SERVICE DE LA DETTE À COURT TERME AU FONDS DE FONCTIONNEMENT

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1 Annexe S023 - Page 1 de 5 SERVICE DE LA DETTE À COURT TERME AU FONDS DE FONCTIONNEMENT 1 Le cégep doit en général procéder à des emprunts à court terme pour lui permettre de financer ses activités courantes. Il doit utiliser un compte bancaire distinct de celui qui sert au fonds des investissements. Le cégep conserve ou assume les intérêts générés par la gestion de la trésorerie. 2 Les revenus d intérêts sont inscrits au rapport financier annuel (RFA) au champ Les dépenses d intérêts présentées au champ 8300 regroupent les intérêts encourus au fonds de fonctionnement, les intérêts à la charge du cégep au fonds des investissements en conformité avec l annexe I017 et les intérêts encourus sur les emprunts associés au fonds des investissements, mais remboursables à même les propres deniers du cégep. 4 La base de calcul des intérêts à court terme encourus au fonds de fonctionnement et les étapes d enregistrement au chiffrier électronique utilisé pour ce calcul sont décrites aux paragraphes 5 à 35 de la présente annexe. 5 La base de calcul des intérêts sur la subvention due au fonds de fonctionnement (service de la dette à court terme) est fondée sur le principe suivant : le Ministère reconnaît qu'il est équitable, pour un cégep, de recevoir des versements mensuels calculés à partir de la subvention finale, qui n'est cependant connue qu'à l'analyse du RFA, selon un rythme préétabli. Le montant des versements mensuels est basé sur une prévision du Ministère, en début d'année. 6 Un chiffrier électronique fourni par le Ministère tient compte de la subvention finale, c'est-à-dire celle déterminée après l'analyse du RFA, qu'il répartit selon le rythme préétabli des versements; il tient compte également du solde dû au 30 juin de l'année antérieure, des ajustements faits à la subvention des années antérieures, des ajustements pour les allocations totalement dues à un mois donné, des ajustements pour les allocations dues à compter d'un mois donné, des certifications de crédits reportées de l'année antérieure et de l'année courante, des situations particulières vécues par les cégeps fiduciaires, etc. De plus, les comptes à recevoir ou les comptes à payer relatifs au volet «E» de FABES établis selon le paragraphe 70 de l annexe E002 doivent aussi être considérés au chiffrier électronique. 7 Trois situations importantes sont retenues quant aux moments où les allocations sont dues : 8 l'allocation est présumée due à compter du 1 er juillet d'une année scolaire et son paiement théorique est échelonné selon le rythme préétabli des versements. La plupart des allocations correspondent à cette situation. Le compte à recevoir ou le compte à payer du volet «E» de FABES représentant l ajustement pour l année scolaire courante est aussi présumé dû à compter de juillet; 9 l'allocation est présumée due à compter d'une certaine date et son paiement théorique est échelonné selon le rythme préétabli des versements, et ce, à compter de cette date seulement. Dans le cas d'une certification de crédits, cette information apparaît sous la rubrique «Date de financement prévue» (exemple : «À compter de novembre»); cette information apparaît également dans le

