OFFRE D EMPLOI. DATE LIMITE : Poser votre candidature avant minuit, le jeudi 21 janvier 2016.

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1 OFFRE D EMPLOI Titre du poste : Directrice générale ou directeur général Organisme : Partage-Action de l Ouest-de-l Île Lieu du travail : Ouest-de-l Île de Montréal Situation d emploi : Poste permanent, temps plein Salaire : À discuter Durée du contrat : Minimum de 5 ans Liaison hiérarchique : Le ou la titulaire de ce poste relève du conseil d administration Direction et gestion : Le ou la titulaire dirige et gère une équipe de trois personnes à temps plein et de quatre personnes à temps partiel AFIN DE POSTULER POUR CE POSTE : postuler en ligne : 10nTlEIexJFL0YTLUMSd2EBdkMkGVtbTHhlWDpQ&chk=dFlbQBJQ&page=jobdetails&clid=&JobI d=j &brid=&lang=2 ou par courriel à m.groom@groomassocies.com DATE LIMITE : Poser votre candidature avant minuit, le jeudi 21 janvier Veuillez noter que le cabinet de recrutement Groom & Associés, CREKOF et Lynne Fornarolo offrent gratuitement leurs services à Partage-Action de l Ouest-de-l Île. L organisme : Partage-Action de l Ouest-de-l Île est un organisme sans but lucratif dont la mission consiste à s assurer que l aide est disponible, au sein de la communauté de l Ouest-del Île, à tous les résidents dans le besoin. Pour ce faire, l organisme se charge d amasser des fonds indispensables pour les groupes d entraide de l Ouest-de-l Île qui offrent des services et des programmes vitaux aux résidents. Page 1 of 12

2 La directrice générale ou le directeur général «La directrice ou le directeur général(e) d un organisme sans but lucratif est le leader de l organisation et est souvent considéré(e) comme la figure de proue de l organisme, et ce, au même titre que le chef de la direction d une entreprise commerciale. La directrice ou le directeur général(e) doit non seulement assurer la gestion quotidienne de l organisme et assumer la responsabilité des fonctions de base, elle ou il doit également assurer la gestion des communications tant à l intérieur qu à l extérieur de l organisme, soit auprès du public. Le rôle de la ou du titulaire de ce poste consiste, d abord et avant tout, à assurer la promotion de l organisme, et ce, par sa direction et ses démarches personnelles. Elle ou il doit personnifier les valeurs et les forces de l organisation par sa conduite et ses efforts. Cela signifie que la directrice ou le directeur général(e) doit être doté(e) d une personnalité forte et engageante qui sait se distinguer et laisser sa marque. La directrice ou le directeur général(e) est responsable des affaires courantes de l organisme et assume plusieurs fonctions, notamment la gestion des affaires et la direction des relations publiques. Par conséquent, le ou la titulaire de ce poste doit détenir d excellentes compétences de base en gestion des affaires, comptabilité et supervision alliées à une grande facilité à s exprimer en public et à une bonne compréhension de la sensibilisation sociale et de l image de marque. En raison des multiples fonctions inhérentes à ce poste, le ou la titulaire doit être une personne naturellement dynamique et énergique, et désireuse de se dévouer à la cause. La communication est l une des principales responsabilités du ou de la titulaire de ce poste, et ce, non seulement en ce qui a trait aux affaires courantes internes et aux programmes de sensibilisation à l intention du public, mais également en ce qui a trait aux nouvelles idées liées à la direction de l organisme et aux détails des activités de financement qui doivent être communiqués clairement et efficacement par le conseil d administration au personnel et aux intervenants concernés. Il s agit avant tout de savoir parler aux gens et d être capable non seulement de leur donner l information requise, mais également de leur transmettre les concepts sous-jacents à cette information. Ultimement, la directrice ou le directeur général(e) est la personne qui représente l organisme et qui communique avec tout un chacun au sein et à l extérieur de l organisation. Son rôle est colossal et son influence est d une importance capitale pour assurer le succès de l organisme.»* Page 2 of 12

