Le volume de données, informations, documents, images indispensables à l activité des entreprises ou institutions ne cesse d augmenter.

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1 PRESTATIONS DE CONSEIL ET D INGENIERIE DOCUMENTAIRES CONTACT : DOMINIQUE CHICHEREAU Consultante 290, route de l Empereur Rueil-Malmaison Tél. : Mél. : dchichereau@cidim.fr http//: PRESENTATION Le volume de données, informations, documents, images indispensables à l activité des entreprises ou institutions ne cesse d augmenter. Dans ce contexte d augmentation et de diversification constante des sources documentaires, l appréhension, l organisation, la gestion et la circulation de ces masses d informations doit, plus que jamais, être au cœur des préoccupations des institutions. Les prestations proposées par CIDIM s'adressent à tous les organismes soucieux de rationaliser leur gestion documentaire. Offrant uniquement des prestations intellectuelles d'étude ou de formation, les interventions sont complètement indépendantes des fournisseurs de logiciels, de supports ou d'équipements, ainsi que des prestataires de traitement et de conservation. La démarche mise en oeuvre pour aboutir à la maîtrise de la chaîne documentaire s appuie sur une expertise de la gestion de fonds documentaires et sur maîtrise des techniques relatives à la GED (Gestion Électronique de Documents) et aux photothèques numériques. Cette démarche permet de mettre en place un système documentaire optimal afin de fournir le bon document, au bon moment au bon interlocuteur. Une information pérenne, remise à jour dans les plus brefs délais et disponible en temps réel, est en effet une ressource essentielle pour la bonne marche de toute entreprise, pour sa productivité, la sécurité de ses installations et la qualité de ses produits et services. Les préconisations, les lignes d action et les évaluations fonctionnelles proposées dans ce cadre, préparent la mise en œuvre durable d un fonctionnement documentaire performant. 1/6

2 GAMME DE PRESTATIONS Les interventions consistent en un rôle de conseil, d assistance à la Maîtrise d œuvre et de coordination des différents partenaires techniques intervenant dans les projets documentaires. Cette offre est adaptée à des fonds pluridisciplinaires et se profile en fonction des besoins de l entreprise cliente. Un service véritablement sur mesure adapté à la taille, au mode de fonctionnement, à l esprit et aux objectifs de l entreprise ; un service de qualité, dans le respect de la déontologie, qui privilégie le contact humain et supposant une coopération forte avec les décideurs et les utilisateurs. Les prestations s articulent selon les différents pôles suivants : CONSEIL Étude préalable : analyse de l existant, expression des besoins, expertise de fonds, afin de déterminer le volume de documents, leur qualité, Établissement de recommandations concernant la structuration des fonds, la définition des règles de gestion, la rationalisation des processus de travail, Rédaction de cahiers des charges, Ingénierie documentaire et aide au choix des familles d outils appropriés, Accompagnement à la mise en place de banques d images, Élaboration de langages documentaires : thésaurus, listes d index, plans de classement, arborescences de classement des informations dans le cadre de portails Accompagnement du changement par des actions de communication, la définition de procédures de travail, l établissement de plans de formations, afin de faciliter l appropriation des dispositifs proposés. MANAGEMENT DE PROJET Assistance à maîtrise d ouvrage, Animation de projet, Coordination d équipes (internes et de prestataires), Gestion de sous-traitants (laboratoires photo, prestataires pour la numérisation, pour l alimentation de banques de données, éditeurs de logiciels ). CONCEPTIONS ET ANIMATIONS DE FORMATIONS A LA GESTION DOCUMENTAIRE Formation au tri sélectif pour ne conserver que les documents pertinents à partir de critères définis, Formation et sensibilisation à l identification et au signalement des droits d auteur et mentions obligatoires (copyright), Formation, à l alimentation d une base de données, à l indexation et à la recherche de documents. 2/6