2 Annexe S023 - Page 2 de 5 document fourni par la DGF et intitulé «Sommaire par dates de financement au fonds de fonctionnement Année 20XX-20XX»; 10 l'allocation est présumée totalement due à une certaine date et son paiement théorique doit être fait à cette date en un seul versement. Dans les cas d'une certification de crédits, cette information apparaît sous la rubrique «Date de financement prévue», (exemple : «Totalement en novembre»); cette information apparaît également dans le document fourni par la DGF et intitulé «Sommaire par dates de financement au fonds de fonctionnement Année 20XX-20XX». De plus, le compte à recevoir ou le compte à payer du volet «E» de FABES représentant l ajustement pour l année scolaire antérieure est présumé totalement dû en juillet. 11 Le chiffrier électronique permet de calculer bimensuellement les intérêts dus au (ou à récupérer du) cégep sur le montant résiduel (versements théoriques cumulés moins versements effectués cumulés) en fonction du taux «des acceptations bancaires à un mois» le plus élevé au cours de chaque mois, plus une marge de 0,30 %. Le résultat du calcul est comptabilisé au RFA, au champ 8300 «service de la dette», sous la rubrique dette à court terme, et obtient un statut de dépense admise; à l'analyse du RFA, il donne lieu à une subvention (ou à une récupération) correspondante. 12 Le chiffrier électronique permet également au cégep de projeter avec une bonne précision les revenus d'intérêts qui lui seront accordés par le Ministère (à la suite de l'analyse du RFA) pour financer, en tout ou en partie, ses emprunts au fonds de fonctionnement ou pour compenser le manque à gagner découlant de l'usage de ses fonds (qu'autrement il aurait placés). Étapes d'enregistrement des données au «chiffrier des intérêts» 13 Le chiffrier des intérêts est verrouillé et les cases vides avec contour sont accessibles. 14 Tous les montants doivent être inscrits en milliers de dollars, exemple : $ correspond à ,5. 15 Le calcul des intérêts sur la subvention à l'aide du chiffrier électronique est la dernière opération à effectuer au fonds de fonctionnement; si la case «financement (récupération) du Ministère» du RFA, au champ 8300 «service de la dette», n'est pas vide, le cégep doit exclure ce montant de la subvention à inscrire à la ligne 1 du chiffrier des intérêts. 16 Les données à enregistrer en regard des lettres A à S qui suivent font référence au modèle présenté à la dernière page de cette annexe. 17 A : le «nom du cégep» apparaît automatiquement si le cégep l'a d'abord inscrit dans le titre de la page 1 du RFA, chiffrier «fonds de fonctionnement». 18 B : l'«année scolaire» est une case protégée. 19 C : inscrire dans cette case la subvention totale de l année courante en ajoutant le compte à recevoir ou le compte à payer du volet «E» de FABES représentant l ajustement pour l année scolaire courante, en excluant :

3 Annexe S023 - Page 3 de 5 le total des «Allocations totalement dues» (étape «J»), moins le montant inscrit dans la case «Solde antér.» (étape «I») et moins le montant inscrit pour le compte à recevoir ou le compte à payer du volet «E» de FABES représentant l ajustement de l année scolaire antérieure; le total des «allocations à compter de» (étape «K»); s il y a lieu, les intérêts déjà inscrits au RFA, au champ 8300 «service de la dette», à la rubrique financement (récupération). 20 D : transcription automatique dans cette case des certifications de crédits reportées au 30 juin de l'année antérieure afin de les considérer comme étant dues dans l'année en cours, en excluant le montant associé à la sous-embauche des enseignants de l année antérieure. 21 E : transcription automatique dans cette case des certifications de crédits reportées au 30 juin de l'année courante afin de les considérer comme n'étant pas dues dans l'année en cours, en excluant le montant associé à la sous-embauche des enseignants de l année courante. 22 F : le montant apparaissant dans la case «Total pris en considération» est utilisé pour le calcul des intérêts dus au (ou à récupérer du) cégep selon le rythme préétabli des versements théoriques dus, comparés aux versements mensuels cumulatifs effectués par le Ministère. 23 G : transcription automatique, dans cette case, du solde de la subvention à recevoir (à payer) au 30 juin de l'année antérieure après analyse par le Ministère et du compte à recevoir du volet «E» de FABES de l année scolaire t-2 et de l année scolaire t-1, afin de le considérer comme totalement dû au 1 er juillet de l'année en cours. 24 H : le montant apparaissant dans la case «Solde antérieur pris en considération» permet d'établir les intérêts dus au (ou à récupérer du) cégep sur le solde de la subvention à recevoir (à payer) au 30 juin de l'année antérieure en excluant le montant établi à l'étape «D». Il se reporte au haut de la colonne «J» dans la case «Solde antér.». 25 I : le montant apparaissant dans la case «Solde antér.» est intégré au total de cette colonne et est considéré par le chiffrier électronique comme étant «totalement dû» au 1 er juillet. 26 J : transcription automatique dans la colonne «Allocation totalement due» des allocations effectuées sous forme de certifications de crédits et identifiées comme totalement dues «T» à un moment précis de l'année. Il est présumé que son paiement théorique a été effectué à cette date en un seul versement. Cette information est fournie au cégep dans le «Sommaire par dates de financement au fonds de fonctionnement Année 20XX-20XX». 27 K : transcription automatique dans la colonne «Allocation à compter de» des allocations effectuées sous forme de certifications de crédits et identifiées comme étant dues à compter d'un moment précis de l'année. Son paiement est échelonné selon le rythme préétabli des versements à compter de cette date seulement. Cette information est fournie au cégep dans le «Sommaire par dates de financement au fonds de fonctionnement Année 20XX-20XX».

