Paris, le 7 octobre 2010

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1 MINISTERE DU TRAVAIL, DE LA SOLIDARITE ET DE LA FONCTION PUBLIQUE Paris, le 7 octobre 2010 Le ministre du travail, de la solidarité et de la fonction publique à Monsieur le ministre d Etat, ministre de l écologie, de l énergie, du développement durable et de la mer, en charge des technologies vertes et des négociations sur le climat, Madame la ministre d Etat, ministre de la justice et des libertés, Mesdames et Messieurs les ministres Directions chargées des ressources humaines et du personnel Messieurs les préfets de la région Auvergne, préfet du Puy-de-Dôme, de la région Alsace, préfet du Bas Rhin, de la région Bretagne, préfet d Ile et vilaine, de la région Rhône-Alpes, préfet du Rhône, de la région Provence-Alpes-Côte d Azur, préfet des Bouches-du-Rhône et du préfet des Alpes Maritimes A l attention de Mesdames et Messieurs les directeurs de plateformes régionales interministérielles d appui à la GRH Objet Référ. PJ. : Contrôle, à titre expérimental, des arrêts maladie des fonctionnaires de l Etat par les caisses primaires d assurance maladie. : Mes lettres-circulaires B9/10 n 42 du 4 février et B9/10 n 93 du 12 mars : 5 (1vade mecum élaboré par la CNAMTS ; 3 lettres d information aux agents ; 1 lettre-type de mise en demeure). Par courriers ci-dessus référencés, je vous ai présenté le dispositif expérimental visant à confier, aux caisses primaires d assurance maladie (CPAM), le contrôle des arrêts maladie des fonctionnaires ainsi que les travaux préparatoires à conduire avant la mise en œuvre opérationnelle de ce dispositif. /

2 - 2 - La présente lettre-circulaire a pour objet d expliciter les modalités de mise en œuvre de l expérimentation ainsi que les relations entre les administrations et les caisses primaires d assurance maladie. I Rappel du contexte Afin d harmoniser la politique de contrôle des arrêts de travail entre les assurés du régime général et les fonctionnaires, le Gouvernement a décidé de lancer une expérimentation visant à confier aux caisses primaires d assurance maladie (CPAM) le contrôle des congés de maladie des fonctionnaires. L article 91 de la loi n du 24 décembre 2009 de financement de la sécurité sociale pour 2010 autorise cette expérimentation pour une durée de deux ans, dans plusieurs régions et administrations. Les modalités de mise en œuvre de l expérimentation sont encadrées par une convention conclue le 26 mars dernier entre le ministre chargé de la sécurité sociale, le ministre chargé de la fonction publique et le directeur général de la Caisse nationale d assurance maladie des travailleurs salariés, modifiée par un avenant n 1 paru au JO du 30 juin La mise en œuvre de ce dispositif nécessite la création d un outil dénommé «ADTF» mis à la disposition des caisses, des échelons locaux du contrôle médical placés près d elles (ELSM) et des administrations concernées par l expérimentation pour enregistrer et échanger les données nécessaires au suivi et au contrôle des arrêts maladie. Le décret n du 17 septembre 2010 portant création d un traitement de données à caractère personnel relatif au contrôle à titre expérimental des congés de maladie des fonctionnaires autorise ces échanges d information. II Périmètre de l expérimentation 1 ) Durée de l expérimentation L article 91 de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2010 prévoit que l expérimentation prend effet à compter de la signature de la convention intervenue le 26 mars 2010, pour une durée de deux ans (la convention a été publiée au JO du 2 mai 2010). Eu égard à certaines difficultés survenues dans la mise en œuvre de l expérimentation, le démarrage de l expérimentation, sous la forme d une phase test en Ille-et-Vilaine, a été fixé à la semaine du 11 au 15 octobre 2010 et la généralisation de l expérimentation aux autres sites concernés à la période du 18 au 22 octobre ) Ressort territorial de l expérimentation L expérimentation sera restreinte géographiquement : aux CPAM des Alpes-Maritimes, du Bas-Rhin, d Ille-et-Vilaine, de Paris, du Puyde-Dôme et du Rhône ; aux services déconcentrés de l Etat et aux établissements publics locaux d enseignement, aux établissements publics locaux d enseignement agricole, des écoles maternelles et élémentaires situés dans le ressort géographique de chacune des CPAM évoquées ci-dessus excepté pour la ville de Paris pour laquelle sont seuls concernés par l expérimentation les services centraux des ministères économique et financier, hors DGFIP, sur lesquels le ministre du budget, des comptes publics et de la réforme de l Etat et le ministre de l économie, de l industrie et de l emploi ont une autorité exclusive ou conjointe et dont la liste figure en annexe de la convention. /

3 - 3-3 ) Personnels concernés Sont concernés par l expérimentation : les fonctionnaires de l Etat qui exercent leurs fonctions dans les services centraux des ministères économique et financier, en position d activité ou de détachement ; les fonctionnaires de l Etat en position d activité ou de détachement dans les services départementaux ou régionaux déconcentrés, y compris dans les services actifs de la police, dont la résidence administrative est située dans le champ géographique d une CPAM expérimentatrice. Cas particuliers des fonctionnaires relevant : a) du ministère de la défense Entrent dans le champ d application de l expérimentation les fonctionnaires civils exerçant leurs fonctions dans les organismes du ministère de la défense ne relevant pas de son administration centrale et dont les actes de gestion sont pris par les centres ministériels de gestion ainsi que les fonctionnaires civils en fonction dans ces centres. b) du ministère de la justice et des libertés Sont exclus de l expérimentation les agents en fonctions dans les juridictions administratives et judiciaires. c) des services du Premier ministre Sont exclus de l expérimentation les agents en fonctions dans les juridictions financières. d) du ministère de l éducation nationale, et en particulier des EPLE - Sont concernés par l expérimentation les fonctionnaires de l Etat exerçant leurs fonctions dans les services académiques (rectorats et inspections académiques) ; - sont également concernés les fonctionnaires de l Etat exerçant leurs fonctions dans les EPLE (tels que les personnels enseignants et les personnels administratifs, techniques, sociaux et de santé 1 ) et dans les écoles maternelles et élémentaires ; - sont exclus les techniciens de l éducation nationale et les adjoints techniques des établissements d enseignement qui ont soit intégré la fonction publique territoriale, soit été placés en position de détachement sans limitation de durée ; - sont également exclus les fonctionnaires de l Etat exerçant leurs fonctions dans les établissements publics d enseignement supérieur. 1 - Il ressort des dispositions du décret n du 21 août 1985 relatif à la déconcentration de certaines opérations de gestion du personnel relevant du ministère de l'éducation nationale que les recteurs d'académies et les inspecteurs d'académies, directeurs des services départementaux de l'éducation nationale peuvent déléguer leur signature, par arrêté, aux chefs d'établissements publics locaux d'enseignement pour les actes de gestion ayant trait aux congés "ordinaires" de maladie (cf. article 7). Concrètement, les congés de maladie sont saisis au sein des EPLE dans une application spécifique (GIGC : gestion individuelle-gestion collective). /

