Compte-rendu de la réunion de Bureau du lundi 11 février 2013

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1 Compte-rendu de la réunion de Bureau du lundi 11 février 2013 Nicolas Chartier 6 membres présents : Agnès Girard, Camille Beaumont, Serge Delignières, Waldemar Portalis, Bruno Delahaye, Nicolas Chartier, avec l intervention de Maryse pour l avancée sur les tenues de club. Réunion précédente : Prochaine réunion : 21 janvier 11 mars Ordre du jour : événements depuis la dernière réunion ; fédération, ligue et comité départemental ; tir 3D ; compétiteurs et quotidien ; communication, site web et tenues de club ; finances ; dossiers en cours ; à prévoir ; projets plus ambitieux ; concours jeunes. 1 Événements depuis la dernière réunion Numéros d urgence Waldemar a mis à jour la liste des numéros d urgences, la liste est disponible dans le local à Beausoleil. OCC Le compte-rendu du dernier comité de gestion est paru. Suite au licenciement de la secrétaire, deux postes sont ouverts : un de secrétariat et un en comptabilité. Suite à la baisse de la qualité du service ces derniers mois, il n y aura pas d augmentation des cotisations pour les clubs l an prochain. En revanche il y aura un prélèvement anticipé de ces cotisations. De plus, l OCC va mettre en place une adresse mail de contact pour chaque association, redirigeant vers l adresse mail de l association. 1

2 D autre part, l OCC a émis le souhait de rencontrer chaque association individuellement afin de lister les besoins de chacune. Agnès a demandé à Serge de représenter le club et de lister les besoins, liste complétée par le Bureau. Serge a donc pris rendez-vous à ce sujet avec le président de l OCC. Les chèques ANCV ainsi que les coupons sports sont en cours de traite- Chèques vacances ment. Demande d activité tir à l arc pour Vinci L entreprise Vinci organise le 1 er juin une manifestation sportive pour ses salariés (environ 800 personnes attendues) et nous demande si nous pouvons faire une découverte de l activité tir à l arc. Agnès gagne du temps en demandant à la mairie s ils sont au courant, Waldemar se renseigne pour ce qui concerne l assurance. Il a été noté qu aucun des 3 entraîneurs diplômés du club ne sera présent ce jour là, mais la question de l obligation d avoir des cadres diplômés pour encadrer s est posée, ainsi que de leur niveau (entraîneur vs. brevet d état). À suivre... 2 Fédération, ligue et comité départemental Assemblée générale de Ligue Suite à ses résultats en championnat de France FITA l été dernier, Maryse est invitée à l AG de la ligue. Elle a dit qu elle répondrait à Agnès dans les jours à venir. Elle a d ailleurs aussi reçu un chèque de la part du CD pour la même raison. Assemblée générale du comité départemental Agnès et Nicolas y représentaient le club. Au delà des différents rapports moraux ainsi que les bilans sportif et financier, il y a eu parmi les sujets abordés : l importance du bénévolat ainsi que la possibilité de le faire apparaitre dans le budget du club sous forme d activité bénévole correspondant à un don en nature, le but étant de montrer l importance du bénévolat par son cout équivalent estimé par rapport au reste du budget (et des subventions) ; l invitation de Pierrick Leparc (conseiller technique fédéral pour la Bretagne) à une réunion concernant tous les clubs de Rennes-Métropole. Le Bureau se promet de rester vigilant sur ce sujet ; le calendrier, plus particulièrement le week-end de recyclage pour que les entraîneurs soient toujours considérés comme cadres actifs ; la dématérialisation de la licence, c est-à-dire l arrêt de l envoi par courrier de la licence et les nombreux impacts que cela a pour les clubs et les licenciés (fourniture d une adresse et d une photo pour la fédé, et pas juste pour le club). Feu vert est donné à Michel pour anticiper dès maintenant ce qu il juge opportun pour que la prochaine prise de licence ne soit pas trop galère. 2

