - Procédures ou référentiels éventuels du donneur d ordre à respecter - La liste complète des activités confiées (cf. modèle de tableau en annexe) - Les obligations de chaque partie et les modalités d échange entre chaque partie - La liste des personnes contacts de chaque partie - La possibilité d être audité par, ou pour, le compte du responsable de la mise sur le marché - Le devenir des données de pharmacovigilance et responsabilité de chaque partie lors de la rupture du contrat - 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 13

14 Prestation de service Exemple de contrat de prestation de service: Cas 1. Contrat de prestation de service complète des obligations en PHV Ex : un titulaire confie les activités de pharmacovigilance à un exploitant français. Annexes - Informations détaillées concernant les points de contacts en matière de pharmacovigilance - Tableau des activités confiées au prestataire 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 14

15 Prestation de service Exemple de contrat de prestation de service: Cas 1. Contrat de prestation de service complète des obligations en PHV Ex : un titulaire confie les activités de pharmacovigilance à un exploitant français. Tableau des activités confiées au prestataire Principales opérations de pharmacovigilance Gestion des effets indésirables : - Réception - Enregistrement - Revue et gestion des données - Contrôle qualité et détection de doublon - Investigation et suivi - Codification, évaluation et classification - Déclaration aux autorités Evaluation continue du rapport bénéfice / risque des MV : - Préparation, élaboration, vérification et transmission des PSUR - Détection et évaluation signal - Gestion de l information issue de la littérature - Signalement et communication sur le changement du rapport bénéfice / risque d un MV Gestion des échanges avec les autorités : - Demande d information par les autorités - Gestions des restrictions et des variations d AMM - Respect des engagements en lien avec l octroi de l AMM Gestion de la base de données de pharmacovigilance : - Description, validation et contrôle des changements - Sécurité et intégrité des données - Maintenance et plan de reprise après sinistre - Archivage des données Gestion de la qualité en lien avec les activités de pharmacovigilance : - Formation - Documentation et contrat de sous-traitance - Contrôle qualité et gestion des actions correctives et préventives (CAPA) - Audit du système de pharmacovigilance 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 15

16 Exemple de contrat de prestation de service: Ex : Prestation de service Cas 2. Contrat de prestation de service partielle des obligations en PHV 1. Un titulaire d AMM confie certaines activités de pharmacovigilance à un exploitant français. (prestation) 2. Un titulaire d AMM (et exploitant français) sous-traite certaines activités de pharmacovigilance à un autre exploitant français. Le contrat doit préciser au minimum les points suivants : - Parties concernées - Périmètre (produit, territoires, durée, ) - Définitions - Langue utilisée pour les échanges (et moyens utilisés) - Les bases réglementaires à respecter : Volume 9b, CSP et BPPV (si France) - Procédures ou référentiels éventuels du donneur d ordre à respecter - La liste complète des activités confiées (cf. modèle de tableau en annexe) - Les obligations de chaque partie et les modalités d échange entre chaque partie - La liste des personnes contacts de chaque partie - La possibilité d être audité par, ou pour, le compte du responsable de la mise sur le marché - Le devenir des données de pharmacovigilance et responsabilité de chaque partie lors de la rupture du contrat - 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 16

17 Exemple de contrat de prestation de service: Ex : Prestation de service Cas 2. Contrat de prestation de service partielle des obligations en PHV 1. Un titulaire d AMM confie certaines activités de pharmacovigilance à un exploitant français. (prestation) 2. Un titulaire d AMM (et exploitant français) sous-traite certaines activités de pharmacovigilance à un autre exploitant français. Annexes - Informations détaillées concernant les points de contacts en matière de pharmacovigilance - Procédure et modèle de formulaire éventuels - La liste complète des activités confiées, des activités conservées par le responsable de la mise sur le marché et obligations associées - 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 17