4 Annexe S023 - Page 4 de 5 28 L : les montants apparaissant dans la colonne «Ajust. cumulés théoriques» sont une accumulation des effets qu'ont les «Allocations totalement dues» et les «Allocations à compter de» sur les versements théoriques. 29 M : les montants apparaissant dans la colonne «Versements théoriques dus» sont établis en fonction du rythme préétabli des versements théoriques dus bimensuellement sur le montant établi à l'étape «F» et des «Ajust. cumulés théoriques» de l'étape «L». 30 N : les montants apparaissant dans la colonne «Versements théoriques cumulatifs dus» sont le cumulatif bimensuel des montants obtenus à l'étape «M». 31 O : transcription automatique dans la colonne «Versements effectués» des versements reçus du Ministère au cours de l'année, tels que confirmés par la Direction des systèmes et du contrôle à la fin de l année scolaire. Le montant total doit correspondre à celui inscrit au RFA à la page subvention à recevoir (à payer), sous la rubrique encaissement de l année. 32 P : les montants apparaissant dans la colonne «Cumulatifs effectués» sont le cumulatif bimensuel des montants inscrits à l'étape «O». 33 Q : les chiffres apparaissant dans la colonne «T.A.B.» sont des taux «des acceptations bancaires à 1 mois». Le Ministère prend le taux le plus élevé au cours de chaque mois, auquel il ajoute une marge de 0,30 %. Ces taux sont obtenus du ministère des Finances et sont disponibles sur son site Internet. 34 R : les chiffres apparaissant dans la colonne «Intérêts dus (à récup.)» sont établis à partir de la formule suivante : R = [(N + somme des R antérieurs) - P] x Q/24 R : pour les intérêts dus ou à récupérer pour la quinzaine concernée; N : pour versements théoriques cumulatifs dus; P : pour versements cumulatifs effectués; Q : pour taux «des acceptations bancaires à 1 mois» le plus élevé au cours de chaque mois, majoré de 0,30 %. 35 S : le chiffre apparaissant dans la case «Intérêts dus au (à récupérer du) cégep» représente la somme des intérêts calculés à l'étape «R» et est reporté automatiquement au RFA, au champ 8300 «service de la dette».

5 Annexe S023 - Page 5 de 5 MODÈLE *T.A.B. : «Taux des acceptations bancaires à un mois» le plus élevé au cours de chaque mois, plus une marge de 0,30 %. CÉGEP : A Année scolaire : 2xxx-2xxx B (Milliers $) Compte client ou fournisseur pour le volet "E" (année courante) et la subvention 20xx-20xx établie au C (1) RFA excluant les allocations inscrites en J et K ci-dessous D Certifications de crédits reportées au 30 juin 20xx (2) Certifications de crédits reportées au 30 juin 20xx E (3) Total pris en considération F (4) = (1) + (2) - (3) G Solde dû au 30 juin 20xx (5) H A B Solde antérieur pris en considération (6) = (5) - (2) Rythme Allocation Allocation L M N O P Q *T.A.B. Intérêts cumul. totalement à compter Ajust. Versements Versements Versem. Cumulatifs dus théorique due de cumulés théoriques théoriques effectués effectués (à récup.) MOIS (en %) (Milliers $) (Milliers $) théoriques dus cumul. dus R Solde antér. - I - 0,0 0,0 0,0 Juil 1,5-0,0 0,0 0,0 0,0 3-0,0 0,0 0,0 0,0 Août 4,5-0,0 0,0 0,0 0,0 6-0,0 0,0 0,0 0,0 Sept 9,5-0,0 0,0 0,0 0,0 13-0,0 0,0 0,0 0,0 Oct 17-0,0 0,0 0,0 0,0 21-0,0 0,0 0,0 0,0 Nov 25 J K - 0,0 0,0 0,0 0,0 29-0,0 0,0 0,0 0,0 Déc 33-0,0 0,0 0,0 0,0 37-0,0 0,0 0,0 0,0 Janv 41-0,0 0,0 0,0 0,0 45-0,0 0,0 0,0 0,0 Fév 49-0,0 0,0 0,0 0,0 53-0,0 0,0 0,0 0,0 Mars 57,5-0,0 0,0 0,0 0,0 62-0,0 0,0 0,0 0,0 Avril 68-0,0 0,0 0,0 0,0 74-0,0 0,0 0,0 0,0 Mai 80,5-0,0 0,0 0,0 0,0 87-0,0 0,0 0,0 0,0 Juin 93,5-0,0 0,0 0,0 0, ,0 0,0 0,0 XXXXX TOTAL 100, ,0 0,0 0,0 xxxxx 0,0 Intérêts dus au (à récupérer du) cégep : - S

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