Procédure d utilisation du formulaire en ligne de demande de mise à disposition de personnel temporaire Table des matières

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1 Procédure d utilisation du formulaire en ligne de demande de mise à disposition de personnel temporaire Table des matières Identification... 2 Etape 1 : Configuration... 3 Etape 2 : Renseignements concernant la collectivité... 4 Etape 3 : Motif de la mission... 5 Remplacement ou compensation de temps partiel d un agent de votre collectivité... 6 Etape 4 : Renseignements concernant l agent... 7 Etape 5 : Renseignements concernant le contrat à établir... 8 Indices bruts et majorés... 8 Régime indemnitaire... 9 Dates de début et de fin de contrat Taux d emploi Etape 6 : Renseignements complémentaires Etape 7 : Valider et transmettre la demande de contrat Saisie non valide Renouvellement de contrat Sauvegarder et reprendre la saisie Aide en ligne Pièces à joindre à toute demande initiale Tableau récapitulatif

2 Identification Votre identifiant et votre mot de passe sont ceux utilisés pour votre connexion à la Bourse de l emploi Cap territorial. 2

3 Etape 1 : Configuration Si l affichage de votre fenêtre est différent de celui présenté ci-dessous, vérifiez sous internet explorer : Outils Options internet Sécurité Décochez la case «mode protégé» et redémarrez le navigateur OU Outils Options internet Sécurité Sites de confiance Sites Ajouter. Le site du cdg71 s inscrit alors dans la liste des sites de confiance. Actualisez la page Vous pouvez commencer une nouvelle demande ou accéder au tableau récapitulatif à partir de ces boutons. 3 actions sont possibles, cliquez sur l opération choisie : - Contrat initial : Cette demande concerne les agents que vous recrutez qui n ont jamais été mis à disposition dans votre collectivité. - Renouvellement de contrat : Cette demande concerne les agents qui ont déjà été mis à disposition de votre collectivité. - Reprendre la saisie d un contrat : Cette demande vous permet de compléter une saisie que vous n auriez pas pu terminer. Puis cliquez sur étape suivante 3

4 Etape 2 : Renseignements concernant la collectivité A partir de cette étape, tous les champs précédés d une étoile sont obligatoires. S ils ne sont pas complétés, vous ne pourrez pas valider l envoi du formulaire. Complétez ces informations lors de votre première connexion, elles se pré-rempliront ensuite automatiquement.! Veillez à indiquer le courriel, le nom et le numéro de téléphone du gestionnaire des demandes de mise à disposition au sein de votre collectivité. Les accusés de réception des demandes de contrats lui seront communiqués directement dans sa boîte mail. 4

5 Etape 3 : Motif de la mission Choisissez le motif de la mission pour laquelle vous recrutez l agent. En cas d interrogation, vous pouvez vous référer au tableau recensant les cas de recrutement d agents non titulaires de droit public dans la FPT disponible sur notre site. 5

6 Remplacement ou compensation de temps partiel d un agent de votre collectivité Exemple : vous souhaitez remplacer un agent titulaire en arrêt maladie. A l aide de la liste déroulante, choisissez le motif de la mission "Remplacement d un agent", puis dans motif du remplacement, cliquez sur "Congé maladie". Enfin, saisissez le(s) nom(s) du ou des agent(s) remplacé(s) Si le motif de la mission est la compensation de temps partiel, veuillez indiquer le(s) nom(s) du ou des agent(s) à temps partiel sur le même modèle. 6

7 Etape 4 : Renseignements concernant l agent Complétez les renseignements personnels de l agent mis à disposition de votre collectivité. Veillez à respecter les formats demandés pour la date de naissance (JJ/MM/AAAA) et le numéro de sécurité sociale (tous les numéros dont la clé, sans espace). Le nom d usage correspond au nom d épouse pour les femmes mariées, leur nom de jeune fille correspondant au champ nom de famille. 7

8 Etape 5 : Renseignements concernant le contrat à établir Indices bruts et majorés Ces données apparaissent automatiquement lorsque vous complétez la filière, le grade et l échelon. 8

9 Régime indemnitaire Si l agent mis à disposition bénéficie d un régime indemnitaire prévu par une délibération de votre collectivité, complétez le(s) champ(s) correspondant(s) avec le montant mensuel à temps complet de l indemnité, et ce, même si votre agent n'est pas à temps complet ou ne travaille pas tout le mois. Le service paye du Centre de Gestion proratisera ce montant en fonction de la durée du contrat et du temps de travail. 9

