COMEDEC Guide utilisateur pour WebAda

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1 COMEDEC Guide utilisateur pour WebAda

2 SOMMAIRE A. Connexion à WebAda... 3 B. Ecran d accueil après connexion à WebAda : «Gestion des demandes»... 4 C. Sélection d une demande... 6 D. Loupe sur les informations du titulaire et de la filiation... 8 E. Traitement après la sélection «Réponse positive»... 9 F. Traitement après la sélection «Réponse négative» G. Onglet «Réponses à signer» H. Validation des réponses à signer I. Validation de la signature électronique J. Le renvoi en traitement K. L écran «Suivi d activité» L. En cas de problèmes ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 2

3 A. Connexion à WebAda Avant de pouvoir utiliser WebAda pour traiter et signer les demandes électroniques de données d état-civil, l agent doit vérifier que : - le poste informatique est relié au réseau Internet et dispose des configurations requises pour accéder au portail en ligne WebAda ; - Windows XP (Service Pack 3) ou Windows 7, - Java, d une version supérieure ou égale à Internet Explorer, d une version supérieure ou égale à 7.0 ou Firefox d une version supérieure ou égale à L outil de signature WLSigner installé - Middleware IAS-ECC installé - Driver du lecteur de cartes installé - le lecteur de cartes agents est correctement branché et est allumé, - la carte est insérée dans le lecteur ; l agent ne pourra sinon accéder à WebADA. Le WEB-ADA est accessible à l URL suivante : ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 3

4 B. Ecran d accueil après connexion à WebAda : «Gestion des demandes» Après s être authentifié, l agent accède à cet écran de «Gestion des demandes» qui lui indique les demandes à traiter et les réponses à signer Point 1 : L agent retrouve ici son identité et sa mairie. Point 2 : Dans l exemple ci-dessus, la mairie a 10 demandes à traiter (onglet bleu foncé) et 0 réponse à signer (onglet bleu clair). En cliquant sur chacun de ces deux onglets, l agent accède directement au type de demandes souhaité. Point 3 : 2013 ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 4

5 La touche «Synchroniser» permet de télécharger sur WebAda toutes les demandes reçues à la mairie depuis la dernière connexion à WebAda. Par exemple, à 10h32, si l agent s est connecté à 10h08 à WebAda et qu une demande a été envoyée à 10h15, il doit appuyer sur «Synchroniser» pour voir cette demande sur l écran. Point 4 : Chaque page affiche un certain nombre de demandes. Dans notre exemple, seules 15 demandes sont affichées par page. L agent peut modifier ce paramètre et choisir un nombre de demandes plus ou moins élevé. Point 5 : Les demandes sont classées au choix par : - Date de de la demande (Colonne «DATE DEMANDE») - Nom, prénom et année de naissance du demandeur (Colonne «NOM PRENOM ANNEE») - Origine de la demande comme par exemple l obtention d un Titre Electronique Sécurisé (TES) (Colonne «DEMANDEUR») - Le titre concerné comme par exemple une demande de passeport (Colonne «USAGE») - L état de la demande et son stade de traitement. Dans l onglet «Demandes à traiter», toutes les demandes seront à l état «A traiter». Si le traitement de la demande n a pas débuté, son «Sous-état» sera «Nouvelle demande». Si le traitement a débuté mais n est pas terminé, son «Sous-état» est «Brouillon enregistré». (Colonne «ETAT SOUS-ETAT») Pour changer de classement par colonne, il suffit de cliquer sur la petite flèche blanche à droite du titre de la colonne. Les demandes seront alors classées chronologiquement ou alphabétiquement en fonction de la catégorie de cette colonne ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 5

6 C. Sélection d une demande En cliquant sur le nom, prénom et année de naissance d un demandeur, l agent accède directement à un écran spécifique pour le traitement de la demande Point 1 L agent voit le numéro de la demande qu il est en train de traiter. En cliquant sur «Demandes à traiter», il peut retourner à la liste de toutes les demandes à traiter. Point 2 L agent dispose de plusieurs informations sur la demande qu il est en train de traiter, notamment la raison de la demande, la date de la demande et l identité de l agent de la mairie qui lui adresse la demande. Point ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 6

