Mode d emploi. Comment surfer sans difficultés?

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1 Mode d emploi Comment surfer sans difficultés?

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3 Objectif Qualité Parce que vous le faites non parce que vous devez le faire. Pourquoi un manuel de qualité? Un manuel de qualité vise à obtenir une qualité optimale des diverses activités officinales, à la démontrer, à en assurer la traçabilité et à inciter à une amélioration constante des activités. Qu est-ce qu un manuel de qualité? Un manuel de qualité rassemble l ensemble des directives, instructions de travail, procédures, protocoles et rapports qui décrivent les différentes activités de l officine et les rendent traçables. Et ce en tenant compte de la législation et des recommandations et prescriptions du Guide des Bonnes Pratiques Pharmaceutiques Officinales (GBPPO). Ecrire ce que l on fait et faire ce que l on a écrit! Comment réaliser un manuel de qualité? Vous pouvez bien entendu rédiger votre propre manuel de qualité. Vous pouvez aussi utiliser le site web MyQualityAssistant, développé par le Service Projets Scientifiques. Ce site web vous propose un manuel de qualité type que vous pouvez utiliser comme base pour réaliser VOTRE Manuel de Qualité. Vous pouvez y ajouter vos documents personnels si vous estimez que ceux - ci doivent faire partie de votre Manuel de Qualité. N oubliez pas que le Manuel de Qualité est un outil de travail dynamique, à utiliser en continu et à adapter si nécessaire. Vous pouvez accéder à MyQualityAssistant via Pour des informations sur l organisation et le fonctionnement du site, consultez la rubrique MODE D EMPLOI sur le site MyQualityAssistant. Qui a accès à MyQualityAssistant? L accès à MyQualityAssistant est réservé aux pharmaciens, adjoint et titulaire, exerçant dans une pharmacie MEMBRE de l APB. L accès au site se fait via vos données DocCheck. En cas de problèmes d accès au site : myqualityassistant@mail.apb.be. Quand le Manuel de Qualité sera-t-il obligatoire? Certains documents ou parties du Manuel de Qualité sont déjà légalement obligatoires. C est le cas, par exemple, des fiches de pesées et des rapports de préparation à compléter lors de la réalisation des préparations magistrales et officinales. A partir de 2012, chaque pharmacie devra disposer de son propre Manuel de Qualité. Ce n est évidemment pas possible à réaliser du jour au lendemain. Il vaut mieux commencer à compléter les documents petit à petit afin d être prêt pour le 1er janvier Pour plus d informations : Service Projets Scientifiques CDSP - CWOA Dienst Wetenschappelijke Projecten Phn Nathalie Duquet tél : 02/ duquet.nathalie@mail.apb.be Phn Isabelle De Wulf tél : 02/ dewulf.isabelle@mail.apb.be

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5 MyQualityAssistant Mode d emploi TABLE DES MATIERES 1. Personnes de contact Accès au site My Quality Assistant Adresses du site Accéder au site Vous n avez pas de DocCheck, que faire? Vous avez un DocCheck, mais vous n êtes pas enregistré dans le système de l APB? Structure et organisation du Manuel de Qualité Page d accueil Menu du haut Partie centrale Menu de gauche Filtres Vue d ensemble d un chapitre Compléter un document Créer un document Adapter un document complété Valider un document complété Créer une nouvelle version d un document validé Migrer vers une nouvelle version APB Documents archivés Caractéristiques des documents Nombre d exemplaires Statut et durée de validité Version Document d enregistrement Imprimer les documents Imprimer les documents - type (non complétés) Imprimer les documents complétés Télécharger un document Benchmarking (version julliet 2011) 1

6 1. Personnes de contact Pour des questions sur le fonctionnement ou le contenu du site MyQualityAssistant : - Nathalie Duquet (nathalie.duquet@apb.be) - Isabelle De Wulf (isabelle.dewulf@apb.be) Pour un problème d accès (de login) au site MyQualityAssistant : myqualityassistant@apb.be Les coordonnées des personnes de contact peuvent être consultées via la rubrique «Contact» dans le menu du haut. 2. Accès au site My Quality Assistant 2.1. Adresses du site Accéder au site Introduisez votre identifiant DocCheck et votre mot de passe et cliquez sur «Se logger». L accès au site est réservé au personnel exerçant dans une pharmacie membre de l APB. Sur la page suivante, cliquez sur le numéro APB de l officine pour accéder au Manuel de Qualité de la pharmacie. 2