3 Description du poste Directrice ou directeur général(e) Liaison hiérarchique : Ce poste relève du conseil d administration Direction et gestion : Équipe de trois employés à temps plein et de quatre employés à temps partiel Sommaire des fonctions principales du poste : La directrice ou le directeur général(e) a la responsabilité d établir et de mettre en œuvre les stratégies permettant de réaliser les objectifs principaux de Partage-Action de l Ouest-de-l Île, un organisme sans but lucratif qui fournit du financement crucial à des groupes d entraide de l Ouest-de-l Île qui offrent des services essentiels aux résidents dans le besoin. La directrice ou le directeur général(e) doit : mettre en œuvre les politiques établies par le conseil d administration, fournir leadership, direction et guidance relativement aux activités de l organisation, analyser et évaluer l efficacité opérationnelle de toute l organisation, élaborer la structure organisationnelle, assurer le maintien de l efficacité du personnel, superviser les activités principales par l entremise du personnel et des bénévoles, effectuer les évaluations de rendement du personnel en place, élaborer le plan de financement annuel, participer de façon active à l élargissement de la base de donateurs, représenter Partage-Action auprès des organismes de réglementation, agences et instances diverses, organismes communautaires, organisations civiques, donateurs, fondateurs et commanditaires ainsi qu auprès du grand public. Durée du contrat : Minimum de 5 ans Page 3 of 12

4 Tâches et responsabilités Leadership et planification stratégique Participer, en collaboration avec le conseil d administration, à l élaboration d une vision et d un plan stratégique qui serviront à établir l orientation de l organisation. Déterminer et évaluer les enjeux internes et externes qui ont une incidence négative sur l organisation et en informer le conseil d administration. Jouer le rôle de conseiller professionnel auprès du conseil d administration relativement à tous les aspects des activités de l organisation. Favoriser le travail d équipe efficace au sein du conseil d administration et auprès des membres du personnel. À l instar du président du conseil d administration, jouer le rôle de porte-parole de l organisation. Se charger de la correspondance officielle au nom des membres du conseil et en collaboration avec ces derniers, le cas échéant. Représenter l organisme lors d activités communautaires afin de mettre en valeur le profil de l organisme. Se garder à jour relativement aux tendances de l industrie (lectures, conférences, etc.). Planification et gestion opérationnelles Élaborer un plan opérationnel qui incorpore les buts et objectifs qui appuieront la direction stratégique de l organisation. Élaborer un tableau de bord de gestion qui fournira un aperçu détaillé de l organisation et favorisera la prise de décisions. S assurer que les activités d exploitation de l organisme répondent aux attentes des groupes qu il dessert, du conseil et des donateurs. Assurer l efficacité des activités d exploitation quotidiennes de l organisme (rationalisation et amélioration continue des activités de fonctionnement). Rédiger des politiques qui devront être approuvées par le conseil d administration et préparer des procédures de mise en œuvre des politiques organisationnelles ; passer en revue les politiques existantes sur une base annuelle et recommander des modifications au conseil d administration ; gérer le renouvèlement annuel des membres du conseil d administration et le plan de relève du conseil. Page 4 of 12

