Outil QMsq0113. Insertion automatique de la nouvelle mention légale sur les factures Pourquoi mettre à jour les modèles de factures

Transcription

1 Outil QMsq0113 Insertion automatique de la nouvelle mention légale sur les factures 2013 Sommaire 1. Pourquoi mettre à jour les modèles de factures 2. Télécharger et installer le pack QMAJMsq Actualiser les masques personnalisés avec l'outil QMsq Modifier manuellement un masque de facture 1. Pourquoi mettre à jour les modèles de factures Références réglementaires A partir du 1er janvier 2013, une mention supplémentaire doit figurer sur les factures : l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, due en cas de retard de paiement (en plus des intérêts). Elle concerne les professionnels soumis à l article L du code de commerce. Cf. : Décret du 02/10/2012 qui fixe à 40 euros le montant de l indemnité forfaitaire. Article 121 de la loi du 22/03/ relative à la simplification du droit et à l allégement des démarches administratives. Article 6 de la directive 2011/7/UE du Parlement européen et du Conseil du 16/02/2011 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. Produits Quadratus concernés La plupart des modèles de factures gérés dans les applications Quadratus sont susceptibles de comporter ces dispositions en pied de facture : QuadraFact, Gestion interne QuadraExpert (QuadraGI), QuadraPropreté, QuadraTransport. Contenu du pack de mise à jour QMAJMsq0113 Le pack de mise à jour QMAJMsq0113.exe contient : Les modèles de factures "standard" actualisés pour Ces modèles sont localisés avec les programmes Quadratus dans \quadra\pgm32\. L'installation du pack doit donc être effectuée lorsque la facturation 2012 est terminée. L'outil QMsq0113 développé pour faciliter l'actualisation des modèles personnalisés des utilisateurs. Ces modèles sont localisés dans les données utilisateur (sous répertoires de \quadra\database\). Les modèles doivent comporter la référence à la loi du 04/08/2008 applicable au 01/01/2009 Remarque : Début 2009, l'outil QMsq0109 a été développé pour permettre d'adapter les modèles aux évolutions de la législation. Il est toujours livré dans les outils disponibles de QuadraOutils. Si les masques personnalisés n'ont pas été actualisés en 2009, il convient de lancer l'outil QMsq0109 avant de lancer l'outil QMsq0113 (la logique de fonctionnement est la même pour les 2 outils). 1/7

2 2. Télécharger et installer le pack QMAJMsq0113 Rejoindre l'espace Client du site Afficher la page "Téléchargement", Pointer le fichier compressé QMAJMsq0113.exe ou le lien Téléchargement. Les fenêtres affichées au cours du téléchargement dépendent du navigateur internet installé et de la version utilisée. Dans tous les cas, il est possible : d'exécuter directement le programme QMAJMsq0113.exe ou de l'enregistrer sur le système pour l'exécuter ultérieurement. Le programme est repérable par l'icône. Le nom du fichier comporte l'extension "exe" ou non, selon les options de l'explorateur Windows du poste de travail. L'exécution du fichier QMAJMsq0113 lance l'assistant d'installation. Cliquez sur <Suivant>. Indiquer le dossier de destination. Par défaut l'assistant propose une installation monoposte. Dans un contexte réseau, il convient d'indiquer le chemin complet. Exemple de localisation : Monoposte = c:\quadra\pgm32 Réseau = \\nom_du_serveur\qappli\quadra\pgm32 Lorsque le chemin est correct, cliquer sur <Suivant>. 2/7

3 Le récapitulatif de la mise à jour s affiche. Si tout est correct, cliquer sur <Installer>. Après quelques instants, l'installation est lancée et une barre de progression permet de suivre son avancement. En fin de traitement, cliquer sur <Terminer> pour fermer le programme d'installation. 3. Utiliser l'outil QMsq0113 Rappel : l'outil est à lancer lorsque la facturation 2012 est terminée et avant de produire les factures Quelle que soit l'application concernée, dérouler le menu "?" et choisir "A propos de " (QuadraFact, QuadraGI, QuadraPropreté ou QuadraTransport). Sur la fenêtre "A propos de ", cliquer sur le bouton <Utilitaires>. 3/7

