Jean Bélanger. Antoine Migdilani Ginette Miron Gabrielle Sabbagh Marie Lise St-Pierre Julie Vaillancourt

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1 Tel qu adopté le 24 septembre 2013 PROCÈS-VERBAL DE LA CENT-CINQUANTE-QUATRIÈME SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CRDITED DE LAVAL, TENUE LE 11 JUIN 2013, À 19 HEURES, AU 304, BOUL. CARTIER OUEST À LAVAL Sont présents : M mes Lise Bergeron MM. Jean-Louis Bédard, prés. Michèle Girard, d.g.int. Jean Bélanger Nathalie Ladouceur Yann Desbiens Nicole Lanteigne Gilles Mailhot Linda Lessard, secr. Antoine Migdilani Ginette Miron Gabrielle Sabbagh Marie Lise St-Pierre Julie Vaillancourt Sont excusés : M mes Françoise Charbonneau, trés. Lisane Dostie Anne Geneviève Girard M. Germain Lafrenière, vice-prés. Sont invités : M me France Duquette (item 7.2 de l ordre du jour) M. Gilles Bernatchez (items 5.1 et 5.2 de l ordre du jour) Les membres ont reçu une convocation écrite dix (10) jours avant la séance du Conseil d administration. Le Président salue le public, composé de 31 personnes, dont 9 employés et 22 personnes de l extérieur. Un photographe et une journaliste du Courrier Laval sont également présents. Madame Suzanne D.-Daigneault prend note des délibérations. Madame Martine Gagné accompagne madame Nathalie Ladouceur ACCUEIL DE MADAME JULIE VAILLANCOURT Le Président souhaite la bienvenue à madame Julie Vaillancourt qui participe à sa première séance du Conseil depuis son entrée en fonction, à titre de directrice générale, le 3 juin dernier. Page 1 sur 12

2 Monsieur Bédard saisit également l occasion pour remercier madame Michèle Girard pour le professionnalisme et la rigueur démontrés dans l ensemble des fonctions occupées dans l établissement depuis plus de vingt ans, et plus particulièrement au cours de la dernière année comme directrice générale intérimaire QUESTIONS DE L ASSEMBLÉE Une liste de questions et de remarques signée par le président du Comité de résidents est remise au président du Conseil; ce dernier en fait lecture. Monsieur Bédard, tout comme madame Girard et madame Vaillancourt, entend les préoccupations du Comité de résidents. Tel que mentionné à la Fête des fleurs tenue à la Résidence Louise-Vachon le 9 juin, madame Vaillancourt rencontrera le Comité de résidents dans les prochaines semaines, sur la base d assises nouvelles. Par la voix de sa présidente, madame Ladouceur, le Comité des usagers se dissocie totalement des propos, tant écrits que verbaux, du Comité de résidents, notamment en regard de l application du Cadre de référence des comités d usagers et de résidents. Plusieurs parents, dont les proches sont hébergés à la Maison Val-des-Bois (ressource non institutionnelle sous la responsabilité de monsieur Sylvain d Astous), déposent leurs questions. Sans reprendre chacune des questions, madame Girard indique qu elle est bien au fait du dossier. Elle rappelle l ensemble du processus mis en place par l établissement à la suite de la décision de monsieur Sylvain d Astous de fermer sa ressource. Monsieur D Astous ayant refusé la dernière proposition faite par la direction, la démarche suivra son cours dans le meilleur intérêt des usagers et de leur famille Adoption de l ordre du jour Sur une proposition dûment faite, il est RÉSOLU À L UNANIMITÉ d adopter l ordre du jour, tel qu amendé. Page 2 sur 12

3 154.4 ADOPTION ET SUIVI DES PROCÈS-VERBAUX DU CONSEIL D ADMINISTRATION Séance ordinaire du 9 avril 2013 Sur une proposition dûment faite, il est RÉSOLU À L UNANIMITÉ d adopter le procès-verbal du 9 avril, tel qu amendé. En suivi de l item 6.2 Suivi de la situation financière, madame Girard fait état des recommandations du comité régional auquel nous siégeons, avec l OPHQ et d autres organismes lavallois. Ces recommandations répondent aux préoccupations de monsieur Lafrenière concernant le soutien financier accordé aux organismes pour la poursuite de leurs activités (équité dans l accès aux activités de jour pour l ensemble des personnes, offre de services diversifiée, incluant la clientèle TGC ). Très proactif, le comité régional travaille dans un esprit qui rejoint le nôtre, avec le souci d un juste partage des argents parmi les clientèles desservies Séance extraordinaire du 23 avril 2013 d adopter le procès-verbal du 23 avril, tel que rédigé RAPPORTS DU COMITÉ D AUDIT Présentation et adoption des états financiers annuels (AS-471) En l absence de madame Charbonneau, monsieur Bernatchez est invité à présenter le rapport financier AS-471 pour l exercice terminé le 31 mars Dans un premier temps, il fait part des commentaires élogieux de l auditrice indépendante, madame France Lessard lorsqu elle s est adressée au Comité d audit, le 6 juin : excellente gestion financière, aucun écart négatif, aucune déficience significative, aucune fraude ni soupçon. Une seule anomalie a été constatée, laquelle nous corrigerons dans les meilleurs délais. Madame Lessard a également apprécié la très bonne collaboration des personnes concernées par l exercice d audit. Page 3 sur 12