5 S assurer que les dossiers des membres du personnel, des donateurs et des bénévoles sont conservés en lieu sûr et assurer la confidentialité des données qui y sont contenues. Fournir du soutien au conseil d administration en préparant l ordre du jour des réunions et les documents nécessaires. Planification et gestion du financement Élaborer le plan de financement annuel. Rechercher des sources de financement, élaborer des plans de financement et rédiger des propositions de financement qui permettront d augmenter les fonds disponibles. Superviser la planification, la mise en œuvre et l évaluation du plan de financement de l organisme, des revenus (événements internes) et de la campagne de financement. o Activités de financement internes (Golf, Salon des vins, Soirée Rouge et Blanc, Forêt des vœux et Grand Bal) o Campagne de financement publique (courriel, web, médias sociaux, sollicitations finales, etc.) o Activités de financements organisées par des tiers (entreprises, associations communautaires) au profit de Partage-Action de l Ouest-de-l Île o Dons provenant d entreprise et de fondations o Dons de titres o Dons majeurs o Campagnes de dons en milieu de travail o Subventions gouvernementales o Dons planifiés et testamentaires o Dons commémoratifs o Dons mobiles o JE Jeunes engagés o Don de points de récompense (Aéroplan, autre) Trouver des commanditaires, des articles et des prix pour les encans silencieux et à la criée, vendre des billets aux donateurs potentiels et actuels. Participer aux activités de financement, le cas échéant. Planifier, mettre en œuvre et évaluer le plan de développement de l organisme (identifier les entreprises partenaires potentielles, les partenaires en produits et Page 5 of 12

6 services, les donateurs, etc., déterminer qui est la meilleure personne pour effectuer le contact, rechercher des candidats potentiels, établir les réunions, préparer les documents, effectuer les rencontres, conclure les ententes, faire les suivis, effectuer le service après-don, etc.). S assurer que les activités contribuent à appuyer la mission de l organisme et reflètent les priorités établies par le conseil d administration. Superviser la planification, la mise en œuvre, l exécution et l évaluation des projets spéciaux. S assurer que l organisme répond aux normes d accréditation d Imagine Canada. Distribution et allocation des fonds Superviser la planification, la mise en œuvre et l évaluation des critères, des politiques et des activités liés à la distribution des fonds. S assurer que le travail effectué par le comité de distribution des fonds appuie la mission de l organisme et reflète les niveaux appropriés d allocation établis par l organisme. S assurer que les statistiques annuelles sont maintenues de façons constantes et qu elles sont communiquées de façon appropriée aux parties prenantes (nombre de groupes, statistiques par secteur et municipalité, nombre de personnes sur les listes d attente, etc.). Superviser la planification, la mise en œuvre et l évaluation de la cérémonie annuelle de distribution des fonds. Diriger, planifier et préparer la formation sur le renforcement des capacités offerte aux groupes financés et y assister (deux ou trois fois par année). Planification et gestion des ressources humaines Déterminer les besoins en matière de ressources humaines afin d assurer l efficacité de l organisation. Superviser la mise en œuvre des politiques, procédures et pratiques en matière de ressources humaines, incluant l élaboration des descriptions de tâches pour tout le personnel, le manuel de l employé, etc. Assurer le maintien d un milieu de travail positif, sain et sûr, et ce, conformément à toutes les lois et tous les règlements pertinents. Page 6 of 12

7 Recruter, effectuer les entrevues et sélectionner les candidats qui ont les compétences techniques et les habiletés personnelles requises pour appuyer la mission de l organisme. S assurer que tous les membres du personnel reçoivent une orientation et une formation adéquate. Mettre en œuvre un processus de gestion du rendement du personnel, assurer le suivi du rendement sur une base continuelle et effectuer les évaluations de rendement annuelles. Encadrer et mentorer les membres du personnel au besoin afin d assurer l amélioration du rendement. Discipliner le personnel au besoin en appliquant les méthodes appropriées conformément aux règles établies dans le cadre de la Commission des Normes du Travail. Planification et gestion financière Travailler en collaboration avec les membres du personnel et du comité exécutif du conseil d administration afin de préparer un budget global devant être présenté au conseil d administration. Travailler en collaboration avec le conseil d administration afin de nantir l organisme des fonds adéquats à son fonctionnement (entreprises partenaires, événements spéciaux, etc.). Approuver les dépenses dans le cadre de l autorité qui lui est conférée par le conseil d administration. Assurer l application de pratiques comptables saines sur une base quotidienne, mensuelle et annuelle afin que les registres comptables satisfassent aux exigences des auditeurs. Administrer les fonds de l organisme conformément au budget approuvé et effectuer le suivi mensuel de la trésorerie de l organisme. S assurer que le Fonds Partage-à-vie, qui est investi à la Fondation de dons particuliers de la TD, est géré adéquatement. Fournir au conseil d administration, et ce, de façon régulière, des rapports complets sur les revenus et les dépenses de l organisme. Page 7 of 12