3 PRINCIPALES REFERENCES DE DOMINIQUE CHICHEREAU DOCUMENTATION AUDIOVISUELLE Axa : pour la direction de la communication, analyse de l existant et des besoins en vue de la refonte de l application de gestion de la médiathèque, suivi de projet. Transdev : audit de la qualité des indexations des images de la photothèque, établissement du thésaurus et du protocole d indexation. Établissement public du musée et du domaine national du Château de Versailles : pour la direction des archives, audit et recommandations pour la gestion du service audiovisuel. Groupe Caisse des Dépôts et Consignations : pour la direction de la communication, audit de l existant et des besoins en vue de l amélioration de l application de gestion de la photothèque. Conseil Général du Loiret : pour la direction de la communication, définition des modes d indexation des fonds iconographiques. Groupe Lafarge : pour l agence éditoriale de la Direction de la communication, aide au choix du prestataire, rédaction des spécifications fonctionnelles, création du thésaurus, maîtrise d œuvre pour la mise en place la nouvelle application de gestion de la médiathèque et coordination des différents acteurs : éditeur du logiciel, équipes d indexeurs, administrateurs internes. Ministère de l agriculture et de la pêche : pour le service audiovisuel, rédaction du cahier des charges destiné à l appel d offres (procédure de marché public) pour le choix d un prestataire apte à gérer le fonds iconographique et la vidéothèque. Suivi de projet de la mise en place de l application. Mairie de Vannes : Rédaction des spécifications fonctionnelles destinées à la mise en place de l application Établissement du thesaurus «images» destinés à l indexation des documents audiovisuels. Michelin : en partenariat avec l agence TBWA, audit du système existant et des besoins, rédaction du cahier des charges en vue d une réinformatisation de la médiathèque de la direction de la communication et des archives. Groupe Gaz de France : pour la Délégation à la Communication, benchmark des solutions de gestion de médiathèque et des prestataires. Aide à la rédaction de cahiers des charges destinés à l appel d offres pour le choix d un prestataire apte à gérer la banque images, le fonds iconographique et les outils de communication du Groupe. Groupe Total : pour la Direction de la Communication Institutionnelle, étude de l existant et des besoins en matière de gestion de l image ; rédaction du dossier de consultation destiné au choix du laboratoire photographique apte à héberger le fonds photographique et à effectuer des prestations de duplication et de tirage ; dépouillement des réponses à l appel à consultation ; rédaction du cahier des charges de l application informatique ; rédaction d un guide de procédures pour l alimentation de la photothèque, rédaction d un vade mecum des producteurs d images. Rédaction du cahier des charges de l application informatique et assistance à la direction juridique pour l établissement des contrats avec les prestataires (laboratoire photographique, éditeur de logiciel). Suivi de projet pour la mise en place d un logiciel de traduction automatique des légendes. Suivi de projet pour la mise en place d un système automatique de repérage des images en fin de droits sur les sites Internet/intranet du Groupe. Suivi de projet pour l évolution graphique et fonctionnelle de la photothèque. Assistance à la mise en place des photothèques branche (Business Unit) «chimie» et «exploration&production». 3/6

4 Agence photographique Voz image : rédaction du cahier des charges pour la mise en place de l application Sanofi-Synthélabo : pour la Direction de la Communication, prestations de conseil (audit des services producteurs de reportages audiovisuels et utilisateurs de la photothèque, étude de l existant et des besoins, préconisations de fonctionnement) ; informatisation de la photothèque (rédaction du cahier des charges, aide au choix du logiciel, accompagnement de la mise en ligne, suivi de l implantation du logiciel et assistance à la mise en oeuvre) ; réorganisation du fonds ; définition des procédures de travail ; rédaction des guides utilisateurs et administrateur ; encadrement des équipes chargées de l alimentation de la base images (3 000 photos, 50 films, 50 cassettes de rushes) ; suivi de la qualité des numérisations. La Maison du Lait (CIDIL) : pour la Direction de la Communication, rédaction du cahier des charges destiné au développement sous Minisis de la base photothèque ; accompagnement de la mise en ligne ; définition des procédures de travail ; rédaction des guides utilisateurs et administrateur ; suivi du catalogage, du légendage et de l indexation; gestion des laboratoires photo et vidéo (suivi de la numérisation). Groupe La Poste : pour la Direction de la Communication, rédaction du cahier des charges destiné au choix du laboratoire photographique pour la gestion externalisée de la photothèque. Sagem : rédaction du cahier des charges pour la mise en place de la photothèque informatisée pour les Directions de la Communication et du Marketing ; interfaçage avec le prestataire (éditeur du logiciel) ; suivi et coordination de projet. Geodis : pour la Direction de la Communication, rédaction des spécifications fonctionnelles destinées au développement d un outil de gestion de la médiathèque informatisée sous Lotus domino Notes. PRESTATIONS TEXTUELLES ET ORGANISATION DE SYSTEMES DOCUMENTAIRES Turbomeca (Groupe Snecma) : pour la direction du Marketing et dans un objectif d aide à la décision, audit des besoins en information des différentes Directions (Études, Industrielle, Turbines aéronautiques, Turbines terrestres & marines, Support aux opérateurs, Qualité et Marketing). Rédaction de préconisations opérationnelles afin d améliorer les fonctionnements de la collecte et de la diffusion d informations ainsi que de la veille marketing, concurrentielle et technique. La Maison du Lait (CIDIL) : pour la Direction de la Documentation, catalogage, indexation et résumé de fonds documentaires spécialisés dans les domaines de la technologie laitière et de la nutrition. Ministère de l environnement : Pour la Mission Bruit, records management des dossiers des chargés de missions ; création de la base informatisée, indexation et catalogage du fonds documentaire et des dossiers, rédaction de dossiers de presse relatifs au bruit (recherche de l information, conception de la forme et du contenu) pour le site internet. ATD documentation : production de notes de synthèse sur les coûts en documentation et les formats des données informatiques. Caisse des dépôts et consignations (CDC) : pour la Direction de la Qualité, établissement du plan de classement, organisation, catalogage et indexation du fonds documentaire; rédaction du cahier des charges pour l informatisation. OUTILS LINGUISTIQUES 4/6