4 L établissement termine l exercice avec un écart positif des revenus sur les charges de $, à la suite d un transfert de $ au fonds d immobilisations. Ce surplus est sujet à libération par l Agence, une fois que l analyse financière aura été complétée. L avoir propre totalisera alors $. CA Faisant suite à une recommandation du Comité d audit, sur une proposition dûment faite, il est UNANIMEMENT RÉSOLU d adopter le rapport financier AS-471, tel que présenté. Les membres remercient monsieur Bernatchez pour la clarté de sa présentation Poursuite du mandat d audit confié à Raymond Chabot Grant Thornton ( ) CA Faisant suite à une recommandation du Comité d audit, sur une proposition dûment faite, il est résolu à l unanimité de poursuivre le mandat d audit confié à Raymond Chabot Grant Thornton pour l audit Présentation et adoption du budget d opération (RR- 446) : résolution Les membres reçoivent l outil préparé par la Direction des services administratifs, lequel trace les faits saillants ou grands pans du budget d opération pour l exercice Monsieur Bernatchez fait une présentation animée de ce budget, avec un comparatif avec l exercice précédent. Le budget est en équilibre, pour des revenus et des charges qui s équivalent. Les membres remercient madame St-Pierre et monsieur Bernartchez pour leur grande rigueur dans la gestion financière de l établissement. Page 4 sur 12

5 CA d adopter le budget d opération (RR-446), tel qu acheminé à l Agence de la santé et des services sociaux de Laval dans les délais prescrits, tout en s engageant à l atteinte de l équilibre budgétaire au 31 mars MODIFICATION DES SIGNATAIRES CA Contrats RNI et autres contrats de l établissement d autoriser la directrice générale, madame Julie Vaillancourt, à signer les contrats avec les responsables des ressources non institutionnelles(rni) de même que les autres contrats de l établissement. CA Chèques et effets bancaires Faisant suite à la nomination de madame Julie Vaillancourt à titre de directrice générale de l établissement, CA : Que les signataires maintenant autorisés à effectuer les effets bancaires (traites, emprunts, chèques) ou tout autre effet bancaire deux signatures requises soient : Julie Vaillancourt, directrice générale Marie Lise St-Pierre, directrice des services administratifs Gilles Bernatchez, coordonnateur des ressources financières, matérielles et techniques Lyly Vu, agente de gestion financière. Page 5 sur 12

6 Que les signataires maintenant autorisés à effectuer les transactions bancaires par internet via les Services Bancaires Internet (SBI) deux signatures requises soient : Marie Lise St-Pierre, directrice des services administratifs Gilles Bernatchez, coordonnateur des ressources financières, matérielles et techniques Lyly Vu, agente de gestion financière Lise Hénault, agente de gestion financière RAPPORTS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE Autorisation de produire un plan de surcapacité Madame Girard explique les attentes de l ASSSL pour contrer le débordement à la Cité-de-la-Santé. Il a été demandé aux établissements de mettre à la disposition de l hôpital une salle (un ou des lits) pour accueillir, au besoin, des patients en fin de soins actifs, et ce, pour du court terme. À la suite de l exercice réalisé par nos gestionnaires, il serait possible d accueillir de façon prioritaire quelques personnes à la Résidence Louise-Vachon. CA d entériner le plan de surcapacité acheminé à l Agence le 27 avril 2013, ce dernier s inscrivant dans le plan de désencombrement de l urgence de l hôpital Cité-de-la-Santé Adoption de la politique amendée sur les communications Madame France Duquette est invitée à présenter les principaux amendements apportés à la politique datée de 2008, notamment dans un objectif de cohérence avec le code d éthique et de déontologie. Elle tiendra compte des ajouts et commentaires des membres concernant la littératie et le devoir de réserve (obligation de loyauté). CA d adopter la politique sur les communications, sous réserve de nouveaux amendements signifiés auprès de la conseillère cadre aux communications. Page 6 sur 12