18 Prestation de service Exemple de contrat de prestation de service: Tableau des activités confiées au prestataire Cas 2. Contrat de prestation de service partielle des obligations en PHV Principales opérations de pharmacovigilance Obligations du Donneur d ordre Obligations du Prestataire Gestion des effets indésirables : - Réception - Enregistrement - Revue et gestion des données - Contrôle qualité et détection de doublon - Investigation et suivi - Codification, évaluation et classification - Déclaration aux autorités Evaluation continue du rapport bénéfice / risque des MV : - Préparation, élaboration, vérification et transmission des PSUR - Détection et évaluation signal - Gestion de l information issue de la littérature - Signalement et communication sur le changement du rapport bénéfice / risque d un MV Gestion des échanges avec les autorités : - Demande d information par les autorités - Gestions des restrictions et des variations d AMM - Respect des engagements en lien avec l octroi de l AMM Gestion de la base de données de pharmacovigilance : - Description, validation et contrôle des changements - Sécurité et intégrité des données - Maintenance et plan de reprise après sinistre - Archivage des données Gestion de la qualité en lien avec les activités de pharmacovigilance : - Formation - Documentation et contrat de sous-traitance - Contrôle qualité et gestion des actions correctives et préventives (CAPA) - Audit du système de pharmacovigilance 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 18

19 Exemple de contrat de prestation de service: Ex : Prestation de service Cas 3. Contrats de distribution In ou Out impliquant une partie gestion de la pharmacovigilance 1. un titulaire d AMM confie certaines activités de pharmacovigilance à un distributeur* dans l EEE (hors France) ou hors EEE. 2. un exploitant français confie certaines activités de pharmacovigilance à un distributeur* hors France. * Un établissement qui commercialise dans d autres pays distributeur en gros de MV tel que définit dans le CSP Le contrat doit préciser au minimum les points suivants : - Parties concernées - Périmètre (produit, territoires, durée, ) - Définitions - Langue utilisée pour les échanges (et moyens utilisés) - Les bases réglementaires à respecter : Volume 9b, CSP et BPPV (si France) - Procédures ou référentiels éventuels du donneur d ordre à respecter - La liste complète des activités confiées (cf. modèle de tableau en annexe) - Les obligations de chaque partie et les modalités d échange entre chaque partie - La liste des personnes contacts de chaque partie - La possibilité d être audité par, ou pour, le compte du responsable de la mise sur le marché - Le devenir des données de pharmacovigilance et responsabilité de chaque partie lors de la rupture du contrat 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 19

20 Exemple de contrat de prestation de service: Ex : Prestation de service Cas 3. Contrats de distribution In ou Out impliquant une partie gestion de la pharmacovigilance 1. un titulaire d AMM confie certaines activités de pharmacovigilance à un distributeur* dans l EEE (hors France) ou hors EEE. 2. un exploitant français confie certaines activités de pharmacovigilance à un distributeur* hors France. * Un établissement qui commercialise dans d autres pays distributeur en gros de MV tel que définit dans le CSP Annexes - Informations détaillées concernant les points de contacts en matière de pharmacovigilance - Procédure et modèle de formulaire éventuels - La liste complète des activités confiées, des activités conservées par le responsable de la mise sur le marché et obligations associées - 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 20

21 Prestation de service Exemple de contrat de prestation de service: Tableau des activités confiées au prestataire Cas 3. Contrats de distribution In ou Out impliquant une partie gestion de la pharmacovigilance Principales opérations de pharmacovigilance Obligations du Donneur d ordre Obligations du Distributeur Gestion des effets indésirables : - Réception - Enregistrement - Revue et gestion des données - Contrôle qualité et détection de doublon - Investigation et suivi - Codification, évaluation et classification - Déclaration aux autorités Evaluation continue du rapport bénéfice / risque des MV : - Préparation, élaboration, vérification et transmission des PSUR - Détection et évaluation signal - Gestion de l information issue de la littérature - Signalement et communication sur le changement du rapport bénéfice / risque d un MV Gestion des échanges avec les autorités : - Demande d information par les autorités - Gestions des restrictions et des variations d AMM - Respect des engagements en lien avec l octroi de l AMM Gestion de la base de données de pharmacovigilance : - Description, validation et contrôle des changements - Sécurité et intégrité des données - Maintenance et plan de reprise après sinistre - Archivage des données Gestion de la qualité en lien avec les activités de pharmacovigilance : - Formation - Documentation et contrat de sous-traitance - Contrôle qualité et gestion des actions correctives et préventives (CAPA) - Audit du système de pharmacovigilance 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 21