5 Unesco : mise à jour du thésaurus Spines (Science and technology Policy Information Exchange System), destiné au traitement de l information relative à la science et la technologie au service du développement, comportant termes (répartis en descripteurs et non descripteurs) liés par relations sémantiques. Ce thésaurus n avait fait l objet d aucune actualisation depuis CDC Mercure : préconisations documentaires pour la mise en place du portail orienté client de la Caisse des Dépôts et Consignations. Total, Transdev, Caisse des dépôts et consignations, Conseil Général du Loiret, Mairie de Vanne, Lafarge, Sanofi-Synthélabo, CIDIL (Maison du Lait), Sagem : Établissement des thésaurus «images» destinés à l indexation des documents audiovisuels. Le Monde diplomatique : Révision du thésaurus (sous Thesaurus manager) et corrections de la base de données (Basis). Ministère de l environnement (mission bruit) : établissement du thésaurus destiné à l indexation des dossiers d affaires des chargés de missions. Délégation générale à la langue française (Ministère de la Culture) : Refonte des marques de domaines des nouveaux termes scientifiques et techniques de la langue française INRS : Normalisation et enrichissement d'un index d'accès aux tableaux des maladies professionnelles. Caisse des Dépôts et Consignations (Direction de la qualité) : Etablissement du plan de classement et du thésaurus "Qualité". Rhône-Poulenc Rorer : Fusion et uniformisation des langages documentaires de 5 bases de données. IFP (Institut français du Pétrole) : Etablissement d un plan de classement en correspondance avec un thésaurus interne. FORMATIONS ADBS : animation des stages «conception de thésaurus», «création d une banque d images», «indexation des photographies» et «quels référentiels pour accéder à l information». Université Paris X Mediadix : prise en charge du module «Gestion d un fonds photographique». Conseil Général de Seine et Marne : formation à la conception et à l utilisation de thésaurus et notamment du thésaurus Interdoc. IUP de Saint-Cloud : prise en charge du module «Classification, outils documentaires», en licence et en maîtrise. IUT de Paris (Paris V) : prise en charge du module «Conception de thésaurus» du DUT «Information/Communication). Université de Versailles/Saint-Quentin en Yvelines : prise en charge du module «Analyse documentaire et outils linguistiques» du DESS «Information scientifique et technique». Groupe AXA : pour la Direction de la Communication, formation des utilisateurs aux techniques documentaires et à la gestion d un fonds photographique. 5/6

6 PARTICIPATION A DES GROUPES DE TRAVAIL ADBS : participation au groupe de travail «langages documentaires et web sémantique». corédaction de l article : Les normes de conception, gestion et maintenance de thésaurus, évolutions récentes et perspectives, Documentaliste-Sciences de l'information, Volume /1, p. 66 à 74 ( AFNOR : membre de la commission GE10 (Groupe d Experts 10) de la commission de normalisation Afnor CN 357 «Modélisation, production et accès aux documents» de la commission générale CG 46 «Information et documentation», pour la mise à jour des normes documentaires relatives aux thésaurus (ISO DIS : Thésaurus et interopérabilité avec d'autres vocabulaires). 6/6