G PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE

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1 1549 G PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE PROCÈS-VERBAL DE LA 194 e SÉANCE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION des Centres jeunesse de l'outaouais (CJO) tenue le 18 avril 2012, à l édifice Marc-Sénéchal 105, boulevard Sacré-Cœur, local 010, à Gatineau PRÉSENCES : M. Jules Arsenault M. Claude Beaulieu, président Mme Marie-Claude Bégin M. Dave Blackburn M. Jean Bouchard Mme Louise Boivin Bouffard M. René Brousseau M. Luc Cadieux, directeur général Mme Lise Coulombe (17h25) M. François Hardy M. Pierre Lamirande Mme Marie-Ève Moreau Mme Cécile Patry Mme Sophie Potvin M. Stéphane Rivest ABSENCES MOTIVÉES : M. Raymond Ménard M. Michel Roy Mme Danielle Pharand INVITÉS: PUBLIC : M. Luc Desjardins Mme Sonia Mailloux Aucun SECRÉTAIRE DE SÉANCE : Marie-Claude Tremblay assistante-secrétaire 1. Lecture et adoption de l'ordre du jour 2. Lecture et adoption du procès-verbal 2.1 Adoption du procès-verbal de la séance ordinaire du 21 mars Suites de la séance du 21 mars Rapport du directeur général 3. Dossiers majeurs 3.1 Téléphonie 3.2 Planification stratégique 4. Affaires financières 4.1 Financement Québec Emprunt à court terme 5. Clientèle 5.1 Liste d'attente en protection de la jeunesse 5.2 Situation de l'engorgement dans les ressources d'hébergement en réadaptation 5.3 Autres indicateurs et cibles de gestion 6. Période de questions du public 7. Information 7.1 Rapport du président 7.2 Correspondance 7.3 Comité des usagers 8. Affaires courantes 8.1 Rapport Comité de vigilance et de la qualité 8.2 Rapport Comité de gouvernance et d éthique 8.3 Nomination Comité sur la gestion des risques

2 Politique relative à la vérification des antécédents judiciaires et de l absence d empêchement du personnel des Centres jeunesse de l Outaouais 8.5 Calendrier de conservation des documents 8.6 Transport des usagers 8.7 Demandes des médias Revue de presse 9. Affaires nouvelles 9.1 Calendrier des séances du Conseil pour Dépôt de documents 11. Levée de la séance Tous les avis de convocation requis ayant dûment été reçus et considérant qu il y a quorum, la séance est ouverte à 17 h 10. Afin d assurer la cohérence à la lecture du procès-verbal, les notes seront retranscrites selon la chronologie de l ordre du jour déposé. M. Cadieux présente Mme Tremblay, nouvellement nommée au poste de technicienne administrative, en remplacement de Mme Bouffard Desparois qui quittera pour la retraite à la fin avril. 1. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR SUR PROPOSITION dûment faite par Mme Boivin Bouffard, et appuyée par M. Bouchard, D'ADOPTER l'ordre du jour tel que proposé. 2. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL SUR PROPOSITION dûment faite par M. Arsenault, et appuyée par M. Brousseau, D'ADOPTER le procès-verbal de la séance du conseil d'administration 21 mars 2012 tel que déposé. 2.2 Suites de la séance du 21 mars 2012 Le directeur général informe les membres des suites du procès-verbal : 2.2 Suivis o Centre d excellence : Le coût reçu pour le projet est de 13 millions de dollars. Il faudra revoir les stratégies à adopter. Une approche a été faite auprès d une ressource externe. Trois options sont envisageables : demander à réduire les coûts du projet, revoir l ensemble du projet avec l Agence, ou le déposer tel quel. o Comités du conseil d administration : Le comité de gouvernance et d éthique et le comité de vigilance et de la qualité se sont réunis. Le comité d évaluation du directeur général ne s est pas réuni. Monsieur Luc Desjardins, directeur de services administratifs analyse la situation pour le renouvellement du contrat du DG en fonction des nouvelles règles.