7 Retour sur la journée des politiques (22 mai) Madame Girard fait un suivi de cette activité tenue le 22 mai, alors que nous avons innové pour faire connaître dix-neuf (19) politiques et règlements, nouveaux ou revisités. Tout au cours de la journée, une présentation a été faite par une quarantaine de personnes à douze (12) groupes en rotation (environ 200 personnes) sous forme ludique. On se rejouit de ce grand taux de pénétration et du haut niveau de satisfaction des employés. Activité à répéter. Une activité se tiendra également à la Résidence Louise-Vachon Retour sur le Congrès de la Plate-forme parents (14 mai) Sous le thème «Avec la différence, j enrichis ma communauté», et avec ses différents ateliers et kiosques d information, cette activité s est avérée à nouveau cette année un grand succès : 90 participants, principalement des parents, des responsables de RNI et des partenaires. Des membres suggèrent la diffusion sur le site internet de l établissement d un résumé des activités de même que des résultats du sondage de satisfaction à l issue du Congrès. Il serait également intéressant de faire connaître aux administrateurs les préoccupations des parents (séance d information ou de travail) Suivi de la rencontre concernant l entente de gestion et d imputabilité Madame Girard fait un suivi de la rencontre du 10 juin avec l Agence et l équipe de direction concernant le projet d entente de gestion pour la présente année. L entente sera transmise aux administrateurs pour adoption à la séance du Conseil du 24 septembre RAPPORTS DE LA PRÉSIDENCE Retour sur le C.A. de la Fédération québécoise des CRDITED Monsieur Bédard fait un suivi des différents sujets abordés lors de la dernière séance du Conseil d administration de la Fédération, tenue à Québec, le 7 juin : Présentation du Livre Blanc (DI) dont la publication est prévue en Rencontre prochaine avec la ministre Hivon pour devancer cette publication. Consultation sur le Livre Blanc à l automne 2013; Page 7 sur 12

8 Table spéciale des directeurs généraux le 29 août pour le repositionnement de la planification stratégique de la Fédération. Le directeur général, monsieur Claude Belley, entend rencontrer tous les établissements au cours de l automne; Organisation du 20 e Anniversaire de la Fédération, prévu à l automne Désignation d un délégué au C.A. et à l AGA de la FQCRDITED Monsieur Bédard souhaite poursuivre son mandat à titre de délégué de l établissement à la FQCRDITED. CA de désigner le président, monsieur Jean-Louis Bédard, au conseil d administration et à l assemblée générale annuelle de la Fédération québécoise des CRDITED pour l année La représentation à l Assemblée générale annuelle est également assurée par la directrice générale, conformément au règlement de la Fédération Modification au calendrier du C.A CA d amender le calendrier adopté le 5 février 2013 comme suit : La séance ordinaire du Conseil du 17 septembre est reportée au 24 septembre 2013; La séance ordinaire du Conseil ainsi que l assemblée annuelle d information du 5 novembre sont reportées au 12 novembre Autorisation d emprunts à court terme Madame St-Pierre rappelle cette formalité, requise par le Ministère pour les emprunts à court terme auprès de Financement-Québec. Elle invite les membres à adopter la résolution, telle que libellée : Page 8 sur 12

9 CA ATTENDU QUE le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et en troubles envahissants du développement de Laval souhaite, conformément aux autorisations reçues du ministre de la Santé et des Services sociaux en vertu de lettres d autorisation qu il délivre de temps à autre, emprunter à court terme auprès de Financement-Québec; ATTENDU QU il est opportun d autoriser ces emprunts et d en approuver les conditions et modalités; IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : 1. QUE le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et en troubles envahissants du développement de Laval soit autorisé à contracter un ou plusieurs emprunts à court terme auprès de Financement-Québec et à conclure à cette fin avec cette dernière une convention de prêt à taux flottant (la «Convention de prêt à court terme»); 2. QUE les emprunts à court terme ainsi contractés comportent les conditions et modalités suivantes : a) le taux d intérêt applicable sur les emprunts à court terme sera celui fixé dans la Convention de prêt à court terme suivant les modalités déterminées conformément au décret n du 8 mars 2000 du gouvernement concernant les critères de fixation de taux d intérêt et la nature des coûts imputables sur les prêts consentis par Financement-Québec, tel que ce décret pourra être modifié ou remplacé de temps à autre; b) le montant de l encours des emprunts à court terme devant être contractés aux termes de la Convention de prêt à court terme ne devra, en aucun temps, excéder le montant autorisé de temps à autre par le ministre de la Santé et des Services sociaux en vertu des lettres d autorisation qu il délivre de temps à autre; et c) les emprunts à court terme devront être contractés uniquement pour les fins spécifiées dans les lettres d autorisation du ministre de la Santé et des Services sociaux. 3. QU aux fins de constater les emprunts à court terme contractés aux termes de la Convention de prêt à court terme, le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et en troubles envahissants Page 9 sur 12