4 - 4 - e) Autres cas particuliers - Sont exclus de l expérimentation les fonctionnaires dont la résidence administrative n est pas située dans le ressort géographique d une CPAM expérimentatrice mais qui exercent leurs fonctions dans un département expérimentateur ; - à l inverse, les agents dont la résidence administrative relève d une CPAM expérimentatrice, mais qui exercent leurs fonctions dans un département limitrophe non inclus dans l expérimentation entrent dans le champ d application de l expérimentation ; - dans le cas des administrations centrales, listées à l annexe 2 de la convention du 26 mars 2010, seuls les services implantés à Paris sont concernés par l expérimentation. 4 ) Nature de l expérimentation Ainsi que le précise l article 91 de la loi du 24 décembre 2009 précitée, l expérimentation s applique aux congés de maladie inférieurs à six mois consécutifs, en raison d une maladie non professionnelle, et ne relevant pas du régime des congés de longue maladie ou de longue durée. L expérimentation portera plus particulièrement sur : - les congés de maladie de plus de 45 jours consécutifs ; - les arrêts itératifs : contrôle du 4 ème congé de maladie au cours des 12 derniers mois dès lors que le 4 ème est supérieur à 15 jours. Le contrôle prendra deux formes : - contrôle médical 2, tel que prévu aux I, II, IV bis et V de l article L du code de la sécurité sociale ; - contrôle des heures de sortie autorisées (uniquement par la CPAM du Rhône), en application du 3 de l article L du code de la sécurité sociale et selon les modalités prévues par l article R du même code qui sont les suivantes. Le praticien indique sur l arrêt de travail : soit que les sorties ne sont pas autorisées ; soit qu elles le sont. Dans ce cas, le fonctionnaire doit rester présent à son domicile de 9 h à 11 h et de 14 h à 16 h, sauf en cas de soins ou d examens médicaux. Toutefois, le praticien peut, par dérogation à cette disposition, autoriser les sorties libres. Dans cette situation, il porte sur l arrêt de travail les éléments d ordre médical le justifiant. III Mise en œuvre 1 ) Schéma général des acteurs concernés La DGAFP, la DSS et la CNAMTS ont défini le cadre général de l expérimentation. Par ailleurs, interviennent au niveau central ou localement les acteurs suivants : 2 Il est rappelé que la mise en œuvre de l expérimentation n interdit pas à l administration de diligenter un contrôle médical par un médecin agréé, tel que prévu à l article 25 du décret n du 14 mars relatif à la désignation des médecins agréés, à l organisation des comités médicaux et des commissions de réforme, aux conditions d aptitude physique pour l admission aux emplois publics et au régime de congés de maladie des fonctionnaires. /

5 - 5 - Pour l assurance maladie : les CPAM et les ELSM habilités à réaliser les contrôles : il s agit des organismes dans le ressort duquel sont situées les administrations désignées au 4 de l article 2 de l a convention, modifié par l article 2 de l avenant. Le service du contrôle médical organise le contrôle médical des arrêts de plus de 45 jours cumulés ou dépassant 3 occurrences depuis douze mois et rend un avis. La CPAM du Rhône organise le contrôle de présence à domicile et rend un avis. Le contrôle est pris en charge par la CPAM/ELSM du lieu d activité du fonctionnaire (et non celle de son lieu de résidence). Pour l administration : services déconcentrés de l Etat : les secrétariats généraux aux affaires régionales via leurs plateformes régionales interministérielles à la GRH (PFRH) et les fonctionnaires GRH ; services centraux des ministères économique et financier, tels que précisés à l annexe 2 de la convention : il s agit des correspondants référents d une part, de la sous-direction des ressources humaines de l administration centrale au secrétariat général et, d autre part, de l administration centrale de l INSEE, de la DGCCRF et de la DGDDI. Les PFRH et, notamment, en leur sein, le conseiller à l action sociale et à l environnement professionnel ainsi qu au niveau central, le secrétariat général des ministères économique et financier, sont chargés de recenser les agents GRH habilités à saisir, dans l outil partagé, les congés maladie des fonctionnaires ainsi que les suites données à ceux-ci et à suivre, au niveau central ou local, la mise en œuvre de l expérimentation. 2 ) Finalités, objectifs et description de l outil partagé Ainsi que précisé ci-dessus, la CNAMTS a développé un outil partagé (ADTF) à la disposition des CPAM, des ELSM et des administrations expérimentatrices afin de collecter et/ou d échanger les données et informations nécessaires à la mise en œuvre, au suivi et à l évaluation de l expérimentation. Vous trouverez ci-joint un vade mecum réalisé par la CNAMTS décrivant cet outil ainsi que ses modalités de renseignement. 3 ) Mode opératoire A) Modalités de mise en œuvre par l administration : a) Dans le cadre de la constitution du «flux» des informations et données - L administration réceptionne le volet n 2 de l a rrêt de travail (ne comportant pas l indication de la pathologie) et exclut les congés relevant du régime des congés de longue maladie ou de longue durée ; - puis le gestionnaire des ressources humaines (GRH) habilité se connecte à l outil partagé et saisit obligatoirement, dans un délai maximum de 5 jours ouvrés suivant la date de réception de l arrêt de travail, les données à caractère personnel et informations figurant sur le volet n 2 de l avis d arrêt de travail suivantes : le numéro d inscription au Répertoire national d identification des personnes physiques (NIR) ; /