3 1551 o Formation pour les membres du conseil d administration : o La journée d accueil des membres du nouveau conseil a eu lieu le 14 avril dernier. L animation faite par le Dr Guy Morissette, Pd-g de l Agence, a été appréciée. 3.2 Assemblée annuelle du conseil multidisciplinaire L assemblée s est tenue le 29 mars, à 8 h 30, au Centre communautaire Tétreau. Ce fut une belle réussite. Encore une fois, les jeunes et le personnel des C.J. de l Outaouais ont offert de belles prestations de leur savoir-faire. Incidence : Arrivée de Mme Lise Coulombe. 4.1 Suivi budgétaire L équilibre est visé et devrait être réalisé. Des compressions additionnelles sont à prévoir pour Les C.J. de l Outaouais sont toujours en attente de directives claires relativement au budget Rapport du directeur général Le directeur général commente le rapport transmis aux membres pour la période du 21 mars au 18 avril M. Cadieux mentionne les dossiers importants pour les C.J. de l Outaouais. Il invite les membres à participer au Gala des Prix d excellence du réseau SSSO le 6 mai 2012 à 14 h à la Maison de la culture de Gatineau. 3. DOSSIERS MAJEURS 3.1 Téléphonie Le projet de téléphonie IP a été refusé par le MSSS puisque l intention est d installer graduellement un système IP commun pour tous les établissements de la région. Ceci inclut un plan de migration et de récupération des systèmes hybrides qui auront été mis à niveau. Compte tenu de l urgence de la situation, le MSSS autorise l acquisition d un système «IP Read Y» qui pourra être récupéré lors du déploiement régional. CONSIDÉRANT la désuétude du système de téléphonie actuel et la difficulté de procéder aux réparations ; CONSIDÉRANT que les Centres jeunesse doivent procéder au remplacement du système de téléphonie ; CONSIDÉRANT que les coûts d acquisition du nouveau système excéderont $ ; SUR PROPOSITION dûment faite par M. Bouchard, et appuyée par M. Brousseau, D AUTORISER les procédures pour l appel d offres concernant l acquisition d un nouveau système de téléphonie.

4 Planification stratégique Une version finale doit être envoyée à l Agence la semaine prochaine. Elle sera présentée au CA à la réunion du mois de mai. Le Plan stratégique s articule autour de six grands enjeux : l expérience client, le plan d organisation, les ressources humaines, l offre de service, la performance, les installations. 4. AFFAIRES FINANCIÈRES 4.1 Financement Québec Emprunt à court terme CONSIDÉRANT QUE Les centres Jeunesse de l Outaouais souhaitent, conformément aux autorisations reçues du Ministre de la Santé et des Services sociaux en vertu de lettres d autorisation qu il délivre de temps à autre, à emprunter à court terme auprès de Financement-Québec; CONSIDÉRANT QU il est opportun d autoriser ces emprunts et d en approuver les conditions et modalités; SUR PROPOSITION dûment faite par M. Arsenault, Et appuyé par M. Blackburn, D AUTORISER Les centres Jeunesse de l Outaouais à contracter un ou plusieurs emprunts à court terme auprès de Financement-Québec et à conclure à cette fin avec cette dernière une convention de prêt (la «Convention de prêt à court terme»); QUE les emprunts à court terme ainsi contractés comportent les conditions et modalités suivantes : le taux d intérêt applicable sur les emprunts à court terme sera celui fixé dans la Convention de prêt à court terme suivant les modalités déterminées conformément au décret n du 8 mars 2000 du gouvernement concernant les critères de fixation de taux d intérêt et la nature des coûts imputables sur les prêts consentis par Financement-Québec, tel que ce décret pourra être modifié ou remplacé de temps à autre; le montant de l encours des emprunts à court terme devant être contractés aux termes de la Convention de prêt à court terme ne devra, en aucun temps, excéder le montant autorisé de temps à autre par le ministre de la Santé et des Services sociaux en vertu des lettres d autorisation qu il délivre; les emprunts à court terme devront être contractés uniquement pour les fins spécifiées dans les lettres d autorisation du ministre de la Santé et des Services sociaux. QU aux fins de constater les emprunts à court terme contractés aux termes de la Convention de prêt à court terme, Les centres Jeunesse de l Outaouais soient autorisés à émettre en faveur de Financement-Québec un billet global qui représentera de temps à autre le capital des emprunts à court terme ainsi contractés et dont le texte est en substance conforme au modèle de billet porté à l Annexe de la Convention de prêt à court terme. L encours total des emprunts à court terme représenté de temps à autre par ce billet global sera indiqué à l Annexe 1 de ce billet.