10 du développement de Laval soit autorisé à émettre en faveur de Financement-Québec un billet global qui représentera de temps à autre le capital des emprunts à court terme ainsi contractés et dont le texte est en substance conforme au modèle de billet porté à l annexe de la Convention de prêt à court terme. L encours total des emprunts à court terme représenté de temps à autre par ce billet global sera indiqué à l annexe de ce billet. 4. QUE la Convention de prêt à court terme et le billet global, incluant son annexe, soient approuvés et que n importe lequel du Président, ou du Vice-président, ou du Trésorier, ou de la secrétaire du Conseil d administration de l établissement, soit autorisé pour et au nom du Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et en troubles envahissants du développement de Laval, à signer la Convention de prêt à court terme et le billet global, à consentir à toutes clauses et garanties non substantiellement incompatibles avec les dispositions des présentes, à recevoir le produit net des emprunts à court terme ou, le cas échéant, à consentir à ce qu il soit reçu par une personne qui sera désignée par le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et en troubles envahissants du développement de Laval, à en donner bonne et valable quittance, à livrer le billet global, incluant son annexe, à y apporter toute modification non substantiellement incompatibles avec les présentes, à poser tous les actes et à signer tous les documents nécessaires ou utiles pour donner plein effet aux présentes. 5. QUE la présente résolution remplace toutes les résolutions antérieurement adoptées pour les mêmes fins Résolution relative aux antécédents judiciaires La nomination d une nouvelle directrice générale appelle la résolution qui suit : CA d autoriser les personnes suivantes, madame Julie Vaillancourt, directrice générale, madame Caroline Saumure, chef de service à la Dotation des ressources, à agir auprès du Service de police de Ville de Laval pour la signature et le dépôt de demandes de vérification des antécédents judiciaires des personnes reconnues par l établissement comme ressources non Page 10 sur 12

11 institutionnelles (RI et RTF) ou des personnes majeures vivant dans la résidence où sont fournis les services, et pour la réception des résultats desdites vérifications RAPPORT DU COMITÉ DE VIGILANCE Rapport verbal de la rencontre du 10 mai Monsieur Bélanger fait un suivi de cette rencontre qui avait pour objet de poursuivre l étude du rapport d agrément et la réflexion autour de l outil de suivi du plan d amélioration. Il a été convenu de se centrer sur ce qui est en cours, l objectif étant de rendre l information plus rapidement intégrable. Une proposition sera faite en ce sens au Conseil, en septembre RAPPORTS DU COMITÉ DE GOUVERNANCE Date pour l activité de l automne 2013 En l absence des membres externes du Comité de gouvernance, les administrateurs sont invités à statuer dès maintenant sur une date pour l activité souhaitée à l automne. On convient du mardi 22 octobre, de 13 h à 19 h, au siège social (salle 236). Une confirmation sera transmise dans les meilleurs délais aux administrateurs Adoption du Code d éthique et de déontologie des administrateurs Les membres ont reçu le projet de code d éthique et de déontologie, tel que recommandé par le Comité de gouvernance. Celui-ci, plus volumineux que le précédent, est le modèle proposé aux établissements par l AQESSS. Certains membres proposent des précisions ou légères modifications. Le terme code d éthique pose question à certains membres qui le trouvent inadéquat. On convient d y revenir ultérieurement. Page 11 sur 12

12 CA Faisant suite à une recommandation du Comité de gouvernance et d éthique, sur une proposition dûment faite, il est UNANIMEMENT RÉSOLU d adopter le Code d éthique et de déontologie des membres du Conseil d administration, sous réserve des derniers amendements à y apporter CORRESPONDANCE Les membres sont invités à prendre connaissance des documents qui leur sont remis à titre informatif AFFAIRES DIVERSES Sans objet LEVÉE DE LA SÉANCE de lever la séance à 21 : 35 h. Le Président souhaite un bon été à tous! Jean-Louis Bédard, président Linda Lessard, secrétaire Page 12 sur 12

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