6 - 6 - le nom de famille et, le cas échéant, le nom marital ou d usage, ainsi que le prénom ; l adresse déclarée pour l ouverture des droits et, si cette dernière est différente, l adresse à laquelle l intéressé peut être effectivement contrôlé ; les dates de début et de fin du congé de maladie ainsi que l information précisant si les sorties sont autorisées ou non et, dans l affirmative, s il y a absence de restriction d horaire ; l information selon laquelle le congé accordé ne relève pas du régime des congés de longue maladie ou de longue durée. b) Dans le cadre du suivi du contrôle des congés de maladie (gestion du «stock») ainsi que de l évaluation de l expérimentation : - Le GRH donne suite aux résultats des contrôles de l assurance maladie en envoyant une notification au fonctionnaire à la suite de l avis donné par l assurance maladie, dans un délai maximum de 5 jours ouvrés. Cette notification peut prendre la forme suivante : en cas de non respect de l obligation de se soumettre aux contrôles organisés par le service du contrôle médical et la caisse primaire, en l absence ou en raison du refus de l intéressé, l administration met en demeure le fonctionnaire de justifier cette absence ou ce refus et d accepter le contrôle médical sous peine d interruption du versement de sa rémunération 3. en cas de non respect des heures de sortie autorisées, non justifié par des soins ou des examens médicaux, l administration informe le fonctionnaire qu elle retient une partie de la rémunération 4, dans la limite de 50 %. Il appartient à chaque administration de fixer le taux de retenue de la rémunération 5 (ne concerne que le département du Rhône) ; en cas d absence de justification médicale du congé de maladie, l avis rendu par le service du contrôle médical s imposant à l administration (cf. article 91 de la loi du 24 décembre 2009 précitée), cette dernière en informe le fonctionnaire et le met en demeure de reprendre ses fonctions sous peine d interruption du versement de sa rémunération 6 (cf. modèle de lettre de mise en demeure ci-joint) ; dès le troisième arrêt de courte durée intervenu sur une période de douze mois, l administration informe le fonctionnaire qu il s expose à être contrôlé au quatrième arrêt si celui-ci est supérieur à quinze jours (cf. lettre-type ci-jointe). 3 Si le fonctionnaire ne satisfait pas à cette obligation, l administration interrompt le versement de sa rémunération. Au regard de la jurisprudence administrative, l administration n est en effet autorisée à effectuer cette formalité que dans les cas où l agent s est volontairement soustrait à ce contrôle ou a fait preuve de négligence, rendant ce contrôle impossible (cf. Conseil d Etat, 24 octobre 1990, Mme Mauge). A noter d'ailleurs que les mesures de suspension de la rémunération ne présentent pas le caractère d'une sanction disciplinaire mais sont considérées comme des mesures purement comptables, qui ne sont soumises à aucune procédure particulière, au regard de la jurisprudence administrative (cf. Cour administrative d'appel de Paris, 12 novembre 1996 M. Sauge, req. n 94PA00612). 4 Dans ce cas de figure, l administration ne prendra de décision de retenue de la rémunération que si le fonctionnaire n est pas en mesure de justifier le non respect des heures de sortie autorisées par des motifs d ordre médical. 5 Afin d éviter de trop grandes disparités de traitement entre les agents, il est recommandé de fixer un taux de retenue de 20 % et de 50% en cas de récidive. 6 Le fonctionnaire doit reprendre ses fonctions sans délai, dès notification de la décision administrative, sauf à saisir le comité médical de l avis du service du contrôle médical. /

7 le GRH renseigne l outil partagé, dans un délai maximum de 5 jours ouvrés suivant la date de réception de l avis d arrêt de travail ou de la prise de décision de l administration, ainsi qu il suit : il signale, parmi les arrêts prescrits dont le service du contrôle médical a déjà été destinataire, ceux qui ouvrent droit désormais au régime des congés de longue maladie et de longue durée, afin qu ils soient exclus du périmètre de contrôle 7 ; il précise la nature et la date des décisions prises par l administration à la suite des contrôles, en cas de non respect de l obligation de se soumettre aux contrôles organisés, en cas d avis du médecin conseil concluant à l absence de justification médicale du congé de maladie ou en cas de non respect des heures de sortie autorisées (ce dernier cas ne concerne que le département du Rhône) ; Ainsi que précisé ci-dessus, ces décisions peuvent prendre la forme suivante : o mise en demeure de reprendre les fonctions ; o interruption de la rémunération ; o retenue d une partie de la rémunération ; o avertissement du fonctionnaire pour l informer qu il s expose à un contrôle ; - il saisit ensuite dans l application la notion de fin d étude (clôture du dossier) ou celle de la contestation et/ou du recours du fonctionnaire ainsi que les décisions de l administration prises à la suite de ces contestations et recours. Ces contestations et recours sont les suivants : contestation, auprès du comité médical, de l avis rendu par le service du contrôle médical ; recours gracieux, hiérarchiques et contentieux formulés à l encontre des décisions de l administration. B) Modalités de mise en œuvre par l assurance maladie : - les CPAM et les ELSM assurent le contrôle exhaustif des congés de maladie de plus de 45 jours consécutifs, contrôles ponctuels des 4èmes arrêts itératifs dès lors qu ils ont une durée d au moins 15 jours 8 ; - s agissant de la CPAM du Rhône, en sus des contrôles précités, il est également procédé à un contrôle de présence au domicile, selon les mêmes modalités que celles applicables aux salariés du régime général ; - la CPAM ou l ELSM : convoque le fonctionnaire lorsqu il a refusé de se soumettre au contrôle à domicile ou lorsqu il en était absent en dehors des horaires autorisés (ne concerne que le département du Rhône) ; renseigne l outil partagé ainsi qu il suit : o saisit l avis rendu après le contrôle et ce, dans un délai maximum de 5 jours ouvrés ; 7 Ce cas de figure peut survenir lorsque le placement en CLM/CLD intervient rétroactivement, conformément à l article 35 du décret précité du 14 mars 1986, alors que l agent bénéficiait d un congé de maladie «ordinaire». 8 La caisse ou l ELSM du lieu d activité est informé de la transmission, par l administration, d un nouvel arrêt, par la consultation des échéanciers. En outre, l outil partagé calcule automatiquement le nombre d arrêts sur les douze derniers mois, afin de générer un message d information, ainsi que le nombre de jours d arrêt cumulés pour permettre de sélectionner ceux qui arrivent à 45 jours consécutifs /