5 CLIENTÈLE QUE la Convention de prêt à court terme et le billet global, incluant son Annexe 1, soient approuvés et que n importe lequel de Luc Cadieux, Luc Desjardins, ou Rachel Fortier, soit autorisé pour et au nom Les centres Jeunesse de l Outaouais, à signer la Convention de prêt à court terme et le billet global, à consentir à toutes clauses et garanties non substantiellement incompatibles avec les dispositions des présentes, à recevoir le produit net des emprunts à court terme ou, le cas échéant, à consentir à ce qu il soit reçu par une personne qui sera désignée par Les centres Jeunesse de l Outaouais, à en donner bonne et valable quittance, à livrer le billet global, incluant son Annexe 1, à y apporter toute modification non substantiellement incompatibles avec les présentes, à poser tous les actes et à signer tous les documents nécessaires ou utiles pour donner plein effet aux présentes. QUE la présente résolution remplace toutes les résolutions antérieurement adoptées pour les mêmes fins. 5.1 Liste d attente en protection de la jeunesse La situation de la liste d attente en protection de la jeunesse se situe à 23 cas en attente d évaluation au 6 avril Situation de l'engorgement dans les ressources d'hébergement en réadaptation La situation de l engorgement dans les ressources d hébergement en réadaptation se situe à 70 places occupées à la période Autres indicateurs et cibles de gestion Le document pour est déposé séance tenante. Le directeur général résume les informations contenues au tableau intitulé Indicateurs et cibles de gestion. 6. PÉRIODE DE QUESTIONS Aucun public. 7. INFORMATION 7.1 Rapport du président Aucun rapport. 7.2 Correspondance Monsieur Beaulieu fait part aux membres d une lettre du Conseil québécois d agrément sur les recommandations faites pour les C.J. de l Outaouais. On nous informe que les démarches sont conformes aux attentes. 7.3 Comité des usagers M. Brousseau résume les principaux dossiers en cours discutés à la rencontre du 17 avril Il dépose une demande du comité pour que le conseil d administration fasse des démarches auprès de l Agence afin d augmenter les budgets des comités des usagers.

6 1554 M. Brousseau fait la lecture d une résolution. Le comité des usagers retravaillera la proposition et suggérera une résolution bonifiée en insistant sur les besoins particuliers du comité des usagers des C.J. de l Outaouais. 8. AFFAIRES COURANTES 8.1 Rapport Comité de vigilance et de la qualité M. Cadieux résume la rencontre du 2 avril dernier. M. Daniel Dumond, gestionnaire des risques, est venu présenter et commenter le rapport annuel (document de travail) sur la prestation sécuritaire de services de santé et de services sociaux. M. Daniel Fleury, commissaire aux plaintes et à la qualité, a déposé les documents qui serviront à élaborer son rapport final. Ces deux rapports seront prochainement soumis à l adoption du conseil d administration. 8.2 Rapport- Comité de gouvernance et d éthique Le comité de gouvernance et d éthique élabore les règles, critères et programmes nécessaires au bon fonctionnement du conseil d administration tel que décrit à l article de la LSSSS. Il procède également à l évaluation du fonctionnement du conseil. M. Cadieux résume les principaux dossiers en cours qui sont : la révision des règlements, un programme d accueil des membres du conseil incluant une tournée des centres de service, un guide d évaluation des CA. 8.3 Nomination Comité sur la gestion du risque CONSIDÉRANT le départ de Madame Claudia Girard comme membre du comité de gestions des risques des Centres jeunesse de l Outaouais; CONSIDÉRANT le règlement 4 sur la composition du comité de gestion des risques et la nécessité par le conseil d entériner la nomination d un nouveau membre; CONSIDÉRANT la recommandation du comité de vigilance et de la qualité à la rencontre du 2 avril 2012; SUR PROPOSITION dûment faite par Mme Potvin, et appuyée par M. Blackburn, DE NOMMER Madame Annie Lapointe, responsable du dossier de la santé et sécurité au travail, comme membre du comité de gestion des risques en remplacement de Madame Claudia Girard. 8.4 Politique relative à la vérification des antécédents judiciaires et de l absence d empêchement du personnel des Centres jeunesse de l Outaouais M. Luc Desjardins, directeur des services administratifs, présente la Politique relative à la vérification des antécédents judiciaires et de l absence d empêchement du personnel des Centres jeunesse de l Outaouais. Elle a été présentée au comité de vigilance. On prévoit que le MSSS obligera éventuellement une telle politique.