7 2.3. Vous n avez pas de DocCheck, que faire? Le login et le mot de passe DocCheck sont délivrés gratuitement. Vous pouvez en faire la demande en cliquant sur «S inscrire» sur la page «Login MyQualityAssistant» (voir ci - dessus) ou via le site de Pharmaplanet ( DocCheck est un service de contrôle d'accès aux espaces protégés des sites Web de santé, destinés aux professionnels de la santé Vous avez un DocCheck, mais vous n êtes pas enregistré dans le système de l APB? Vos données DocCheck sont correctes, mais votre login a échoué parce que vous n êtes pas enregistré dans la base de données de l APB. Complétez le formulaire de demande d accès et cliquez ensuite sur le bouton «Envoyer la demande» en - dessous du formulaire. Un mail de confirmation vous sera envoyé. 3

8 3. Structure et organisation du Manuel de Qualité Le Manuel de Qualité est organisé en 4 niveaux de documents. Chaque niveau est identifié par une icône et chaque document est identifié par un code d identification. Niveau Type de document Icône Code d'identification Exemple 1 Chapitre ou Manuel de Qualité proprement dit. Reprend les principes et lignes directrices généraux relatifs à un chapitre du Manuel de Qualité MQ + code du chapitre Chapitre Personnel : MQ-PERSON 2 Annexe d un chapitre du Manuel de Qualité MQ + code du chapitre + ANNEXE + numéro de l annexe (2 chiffres) Annexe Organigramme MQ-PERSON-ANNEXE-01 3 Procédure. Enumère les responsabilités et les instructions de travail. Code du chapitre + PROC + numéro de la procédure (2 chiffres) Procédure Délégation en l absence du titulaire PERSON-PROC-01 4 Annexe d une procédure Code du chapitre + PROC + numéro de la procédure (2 chiffres) + ANNEXE + numéro de l annexe (2 chiffres) Annexe de la procédure Délégation Fiche de renseignements PERSON-PROC-01-ANNEXE-01 Les abréviations utilisées dans les codes d identification sont reprises dans le tableau ci - dessous : 4

9 Sur le site, les différents documents sont donc identifiables par les icônes, leurs codes d identification et leurs titres. 5

10 4. Page d accueil La page d accueil est la première page sur laquelle vous arrivez après avoir sélectionné le numéro APB de votre pharmacie. Les communications importantes sont brièvement signalées sur la page d accueil (phrase en jaune), comme les nouvelles fonctionnalités et les nouveaux documents disponibles sur le site Menu du haut Le menu du haut comporte 6 rubriques : Accueil : pour revenir à tout moment à la page d accueil. Présentation : brève information générale sur le manuel de qualité et déclaration de confidentialité relative au site web MyQualityAssistant. Nouveautés : explication, en détail, des nouveaux documents disponibles sur le site, des modifications et des nouvelles fonctionnalités du site. Mode d emploi : pour accéder : - à la table des matières du manuel de qualité MyQualityAssistant ; - au mode d emploi détaillé ; - à la version Démarrage rapide de ce mode d emploi qui vous explique brièvement comment commencer rapidement la réalisation de votre manuel de qualité. Contact : coordonnées des personnes à contacter pour des questions sur le site ou des problèmes d accès. Profil : cette rubrique comporte 3 sous - menus : - Mon profil reprenant les coordonnées de la personne connectée ; - Profil officine présentant : les coordonnées de la pharmacie ; la liste des personnes qui ont accès au Manuel de Qualité de la pharmacie. Cette liste est un moyen de contrôle pour le titulaire de l officine. Si ces données sont incorrectes, veuillez envoyer un e - mail à myqualityassistant@apb.be. le quota du disque utilisé pour le téléchargement de documents (voir pag Télécharger un document). - Benchmarking : fonctionnalité qui vous permet de voir où vous vous situer par rapport à vos confrères dans la réalisation de votre manuel de qualité (voir pag Benchmarking). 6

11 4.2. Partie centrale Tableau «Mes documents à compléter pour le manuel de qualité» Ce tableau énumère l ensemble des documents proposés par MyQualityAssistant que vous n avez pas encore complétés. Ce tableau peut comporter plusieurs pages. Les flèches en bas du cadre vous permettent de naviguer d une page à l autre. Au - dessus du cadre se trouvent 2 filtres : - «Montrer uniquement les nouveaux documents (publiés < 3 mois)» qui permet de n afficher dans le tableau que les documents les plus récents, publiés sur le site depuis moins de 3 mois (voir pag Filtres) ; - «Montrer uniquement les documents légalement obligatoires» qui permet d afficher dans le tableau uniquement les documents légalement obligatoires (voir pag Filtres). 7