8 - 8 - o o o communique les cas où les personnes ne se sont pas présentées à la convocation du service médical, rendant le contrôle impossible (avis technique impossible : ATI) ; pour le site du Rhône, indique le constat de l absence au domicile en dehors des heures autorisées ou le refus du contrôle ; signale à l administration compétente le 3 ème arrêt de travail de courte durée sur une période de douze mois. 4 ) Mesures relatives à la protection de la confide ntialité des informations Concernant l utilisation de l outil partagé, des dispositions doivent être prises par l administration afin de protéger la confidentialité des informations transmises par l assurance maladie, en les réservant aux seuls utilisateurs dûment habilités à utiliser l outil partagé. Par ailleurs, l accès à l outil partagé s effectuera à partir d un identifiant et d un mot de passe de 8 caractères avec blocage automatique au bout de trois tentatives infructueuses pour les GRH. En outre, le mot de passe devra être renouvelé régulièrement et au minimum annuellement. Enfin, la liste nominative des utilisateurs habilités devra être tenue à jour, la CNAMTS devant être informée régulièrement des retraits d habilitation. A ce titre, il est demandé à chaque administration d en avertir son référent, au niveau central ou local. Il est à noter que les accès à l outil partagé feront l objet, par la CNAMTS, d une journalisation spécifique (date/heure d accès, identifiant de l utilisateur, référence des données auxquelles il a été accédé et NIR du dossier accédé) pour la création, la consultation et la mise à jour. 5 ) Mesures relatives au respect du secret médical Aucune donnée de santé ne sera collectée dans l outil partagé. En effet, les données de santé issues du contrôle par les médecins conseils de l ELSM seront enregistrées dans l application HIPPOCRATE dans les mêmes conditions que celles prévues pour les bénéficiaires du régime général. 6 ) Information des fonctionnaires concernés par l expérimentation de leurs droits Ainsi que le prévoit le décret précité du 17 septembre 2010, les droits d accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi n du 6 janvier 1978 modifiée relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés s exercent auprès du service gestionnaire du fonctionnaire. Afin que les fonctionnaires soient informés de l expérimentation et des droits dont ils disposent, sont annexées à la présente lettre-circulaire deux lettres-types à leur attention (l une destinée plus particulièrement aux agents des services relevant géographiquement de la CPAM du Rhône, l autre destinée aux autres agents) dont je vous demande d assurer la plus large diffusion possible au sein de vos services par tous moyens, notamment par voie télématique (courriel ou accès depuis les intranets ministériels et directionnels). 7 ) Dispositions financières Il est rappelé que l expérimentation est réalisée par l assurance maladie à titre gracieux. Les frais de transport des agents qui se trouvent dans l obligation de se déplacer pour répondre à une convocation du service du contrôle médical sont pris en charge par l administration, dans les conditions et selon les modalités fixées par le décret n du 5 octobre 2010 fixant les conditions et les modalités de remboursement des frais de transport des fonctionnaires de l Etat soumis au contrôle des caisses primaires d assurance maladie. /

9 - 9 - IV Suivi et évaluation Le suivi de l expérimentation, sur la base des indicateurs annexés à la convention du 26 mars 2010, est assuré par un comité de pilotage composé des représentants des parties signataires de la convention du 26 mars 2010 ainsi que des administrations, caisses et services du contrôle médical expérimentateurs. Le comité se réunit une fois par trimestre. Ainsi que précisé dans mes précédents courriers des 4 février et 12 mars 2010, chaque service expérimentateur doit disposer d un référent 9 chargé d assurer la coordination et le suivi, à son niveau, de l expérimentation. Il est l interlocuteur de la DGAFP concernant les résultats de l expérimentation de son site. Il s agit, pour les services déconcentrés de l Etat, du conseiller à l action sociale et à la gestion de l environnement professionnel affecté à la plateforme régionale d appui interministériel à la GRH. Pour les services centraux des ministères économique et financier, tels que précisés à l annexe 2 de la convention, il s agit des correspondants référents d une part, de la sous-direction des ressources humaines de l administration centrale au secrétariat général et, d autre part, de l administration centrale de l INSEE, de la DGCCRF et de la DGDDI. La CNAMTS communique chaque trimestre les éléments nécessaires au suivi et à l évaluation de l expérimentation à la DSS et à la DGAFP, chargées d établir à partir de ces éléments le rapport d évaluation au Parlement. Mes services se tiennent à votre disposition pour toute difficulté soulevée à l occasion de l application de la présente lettre-circulaire. 9 Chaque caisse et ELSM désignent également un référent par site. /

10 Vade mecum de l outil ADTF

11 OUTIL ADTF Mode opératoire 1

12 SOMMAIRE INTRODUCTION... 3 CYCLE DE L ARRET DE TRAVAIL... 4 MODE OPERATOIRE... 5 A) SAISIE DES ARRETS ENTRANT DANS LE CADRE DE L EXPERIMENTATION... 5 B) TRAITEMENT DES ARRETS DEVANT FAIRE L OBJET D UNE ACTION PAR L ADMINISTRATION ) Ouverture de l instancier ) Signalement au 3 arrêt de moins de 45 jours dan s les 12 mois ) Prise en compte de l avis transmis par l Assurance Maladie ) Saisie de la suite donnée à la demande de recours C) RECHERCHE DES ARRETS EN FONCTION DE CRITERES DE CIBLAGE ) Recherche des arrêts en fonction de critères de ciblage ) Recherche des arrêts en ciblant sur un fonctionnaire D) NEUTRALISATION D UN ARRET CAR PASSAGE EN CLD OU CLM E) ABANDON D UN ARRET PAR L ADMINISTRATION F) HISTORIQUE DES STATUTS D UN ARRET ANNEXE SUIVI DES INCIDENTS