7 1555 CONSIDÉRANT que les membres ont reçu la politique relative à la vérification des antécédents judiciaires et de l absence d empêchement du personnel des Centres jeunesse de l Outaouais; CONSIDÉRANT que la politique a fait l objet d une consultation auprès des gestionnaires, des trois instances syndicales, du conseil multidisciplinaire et du comité de vigilance des C.J.O. ; SUR PROPOSITION dûment faite par M. Blackburn, et appuyée par M. Lamirande, D ADOPTER la politique relative à la vérification des antécédents judiciaires et de l absence d empêchement du personnel des Centres jeunesse de l Outaouais. 8.5 Calendrier de conservation des documents. Mme Sonia Mailloux, adjointe à la direction générale, présente le contexte, l utilisation et le calendrier de conservation. Le travail d implantation se fait maintenant depuis un an avec le Centre régional des archives de l Outaouais (CRAO). Mme Mailloux précise que l adoption des sections G1 à G5 permettra de procéder à la destruction des documents ciblés ou ayant atteint leur date de destruction. CONSIDÉRANT que le calendrier de conservation établi en mars 1997 n est plus à jour; CONSIDÉRANT qu en en vertu de la loi sur les Archives (L.R.Q. Chapitre.A-21.1, art 8) Un organisme public visé aux paragraphes 1 ou 3 de l'annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et chacune de ses modifications; CONSIDÉRANT que nous avons procédé à la création d un nouveau calendrier de conservation intégrant les nouvelles réalités de l établissement; SUR PROPOSITION dûment faite par Mme Boivin Bouffard, et appuyée par M. Brousseau, D ADOPTER les sections G1 à G5 inclusivement du nouveau calendrier de conservation avec les corrections mineures demandées. DE DÉSIGNER Mme Sonia Mailloux, adjointe au directeur général, pour la présentation du calendrier de conservation à Bibliothèque et Archives nationales du Québec. 8.6 Transport des usagers Les membres sont informés de la lettre envoyée à l attention de M. Vachon, directeur des services à la clientèle, par le directeur régional du Groupe de sécurité Garda concernant les mesures mises en place pour redresser la situation suite aux événements survenus dans la nuit du 20 au 21 mars Une mise à jour de leur procédure opérationnelle lors de transports sécuritaires sera faite et une nouvelle version du guide de procédures sera acheminée sous peu.

8 Demandes des médias Les membres ont pris connaissance du tableau Demandes Média du CJ Outaouais du 4 février 2011 au 21 mars Ce tableau préparé par la responsable des communications, Mme Véronique Vallée, sera présenté périodiquement. 8.8 Revue de presse Les membres ont pris connaissance de la Revue de presse des CJ de l Outaouais couvrant la période du 20 janvier 2011 au 31 mars Ce document a également été élaboré par Mme Vallée. 9. AFFAIRES NOUVELLES 9.1 Calendrier des séances du Conseil Les membres ont reçu le calendrier des séances ordinaires du conseil pour la période de septembre 2012 à juin 2013 inclusivement SUR PROPOSITION dûment faite par M. Brousseau, et appuyée par M. Hardy, D ACCEPTER le calendrier des séances ordinaires du conseil pour la période de septembre 2012 à juin 2013 inclusivement. 19 septembre 2012 séance publique d information 21 novembre décembre février mars avril mai juin DÉPÔT DE DOCUMENT Aucun document n est déposé. 11. LEVÉE DE LA SÉANCE L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 19 h SUR PROPOSITION dûment faite par M. Lamirande, et appuyée par M. Bouchard, DE lever la séance. Monsieur Claude Beaulieu, Président Monsieur Pierre Lamirande, Secrétaire