12 Tableau «Mes documents en cours» Ce second tableau présente les documents en cours de rédaction, qui n ont pas encore été validés. Pour accéder au document et continuer sa rédaction, cliquez sur le code du document, dans la première colonne du tableau et ensuite sur le bouton «Adapter mon document» (voir pag Adapter mon document complété). Ce tableau peut également comporter plusieurs pages. Les flèches en bas du cadre vous permettent de naviguer d une page à l autre Menu de gauche Le menu de gauche se présente sous forme d arbre et permet de naviguer dans les différents chapitres et documents du Manuel de Qualité. En cliquant sur les petits triangles, les différents documents de chaque chapitre apparaissent. L activation du filtre «Montrer uniquement les documents légalement obligatoires», au - dessus du menu de gauche, permet de visualiser uniquement les documents légalement obligatoires (voir pag Filtres). 8

13 4.4. Filtres Montrer uniquement les documents légalement obligatoires En cochant le filtre «Montrer uniquement les documents légalement obligatoires», seuls les documents légalement obligatoires apparaissent. Ce filtre est présent au - dessus du menu de gauche et en haut à gauche des tableaux reprenant les documents à compléter ou les documents déjà complétés sur le site MyQualityAssistant. Les filtres au - dessus du menu de gauche et des tableaux ne sont pas liés, c est - à - dire que si vous cochez le filtre au - dessus du menu de gauche, il ne sera pas automatiquement coché au niveau des tableaux. En éliminant de la liste les documents non obligatoires, vous pouvez ainsi vous focaliser sur les documents obligatoires. A quoi servent les documents non obligatoires? Ils sont là pour compléter le système de gestion de la qualité de l officine et pour faciliter votre travail. Attention, lorsque le filtre «Montrer uniquement les documents obligatoires» est activé, les documents non obligatoires ne sont pas visibles. Si vous voulez accéder à un document non obligatoire, désactivez le filtre! Montrer uniquement les nouveaux documents (publiés < 3 mois) En cochant la case «Montrer uniquement les nouveaux documents», seuls apparaissent les nouveaux documents, c'est - à - dire les documents publiés sur le site depuis moins de trois mois. Ce filtre est présent en haut à gauche des tableaux énumérant les documents qui restent à compléter sur le site Montrer les documents archivés L activation de ce filtre permet de visualiser également les documents dont le statut est «Archivé» (voir pag Documents archivés) dans les tableaux énumérant les documents qui sont déjà complétés. 9

14 5. Vue d ensemble d un chapitre Par chapitre, il est possible d avoir une vue d ensemble des documents qui n ont pas encore été complétés, d une part, et de ceux qui ont déjà été complétés, d autre part. Pour accéder à un chapitre, cliquez, dans le menu de gauche, sur le nom du chapitre. Vous accédez à la page «Chapitre», laquelle comporte : - Un premier tableau «Mes documents à compléter pour ce chapitre» qui reprend l ensemble des documents que vous n avez pas encore complété pour ce chapitre. - Un second tableau «Mes documents complétés pour ce chapitre» qui reprend l ensemble des documents que vous avez déjà complétés pour ce chapitre. Pour accéder à un document, cliquez sur son code dans l un ou l autre tableau. Pour imprimer les documents, voir pag Imprimer des documents. 10

15 6. Compléter un document 6.1. Créer un document Pour accéder à un document, cliquez sur son nom dans le menu de gauche ou sur son code dans le tableau «Mes documents à compléter». Pour compléter le document choisi, cliquez ensuite sur le bouton «Créer mon document», en haut à droite du premier cadre. Vous avez le choix entre le français et le néerlandais. Ce choix de la langue donne la possibilité au titulaire de l officine de fournir à un membre de l équipe les documents qui le concerne dans sa langue maternelle. Le document - type (ou template) s ouvre et il est alors possible d en lire le contenu et de modifier les champs variables qui apparaissent en bleu. Ces zones bleues sont généralement pré - remplies, il s agit de suggestions. A vous d adapter le contenu de ces champs à la situation ou à la façon de travailler dans l officine. 11