13 INTRODUCTION Dans le cadre de l expérimentation prévue par la loi de financement de la sécurité sociale pour 2010 dans son article 91, un outil partagé, dit ADTF, est mis à la disposition des caisses, services du contrôle médical et administrations expérimentateurs. L échange d informations réalisé à l occasion de l expérimentation porte sur des informations confidentielles et s inscrit à ce titre dans un cadre sécurisé. L outil partagé a fait l objet d un avis favorable de la Cnil [délibération Cnil n du 15 avril 2010]. Son accès est conditionné à une habilitation des utilisateurs. Les agents habilités doivent saisir et peuvent partager les données nécessaires à l expérimentation, telles que les informations figurant sur le volet 2 de l arrêt de travail, la date et la nature du contrôle opéré, le résultat de ce contrôle, la nature et la date de la décision prise par l administration à la suite du contrôle et des éventuels contestations et recours. Seuls les arrêts de travail dus à une maladie non professionnelle, prescrits pour une durée inférieure à six mois consécutifs et n ouvrant pas droit au régime des congés de longue maladie ou de longue durée, entrent dans le champ de l expérimentation. Tous les arrêts concernés par le champ de l expérimentation doivent être saisis dans l outil par l Administration, au fil de l eau. 3

14 CYCLE DE L ARRET DE TRAVAIL Médecin prescripteur Fonctionnaire Administration Assurance Maladie Remet l AAT à son patient Garde le volet 1 de l AAT comportant le motif médical Adresse les volets 2 et 3 à son administration Saisit Comptabilise les éléments le de l arrêt de travail nombre d arrêts du fonctionnaire du fonctionnaire Si statut de l arrêt Calcule la durée «à signaler» adresse un courrier cumulée de des signalement AAT au fonctionnaire consécutifs Convoque le fonctionnaire Convoque le fonctionnaire Se Répond rend ( à ou la convocation non) au de contrôle l ELSM 1 de l AAT Rend un avis transmis à l administration Prend Notifie une la décision Saisit le recours Saisit la suite donnée au recours Un arrêt est caractérisé par ses dates de début et de fin d arrêt, une adresse de visite et un statut. Il peut se composer de plusieurs prescriptions. Une prescription est considérée comme faisant partie d un nouvel arrêt si sa date de début n est pas contigüe à la date de fin de la prescription précédente du même assuré. Dans le cas contraire la prescription est considérée comme une prolongation d un arrêt. Le statut informe l utilisateur sur l avancement de l arrêt, c'est-à-dire de l étape dans laquelle il se trouve et du service en charge de le gérer. 4

15 MODE OPERATOIRE La connexion à ADTF se fait par login et mot de passe. A) SAISIE DES ARRETS ENTRANT DANS LE CADRE DE L EXPERIMENTATION Tous les arrêts qui n entrent pas dans le cadre des CLD ou des CLM doivent être saisis au fil de l eau dans l application. Après clic sur le libellé, accès à la fenêtre de saisie : S il s agit du premier arrêt saisi pour le fonctionnaire, tous les champs obligatoires (signalés par *) seront à saisir. Si non, la saisie du NIR ramènera automatiquement les données «nom, éventuellement nom de jeune fille, prénom, adresse». Si l adresse de visite est différente de l adresse habituelle, après coche sur la case «adresse de visite différente», une fenêtre apparaît permettant de saisir ces informations. Après clic sur le bouton «valider», un message de confirmation s affiche : Un clic sur «Annuler» ramène sur la fenêtre précédente. Un clic sur «Valider» entraîne l enregistrement de l arrêt de travail dans la base et sa transmission à l Assurance Maladie s il doit faire l objet d un contrôle par l Assurance Maladie. La fenêtre de saisie se remet à blanc pour permettre la saisie d un autre arrêt de travail. 5

16 B) TRAITEMENT DES ARRETS DEVANT FAIRE L OBJET D UNE ACTION PAR L ADMINISTRATION Les arrêts qui doivent obligatoirement faire l objet d une action par l Administration sont : les arrêts de travail pour lesquels un avis a été transmis par l Assurance Maladie ; le troisième arrêt au cours des douze derniers mois ; les arrêts qui, après notification, ont fait l objet d un recours. 1) Ouverture de l instancier C est la fenêtre qui est proposée dès l accès à l outil ADTF permet d accéder à la fenêtre de saisie d un nouvel arrêt (cf point A) fonctionnaire permet de rechercher des arrêts déjà saisis par différents critères ou par aide en ligne impression de la page affichée déconnexion de l outil identification de la personne connectée 6

17 Dans la liste, ne s affichent que les arrêts pour lesquels l Administration a une action à faire dans l outil. La colonne «cumul» donne le nombre de jours d arrêts prescrits cumulés si plusieurs prescriptions contiguës. La colonne «nbre d arrêts» donne le nombre de prescription d arrêts discontinus pour ce fonctionnaire dans la base. La colonne «nbre d arr/12 mois» donne le nombre de prescriptions d arrêts discontinus de moins de 45 jours sur les 12 derniers mois. La colonne «statut» peut avoir les occurrences suivantes : o «Avis transmis» : arrêt pour lequel un avis a été émis par le SM ou le SA et qui doit être traité par l Administration ; o «A signaler» : 3 arrêt itératif sur une période de 12 mois qui doit faire l objet d un courrier de signalement émis par l Administration ; o «Recours» : arrêt pour lequel le fonctionnaire a fait un recours dont la décision sera à saisir par l Administration dans l outil. Les lignes sont triées par défaut par date de réception, nom, prénom, faisant ainsi apparaître les dossiers les plus anciens en premier. Il est possible de trier sur une autre colonne en cliquant sur le titre de la colonne. Pour appliquer un filtre supplémentaire sur une ou plusieurs colonnes, cocher «affichage barre de filtrage», saisir le filtre et cliquer sur «filtrer». Cliquez sur «i» pour obtenir plus d informations sur les fonctionnalités proposées par ce filtre. Cliquer sur «rétablir» pour annuler les filtres demandés car masquer les filtres ne les annule pas. 2) Signalement au 3 arrêt de moins de 45 jours dan s les 12 mois Le système positionne automatiquement cet arrêt dans l instancier avec le statut «à signaler». 7

18 En effet, cet arrêt qui dure 15 jours est le 3 arr êt dans la base pour ce fonctionnaire et le 3 dans les 12 derniers mois. Un clic sur la loupe ouvre la fenêtre «détail de l arrêt». Une fois le courrier envoyé, le GRH clique sur le bouton «Modifier» pour changer le statut en «Signalé». 8

19 Puis sur le bouton «Valider» avec message de confirmation. En conséquence, si un quatrième arrêt de plus de 15 jours est saisi dans la base pour ce fonctionnaire dans la période des 12 mois, il sera automatiquement basculé «à contrôler par le SM». 3) Prise en compte de l avis transmis par l Assurance Maladie Quand l avis a été saisi et validé par le SA et/ou le SM, l arrêt est basculé dans le statut «avis transmis» et figure dans l instancier «administration centrale». Un clic sur la loupe permet d accéder au détail de l arrêt. 9

