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1 Province de Québec Municipalité Régionale de Comté des Sources Municipalité de Ham-Sud Procès-verbal de la session régulière du Conseil Municipal, tenue le mardi, 2 avril 2013, à 20h00 à la salle communautaire située au 9, chemin Gosford Sud, Municipalité de Ham-Sud. Sont présents : Diane Audit Goddard, conseillère, Serge Bernier, conseiller, François Couture, conseiller, Luc St-Laurent, conseiller et Georges St-Louis, conseiller et maire suppléant, formant quorum sous la présidence de Langevin Gagnon, maire. Est également présente : Caroline Poirier, directrice générale et secrétaire-trésorière. Est absent : Jean Laurier, conseiller. 1. Constat de quorum et Ouverture de l assemblée Que l assemblée soit ouverte à 20h Adoption de l ordre du jour Il est proposé par le conseiller François Couture et résolu : D approuver et d adopter l ordre du jour de la séance régulière tel que présenté, en ajoutant les points 9.14 et 9.15 : 1. Constat de quorum et Ouverture de l assemblée 2. Adoption de l ordre du jour 3. Adoption des procès-verbaux des assemblées 3.1 Séance extraordinaire du 28 février Séance régulière du 4 mars Invités ou information du maire 5. Période de questions 6. Finances 6.1 Utilisation du pouvoir de dépenser de la directrice générale 6.2 Dépenses faisant suite à la séance régulière du 4 mars Comptes à payer de la Municipalité 6.4 Salaires payés de la Municipalité 7. Rapports de la directrice générale 7.1 Dépôt de la situation budgétaire de la Municipalité au 31 mars Comités 8.1 Diane Audit Goddard, conseillère 8.2 Serge Bernier, conseiller 8.3 François Couture, conseiller 8.4 Luc St-Laurent, conseiller 8.5 Jean Laurier, conseiller 8.6 Georges St-Louis, conseiller 9. Dossiers à traiter 9.1 Autorisation de destruction de documents 9.2 URQ 2013 Demande de soutien-ressources humaines 9.3 ADMQ Congrès Centre d Action Bénévole Demande de commandite 9.5 Gestion C. Poirier Demande d appui pour l obtention d un comptoir postal 9.6 Conseil Sport Loisir Estrie Renouvellement d adhésion 9.7 Représentant(e) de la Municipalité pour la Vente pour Taxes 9.8 Propriétaire du chemin Aubé Demande pour un conteneur 9.9 Club de chasse et pêche d East-Angus Demande de services 9.10 Demande d appui - Barrages

2 9.11 Application du code d éthique et de déontologie des employés municipaux 9.12 Entreprise «coup de cœur» 2013 Soirée Tapis Rouge de la CCIS 9.13 Les Actuatliés Offre de publicité 9.14 Ouverture de poste Ouvrier municipal 9.15 TECQ Modification de la programmation des travaux 10. Avis de motion 11. Règlements 12. Varia 13. Période de questions 14. Clôture et levée de l assemblée 3. Adoption des procès-verbaux des assemblées 3.1 Séance extraordinaire du 28 février D adopter le procès-verbal de la séance extraordinaire du 28 février 2013 tel que présenté. 3.1 Séance régulière du 4 mars D adopter le procès-verbal de la séance régulière du 4 mars 2013 tel que présenté. 4. Invités ou information du maire Le maire n a aucune information spéciale à mentionner aux membres du conseil et il n y a aucun invité à la présente session du conseil. 5. Période de questions Les citoyens présents à ce moment-ci de la rencontre ne posent aucune question. 6. Finances 6.1 Utilisation du pouvoir de dépenser de la directrice générale D accepter la liste des dépenses autorisées du 5 mars 2013 au 2 avril 2013 au montant de ,60 $ dans le cadre du pouvoir de dépenser délégué à la directrice générale. 6.2 Dépenses faisant suite à la séance régulière du 4 mars Il est proposé par le conseiller Jean Laurier et résolu : D accepter la liste des chèques émis du 5 mars 2013 au 2 avril 2013 au montant de ,88 $ faisant suite à la séance régulière du 4 mars 2013.

3 6.3 Comptes à payer de la Municipalité Il est proposé par le conseiller Serge Bernier et résolu : D accepter la liste des chèques à émettre au 2 avril 2013 au montant de ,31 $ pour le paiement des différents fournisseurs. 6.4 Salaires payés de la Municipalité Il est proposé par le conseiller Luc St-Laurent et résolu : D accepter la liste des chèques de paie au montant de 9 026,67 $ émis du 5 mars 2013 au 2 avril Rapports de la directrice générale 7.1 Dépôt de la situation budgétaire de la Municipalité au 31 mars 2013 La directrice générale dépose aux membres du conseil la situation budgétaire de la Municipalité au 31 mars Comités 8.1 Diane Audit Goddard, conseillère La conseillère n a participé à aucune rencontre particulière mis à part les rencontres municipales. 8.2 Serge Bernier, conseiller Le conseiller a participé aux rencontres municipales ainsi qu à une rencontre avec les représentants du poste de transport en vrac de la région François Couture, conseiller Le conseiller n a participé à aucune rencontre particulière mis à part les rencontres municipales. 8.4 Luc St-Laurent, conseiller Le conseiller a participé aux rencontres municipales ainsi qu à une rencontre du Site d enfouissement de la MRC des Sources. 8.5 Jean Laurier, conseiller Le conseiller municipal est absent. 8.6 Georges St-Louis, conseiller Le conseiller n a participé à aucune rencontre particulière mis à part les rencontres municipales.