7 L agent visualise les informations du demandeur. En cliquant sur la petite loupe, il accède à l ensemble des informations saisies par la mairie de demande : cf. paragraphe suivant (D. Loupe sur les informations du titulaire et de sa filiation). Point 4 L «Historique Demande» permet à l agent de savoir les actions réalisées antérieurement sur la demande qu il est en train de traiter. La colonne «PROFIL» permet de voir quel type d action a été réalisé par quel type d agent («Porteur mairie signataire» est entendu ici comme l agent habilité à signer électroniquement les réponses aux demandes de vérification de données d état-civil). Point 5 Après avoir traité la demande comme une demande papier (le traitement de la demande de données d état-civil est inchangé par rapport à une demande papier), l agent sélectionne le «Type de réponse» qu il souhaite apporter : «Réponse positive» ou «Réponse négative»: cf. paragraphes suivants (E. Traitement après la sélection «Réponse positive» et F. Traitement après la sélection «Réponse négative»). Point 6 L agent peut «Annuler» et revenir à l écran d accueil présenté au 2. L agent peut «Enregistrer en brouillon» la demande dans son état actuel : la demande est alors à l état de «Brouillon enregistré». L agent peut enfin «Envoyer en signature» : la demande est alors placée dans le parapheur électronique et est désormais accessible en sélectionnant l onglet «Réponses à signer» ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 7

8 D. Loupe sur les informations du titulaire et de la filiation En cliquant sur la petite loupe, l agent dispose de toutes les informations du titulaire de la demande et de sa filiation, fournies par la mairie demandeuse (en l occurrence celle où l administré a déposé sa demande de passeport). Pour fermer cet écran et revenir à l écran présenté au point précédent, il suffit de cliquer sur «Fermer» en bas à droite ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 8

9 E. Traitement après la sélection «Réponse positive» Une fois que l agent a sélectionné «Réponse positive» dans la case «Type de la réponse», il accède à de nouveaux champs à remplir. L agent saisit alors les informations qui sont indispensables à l instruction de la demande Point 1 : L agent indique le numéro et l année de l acte de naissance applicable. Point 2 : L agent doit impérativement valider chacune des lignes contenant des données d état-civil fournies par le demandeur. Pour ce faire, il lui suffit de cliquer sur la petite flèche bleue située à droite du chacun des champs à valider. Point 3 : En fonction de l usage auquel est destinée sa réponse, l agent peut également ajouter des informations si celles-ci sont pertinentes. Par exemple, il est possible d ajouter des prénoms ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 9

10 4 5 Point 4 : L agent ajoute les mentions nécessaires à l instruction de la demande. Il doit remplir la date de l acte, le type de mention et ressaisir le texte de la mention. Une fois que cela est terminé, l agent clique sur «Ajouter». La mention insérée s affiche alors. Une autre ligne apparaît également qui peut être remplie si l acte de naissance comporte plusieurs mentions et si celles-ci doivent être communiquées pour l instruction de la demande. Point 5 : Comme précisé au paragraphe C., l agent peut «Annuler» et revenir à l écran d accueil présenté au paragraphe B. L agent peut «Enregistrer» la demande dans son état actuel : la demande est alors à l état de «Brouillon enregistré» et la demande reste accessible pour traitement à tous les agents. L agent peut enfin «Envoyer en signature» : la demande est alors placée dans le parapheur électronique et est désormais accessible en sélectionnant l onglet «Réponses à signer» ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 10

11 F. Traitement après la sélection «Réponse négative» Une fois que l agent a sélectionné «Réponse positive» dans la case «Type de la réponse», le champ «Motif Réponse» s affiche. Une seule option, «Pas d acte de naissance applicable», est proposée et doit être sélectionnée par l agent. Pour poursuivre le traitement, l agent procède comme décrit dans le paragraphe E, point ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 11

12 G. Onglet «Réponses à signer» En cliquant sur l onglet «Réponses à signer», l agent accède aux demandes traitées qui sont prêtes à être signées. Seuls les agents habilités à signer électroniquement les demandes peuvent accéder à cet onglet. 1 Point 1 : Pour visualiser une réponse, l agent doit cliquer sur la petite loupe située dans la colonne à droite. Il a alors accès à tous les éléments de la réponse ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 12

13 1 Point 1 : Un numéro ainsi qu une référence de la réponse lui sont attribués automatiquement ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 13

14 2 3 Point 2 : Si l agent souhaite signer la réponse, il doit cliquer sur «Retour». Il va alors basculer à la liste des «Réponses à signer». Point 3: Si l agent souhaite modifier quelques éléments de sa réponse, il doit cliquer sur «Renvoi en traitement». 4 5 Point 4 : Une nouvelle fenêtre s affiche alors et l agent doit indiquer le motif de renvoi en traitement à partir d une liste déroulante ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 14