20 Un clic sur le bouton «modifier» permet de saisir la suite donnée à cet avis. Dans ce cas comme l arrêt est médicalement justifié, il est clos sans notification. Si le service médical prévoit un nouveau contrôle, le fonctionnaire sera averti qu il s expose à un nouveau contrôle. Si l arrêt n est pas médicalement justifié ou si le fonctionnaire était absent de son domicile, le type de notification sera saisi. 4) Saisie de la suite donnée à la demande de recours DE même, le GRH saisira la suite donnée au recours, à savoir si la décision a été confirmée ou informée par cochage de la case correspondante dans le détail de l arrêt. 10

21 C) RECHERCHE DES ARRETS EN FONCTION DE CRITERES DE CIBLAGE 1) Recherche des arrêts en fonction de critères de ciblage Il est possible de rechercher aussi des arrêts en ciblant sur des caractéristiques de ces arrêts. Un clic sur le libellé «Recherche» ouvre une fenêtre permettant de rechercher des arrêts selon différents critères. Pour une recherche en fonction des critères de l arrêt, cocher sur le bouton radio «Arrêt». Statut : le système affichera les arrêts qui ont le statut sélectionné dans la table : Type : le système affichera les arrêts qui ont le type sélectionné (initial ou prolongation). Date de réception : le système affichera les arrêts dont la date de réception correspond aux critères de dates saisis. Les arrêts de plus de 45 jours cumulés : o si le bouton radio «oui» est coché le système n affichera que les arrêts de plus de 45 jours cumulés ; o si le bouton radio «non» est coché le système n affichera que les arrêts qui n ont pas 45 jours cumulés ; o si le bouton radio «tous» est coché le système ne tient pas compte de ce critère. Quatrième arrêt : o si le bouton radio «oui» est coché le système n affichera que les 4 arrêts ; o si le bouton radio «non» est coché le système affichera tous les arrêts sauf les 4 arrêts ; o si le bouton radio «tous» est coché le système ne tient pas compte de ce critère. 11

22 2) Recherche des arrêts en ciblant sur un fonctionnaire Il est possible de visualiser la liste de tous les arrêts présents dans la base pour un fonctionnaire. Après clic sur le libellé «Recherche», on accède à la fenêtre suivante, cochage du bouton radio «Assuré». Une fois l identité du fonctionnaire renseignée, on clique sur «rechercher», le système affiche la liste de tous les arrêts présents dans la base pour ce fonctionnaire. Un clic sur la loupe permet de visualiser les détails de l arrêt Les différents statuts possibles d un arrêt sont : o Sans objet : l arrêt n est pas concerné par le champ du contrôle ; 12

23 o A signaler : c est le 3 arrêt itératif dans les 1 2 mois et il doit faire l objet d un courrier de signalement par l Administration ; o A contrôler : cet arrêt fait l objet d un contrôle par l Assurance Maladie ; o Signalé : le courrier de signalement concernant cet arrêt a été fait par l Administration ; o Avis transmis : l Assurance Maladie a donné un avis sur cet arrêt ; o A neutraliser : l arrêt doit sortir du champ du contrôle ; o Neutralisé : l Assurance Maladie a pris en compte la demande de neutralisation de l arrêt ; o A abandonner : l Administration annule cet arrêt ; o Abandonné : l Assurance Maladie a pris en compte la demande d abandon ; o Clos sans notification : l arrêt contrôlé est justifié et ne fait pas l objet d une notification ; o Notifié : l arrêt contrôlé a fait l objet d une notification suite à l avis transmis par l Assurance Maladie, o Recours : l arrêt contrôlé et notifié fait l objet d un recours par le fonctionnaire ; o Clos après recours : la décision après recours a été saisie. Si le contrôle de l Assurance Maladie concerne aussi la présence au domicile (uniquement pour le département du Rhône), il existe des statuts supplémentaires : o A traiter : l arrêt est transmis à la Caisse pour contrôle au domicile ; o Non contrôlé : l arrêt ne fait pas l objet d un contrôle de présence au domicile ; o Demande SA / suite au contrôle de présence au domicile, un contrôle par le service médical est demandé. 13

24 D) NEUTRALISATION D UN ARRET CAR PASSAGE EN CLD OU CLM Si un fonctionnaire passe en CLD ou CLM, l Administration doit transmettre cette information à l Assurance Maladie pour que les arrêts sortent du champ du contrôle. Cette action ne peut se faire que si l arrêt a pour statut : «à contrôler», «à traiter», «demande SA». Par le bouton «rechercher», le gestionnaire accède à l historique des arrêts du fonctionnaire. Un clic sur la loupe ouvre la fenêtre du détail de l arrêt. 14

25 Après clic sur le bouton «neutraliser» et validation du message de confirmation, cet arrêt va être transmis à l Assurance Maladie pour qu il soit neutralisé car ne rentrant plus dans le champ du contrôle de l expérimentation. E) ABANDON D UN ARRET PAR L ADMINISTRATION Selon le même principe, en utilisant le bouton «Abandonner». F) HISTORIQUE DES STATUTS D UN ARRET Pour chaque arrêt, il est possible de visualiser les différentes étapes de son traitement et connaître ainsi la situation en cours. L accès se fait par clic sur l onglet «Histo Statuts» dans la fenêtre du détail d un arrêt. Après clic sur l onglet, l historique des statuts de cet arrêt s affiche classés du plus récent au plus ancien. 15