8 S assurer que l organisme se conforme à toutes les lois relatives aux institutions sans but lucratif en ce qui a trait à l impôt et aux retenues à la source (ARC, Revenu Québec, RACJ), registre des procès-verbaux, etc. S assurer que l organisme se conforme à toutes les exigences des associations propres à l industrie auxquelles il adhère, incluant le respect des codes d éthique et des politiques sur la confidentialité (CAGP, Imagine Canada, Leave a Legacy, etc.) Communications et relations avec la communauté Communiquer avec les parties prenantes afin de les informer du travail et de l impact de l organisme et de déterminer les besoins de la communauté de l Ouest-de-l Île. Aider les parties prenantes à communiquer, au sein de leur entreprise, de leur municipalité, etc., quel est l impact des dons effectués à l organisme. Établir de bonnes relations de travail et des arrangements de collaboration avec les parties prenantes afin de favoriser l atteinte des objectifs de l organisme : o Bénévoles (recrutement, formation, gestion, reconnaissance, départ, etc.) o Groupes d entraide o Donateurs o Partenaires (dons en espèce ou en nature), o Élus, représentants gouvernementaux o Citoyens o et autres parties prenantes S assurer que les programmes de reconnaissance à l intention des donateurs, des bénévoles et des partenaires sont mis en œuvre de façon appropriée (incluant les divers récipiendaires). S assurer que le nom de marque de l organisme soit le premier dans l esprit du public de la communauté en optimisant l utilisation des médias disponibles (imprimés, radio, télévision, médias sociaux, articles promotionnels, liens hypertextes avec les sites de nos donateurs, partenaires, etc.) S assurer que le nom de marque de l organisme soit respecté en tout temps dans tout le matériel de marketing (incluant la papeterie, présentations PowerPoint, etc.). Page 8 of 12

9 Gestion du risque Déterminer et évaluer les risques et mettre en œuvre des mesures de contrôle des risques pour l organisme relativement : o Aux personnes (clients, personnel, gestionnaires, bénévoles), o Au matériel informatique et gestion des mots de passe (DPO, Better Impact, Kin, Simply Accounting, équipement TI, système téléphonique, autre) o Aux biens mobiliers du bureau, o Aux finances, o À la bonne volonté et à l image. S assurer que le conseil de direction et l organisme sont protégés par des assurances adéquates. S assurer que le conseil d administration et le personnel comprennent les conditions et les limitations de la couverture d assurance. S assurer que tous les bénévoles et autres, le cas échéant, ont signé les formulaires sur la confidentialité et la divulgation d intérêt et faire en sorte que ces formulaires soient sauvegardés, classés et aisément accessibles. S assurer que tous les membres du personnel et les bénévoles connaissent le code d éthique. Autres secteurs de responsabilité : Répondre aux demandes ponctuelles d un grand réseau : o Recherches d emplois o Possibilités de bénévolat o Demandes d aide (rediriger les gens) o Groupes d entraide nouveaux et existants et directeurs d organismes de charité qui demandent conseil o Fournisseurs potentiels offrant leurs produits ou services Page 9 of 12