15 Point 5 : Après avoir sélectionné le motif pertinent, l agent clique sur le bouton «Valider». Il peut également annuler le renvoi en traitement. Dans les deux cas, l agent retourne ensuite automatiquement à la liste des «Réponses à signer». 6 7 Point 6 : Pour signer électroniquement, l agent sélectionne à partir de la liste des «Réponses à signer» une ou plusieurs réponses qu il souhaite signer en cochant les cases correspondantes. Point 7 : L agent clique ensuite sur «Je signe». H. Validation des réponses à signer Quand l agent clique sur «Je signe», cette fenêtre apparaît lui récapitulant le ou les documents qu il a sélectionnés pour signature ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 15

16 1 2 3 Point 1 : En cochant cette case, l agent peut signer toutes les demandes traitées en une seule fois. Point 2 : L agent peut choisir de signer les réponses une à une. Il coche alors la case de la réponse qu il veut signer. En cliquant sur la réponse (soulignée en bleu), les détails de la réponse sont affichés dans un cadre à droite de la liste. Point 3 : Pour poursuivre le processus de signature, l agent clique sur la flèche bleue «suite» en bas de la fenêtre ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 16

17 I. Validation de la signature électronique Point 1 : L agent peut visualiser les documents qu il s apprête à signer en cliquant sur la flèche bleue «retour». Il retourne alors à la fenêtre précédente qui permet de visualiser les documents en question. Point 2 : Le contexte de signature permet d afficher le certificat individuel attribué à chaque agent qui dispose du droit de signer électroniquement des demandes de données d état-civil. Il est également rappelé la date et l heure de signature de la demande de données d état-civil. Point 3 : L agent doit cocher le consentement avant de signer. Point 4 : L agent doit saisir son code confidentiel et personnel à l abri des regards indiscrets. Point 5 : L agent peut «Signer» ou «Annuler» et revenir à l écran précédent. Si l agent clique sur «Signer» une fenêtre de confirmation s ouvrira lui récapitulant les demandes signées ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 17

18 J. Le renvoi en traitement A partir du moment où une réponse est renvoyée en traitement (cf. paragraphe F, point 3), la réponse est alors transférée dans la liste des «Demandes à traiter» et devient de nouveau accessible aux agents qui ne sont pas habilités à signer. 1 Point 1 : La demande apparaît alors à l état «Renvoi en traitement». Pour revenir au traitement de la demande, l agent clique sur «NOM PRENOM ANNEE» de la demande. Il accède alors à l ensemble des éléments de la réponse qu il peut modifier ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 18

19 2 Point 2 : Dans «Historique Demande», à côté de l action «Renvoi en traitement», l agent voit le motif de renvoi et peut ainsi passer directement à l élément à revérifier ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 19

20 K. L écran «Suivi d activité» La rubrique «Suivi d activité» permet aux agents d accéder aux demandes traitées et signées par la mairie. Ces données sont stockées dans WebADA pendant quelques semaines Point 1 : A partir de n importe quel écran, l agent peut accéder à l historique du traitement des demandes en cliquant sur «Suivi d activité». Point 2 : Dans la liste des demandes traitées et signées sont notamment renseignées les dates d envoi et de réception de la demande, la date du traitement («Traitement demande») ainsi que la date de signature. L agent peut classer les réponses en fonction des catégories de chaque colonne en cliquant sur la petite flèche blanche à droite/en-dessous du titre de colonne. Point 3 : L agent peut visualiser tous les éléments de la réponse - en cliquant soit sur l icône avec la petite loupe ; il accède alors aux éléments remplis dans la grille de traitement de la demande), - en cliquant sur l icône pdf ; il accède alors à sa réponse sous format pdf ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 20

21 L. En cas de problèmes Vous rencontrez des difficultés d'ordre technique ou fonctionnel pour l utilisation de l annuaire et de l application de gestion de cartes : Une adresse mail : Un numéro unique : Lorsque vous vous adressez à l'assistance, n'oubliez pas de préciser : - Vos coordonnées : prénom, nom, n de carte «AAE/ACT» ; - La nature de votre problème en explicitant très exactement les faits. Cela facilitera sa tâche et accélérera potentiellement la résolution de vos problèmes ANTS Usage réservé aux Mairies abonnées à COMEDEC 21

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