22 Délégation Définition: (1/2) Lorsqu un responsable ne peut ou ne souhaite pas exercer personnellement et pleinement la totalité des attributions qui lui incombent (taille de l entreprise, dispersion géographique, recherche de compétence spécifique), il peut procéder à des délégations (transferts) de pouvoirs ou de signature envers d autres personnes sous son autorité hiérarchique. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 22

23 Délégation Définition: (2/2) La délégation de pouvoirs entraine un transfert des pouvoirs découlant du mandat social ou de la loi du délégant au délégataire avec transfert des obligations et responsabilités. Elle peut dans certaines circonstances exonérer le délégant de sa responsabilité pénale mais en aucun cas de la responsabilité civile. La jurisprudence s attache à la taille de la société et à la possibilité ou non du dirigeant à veiller personnellement au respect de la réglementation. Les règles de forme et de fond et les conséquences sont des constructions jurisprudentielles. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 23

24 Délégation Appliquée au domaine pharmaceutique : Le code de la santé publique l organise en prévoyant la désignation de délégués (à la tête d établissements distincts) et d adjoints (en fonction du nombre d employés ou d ouvriers affectés à des opérations pharmaceutiques). Appliquée à la pharmacovigilance La personne qualifiée en charge de la pharmacovigilance (RPhv) peut se trouver en position de délégataire vis-à-vis du responsable pharmaceutique. Elle pourra elle-même sub-déléguer des tâches spécifiques, sous sa supervision, à des personnes formées et possédant des qualifications appropriées. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 24

25 Délégation Conditions de réalisation : Champ de la délégation La délégation conduit un délégant à confier à un délégataire des activités dans un domaine précis et pour une durée préalablement définie. La délégation ne peut être ni totale, ni générale : seule une fraction des pouvoirs peut être transférée*. L'acte portant délégation doit donc indiquer les matières pour lesquelles cette délégation est accordée. * cinq arrêts en date du 11 mars 1993 la chambre criminelle de la Cour de cassation définit les contours de la délégation de pouvoirs La loi ou les statuts de l entreprise ne doivent pas y faire obstacle. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 25

26 Délégation Conditions de réalisation : Champ de la délégation La délégation de pouvoir peut faire l objet de sub-délégations à des personnes subordonnées, mais le délégant initial peut s y opposer. - Il ne peut y avoir délégation des mêmes attributions ou d attributions indissociables à des personnes différentes. Il peut y avoir des délégations multiples à condition qu elles délimitent bien les champs respectifs (espace / temps). 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 26

27 Délégation Conditions de réalisation : Qualité du délégant Sachant que la délégation ne se fait que de personne à personne, le délégataire ne peut être le titulaire d AMM ou l entreprise, personne morale mais une personne physique clairement identifiée. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 27

28 Délégation Conditions de réalisation : Qualité du délégataire (1/2) Il doit y avoir un rapport de subordination entre le délégant et le délégataire. Ils doivent donc appartenir à la même société, à défaut au même groupe. Le délégataire ne peut donc être un sous-traitant / prestataire (extérieur). Le délégataire doit être un collaborateur disposant : d'une part, de l autorité et de toute la compétence requise par les responsabilités qu'il doit assumer et, d'autre part, d'une réelle autonomie dans son travail (moyens budgétaires adaptés, absence d'immixtion du délégant dans le périmètre délégué hormis, les contrôles visant à s'assurer que la délégation est correctement mise en œuvre). 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 28

29 Délégation Conditions de réalisation : Qualité du délégataire (2/2) La délégation est consentie par une personne à une autre personne. Tout changement dans la personne du délégataire ou du délégant a pour effet de rendre caduque la délégation. Le délégant peut reprendre la main à tout moment sans remettre en cause la délégation des attributions (cas de délégation de signature uniquement). 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 29

30 Délégation Conditions de réalisation : Formalisation de la délégation La délégation se déroule généralement dans le cadre d une décision formalisée par un écrit reprenant les obligations et les responsabilités liées aux attributions qui sont confiées au délégataire par le délégant (QPPV ou RPhv). Ce document est signé par les deux parties. Cette délégation peut revêtir la forme d une délégation de pouvoirs ou de signature. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 30