16 Une fois que vous avez terminé de compléter le document, sauvegardez - le en cliquant sur le bouton «Sauvegarder mon document», soit tout en haut, soit tout en bas du document. Le statut du document est alors «En cours». Un document «En cours» peut être consulté, imprimé, adapté, supprimé ou validé. Durée de validité : voir pag Statut et durée de validité Statut des documents : voir pag Statut et durée de validité Nombre d exemplaires d un document : voir pag Nombre d exemplaires Utilisation des hyperliens Pour aller consulter un autre document, via un lien, sans perdre les modifications apportées au document que vous êtes en train de compléter, faites un clic droit sur le lien et ouvrez - le dans une nouvelle fenêtre. Clic droit de souris Remarque : Le code d identification mentionné, qui permet d accéder à un autre document via un hyperlien, est celui qui correspond au document dans le cadre qui précède. Par exemple, dans l exemple ci - dessus, le code SOINS-PROC-08 correspond à la procédure Enregistrement mentionnée dans le cadre bleu. 12

17 Editeur dans les champs variables Lorsque vous cliquez dans un champ variable, un petit éditeur apparaît dans le coin supérieur gauche du champ. Grâce à cet éditeur, vous pouvez mettre tout ou partie du texte dans ce champ en évidence : en gras, en italique, souligné ou en couleur. Il suffit, comme dans n importe quel traitement de texte, de passer avec votre souris sur le(s) mot(s) que vous voulez mettre en évidence et de cliquer ensuite sur la fonctionnalité dans l éditeur. Même chose si vous voulez supprimer cette mise en évidence : sélectionnez le texte et cliquez à nouveau sur la fonctionnalité dans l éditeur. Dans les zones de texte variable plus étendues, l éditeur permet également de faire des énumérations ( bullets ou chiffres) Copier - coller dans les champs variables Il est possible de copier du texte et d ensuite le coller dans une zone variable uniquement en utilisant les raccourcis clavier : Ctrl et c pour copier et Ctrl et v pour coller. 13

18 6.2. Adapter un document complété Pour revenir sur un document sauvegardé (statut «En cours»), par exemple pour en poursuivre la rédaction, cliquez sur son nom dans le menu de gauche et ensuite sur son code ou son titre dans le tableau «Mes documents complétés pour». Enfin, cliquez sur le bouton «Adapter mon document». Les champs bleus sont alors à nouveau visibles. Une fois que vous avez terminé, d adapter le document, sauvegardez - le. Tant que le statut du document est «En cours», vous pouvez l adapter. 14

19 6.3. Valider un document complété Une fois que vous avez terminé la rédaction d un document, il vous faudra le valider pour qu il soit considéré comme étant la version valable, qui est d application dans la pharmacie. Pour valider un document, cliquez sur le bouton «Valider mon document», introduisez la date de début de validité et cliquez à nouveau sur le bouton «Valider mon document». Un document validé ne peut plus être adapté, sans qu une nouvelle version du document soit créée (voir pag Créer un document). Un document validé peut être consulté, imprimé, servir de base à la création d une nouvelle version pharmacie ou d une copie, ou être archivé Créer une nouvelle version d un document validé Si vous voulez modifier un document validé ou si la validité d un document arrive à échéance, vous pouvez en créer une nouvelle version en cliquant sur le bouton «Créer une nouvelle version pharmacie». La version utilisée pour créer la nouvelle version est la version précédente du document, la version que vous aviez remplie précédemment et validée (votre texte apparaît dans les zones bleues). Ainsi, vous ne devez pas entièrement recommencer la rédaction du document. Une fois les adaptations faites, sauvegardez le document, puis validez - le. La version précédente sera automatiquement archivée. Si vous voulez faire une nouvelle version d un document en partant du document - type (ou template), cliquez sur le bouton «Archiver mon document» et ensuite créer à nouveau le document (voir pag Créer un document). Remarque : Lorsque vous créez une nouvelle version pharmacie d un document, le titre du document ne peut être modifié. Pour créer une nouvelle version d un document validé et pouvoir en modifier le titre, voir ci - dessous 6.5. Copier un document validé. Seul le titre des documents pouvant exister en plusieurs exemplaires peut être modifié (voir pag Nombre d exemplaires). 15