4 9. Dossiers à traiter 9.1 Autorisation de destruction de documents D autoriser la destruction des documents d archives inclus dans la liste préparée par l archiviste Michel Hamel le 7 mars 2013, laquelle respecte les délais de conservation reconnus et est jointe en annexe A de la présente résolution pour en faire partie intégrante. 9.2 URQ 2013 Demande de soutien-ressources humaines Il est proposé par le conseiller Serge Bernier et résolu : De déléguer la directrice générale, Caroline Poirier, à titre de représentante de la Municipalité de Ham-Sud sur le Comité organisateur de l Université Rurale du Québec (URQ) 2013 dans la région. Que les frais de déplacement soient défrayés par la Municipalité, sur présentation des pièces justificatives. 9.3 ADMQ Congrès Il est proposé par le conseiller Luc St-Laurent et résolu : D autoriser la Directrice générale à participer au Congrès 2013 de l Association des Directeurs Municipaux du Québec (ADMQ). Que les frais de déplacements soient défrayés par la Municipalité, sur présentation des pièces justificatives. Que les frais d hébergement et d inscriptions soient défrayés par l ADMQ, tel que prévu par celle-ci pour ses administrateurs. 9.4 Centre d Action Bénévole Demande de commandite De ne pas verser de commandite au Centre d Action Bénévole dans le cadre de son activité de financement 2013 «Soirée Casino». 9.5 Gestion C. Poirier Demande d appui pour l obtention d un comptoir postal Considérant que la Municipalité de Ham-Sud n a plus de comptoir postal depuis plusieurs années et qu un comptoir postal est considéré comme un service de proximité essentiel dans une communauté; Considérant que les citoyens de la Municipalité de Ham-Sud doivent effectuer, pour certains, jusqu à 50 kilomètres aller-retour pour aller chercher ou poster des colis, des lettres enregistrées ou des effets postaux; Considérant que la Municipalité de Ham-Sud a priorisé l amélioration du service postal sur son territoire dans ses différentes planifications stratégiques;

5 À ces causes, il est proposé par le conseiller Georges St-Louis et résolu : D appuyer les démarches de l entreprise Gestion C. Poirier Inc. pour l obtention d un comptoir postal à Ham-Sud. 9.6 Conseil Sport Loisir Estrie Renouvellement d adhésion Il est proposé par le conseiller Jean Laurier et résolu : De renouveler l adhésion de la Municipalité au Conseil Sport Loisir Estrie pour l année Représentant(e) de la Municipalité pour la Vente pour Taxes Considérant que la Municipalité a fait parvenir à la MRC des Sources toutes les informations nécessaires à la mise en vente pour taxes impayées du matricule ; À cette cause, il est proposé par le conseiller Serge Bernier et résolu : De déléguer le conseiller, Georges St-Louis, pour représenter la Municipalité lors des ventes pour taxes qui auront lieu le 13 juin prochain à la MRC des Sources. Que le conseiller, Georges St-Louis, soit et est autorisée à enchérir, au nom de la Municipalité, pour un montant équivalent aux taxes scolaires, taxes municipales et frais encourus sur les immeubles vendus pour la Municipalité. 9.8 Propriétaires du chemin Aubé Demande pour un conteneur Considérant que les résidents du chemin Aubé se sont fait voler leur bac de 660 litres pour la collecte des ordures à l automne 2012; Considérant qu il sera plus facile pour la Municipalité de procéder à l achat d un nouveau bac et de le refacturer aux résidents du chemin Aubé; À ces causes, il est proposé par la conseillère Diane Audit Goddard et résolu : Que la Municipalité procède à l achat d un conteneur de 2 verges cube de la Régie intermunicipale sanitaire des Hameaux. Que la totalité du coût de l achat soit refacturé aux résidents du chemin Aubé, tel qu entendu avec ceux-ci. 9.9 Club de chasse et pêche d East-Angus Demande de services Considérant la demande du Club de chasse et pêche d East-Angus pour l obtention du service de collecte des matières résiduelles; Considérant que le principal accès du Club est par la Municipalité de Ham-Sud, même si l immeuble est situé dans la Municipalité de Saints-Martyrs-Canadiens;

