LA FACTURATION FICHE PRATIQUE. Facturation : Vos obligations. Mentions Obligatoires Générales

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1 Rubrique Juridique Administratif & Contentieux 20 Juin 2015 LA FACTURATION FICHE PRATIQUE Isabelle Weissberger Président Facturation : Vos obligations A FACTURATIONMentions l usage des Professionnels, industriels, commerçants Obligatoires ou prestataires de services L Obligation de facturation & sa Fonction La facture est obligatoire lors : de toute prestation de service ou toute vente de marchandise entre professionnels, de la vente d'une marchandise d'un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit), de la prestation d'un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant. Suite en Page 4 Forme Paiement Annulation - Rectification Une facture pour être considérée comme telle, doit Page 2 Mentions Obligatoires Générales Ce sont les mentions qui doivent figurer quelque soit le type de facture Page 3 Mentions Obligatoires Particulières 1. si le prestataire ou le vendeur est membre d un centre de gestion Page 6

2 Rubrique Lorem Ipsum Juridique Dolor Administratif & Contentieux 20 Juin 2015 Printemps 2016 Forme de la Facture Une facture, pour être considérée comme telle, doit : (elle tient lieu de facture d'origine). Ticket de Caisse Le Ticket de Caisse n est pas une facture : Il s'agit uniquement d'une preuve d'achat. La note pour un particulier doit à minima mentionner : la date de rédaction le nom et l'adresse de l'entreprise le numéro SIREN de l'entreprise la mention RCS et la ville d immatriculation le nom du client, (sauf opposition de celui-ci) date et lieu d'exécution de la prestation le décompte détaillé (quantité et prix de chaque prestation & produit fourni) la somme totale à payer HT et TTC comporter des mentions obligatoires (voir page 3), être rédigée en français, être établie en 2 exemplaires, (original pour le client). Elle peut être délivrée sous forme papier ou électronique, sous certaines conditions : Ø d'être acceptée préalablement par l'acheteur, Numérotation La numérotation des factures est représentée par : un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il ne doit pas être possible d'émettre des factures à posteriori. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro. La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque Ø elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique, ce qui implique que les systèmes des fournisseur et client, soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée. Numérotation Paiement Annulation ou Rectification. série, si les conditions d'exercice le justifient : plusieurs sites de facturation, différentes catégories de clients avec des règles de facturation non identiques, sous-traitance de facturation... 2

3 Rubrique Lorem Ipsum Juridique Dolor Administratif & Contentieux 20 Printemps Juin LES MENTIONS OBLIGATOIRES Les mentions obligatoires sont prescrites sous peine d amende Mentions Générales : Ce sont les mentions obligatoires quelque soit le type de facture. 1. Date d émission 2. Numérotation (Cf. infra page2) 3. Date de la vente ou de la prestation de service (livraison ou exécution) 4. Nom du client et adresse (un particulier peut s opposer à voir figurer son adresse) 5. Identité du Vendeur ou Prestataire (Nom et Prénom ou dénomination SIREN ou SIRET & code NAF N RCS ou RM + N du département d immatriculation adresse du siège social forme juridique ex : SAS ou SARL ) 6. Adresse de livraison 7. N de TVA pour le client et l acheteur professionnel (sauf montant HT inférieur à 150 euros) 8. Déscriptif détaillé du produit ou de la prestation 9. Prix unitaires, poids, taux horaires 10. Majorations (transport, emaballage ) 11.TVA, taux et total 12.Rabais, ristourne, remise 13.Montant HT 14.Montant TTC * Si l'entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention «Siret en cours d'attribution», et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA. Suite page 6 3

4 4 3 5 ; Lorem Ipsum Dolor Administratif & Contentieux Rubrique Juridique 20 Printemps Juin Suite de la page 1 Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est passible d'une amende pénale de , cette amende pouvant être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée, et d'un redressement fiscal (de 50 % du montant de la transaction). Les Fonctions de la facture : juridique : comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels ; elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur ; La facture doit être délivrée par le fournisseur dès la réalisation de la vente ou de la prestation (sauf cas spécifiques). Une note d'honoraires est un document tenant lieu de facture, établi par un professionnel exerçant une profession libérale. Elle est soumise aux mêmes règles que la facture. fiscale : elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l'impôt. commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer ; les factures doivent être conservées pendant 10 ans. 4