3 Renouvellements de bureaux des instances Le comité départemental, celui de la ligue ainsi que la fédération suivent le même rythme pour le renouvellement de bureau : celui des olympiades. La fédération a transmis la profession de foi du bureau sortant, seule liste à se présenter pour l élection prochaine. 3 Tir 3D Commission 3D Lors de l AG du CD, Alain Blondeau a présenté le bilan de la commission 3D du CD35 et a listé les clubs en faisant partie, mais a oublié de cité notre club... Agnès l a fait remarquer et espère fortement que cela sera corrigé dans le compte-rendu de cette assemblée. Stage parcours La date du samedi 23 février est confirmée et se profile à grand pas, une liste des personnes intéressées est disponible à Beausoleil. 4 Compétiteurs et quotidien Annexe du palais des sports Côté chauffage, pas de nouvelles... pas de nouvelles. Si ce n est que les expériences passées (partage avec des gymnastes en bas âge et en petite tenue) ou récente (match de handball officiel dimanche dernier) montre qu il peut faire bien plus chaud dans la salle annexe que ce que l on constate ces derniers temps et que l «impossibilité technique due au fait que l annexe est en bout de course du circuit de chauffage» ne tient absolument pas la route. Côté lumière, des détecteurs de présences ont été mis en place, et la commande d éclairage de l annexe se situe juste à côté de la porte de celle-ci. Terminé donc les fermetures des lumières à l aveuglette à l autre bout du palais. Vacances scolaires Nicolas a fait un planning modèle sous forme informatique, pour savoir parmi les débutants qui est présent à quel créneau durant les vacances scolaires. Championnats de Bretagne Cette année il y avait 3 équipes qualifiées ce qui est une première dans le club (première fois que l on a une équipe senior homme en arc classique à ce niveau). En individuel on arrive à 13, on s approche du record de 2008 qui était de 15. Intégration des débutants Agnès et Nicolas n ont pas avancé comme ils l entendaient... Une ébauche a été faite en réunion avec le reste du Bureau en se basant sur la communication de Daniel et Serge de l an dernier. Projet de club - plus de jeux Il était une volonté du club de faire un peu plus de ludique, mais il faudra faire un compromis entre le jeu et l entraînement concernant le rythme de tir. 3

4 Séance de réglage d arc Une séance de réglage pour le tir en extérieur est prévue pour le lundi 18 mars. On va demander à Michel de faire une comm sur le sujet. 5 Communication, site web et tenues de club Comm interne Michel a fait plein de mail sur la tombola et les finances avec Serge, sur les vacances de février, le stage parcours, le concours jeunes, le compte-rendu de la dernière réunion, et le pôle emploi, ouf! Merci à lui. Une nouvelle communication à paraître sera au sujet de l accès au terrain extérieur. Cette fois-ci la liste des numéros de téléphone de contact va être épurée pour ne contenir que ceux des entraîneurs ainsi que celui de Camille. Un rappel sur la sécurité (présent sur les portes des cibleries) et l encadrement des mineurs sera aussi fait. Comm sur notre concours Comme attendu, l article dans le CIM du 1 er février a été rejeté... Catherine en prépare d autres : un pour l édition du 1 er mars au sujet des résultats des championnats par équipes, ainsi qu une introduction sur notre concours jeunes ; un autre pour celle du 15, axé sur le concours jeunes ; un troisième pour celle du 1 er ou du 15 avril avec un bilan de la saison salle. Côté Ouest-France, Agnès voit avec Catherine où elle en est. Tenues de club - le pantalon Maryse a reçu les exemplaires commandés pour essayage et a démarré ceux-ci dès ce lundi soir. Les tarifs ont été fixés ainsi que les derniers détails sur la broderie. 6 Finances Tombola Serge indique que 7 des 20 carnets ont déjà été intégralement vendus. Il fera d ailleurs un rappel oral lors des deux prochains créneaux à Beausoleil (sam. 16 et lun. 18) sur le délai impératif. Subventions La 2 e tranche de la subvention pour frais kilométrique et la subvention pour sport de haut niveau ont été versées, pour un total d environ 400. Le dossier pour la 1 re tranche des frais km de cette année est en cours de préparation par Sophie pour être prêt fin février. Waldemar se charge des photocopies. Le dossier CNDS nouveau est paru, mais il n y a rien de nouveau, toujours aussi long à remplir pour toujours aussi peu, à savoir rien. Constat partagé par plusieurs personnes lors de l AG du CD35. Le Bureau décide de ne pas le remplir cette année. Plaquette pour sponsoring Suite à l appel de Serge relayé par Michel, plusieurs personnes ont répondu par mail, merci à elles. Agnès transfère les informations à Serge. 4