10 Qualités requises Détenir un diplôme en collecte de fonds d un établissement d enseignement reconnu et un minimum de cinq ans d expérience dans le secteur des organismes sans but lucratif, ou un minimum de dix ans d expérience dans le domaine des affaires à titre de gestionnaire. Bilinguisme : Maîtrise du français et de l anglais à l oral et à l écrit et capacité de rédiger des rapports de comptabilité, des propositions de financement, des discours, etc., et ce, dans les deux langues sans l aide d un traducteur. Afficher d excellentes aptitudes en gestion organisationnelle, en accompagnement du personnel et en gestion et développement d équipes hautement performantes, et capacité d établir et d atteindre des objectifs stratégiques et de gérer un budget. Avoir travaillé avec succès en collaboration avec un conseil de direction et avoir démontré sa capacité à établir des relations harmonieuses avec les membres du conseil. Faire preuve de solides aptitudes en matière de gestion de budget, incluant préparation, analyse, prise de décision et établissement de rapports. Afficher une solide expérience en matière de marketing, relations publiques et campagnes de financement et une capacité à établir des liens avec un grand éventail de parties prenantes et de gens de toutes les cultures Afficher de fortes compétences en communication écrite et orale ; communicateur persuasif et passionné avec d excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en gestion de projets multidisciplinaires. Privilégier une orientation axée sur l action et l entrepreneuriat, une approche innovante en matière de planification des affaires, et une capacité à s adapter aux circonstances. Démontrer une capacité à travailler efficacement en collaboration avec divers groupes de personnes. Avoir une bonne connaissance de l Ouest-de-l Île est un atout important. Compétence en matière d outils informatiques : Capacité à travailler à l ordinateur et avec les outils de gestion financière informatisés. Page 10 of 12

11 Caractéristiques personnelles Le ou la titulaire du poste doit faire preuve de compétence dans certains ou tous les domaines suivants : Adaptabilité : Faire preuve de souplesse, de polyvalence et de tolérance dans le cadre d un environnement de travail changeant tout en maintenant l efficacité. Éthique : Comprendre en quoi consistent un comportement et des pratiques d affaires éthiques et s assurer que son propre comportement et celui des autres sont conformes aux normes et aux valeurs de l organisme. Relations interpersonnelles : Établir et maintenir des relations de travail positives avec les autres, tant à l interne qu à l externe, afin de réaliser les objectifs de l organisme. Communication : Afficher une capacité d écoute, savoir s exprimer à l oral et à l écrit d une manière claire, approfondie et opportune, et ce, en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces. Créativité et innovation : Mettre sur pied de nouvelles façons uniques d améliorer le fonctionnement de l organisme et de créer de nouvelles possibilités. Approche axée sur les besoins du client : Anticiper et comprendre les besoins des clients internes et externes et y répondre de façon à satisfaire ou à surpasser leurs attentes, et ce, dans le cadre des paramètres organisationnels. Travail d équipe : Promouvoir le travail coopératif et travailler efficacement avec les autres pour établir des objectifs, résoudre des problèmes et prendre des décisions qui rehausseront l efficacité organisationnelle. Rôle de leader : Influencer positivement les autres afin d atteindre les résultats favorables aux intérêts de l organisme. Prise de décision : Évaluer les situations pour déterminer l importance, l urgence et les risques des enjeux, et prendre des décisions éclairées et opportunes dans l intérêt de l organisme. Organisation : Établir les priorités, élaborer des horaires de travail, évaluer les progrès accomplis relativement aux objectifs et suivre les détails, les données, les renseignements et les activités. Planification : Déterminer les stratégies qui feront progresser l organisme, établir des objectifs, créer et mettre en œuvre des plans d action et évaluer les processus et résultats. Page 11 of 12

12 Résolution de problèmes : Évaluer les situations afin de déterminer les causes du problème, recueillir et traiter l information pertinente, générer des possibilités de solution et présenter des recommandations, ou résoudre le problème. Réflexion stratégique : Évaluer les options et les actions en tenant compte des tendances et des conditions de l environnement ainsi que de la vision et des valeurs de l organisme. Passion, idéalisme, intégrité, attitude positive, approche axée sur la mission, empathie, acuité politique et autodétermination. Conditions de travail Les heures de travail de la directrice ou du directeur général(e) sont celles d une semaine de travail typique d exécutif, incluant la nécessité de travailler le soir, les fins de semaine ( soirées par année), et d effectuer des heures supplémentaires pour participer aux réunions du conseil d administration, représenter l organisme lors d événements publics, et autres activités. Page 12 of 12