6 À ces causes, il est proposé par le conseiller Luc St-Laurent et résolu : D offrir le service de collecte des matières résiduelles au Club de chasse et pêche d East-Angus, moyennant le paiement du tarif établi Demande d appui - Barrages Considérant la situation vécue par plusieurs municipalités qui se retrouvent dans l obligation de démanteler ou de remettre en état des barrages désuets situés sur leur territoire; Considérant que les municipalités sont généralement incapables d assumer les coûts financiers que représentent ces travaux; A ces causes, il est proposé par le conseiller Serge Bernier et résolu : D appuyer les municipalités dans leur demande visant à ce que le gouvernement du Québec modifie sa Loi sur la Sécurité des Barrages et son règlement d application de manière à alléger la responsabilité des municipalités en lien avec les ouvrages désuets, non dédiés à la production d électricité, nécessitant un démantèlement ou encore une remise en état Application du code d éthique et de déontologie des employés municipaux ATTENDU QUE le conseil municipal a adopté le Règlement numéro relatif au Code d éthique et de déontologie des employés de la Municipalité de Ham-Sud ; ATTENDU QU il y a lieu de préciser le rôle de la directrice générale relativement à l application de ce Code ; ATTENDU QUE la directrice générale est la fonctionnaire principale de la Municipalité ; ATTENDU QUE la directrice générale a autorité sur tous les autres employés de la Municipalité ; ATTENDU QU elle peut suspendre temporairement un employé de ses fonctions ; VU l article 113 de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., c. C-19) ; À CES CAUSES, il est proposé par le conseiller Luc St-Laurent et résolu : DE MANDATER la directrice générale pour assurer le respect du Code d éthique et de déontologie des employés de la Municipalité, sous réserve de ce qui suit. Plus particulièrement, DE MANDATER la directrice générale pour enquêter sur toute contravention potentielle au Code qui est portée à sa connaissance à la suite d une plainte ou autrement. Si son enquête l amène à conclure qu il y a effectivement eu contravention au Code, D AUTORISER la directrice générale, si elle le croit approprié, à imposer une réprimande verbale ou écrite à l employé concerné. DE LUI DEMANDER de faire rapport au conseil si elle juge qu une sanction autre qu une réprimande verbale ou écrite doit être imposée à l employé, afin que le conseil décide de la suite des événements, sans préjudice au pouvoir de la directrice générale d imposer temporairement une suspension, tel que prévu à l article 113 L.C.V.

7 9.12 Entreprise «coup de cœur» 2013 Soirée Tapis Rouge de la CCIS De désigner l organisme «Maison Nouvelle Vie» comme entreprise «coup de cœur» de l année 2013 de la Municipalité de Ham-Sud dans la cadre de la Soirée Tapis Rouge organisée par la Chambre de commerce et d industrie des Sources Les Actualités Offre de publicité Il est proposé par le conseiller Serge Bernier et résolu : De ne pas prendre de publicité dans le Journal Les Actualités dans le cadre de l édition spéciale «habitation construction/rénovation» qui paraîtra le 17 avril prochain Ouverture de poste Ouvrier municipal Il est proposé par le conseiller Serge Bernier et résolu : D ouvrir un poste d ouvrier municipal pour effectuer diverses tâches reliées à la voirie municipale et à l entretien des immobilisations de la Municipalité TECQ Modification de la programmation des travaux Considérant que l eau provenant du puits artésien qui dessert l édifice municipale (bureau, bibliothèque et salle communautaire) n est actuellement pas potable pour la consommation; Considérant qu il est essentiel qu une salle communautaire soit munie d eau potable pour le bon déroulement de ses diverses activités; À ces causes, il est proposé par la conseillère Diane Audit Goddard et résolu : Que la Municipalité de Ham-Sud modifie l ancienne programmation de travaux, soumise au Programme de la Taxe sur l Essence et Contribution du Québec (TECQ) pour l année 2013, ainsi qu il suit : Priorité 1 Eau potable No Titre Localisation Mise aux normes du puits artésien du Centre communautaire Priorité 4 Voirie locale 9 chemin Gosford Sud No Titre Localisation Rechargement et creusage des fossés Chemin des Anglais Catégorie d infrastructure Coûts des travaux prévus en 2013 Puits $ Catégorie d infrastructure Coûts des travaux prévus en 2013 Route $

8 Que la Municipalité informe le Ministère des Affaires Municipales, des Régions et de l Occupation du territoire de cette modification de programmation afin d obtenir son approbation avant le début des travaux. 10. Avis de motion Il n y a aucun avis de motion de donné à la présente séance du conseil. 11. Règlements Il n y a aucun règlement à adopter à la présente séance du conseil. 12. Varia Il n y a aucun sujet à discuter au point «varia» de la présente séance du conseil. 13. Période de questions Les citoyens présents s informent sur les démarches d obtention d un comptoir postal, sur l avancement du plan d affaires de la Municipalité et sur les projets soumis au Pacte rural. 14. Clôture et levée de l assemblée Il est proposé par le conseiller Georges St-Louis et résolu : Que la séance soit levée à 20h25. Langevin Gagnon Maire Caroline Poirier, g.m.a. Directrice Générale et Secrétaire-trésorière Je, Langevin Gagnon, maire, atteste que la signature du présent procès-verbal équivaut à la signature par moi de toutes les résolutions qu il contient au sens de l article 142 (2) du Code municipal. Langevin Gagnon Maire

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