31 Exemple de délégation: Ex : Délégation Cas 4. Transfert de tâches dans le cadre d un groupe de sociétés (filiales / maison mère). 1. Une maison mère confie l évaluation des cas nationaux d un CAP à la filiale avant leur transfert à la maison mère. 2. Une maison mère confie la préparation des PSUR pour une AMM nationale à la filiale locale. D une manière générale, les lettres de délégation doivent être: datées et cosignées par le délégant et le délégataire, préciser les liens hiérarchiques entre eux, les tâches attribuées, et le cas échéant, la portée temporelle (période concernée) et spatiale (territoire concerné) de la délégation. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 31

32 Exemple de délégation: Arrangements contractuels Délégation Cas 4. Transfert de tâches dans le cadre d un groupe de sociétés (filiales / maison mère). Ex : Une maison mère confie l évaluation des cas nationaux d un CAP à la filiale avant leur transfert à la maison mère. Delegation letter Lettre de delegation M. or Ms XXXX, (function). will, accept to fulfill at the following pharmacovigilance tasks on French territory: collect and process all reports of SAE (including data entry, management and quality control) from all sources, enter them into the database, assess and validate them and expedite serious adverse reactions, human reactions and transmission of any infectious agent via a veterinary product ask for and manage follow up report(s), if necessary elaborate all PSUR of products sold in more than one country and submit them either directly to the CA or send them for submission via the national QPPV realise veterinary review and literature research answer promptly and completely to requests of information from CA This delegation is valid till. M. ou Mme XXXX, (fonction)... accepte en tant que remplaçant du responsable chargé de la pharmacovigilance de remplir les tâches de pharmacovigilance suivantes en son absence ou en cas d empêchement: de collecter et de traiter toute notification d effet indésirable issue de toutes sources, de les entrer dans la base de données, d'évaluer, de valider et de transmettre les effets indésirables graves. répondre rapidement et complètement aux demandes de renseignements des autorités compétentes Le xx / xx / 20xx M. ou Mme M. ou Mme RPhV (fonction) The xx/xx/20xx M. or Ms M. or Ms EU QPPV (function) 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 32

33 Cas particuliers Possibilité de confier des opérations de pharmacovigilance à un établissement non pharmaceutique Problématique signalée par l industrie Distorsion avec la réglementation humaine Difficultés d obtention de solution transitoire ou pérenne de suppléance vétérinaire au sein des établissements exploitants. Position ANMV Le fait de confier des opérations matérielles ou intellectuelles relatives à certaines activités de pharmacovigilance est accepté selon la réglementation en vigueur dans l UE et en France avec réserve, Une liste des opérations susceptibles d être externalisées à des établissements non pharmaceutiques est en cours d élaboration. Seront précisés: les activités concernées, les restrictions éventuelles, et les circonstances acceptables pouvant menées à l externalisation. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 33

34 Cas particuliers Possibilité de confier des opérations de pharmacovigilance à un établissement non pharmaceutique Position ANMV: conditions Avant tout transfert d activités, le donneur d ordre est responsable de l'évaluation de la pertinence et la compétence du prestataire lui permettant mener à bien les activités qui seront externalisées. Par la suite, le donneur d ordre est également chargé de veiller que les principes et les lignes directrices des BPPV sont suivis pour les activités externalisées. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 34

35 Cas particuliers Transfert ascendant de tâches de pharmacovigilance au sein d un groupe Problématique signalée par l industrie Dans certains cas, le responsable de la mise sur le marché d une AMM est une filiale (ex: AMM nationale). Il peut arriver que certaines tâches de pharmacovigilance soient centralisées au sein de la maison mère. Dans cette situation, il ne s agit ni d une délégation (absence de lien hiérarchique dans le sens Filiale >>> Maison mère) ni d une réelle prestation de service (absence de prestataire externe). Position ANMV: Le fait pour une filiale de ne pas assurer certaines des opérations relatives à certaines activités de pharmacovigilance conservées par la maison mère est accepté. Cette répartition dans l exécution de tâches de pharmacovigilance se déroule dans le cadre d'un document écrit (procédure, internal agreement ) qui fixe, les obligations respectives de chaque partie. 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 35

36 Questions?? 16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 36

37 en pharmacovigilance Séminaire Bonnes pratiques de pharmacovigilance vétérinaire Grégory Verdier Anses-ANMV