26 ANNEXE SUIVI DES INCIDENTS 3 cas à distinguer : - Impossibilité d ouverture de la page de connexion de l outil (écran blanc, messages d erreur, ) : après vérification de l adresse URL (ou adresse site «internet») et tentative de nouvelle connexion, si les problèmes persistent, contacter le service chargé des questions informatiques de votre structure administrative. - Identifiants ou mots de passe d accès inactifs ou erronés : après vérification des identifiants et mots de passe transmis ainsi que du respect de la casse de saisie et tentative de nouvel accès, contacter votre référent (plates formes régionales d appui interministériel à la GRH pour les services déconcentrés et secrétariat général des ministères économique et financier pour les services centraux de ces ministères). Ce dernier adressera votre demande de réactivation de droits à la DGAFP. Vous recevrez dans les meilleurs délais (au plus tard sous 15 jours) votre nouvel identifiant et votre nouveau mot de passe. Attention : o Au bout de trois tentatives consécutives infructueuses, votre compte «utilisateur» sera bloqué. Une demande de réactivation de droits devra être effectuée selon les modalités indiquées ci-dessus. o A chaque changement de mot de passe, veiller en à intégrer un nouveau jamais utilisé précédemment dans l outil. - Incidents techniques intervenus dans l outil après accès à celui-ci (pages ou liens inactifs, menus déroulants non opérationnels, ) : contacter la CNAMTS selon la procédure précisée ci-dessous dans l encadré : Le CSN (Centre de Support National) de la CNAMTS a accepté d assurer la gestion des incidents liés à l utilisation de l outil ADTF. Seuls les agents des administrations autorisés à se connecter à ADTF (présents dans la liste fournie) sont connus dans la base support du CSN et donc pourront effectuer une demande de support au CSN. Le signalement des incidents doit se faire selon la méthodologie suivante : - Dans l objet / sujet du mail devra figurer le libellé suivant : Demande de support ADTF : <texte libre pour libellé de l'incident> - Le contenu du mail reprendra le nom de l organisme, le site, le Nom et prénom de l agent à contacter, un téléphone et la description la plus précise possible de l'incident. - En PJ, une copie d'écran de l'incident rencontré. Ce mail type complété sera envoyé à l adresse csn@cnamts.fr. En retour l utilisateur recevra un mail l informant du numéro de demande CSN. 16

27 Modèle de lettre d information des agents exerçant leurs fonctions dans les services du ressort géographique des CPAM des Alpes-Maritimes, du Bas-Rhin, d Ille-et-Vilaine, de Paris et du Puy-de-Dôme

28 Madame, Monsieur Afin d harmoniser la politique de contrôle des arrêts de travail entre les assurés du régime général et les fonctionnaires, le Gouvernement a décidé de lancer une expérimentation visant à confier aux caisses primaires d assurance maladie (CPAM) le contrôle des congés de maladie des fonctionnaires de l Etat. L article 91 de la loi n du 24 décembre 2009 de financement de la sécurité sociale pour 2010 autorise cette expérimentation pour une durée de deux ans, dans plusieurs régions et administrations. L expérimentation est restreinte géographiquement : aux CPAM des Alpes-Maritimes, du Bas-Rhin, d Ille-et-Vilaine, de Paris, du Puy-de- Dôme et du Rhône ; aux services déconcentrés de l Etat et aux établissements publics locaux d enseignement, aux établissements publics locaux d enseignement agricoles, aux écoles maternelles et élémentaires situés dans le ressort géographique de chacune des CPAM évoquées ci-dessus excepté pour la ville de Paris pour laquelle sont seuls concernés par l expérimentation les services centraux des ministères économique et financier, hors DGFIP, sur lesquels le ministre du budget, des comptes publics et de la réforme de l Etat et le ministre de l économie, de l industrie et de l emploi ont une autorité exclusive ou conjointe. Les modalités de mise en œuvre de l expérimentation sont encadrées par une convention conclue le 26 mars dernier (publiée au JO du 2 mai 2010), entre le ministre chargé de la sécurité sociale, le ministre chargé de la fonction publique et le directeur général de la Caisse nationale d assurance maladie des travailleurs salariés, modifiée par un avenant publié au JO du 30 juin Vous êtes concerné(e) par l expérimentation si vous exercez vos fonctions, en position d activité ou de détachement, dans l un des services évoqués ci-dessus. Ainsi que le précise l article 91 de la loi du 24 décembre 2009 précitée, l expérimentation s applique aux congés de maladie inférieurs à six mois consécutifs, en raison d une maladie non professionnelle, et ne relevant pas du régime des congés de longue maladie ou de longue durée. L expérimentation portera plus particulièrement sur : - les congés de maladie de plus de 45 jours consécutifs ; - les arrêts itératifs : contrôle du 4 ème congé de maladie au cours des 12 derniers mois dès lors que le 4 ème est supérieur à 15 jours. Le contrôle diligenté par les CPAM des Alpes-Maritimes, du Bas-Rhin, d Ille-et-Vilaine, de Paris et du Puy-de-Dôme sera d ordre médical. 1 Si vous bénéficiez d un congé de maladie répondant aux caractéristiques décrites ci-dessus, vous êtes tenu(e) de vous soumettre aux contrôles organisés par le service du contrôle médical et la caisse primaire. Dans la négative, vous vous exposez aux conséquences suivantes : 1 Il est rappelé que le contrôle mis en œuvre par la CPAM du Rhône revêt deux formes : médical et contrôle des heures de sortie autorisées. Par ailleurs, la mise en œuvre de l expérimentation n interdit pas à l administration de diligenter un contrôle médical par un médecin agréé, tel que prévu à l article 25 du décret n du 14 mars 1986 relatif à la désignation des médecins agréés, à l organisation des comités médicaux et des commissions de réforme, aux conditions d aptitude physique pour l admission aux emplois publics et au régime de congés de maladie des fonctionnaires. /

29 2 - En cas de non respect de l'obligation de vous soumettre aux contrôles organisés par le service du contrôle médical et la caisse primaire, l'administration peut interrompre le versement de la rémunération ; - En cas d'absence de justification médicale du congé de maladie, vous devez reprendre vos fonctions sans délai, sous peine d'interruption du versement de la rémunération, dès notification de la décision administrative vous enjoignant de reprendre vos fonctions. Cependant, j appelle votre attention sur les garanties procédurales qui accompagnent le dispositif. Ainsi, lorsque, après avis du médecin-conseil le congé de maladie n apparaît pas justifié, vous avez la possibilité de contester les conclusions du médecin-conseil devant le comité médical compétent, conformément aux dispositions de l article 91 précité. En ce qui concerne plus particulièrement le contrôle des congés de maladie de courte durée, vous serez informé(e) par votre service gestionnaire, dès le troisième arrêt survenu pendant une période de référence de douze mois, que vous vous exposez à être contrôlé(e), à l occasion du quatrième arrêt, si celui-ci est supérieur à quinze jours. Par ailleurs, ainsi que le précise le décret n du 17 septembre 2010 portant création d un traitement de données à caractère personnel relatif au contrôle à titre expérimental des arrêts maladie des fonctionnaires, vous pouvez exercer vos droits d accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, auprès de votre service gestionnaire. Enfin, je vous rappelle qu en application des articles R à R du code de justice administrative, vous avez la possibilité de former un recours administratif gracieux et/ou hiérarchique dans les deux mois de la notification de la décision de l administration ainsi qu un recours contentieux devant le tribunal administratif, dans les mêmes délais. Pour toute information complémentaire que vous souhaiteriez obtenir, je vous invite à vous rapprocher de votre service gestionnaire.