4 Sur la fenêtre "QuadraOutils", Double-cliquer sur l'icône, Ou sélectionner l'icône puis cliquer sur le bouton <Lancer QMsq0113>. La recherche des masques est lancée directement sur l'implantation localisée automatiquement par l'application. Le bouton <Parcourir> permet toutefois de choisir une autre implantation. Cliquer ensuite sur <Relancer la recherche des modèles>. Tous les modèles gérés par les applications Quadratus et les modèles personnalisés de l'utilisateur s'affichent. Pour les masques standards, les colonnes "Faisable" et "Fait" sont toutes les 2 à OUI (leur mise à jour a été faite par l'installation du pack QMsq0113). Pour un masque "personnalisé", la colonne "Faisable" est à "Oui" si l'outil QMsq0113 a trouvé une référence à la loi de 2008 applicable au 01/01/2009. Cliquer sur le bouton <Modifier les modèles trouvés> et confirmer le traitement par <Oui>. A la fin de l'opération, un message donne le nombre de modèles traités avec succès. Dans ce cas, la colonne "Fait" passe à "OUI". La colonne "Fait" reste à blanc" si les spécificités du modèle ne permettent pas son actualisation automatique. 4/7

5 Exemple de cas où la modification est faisable. L'espace restant sur la ligne comportant la mention "(loi n du 04/08/2008)" permet le réalignement du texte et l'ajout de la nouvelle mention obligatoire :. Exemple de cas où la modification n'est pas faisable parce que l'espace réservé à la mention légale en vigueur jusqu'en 2012 ne permet pas l'ajout du texte à mentionner en Modifier manuellement un masque de facture Lorsque le modèle est à modifier manuellement, 2 cas sont possibles : Le modèle généralement dédié à une imprimante laser est réalisé avec l'éditeur de masque QMkMsq. Le modèle généralement dédié à une imprimante matricielle, est réalisé avec un éditeur de texte classique. Modification manuelle avec l'éditeur de masque QMkMsq Quelle que soit l'application, la liste affichée par <F4> sur la rubrique "Modèle de facture" de la grille d'édition comporte des indications sur la nature du masque. Dans QuadraFact, il est possible de cocher "Afficher uniquement les masques spécifiques" pour isoler facilement les masques personnalisés. Dans QuadraPropreté et QuadraTransport, la colonne "Type" avec la mention "Données" permet de repérer les masques personnalisés. 5/7

6 Dans QuadraGI, le nom du fichier avec extension ".txt" et la colonne "QMkMsq", renseignée à "oui" permettent de repérer les masques personnalisés. Pour lancer l'éditeur QMkMsq, quelle que soit l'application (QuadraFact, QuadraGI, QuadraPropreté ou QuadraTransport), Taper <Ctrl+Maj+F1> sur la rubrique "Modèle de facture". Sélectionner le modèle à modifier par double-clic ou via le bouton <Valider>. Dans QMkMsq, passer sur la section qui comporte la mention légale (le plus souvent "Pied pour facture" ou "Pied dernière page). Sélectionner la zone de texte à modifier. Elle est marquée de poignées. Si nécessaire, agrandir la zone de texte en tirant sur les poignées. Taper <Entrée> pour passer en saisie puis placer le curseur à la position adéquate avant de taper le texte. En cas d'erreur de saisie, utiliser la touche <Retour arrière> pour effacer le texte jusqu'au niveau des modifications à introduire. Sauvegarder les modifications. Pour plus d'informations, Cf. Documentation technique "Editeur de masque" (menu?, choix "A Propos de ", Bouton <Documentation> 6/7

7 Modification manuelle d'un masque pour imprimante matricielle Dans QMsq0113, taper <E> après avoir sélectionné le modèle pour lancer l'explorateur Windows sur le répertoire de stockage du masque. Ouvrir le menu contextuel par clic droit sur le nom du masque et choisir un éditeur de texte. Attention : Les masques d'édition utilisent des caractères "MS-DOS". Il convient de disposer d'un éditeur de texte qui affiche ce type de caractères pour que les caractères accentués soient correctement interprétés. 7/7