20 6.5. Copier un document validé Il est possible de réaliser une copie d un document validé, mais uniquement pour les documents pouvant exister en plusieurs exemplaires (voir pag Nombre d exemplaires). Cette fonctionnalité peut être utile si vous souhaitez par exemple utiliser la même description de fonction pour plusieurs collaborateurs et juste en modifier le titre en indiquant le nom du collaborateur. Après avoir sélectionné le document à copier, cliquez sur le bouton «Copier mon document». Le titre du nouveau document peut alors être modifié, de même que le texte Migrer vers une nouvelle version APB La version APB d un document est la version du modèle proposé par l APB. Si des modifications du modèle sont nécessaires (changement de législation, par exemple), il sera adapté par l APB et recevra un nouveau numéro de version APB. Lorsque vous consulterez votre document validé, vous serez averti de l existence d une nouvelle version du template et vous pourrez facilement créer une nouvelle version de votre document sur base du nouveau template grâce au bouton «Migrer vers la nouvelle version APB». Vous serez avertis de la nécessité ou non de migrer vers la nouvelle version APB, notamment via la page d accueil (par exemple en cas de changement majeur de la législation). Des changements mineurs n imposent pas de migrer vers la nouvelle version. Et le jour où vous devrez refaire une version d un document parce que sa durée de validité est arrivée à échéance, la nouvelle version sera d office basée sur la dernière version APB disponible. 16

21 Il vous faudra alors, pour chaque zone de texte variable, sélectionner si vous voulez garder votre texte ou la suggestion. Quel que soit votre choix, il est toujours possible de modifier également le texte dans la zone choisie. Une fois terminé, cliquez à nouveau sur le bouton «Migrer vers la nouvelle version APB». Une nouvelle version du document basée sur la dernière version APB est ainsi créée. La version précédente est automatiquement archivée. 17

22 7. Documents archivés Les documents archivés ne sont plus considérés comme valables. Ils ne sont pas visibles dans le tableau «Mes documents complétés pour», sauf si le filtre «Montrer les documents archivés» est coché. Un document archivé peut servir de base pour créer une nouvelle version pharmacie (voir pag Créer une nouvelle version d un document archivé), par exemple si la version a été archivée accidentellement. Pour les documents pouvant exister en plusieurs exemplaires, il est également possible de réaliser une copie d un document archivé (voir pag Copier un document validé). 18

23 8. Caractéristiques des documents 8.1. Nombre d exemplaires Documents pouvant exister en un seul exemplaire La plupart des documents ne peuvent exister qu en un seul exemplaire. C est toujours le cas des chapitres et des procédures. Pour savoir si un document peut exister en un ou plusieurs exemplaires, cliquez sur le nom du document dans le menu de gauche. Dans le premier cadre, la troisième colonne précise si le document peut exister en un seul ou en plusieurs exemplaires. Dans la quatrième colonne, il est également précisé si le document est légalement obligatoire ou non. Une fois qu un document ne pouvant exister qu en un seul exemplaire a été créé, le bouton «Créer mon document FR» devient gris. Pour accéder au document, il faudra cliquer sur son code dans le tableau «Mes documents complétés pour». 19

24 Documents pouvant exister en plusieurs exemplaires Certains documents peuvent être faits en plusieurs exemplaires, il s agit principalement des annexes. Pour un tel document, le bouton «Créer mon document» restera donc actif (jaune). et Lorsque vous complétez un document (voir pag Compléter un document) pouvant exister en plusieurs exemplaires, donnez - lui un titre unique de manière à pouvoir différencier les différents exemplaires d un même document : par exemple, pour les descriptions de fonction de chaque adjoint, indiquez le nom de l adjoint lors de la création du document. Un document pouvant exister en plusieurs exemplaires et validé peut être copié, par exemple si son contenu ne doit pas être modifié, mais bien son titre (voir ) Statut et durée de validité Une fois créé, un document peut avoir différents statuts : - «En cours» : document sauvegardé, en cours de rédaction, créé sur base d un document - type (template) ; - «Validé» : document dont la rédaction est terminée. C est la version définitive du document qui est d application dans l officine ; - «Archivé» : document qui n est plus valable. Le statut des documents est visible dans le tableau «Mes documents complétés pour». Pour visualiser les documents archivés, le filtre «Montrer les documents archivés» doit être activé. La durée de validité des chapitres et des procédures, une fois validés, est limitée. Par défaut, la zone est pré - remplie. La durée de validité d un chapitre est fixée à 5 ans et celle d une procédure à 3 ans. La date de fin de validité du document validé apparaît dans la quatrième colonne «Valable jusqu au». Pour la plupart des annexes, il n est pas nécessaire de préciser une durée de validité. Un menu déroulant vous permet de choisir la durée de validité. La mention «Pas d application» convient pour les documents pour lesquels il n est pas nécessaire de fixer une durée de validité. 20