10 Dates de début et de fin de contrat Vous pouvez indiquer la date de début et de fin de contrat à l aide du calendrier ou l insérer directement au format JJ/MM/AAAA.! Si la date de fin de contrat que vous avez choisie ne s affiche pas, vérifiez qu elle est postérieure à la date de début de contrat. 10

11 Taux d emploi Votre agent peut être recruté soit à temps complet soit à temps non complet ; son taux d emploi peut être calculé en heures par semaine ou en heures totales. Si l'agent effectue le même nombre d'heures chaque semaine, inscrire ce taux d'emploi dans le champ "heures par semaine". Si vous choisissez "temps complet", le nombre d heures par semaine s affichera à 35 heures par défaut, mais vous pouvez le modifier. 11

12 Si l'agent effectue un nombre d'heures qui varie selon les semaines, inscrire le détail du nombre d'heures que l'agent effectuera par mois : - S'il travaille sur un seul mois, ce nombre va s'afficher automatiquement dans la case "heures totales". - S'il travaille sur plusieurs mois, l'addition des heures effectuées chaque mois va s'afficher automatiquement dans la case "heures totales". Indiquez ici le détail mensuel des heures travaillées par l agent. Le calcul des heures totales pour toute la durée du contrat se fait alors automatiquement. Si l agent effectue un cumul d activités à titre accessoire, indiquez l ici. Le lien vers le document concerné apparaît lorsque vous répondez "oui". Il s ouvre dans une nouvelle page, et ainsi ne vous empêche pas de continuer votre saisie. 12

13 Etape 6 : Renseignements complémentaires Renseignez les informations complémentaires concernant l agent mis à disposition. Si vous répondez oui aux questions, des liens apparaissent pour imprimer les documents correspondants. Ces documents seront complétés et signés par l agent, et renvoyés au Centre de Gestion accompagnés des pièces justificatives demandées. Le lien vers le document concerné apparaît lorsque vous répondez "oui". Il s ouvre dans une nouvelle page, et ainsi ne vous empêche pas de continuer votre saisie. 13

14 Etape 7 : Valider et transmettre la demande de contrat Cliquez ici pour envoyer votre demande de mise à disposition de personnel au Service des Emplois Temporaires du Centre de Gestion. Vous recevrez alors un mail de confirmation à l adresse que vous avez indiquée à l étape 2, accompagné d un fichier au format PDF récapitulant votre demande. Cet onglet vous permet de visualiser votre contrat au format PDF mais il ne sera pas envoyé au Service des Emplois Temporaires. Cette page vous indique que votre contrat a bien été validé. Vous pouvez alors retourner effectuer une nouvelle demande de contrat, vous rendre sur le site internet du Centre de Gestion, ou fermer cette page. 14

15 Saisie non valide Si certains champs obligatoires sont vides ou ne respectent pas les formats demandés (pour les dates et le numéro de sécurité sociale), une fenêtre s ouvre lors de la validation et vous indique les champs non conformes. Les champs concernés apparaissent alors encadrés en rouge dans le formulaire. Complétez-les et validez ensuite votre demande de mise à disposition. 15

16 Renouvellement de contrat Pour effectuer un renouvellement de contrat, vous devez vous référez au numéro de la demande précédente de contrat. Ce numéro s affiche dans le mail accusé de réception de la demande précédente, ainsi que sur le fichier PDF associé. Exemple de mail Numéro de contrat précédent ou identifiant vous permettant d effectuer un renouvellement de contrat. Nom de la collectivité de contact Nom du gestionnaire Exemple de PDF 16

17 Dans le cas d une demande de renouvellement de contrat, tous les champs sont pré-remplis avec les données indiquées lors de la demande précédente ou initiale de contrat.! Les dates de début et de fin de contrat sont les seules données qui ne seront pas pré-remplies et que vous devez absolument compléter. Il en va de même si le taux d emploi du contrat précédent était en heures totales. Recopiez ici le numéro de la demande précédente. Cliquez ici pour pré-remplir les données associées au contrat précédent. Vous pouvez ensuite les modifier en cas de changement. 17