30 Modèle de lettre d information des agents exerçant leurs fonctions dans les services du ressort géographique de la CPAM du Rhône

31 Madame, Monsieur Afin d harmoniser la politique de contrôle des arrêts de travail entre les assurés du régime général et les fonctionnaires, le Gouvernement a décidé de lancer une expérimentation visant à confier aux caisses primaires d assurance maladie (CPAM) le contrôle des congés de maladie des fonctionnaires de l Etat. L article 91 de la loi n du 24 décembre 2009 de financement de la sécurité sociale pour 2010 autorise cette expérimentation pour une durée de deux ans, dans plusieurs régions et administrations. L expérimentation est restreinte géographiquement : aux CPAM des Alpes-Maritimes, du Bas-Rhin, d Ille-et-Vilaine, de Paris, du Puy-de- Dôme et du Rhône ; aux services déconcentrés de l Etat et aux établissements publics locaux d enseignement, aux établissements publics locaux d enseignement agricoles, aux écoles maternelles et élémentaires situés dans le ressort géographique de chacune des CPAM évoquées ci-dessus excepté pour la ville de Paris pour laquelle sont seuls concernés par l expérimentation les services centraux des ministères économique et financier, hors DGFIP, sur lesquels le ministre du budget, des comptes publics et de la réforme de l Etat et le ministre de l économie, de l industrie et de l emploi ont une autorité exclusive ou conjointe. Les modalités de mise en œuvre de l expérimentation sont encadrées par une convention conclue le 26 mars dernier (publiée au JO du 2 mai 2010), entre le ministre chargé de la sécurité sociale, le ministre chargé de la fonction publique et le directeur général de la Caisse nationale d assurance maladie des travailleurs salariés, modifiée par un avenant publié au JO du 30 juin Vous êtes concerné(e) par l expérimentation si vous exercez vos fonctions, en position d activité ou de détachement, dans l un des services évoqués ci-dessus. Ainsi que le précise l article 91 de la loi du 24 décembre 2009 précitée, l expérimentation s applique aux congés de maladie inférieurs à six mois consécutifs, en raison d une maladie non professionnelle, et ne relevant pas du régime des congés de longue maladie ou de longue durée. Je vous informe que l expérimentation portera plus particulièrement sur : - les congés de maladie de plus de 45 jours consécutifs ; - les arrêts itératifs : contrôle du 4 ème congé de maladie au cours des 12 derniers mois dès lors que le 4 ème est supérieur à 15 jours. Le contrôle diligenté par la CPAM du Rhône prendra deux formes : - soit un contrôle médical 1 1 Il est rappelé que la mise en œuvre de l expérimentation n interdit pas à l administration de diligenter un contrôle médical par un médecin agréé, tel que prévu à l article 25 du décret n du 14 mars 1986 relatif à la désignation des médecins agréés, à l organisation des comités médicaux et des commissions de réforme, aux conditions d aptitude physique pour l admission aux emplois publics et au régime de congés de maladie des fonctionnaires. /

32 2 - soit le contrôle des heures de sortie autorisées, en application du 3 de l article L du code de la sécurité sociale et selon les modalités prévues par l article R du même code qui sont les suivantes : soit les sorties ne sont pas autorisées ; soit elles le sont. Dans ce cas, le fonctionnaire doit rester présent à son domicile de 9 h à 11 h et de 14 h à 16 h, sauf en cas de soins ou d examens médicaux. Toutefois, le praticien peut, par dérogation à cette disposition, autoriser les sorties libres. Dans cette situation, il porte sur l arrêt de travail les éléments d ordre médical le justifiant. Si vous bénéficiez d un congé de maladie répondant aux caractéristiques décrites ci-dessus, vous êtes tenu(e) de vous soumettre aux contrôles organisés par le service du contrôle médical et la caisse primaire. Dans la négative, vous vous exposez aux conséquences suivantes : - En cas de non respect de l'obligation de vous soumettre aux contrôles organisés par le service du contrôle médical et la caisse primaire, l'administration peut interrompre le versement de la rémunération ; - En cas de non respect des heures de sortie autorisées, non justifié par des soins ou des examens médicaux, l'administration peut retenir une partie de la rémunération, dans la limite de 50 % ; - En cas d'absence de justification médicale du congé de maladie, vous devez reprendre vos fonctions sans délai, sous peine d'interruption du versement de la rémunération, dès notification de la décision administrative vous enjoignant de reprendre vos fonctions. Cependant, j appelle votre attention sur les garanties procédurales qui accompagnent le dispositif. Ainsi, lorsque, après avis du médecin-conseil le congé de maladie n apparaît pas justifié, vous avez la possibilité de contester les conclusions du médecin-conseil devant le comité médical compétent, conformément aux dispositions de l article 91 précité. En ce qui concerne plus particulièrement le contrôle des congés de maladie de courte durée, vous serez informé(e) par votre service gestionnaire, dès le troisième arrêt survenu pendant une période de référence de douze mois, que vous vous exposez à être contrôlé(e), à l occasion du quatrième arrêt, si celui-ci est supérieur à quinze jours. Par ailleurs, ainsi que le précise le décret n du 17 septembre 2010 portant création d un traitement de données à caractère personnel relatif au contrôle à titre expérimental des arrêts maladie des fonctionnaires, vous pouvez exercer vos droits d accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, auprès de votre service gestionnaire. Enfin, je vous rappelle qu en application des articles R à R du code de justice administrative, vous avez la possibilité de former un recours administratif gracieux et/ou hiérarchique dans les deux mois de la notification de la décision de l administration ainsi qu un recours contentieux devant le tribunal administratif, dans les mêmes délais. Pour toute information complémentaire que vous souhaiteriez obtenir, je vous invite à vous rapprocher de votre service gestionnaire. 2