25 8.3. Version Chaque document créé porte deux numéros de version : «Version APB» : correspond à la version du document - type (ou template) qui a servi de base pour la création du document ; «Version pharmacie» : correspond à votre version complétée. 21

26 8.4. Document d enregistrement Un document d enregistrement est identifié par l icône. Il s agit d un document, généralement une annexe, dont les champs, même après validation, peuvent encore être complétés. Ces champs apparaissent en jaune - orange. Les champs de la «Liste de lecture», à la fin des chapitres et des procédures, apparaissent également en jaune - orange et peuvent donc être complétés après validation du document. 22

27 9. Imprimer les documents 9.1. Imprimer les documents - type (non complétés) Imprimer un document Si avant de le compléter, vous préférez d abord imprimer le document - type (template), cliquez sur le bouton «Imprimer template FR». Pour imprimer le document, cliquez sur «Ouvrir / Open» et ensuite imprimer. Si vous voulez sauvegarder le document sur votre ordinateur personnel, cliquez sur «Enregistrer / Save». Vous obtiendrez alors votre document en format pdf. L en - tête précise qu il s agit de la version template et les zones à modifier sont visibles. 23

28 Imprimer plusieurs documents Il est également possible d imprimer en une fois tous les documents d un chapitre qui n ont pas encore été complétés. Cliquez, dans le menu de gauche, sur le nom du chapitre que vous voulez consulter. Cliquez ensuite sur le bouton «Tout imprimer» au - dessus du tableau «Mes documents à compléter pour ce chapitre». Tous les documents qui apparaissent dans le tableau seront imprimés : chapitre, procédures et annexes. Les filtres au - dessus du tableau permettent d imprimer uniquement les documents légalement obligatoires ou les documents les plus récents Imprimer les documents complétés Imprimer un document Pour imprimer un document déjà complété, dont le statut est «En cours» ou «Validé», cliquez sur son titre d abord dans le menu de gauche et ensuite dans le tableau «Mes documents complétés pour». Enfin cliquez sur le bouton «Imprimer mon document». Pour imprimer le document, cliquez sur «Ouvrir» et ensuite imprimer. Si vous voulez sauvegarder le document sur votre ordinateur personnel, cliquez sur «Enregistrer» (voir pag Imprimer un document) Les documents imprimés du Manuel de Qualité sont identifiés par un en - tête et un bas de page reprenant notamment le nom de l officine. 24

29 Imprimer plusieurs documents Pour imprimer l ensemble des documents d un chapitre qui ont déjà été complétés, cliquez, dans le menu de gauche, sur le nom du chapitre que vous voulez consulter. Au - dessus du tableau «Mes documents complétés pour ce chapitre», cliquez sur «Tout imprimer». Il est possible également de ne sélectionner et de n imprimer que les documents légalement obligatoires ou d inclure les documents archivés (filtres). Il est également possible d imprimer en une fois les documents déjà complétés d une procédure et la(les) annexes qui y est(sont) relatives, ainsi que les différents exemplaires des annexes qui peuvent exister en plusieurs exemplaires. La démarche est toujours la même : cliquez sur le nom de la procédure ou de l annexe dans le menu de gauche et cliquez sur «Tout imprimer» au - dessus du tableau «Mes documents complétés pour». 25

30 10. Télécharger un document Il est possible de télécharger sur le site vos propres documents. Il vous faut d abord sélectionner à quel niveau vous allez télécharger le document : auprès d un chapitre, d une procédure ou d une annexe. Pour ce faire, cliquez sur le titre du chapitre, de la procédure ou de l annexe dans le menu de gauche. Cliquez ensuite sur le bouton «Télécharger mes documents» au niveau du cadre «Mes documents personnels pour». Introduisez le titre du document et éventuellement une durée de validité. Cliquez sur le bouton «Sélectionner» pour sélectionner le fichier à télécharger sur votre ordinateur et ensuite sur le bouton «Télécharger mes documents». Le document téléchargé apparaît alors dans le tableau «Mes documents personnels pour». Il est possible de le consulter en cliquant sur le titre du document et de le supprimer en cliquant sur «Supprimer». Les documents téléchargés ne sont pas modifiables. Le téléchargement est limité à 50MB. Vous pouvez voir combien il vous reste de MB libres en cliquant sur «Profil officine» dans la rubrique «Profil». 26

31 11. Benchmarking Cette fonctionnalité est accessible sous la rubrique «Profil». Il s agit d une évaluation comparative qui vous permet de vous situer par rapport à vos confrères. Les données présentées dans le tableau vous indiquent où vous en êtes dans la réalisation de votre manuel de qualité par rapport au nombre de templates proposés sur le site (légalement obligatoires et non obligatoires) et où vous vous situez par rapport à la moyenne de vos confrères. 27