18 Sauvegarder et reprendre la saisie A tout moment, vous pouvez arrêter votre saisie et la sauvegarder. Il vous suffit de cliquer sur le bouton sauvegarder présent à partir de l étape 4. Pour que la sauvegarde soit possible, les renseignements concernant votre collectivité (étape 2) et le nom et prénom de l agent que vous souhaitez recruter doivent être complétés. Vous pouvez ensuite vous reconnecter à tout moment sur la page de demande de mise à disposition de formulaire, et recopier ce numéro dans le champ correspondant. Cliquez sur le pré-remplissage des données, qui seront automatiquement récupérées. Vous pouvez alors reprendre votre saisie et envoyer votre demande au Service des Emplois Temporaires.! Lorsque vous sauvegardez votre saisie, aucun mail n est envoyé au Service des Emplois Temporaires. Pour envoyer votre demande, vous devrez obligatoirement reprendre votre saisie et la valider. Recopiez ici le numéro de votre demande sauvegardée qui vous a été envoyé par mail. Cliquez ici pour pré-remplir les données sauvegardées. Vous pouvez compléter les informations et modifier les données entrées précédemment. N oubliez pas de valider votre saisie pour envoyer la demande au Service des Emplois Temporaires. 18

19 Aide en ligne Tout au long du formulaire, des rubriques d aide sont à votre disposition pour vous accompagner dans votre saisie. Lorsque vous cliquez sur aide, une fenêtre contenant les informations s ouvre. Appuyez ensuite sur ok et continuez votre saisie. En cas de problème et si les fenêtres d aide ne suffisent pas, contactez le Service des Emplois Temporaires du Centre de Gestion. 19

20 Pièces à joindre à toute demande initiale - Pour tous les agents : Le Relevé d Identité Bancaire (R.I.B.) de l agent La photocopie de la carte vitale de l agent (numéro lisible) La photocopie de la carte d identité de l agent En cas d attribution d un régime indemnitaire, joindre un certificat administratif justifiant le versement du régime indemnitaire qui mentionne le montant du coefficient disponible sur notre site - Joindre uniquement si l agent a suivi la formation de secrétaire de mairie dispensée par le Centre de Gestion : Un ordre de mission avec état kilométrique disponible sur notre site - Joindre uniquement si l agent sollicite le versement du SFT : L attestation de droit au SFT disponible sur notre site Une copie du livret de famille Dans le cas d un divorce, joindre la copie du jugement de divorce ou un justificatif d enfant(s) à charge Si l enfant a plus de 16 ans, joindre le certificat de scolarité Si l enfant est apprenti, joindre le certificat et le contrat d apprentissage, ainsi qu une attestation de salaire s il perçoit une rémunération Si l enfant est salarié, joindre une attestation de salaire Si l enfant est à la recherche d un emploi, joindre l attestation d inscription à Pôle Emploi, ainsi qu une attestation de salaire s il perçoit une rémunération - Joindre uniquement si l agent sollicite le remboursement plafonné du trajet domicile-travail (pour les transports en commun uniquement): L état de prise en charge du trajet domicile-travail disponible sur notre site L original du titre de transport ou une copie de l abonnement annuel - Joindre uniquement si l'employeur participe au financement de la protection sociale complémentaire : par la collectivité : le formulaire de participation à la protection sociale des agents mis à disposition par le Centre de gestion disponible sur notre site. par la collectivité : La délibération prise pour la participation à une protection sociale complémentaire par l agent : Les attestations de mutuelle en santé et/ou en prévoyance -Joindre uniquement si l agent effectue un cumul d activités à titre accessoire : L autorisation de cumul d activités disponible sur notre site 20

21 Tableau récapitulatif Pour faciliter votre gestion en interne, le Centre de gestion met à votre disposition un tableau récapitulatif de vos contrats en attente de validation et l historique de vos 50 derniers contrats validés. Vous pouvez également visualiser les contrats en attente et l historique des autres agents autorisés à saisir des demandes de contrat dans votre collectivité. Retournez au formulaire de demande en cliquant sur «Nouvelle demande» Sélectionnez le type de tableau souhaité et cliquez sur «Sélectionner». Vous pouvez visualiser : - Mes contrats en attente - Mon historique de contrats (50) - Les contrats en attente de ma collectivité - L historique des contrats de ma collectivité (50) Vous pouvez afficher le tableau sélectionné au format PDF pour l imprimer et le faire signer. Nom agent Retrouvez facilement la référence de vos contrats A partir de cet écran, vous pouvez reprendre la saisie d un contrat en cours (Reprendre) ou abandonner une demande de contrat non validée (Supprimer). Dans les tableaux d historique cliquer sur «Renouveler» pour pré-remplir une demande de renouvellement de contrat. 21