5 Rubrique Lorem Ipsum Juridique Dolor Administratif & Contentieux 20 Printemps Juin Suite de la page 2. Il est également possible d'émettre des factures utilisant un préfixe par année (2014-XX) ou par année et mois ( XX) pour faciliter l archivage. Mode de paiement Une facture peut être réglée : par chèque, en espèces sous certains seuils (voir bas de page cadre bleu), par virement bancaire, par lettre de change ou effet de commerce. Même si cela est recommandé, la mention du mode de paiement n'est pas obligatoire contrairement à la date de règlement et le délai de paiement. Annulation ou Rectification En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée, mais pas purement supprimée, la numérotation chronologique permettant une vérification du manque d une facture dans les séquences numériques. Aussi, en cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client : soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée, soit une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale* * En cas d assujettissement à TVA, la note d'avoir doit comporter certaines mentions : pour récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d'avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Il est possible de renoncer à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, la note d'avoir devra alors faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe. À noter : en cas d'erreur ou d'omission concernant la TVA, le client assujetti à la TVA ne peut jamais procéder lui-même à la rectification : il doit demander une facture rectificative. Le montant des paiements en espèces est règlementé Les professionnels et les particuliers domiciliés en France ne peuvent régler en espèces des sommes dépassant euros. Le seuil est relevé à euros s ils sont domiciliés à l étranger et non professionnel (sauf exception). Les salaires supérieur à euros ne peuvent être réglés en espèces (sauf si l employeur est un particuier). Les achats de tous les métaux ne peuvent être réglés en espèces par les professionnels (argent, or, zinc, fonte, cuivre, étain, acier, fer ). Le paiement des impôts et taxes ne peut être effectué en espèces au-delà de 300 euros. Pour en savoir plus : 5 5

6 Rubrique Lorem Ipsum Juridique Dolor Administratif & Contentieux 20 Printemps Juin Les Mentions Obligatoires suite Les mentions obligatoires sont prescrites sous peine d amende Pour Mémoire, les mentions obligatoires sont prescrites à peine d amende (Cf. page 4), mais Attention en plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu'à , une amende fiscale de 15 par mention manquante ou inexacte peut être appliquée (plafonnée au 1/4 du montant de la facture). Mentions Obligatoires des factures émises pour un client professionnel : 1. Date ou délai de paiement (conditions d escompte pour paiement anticipé absence d escompte) 2. Taux des pénalités de retard de paiement (exigibles sans rappel nécessaire) 3. Mention de l indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement Mentions Obligatoires particulières : 1. Si le Prestataire ou vendeur est membre d un centre de gestion ou d une association agréée Mention : «Membre d'une association agréée, le règlement par chèque est accepté» 2. Si le Prestataire ou vendeur est sous traitant du BTP pour une entreprise assujettie à la TVA : autoliquidation de TVA Mention : «Autoliquidation montant hors Taxes» 3. Si le vendeur ou prestataire est tenu à une obligation d assurance spécifique Mention : l'assurance souscrite au titre de leur activité, les coordonnées de l'assureur ou du garant, et la couverture géographique du contrat ou de la garantie. Particularisme des CGV : Il est conseillé de faire un Rappel des conditions générales de Vente (CGV) au dos de la facture transmise à un Particulier (B2C), sachant qu elles auront été acceptées à la conclusion de la transaction, lors de l acceptation du devis ou de la passation de commande. Pour les vente ou prestations de professionnels à professionnels (B2B), les CGV peuvent être transmises sur demande ; il est toutefois conseillé de les faire connaître et accepter à la commande et de les rappeler au dos de la facture, sachant que les CGV sécurisent la relation commerciale. Le plus grand soin doit être apporté à la rédaction des CGV, qui doivent être adaptées à l activité de l entreprise, sachant qu il est interdit de les copier/coller sur un concurrent, que les clauses abusives sont sanctionnables, et qu elles engagent l entreprise puisqu elles prévalent en cas de contentieux. Faites vous conseiller pour les rédiger 6

7 Lorem Ipsum Dolor Printemps 2016 Rubrique Juridique Administratif & Contentieux 20 Juin 2015 Références Code général des impôts, annexe 2 : articles 242 nonies et 242 nonies A Code de commerce : article L441-3 Code de commerce : articles D à R Article 22-2 de la loi n du 5 juillet 1996 : Mention de l'assurance professionnelle obligatoire : possibilité de télécharger un modèle de facture Nous sommes à votre disposition pour vous aider dans l élaboration, la formalisation et le suivi de votre démarche d élaboration de vos Conditions Générales de Vente. Sollicitez un Devis sur le formulaire contact de notre site BW Consultants vous remercie de l intérêt que vous apportez à l Actualité proposée sur son site

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