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33 Table des matières My Quality Assistant Chapitre GENERALITES Généralités (MQ-GENERA) Procédure Maîtrise des documents (GENERA-PROC-01) Annexes au chapitre Renseignements administratifs (MQ-GENERA-ANNEXE-01) Situation et rôle du pharmacien dans le circuit du médicament et des soins de santé (MQ-GENERA-ANNEXE-02) Chapitre (= principes et lignes directrices) Annexe au chapitre Procédure (= responsabilités et instructions) Annexe à la procédure Légalement obligatoire Non - légalement obligatoire Chapitre PERSONNEL Personnel (MQ-PERSON) Procédures et leurs annexes Délégation en l absence du titulaire (PERSON-PROC-01) Fiche de renseignements (PERSON-PROC-01-ANNEXE-01) Entretien de fonctionnement (PERSON-PROC-02) Fiche entretien de fonctionnement (PERSON-PROC-02-ANNEXE-01) Entretien d évaluation (PERSON-PROC-03) Fiche entretien d évaluation (PERSON-PROC-03-ANNEXE-01) Annexes au chapitre Organigramme nominatif et fonctionnel (MQ-PERSON-ANNEXE-01) Description de fonction individuelle titulaire (MQ-PERSON01-ANNEXE-02) Description de fonction individuelle adjoint (MQ-PERSON02-ANNEXE-02) Description de fonction individuelle APT (MQ-PERSON03-ANNEXE-02) Description de fonction individuelle autre (MQ-PERSON04-ANNEXE-02) Entretien de sollicitation d un nouveau collaborateur (MQ-PERSON-ANNEXE-03) Fiche personnelle individuelle (MQ-PERSON-ANNEXE-04) Formalités administratives employeur / employé (MQ-PERSON-ANNEXE-05) Rapport d évaluation des formations (MQ-PERSON-ANNEXE-06) Cahier de liaison (MQ-PERSON-ANNEXE-07) Rapport de concertation entre les membres de l équipe (MQ-PERSON-ANNEXE-08) Accueil d un nouveau collaborateur (MQ-PERSON-ANNEXE-09)

34 Chapitre LOGISTIQUE PRODUITS Logistique des médicaments, matières premières, dispositifs médicaux et autres produits de santé et de soins (MQ-LOGIST) Procédures et leurs annexes Choix et évaluation des fournisseurs (LOGIST-PROC-01) Coordonnées des fournisseurs (LOGIST-PROC-01-ANNEXE-01) Fiche d évaluation du fournisseur (LOGIST-PROC-01-ANNEXE-02) Commande (LOGIST-PROC-02) Horaires des commandes et des livraisons (LOGIST-PROC-02-ANNEXE-01) Déclaration du médecin (LOGIST-PROC-02-ANNEXE-02) Gestion des produits non en stock (LOGIST-PROC-03) Formulaire de commande (LOGIST-PROC-03-ANNEXE-01) Formulaire de commande (électronique) (LOGIST-PROC-03-ANNEXE-01E) Réception des produits (LOGIST-PROC-04) Registre d entrée des matières premières (LOGIST-PROC-04-ANNEXE-01) Registre d entrée des matières premières (électronique) (LOGIST-PROC-04-ANNEXE-01E) Registre des importations (LOGIST-PROC-04-ANNEXE-02) Registre des importations (électronique) (LOGIST-PROC-04-ANNEXE-02E) Registre d entrée des médicaments vétérinaires (LOGIST-PROC-04-ANNEXE-03) Registre d entrée des médicaments vétérinaires (électronique) (LOGIST-PROC-04-ANNEXE-03E) Registre des produits non - conformes (LOGIST-PROC-04-ANNEXE-04) Registre des produits non - conformes (électronique) (LOGIST-PROC-04-ANNEXE-04E) Stockage et conservation (LOGIST-PROC-05) Surveillance et élimination des produits périmés (LOGIST-PROC-06) Attestation de destruction Liste des produits psychotropes et stupéfiants (LOGIST-PROC-06-ANNEXE-01) Attestation de destruction Liste des produits psychotropes et stupéfiants (électronique) (LOGIST-PROC-06-ANNEXE-01E) Liste des produits périmés (LOGIST-PROC-06-ANNEXE-02) Liste des produits périmés (électronique) (LOGIST-PROC-02-ANNEXE-02E) Collecte et élimination des médicaments remis par le patient (LOGIST-PROC-07)