5 7 Dossiers en cours 7.1 Concours salle 2013 On a eu la réponse positive de l adjoint au sport concernant la salle pour les 23 et 24 novembre. Côté arbitrage, Agnès contacte Jean-Louis Évrard pour savoir s il est disponible, ainsi qu Agnès Bablée qui avait remplacé Jean-Louis l an dernier, celui-ci n étant pas disponible. 7.2 Soucis d assurance pour la Touche Ablin Suite à éclaircissement au sujet de l assurance, Agnès a transmis à la mairie l attestation de responsabilité civile fournie par la FFTA. Pour ce qui est de l assurance de notre matériel, c est en cours, d où l inventaire en cours. Camille a fait l inventaire des achats effectués ces dernières années afin de compléter l inventaire existant. Serge va y ajouter les montants correspondants. 7.3 Travaux d aménagement du terrain extérieur Pas de nouvelles. Serge doit contacter M. Trichard. 7.4 Via Silva Agnès et Serge représentaient les archers à la deuxième réunion, réunion plutôt décevante, axée «sport et culture» mais où on refusa d aborder le sujet des infrastructures sportives, avec de plus en plus de Rennes Métropole et de moins en moins de Cesson-Sévigné. 7.5 Label La date limite de décision pour le label n est pas très claire, la période d une inspection éventuelle non plus. 8 À prévoir Vacances de février Tous les créneaux des vacances de février seront ouverts. Le Bureau a fait le point sur qui ouvre et qui ferme, en particulier le WE des 2-3 mars où ni Nicolas ni Agnès ne sont là. Camille, Serge et Waldemar se sont répartis ces créneaux. Philippe et Sophie viendront aider aussi. Repas des archers Le restaurant Chez Edgar s avère trop cher. Waldemar se renseigne pour les restaurants suivants : La Cave, le Nota Bene, la Favola, le comptoir vénitien. 5

6 Calendrier de fin d année Le calendrier breton de la saison extérieure n est toujours pas définitif, mais les concours sont inscrits au calendrier de la fédération. On reste sur la date du 23 juin pour la journée des archers. La demande de feu hors-sol est à faire au plus tôt. 9 Projets plus ambitieux Le Bureau a fait le point sur plusieurs idées et leur faisabilité tant technique qu humaine : un championnat départemental par équipe au palais des sports, Nicolas pense qu il y a assez de recul, mais il faut voir la sécurité à l arrière des cibles et s il y a des soucis d éclairage (tirer face à une baie vitrée, heureusement orientée plein est) ; l idée d organiser un concours extérieur de type FITA ou Fédéral sur le terrain d honneur a laissé la place à un championnat (même type, même lieu), car le calendrier du football et de l athlétisme fait que ce terrain ne serait disponible que pendant la période des championnats, et que la municipalité serait peut-être plus encline à accepter une manifestation qui ne serait pas périodique (contrairement à un concours qu on ferait tous les ans). Par contre les dimensions du terrain limiteraient à du Fédéral et non à du FITA car on ne pourrait pas mettre suffisamment de cibles ; la tranchée de la LGV dans le parc de la Monniais devrait être recouverte en 2014, ce qui permettrait peut-être d organiser à nouveau un concours campagne en Concours jeunes Le mandat a été mis à jour par Nicolas et envoyé le 2 février. Agnès Bablée, qui s occupe de la formation des jeunes arbitres, n en a pas à proposer pour arbitrer notre concours, par contre elle a fourni les coordonnées de 3 jeunes arbitres qui sont déjà titulaires. Agnès (la notre) les a contactés pour savoir s ils étaient intéressés et disponible ce jour là. Le tableau d inscription des bénévoles a été affiché le 4 février, et Michel a fait un comm sur le sujet le 7. Agnès relance la mairie au sujet de l autorisation pour la buvette. Waldemar a un véhicule pour transporter le matériel depuis la Touche Ablin. Nous n invitons pas d officiels pour notre concours jeunes. Camille a vérifié les blasons disponibles et a vu avec Serge pour le renouvellement du stock. Il a aussi vérifié le matériel pour le marquage. On cherche quelqu un pour aider Serge pour les courses de la buvette. Côté greffe, Le Bureau réfléchit à la stratégie pour l inscription de nos jeunes compte tenu du fait qu on demande aux autres clubs de limiter les iscriptions. Il faut aussi penser à faire la routine usuelle (mise à jour de la liste des licenciés, saisie, etc.) sachant que c est Michel qui a le matériel informatique du club. Les récompenses sont déjà là puisque commandées en même temps que celle pour notre concours de novembre dernier. De plus, le Bureau pense donner à chaque jeune participant un 6

7 petit lot souvenir parmi tout ce que Thierry a donné au club. Merci encore à lui. Camille regarde samedi pour voir s il n y a pas aussi de quoi faire des cadeaux pour les jeunes arbitres. 7