35 Chapitre PREPARATIONS Préparations magistrales et officinales (MQ-MAGIST) Procédures et leurs annexes Délégation de la préparation magistrale (MAGIST-PROC-01) Checklist délégation de la préparation magistrale (MAGIST-PROC-01-ANNEXE-01) Formulaire de demande de délégation (MAGIST-PROC-01-ANNEXE-02) Opérations de préparation (MAGIST-PROC-02) Qualité de l eau (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-01) Protocole général (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-02) Protocole mélange de poudres (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-03) Protocole gélules (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-04) Protocole solutions / sirops (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-05) Protocole crèmes / onguents / gels (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-06) Protocole suppositoires (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-07) Protocole collyres (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-08) Protocole émulsions (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-09) Protocole suspensions (MAGIST-PROC-02-ANNEXE-10) Annexe au chapitre Liste non - limitative des produits à risque (MQ-MAGIST-ANNEXE-01) Chapitre SERVICE DE GARDE Service de garde (MQ-GARDE) Annexe au chapitre Checklist service de garde (MQ-GARDE-ANNEXE-01)

36 Chapitre SOINS PHARMACEUTIQUES DE BASE Soins pharmaceutiques de base (MQ-SOINS) Procédures et leurs annexes Accueil du patient (SOINS-PROC-01) Contrôle administratif (SOINS-PROC-02) Validation de la demande de médicaments non prescrits (SOINS-PROC-03) Validation de la demande de médicaments prescrits (SOINS-PROC-04) Prescription en DCI (SOINS-PROC-04-ANNEXE-01) Dispensation Première délivrance (SOINS-PROC-05) Dispensation Délivrance réitérée (SOINS-PROC-06) Information et conseil (SOINS-PROC-07) Enregistrement (SOINS-PROC-08) Annexes au chapitre Contrôle des interactions et des contre - indications (MQ-SOINS-ANNEXE-01) Délivrance à domicile ou envoi par un service de messagerie (MQ-SOINS-ANNEXE-02) Chapitre COMMUNAUTE Dispensation aux personnes vivant en communauté (MQ-HOME) Procédures Récolte et surveillance des prescriptions et autres commandes (HOME-PROC-01) Délivrance, distribution et conservation des médicaments et autres produits dans la communauté (HOME-PROC-02) Elimination des produits périmés ou non utilisés dans la communauté (HOME-PROC-03) Annexes au chapitre Checklist pour la délivrance aux patients vivant en communauté (MQ-HOME-ANNEXE-01) Mandat (MQ-HOME-ANNEXE-02) Tableau des disponibilités et présences du pharmacien (MQ-HOME-ANNEXE-03) Chapitre LOCAUX Locaux (MQ-LOCAL) Procédures et leurs annexes Contrôle de conditions de conservation (LOCAL-PROC-01) Entretien des locaux (LOCAL-PROC-02) Enregistrement des opérations d entretien des locaux (LOCAL-PROC-02-ANNEXE-01)

37 Chapitre EQUIPEMENT Equipement (MQ-EQUIP) Procédures et leurs annexes Entretien du matériel de préparation (EQUIP-PROC-01) Réfrigérateur (EQUIP-PROC-02) Enregistrement entretien et contrôle du réfrigérateur (EQUIP-PROC-02-ANNEXE-01) Balance (EQUIP-PROC-03) Contrôle de la balance (EQUIP-PROC-03-ANNEXE-01) Pommadeuse (EQUIP-PROC-04) Aérosols mis en location (EQUIP-PROC-05) Location aérosol (EQUIP-PROC-05-ANNEXE-01) Contrôle des aérosols mis en location (EQUIP-PROC-05-ANNEXE-02) Sécurisation des données informatiques (EQUIP-PROC-06) Chapitre EVALUATION ET AMELIORATION Evaluation et amélioration du système de qualité (MQ-EVAL) Procédures et leurs annexes Traitement des non - conformités (EVAL-PROC-01) Fiche de traitement des non - conformités (EVAL-PROC-01-ANNEXE-01) Retrait des produits non - conformes (EVAL-PROC-02) Fiche de retrait des produits non - conformes (EVAL-PROC-02-ANNEXE-01) Traitement des plaintes (EVAL-PROC-03) Fiche de traitement des plaintes (EVAL-PROC-03-ANNEXE-01)

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40 My Quality Assistant un projet de