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1 Publication UNGANA 1094 CIDR/AIDR Tous droits de reproduction réservés Alliance Internationale de Développement et de Recherche FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION SUPPORT DE FORMATION SERFI - Tchad Dambaye Isidore YEDJIMADJI Novembre 2004

2 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION SUPPORT DE FORMATION Conçue et exécutée par : YEDJIMADJI Dambaye Isidore Expert en Microfinance Novembre 2004

3 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION PROCEDURE ET OUTILS 1- Etapes de l élaboration du plan de formation 2- Définition du contexte et de ses implications 3- Définition des différents groupes cibles 4- Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles 5- Elaboration du plan des activités de formation 6- Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation 7- Définition de la stratégie de mise en œuvre 8- Elaboration du budget de formation 9- Elaboration du calendrier de mise en œuvre. SUPPORT DE FORMATION 2

4 INTRODUCTION Le présent module est consacré à la formation des agents des deux coopératives YARDA à l élaboration de leur plan de formation pour l année L année 2005 sera marquée par le démarrage effectif des plans d affaires et du fonctionnement des deux coopératives en tant qu entreprise privée. Elle est caractérisée par un contexte comportant de nombreux changements. Il s agit en autres : - l institution fait le passage de projet à celle d une entreprise privée - l institution passe d un système manuel de gestion à l informatisation de son système d information de gestion ( S.I.G) qui va être expérimenté - la coopérative doit mettre en place son système de contrôle interne à travers par le biais du contrôleur interne et des commissaires aux comptes - la coopérative est caractérisée par sa double structure : une structure entrepreneuriale (dirigée par les salariés et fonctionnant suivant les règles d une entreprise) et une structure associative (représentée par les élus qui contrôlent la coopérative) - la mise en place, la fonctionnalité de structures relais, les APEC qui travaillent avec la coopérative par le biais d un contrat de partenariat - la signature des engagements avec les partenaires, instaurant un nouveau type de rapport - la collecte de l épargne, activité nouvelle pour l institution - la mise en place d un nouveau manuel des procédures et des politiques - la signature d une convention cadre avec le Ministère impliquant le respect de la réglementation et l obligation de transmission de rapports à la BCEAO - l élaboration et la mise en œuvre d un plan d affaires avec des résultats à atteindre, des extensions du réseau, du recrutement de nouveaux personnels à former, la croissance du volume d activités à maîtriser. Ce nouveau contexte se traduit donc par un ensemble de défis en matière de formations pour l acquisition des capacités de base, pour le renforcement des capacités, pour une nouvelle organisation du travail et justifie ainsi l élaboration d un plan de formation. L approche pour l élaboration de ce plan de formation se veut participative pour intégrer les besoins et priorités de tous les acteurs tout en intégrant la contrainte temps et la contrainte financière. La mise en œuvre de ce plan se fera en priorité avec les acteurs en interne au niveau des coopératives avec l appui de l Unité d Appui mais également par le recours à des partenaires externes. La présente formation traitera des thèmes suivants : 1. Etapes de l élaboration du plan de formation 2. Définition du contexte et de ses implications 3. Définition des différents groupes cibles 4. Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles 5. Elaboration du plan des activités de formation 6. Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation 7. Définition de la stratégie de mise en œuvre 8. Elaboration du budget de formation 9. Elaboration du calendrier de mise en œuvre 10. Evaluation de la formation 3

5 I - Objectifs de la formation Objectif général FICHE DE SEANCE N I : INTRODUCTION Permettre aux agents des coopératives YARDA de maîtriser la procédure d élaboration d un plan de formation, les outils qui y sont liés afin d élaborer leur propre plan de formation. Objectifs spécifiques A l issue de la formation, les participants devront être capables de : - de connaître l importance et l utilité d un plan de formation dans une coopérative - de maîtriser la méthodologie d élaboration d un plan de formation avec toutes les étapes - de comprendre et utiliser tous les outils d un plan de formation - d élaborer le plan de formation de leur coopérative pour l année II Programme de la formation 1. Introduction 2. Etapes de l élaboration du plan de formation 3. Définition du contexte et de ses implications 4. Définition des différents groupes cibles 5. Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles 6. Elaboration du plan des activités de formation 7. Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation 8. Définition de la stratégie de mise en œuvre 9. Elaboration du budget de formation 10. Elaboration du calendrier de mise en œuvre. III Importance de la formation et du plan de formation La formation et le plan de formation revêt une importance particulière pour une entreprise de services comme une institution de microfinance pour les raisons suivantes : - elle permet de rendre professionnelle le personnel donc d offrir des services de qualité aux clients - elle doit être considérée comme un investissement et non une simple dépense car l institution en attend le «retour d investissement» dans l amélioration des performances de ses agents - elle permet à l institution de transmettre aux agents sa culture d entreprise, ses orientations stratégiques afin qu ils se l approprient - le plan de formation complète le plan d affaires et est un outil de mise en œuvre du plan d affaires ; - le plan d affaires permet de négocier les financements ou les appuis auprès des partenaires. 4

6 FICHE DE SEANCE N II : ETAPES D ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION ETAPES CONTENU UTILITE 1 Définition du contexte - stage dans lequel est l institution - changements en cours (nouveaux personnel, changement technologique, adoption nouvelle politique, changement institutionnel ) - axer le plan de formation sur les priorités de l institution dégagées par le contexte - efficacité plan car adapté aux besoins 2 Définition des différents groupes cibles - identification et recensement complet de tous les acteurs de l institution - classification du groupe cible suivant critères déterminés - éviter d oublier certains acteurs 3 Analyse des besoins de formation des différents groupes cibles - identifier les besoins de formation pour les différents acteurs suivant la classification retenue et compte tenu du contexte - permet travail de réflexion sur les compétences, savoir faire et changements voulus par l IMF 4 Etablissement du plan des activités de formation - faire ressortir de façon résumée dans un tableau l ensemble des formations à exécuter sur la période avec les principales informations sur chaque formation - permet le suivi du plan de formation - sert de base à l élaboration des fiches descriptives 5 Elaboration des fiches descriptives - concevoir une fiche détaillant chaque thème prévu dans le plan des activités de formation - donner plus de détail sur chaque formation - sert de base à la conception et l évaluation des modules. 6 Mise en place des stratégies de mise en œuvre du plan de formation - détermination acteurs et stratégie conception, exécution modules - mécanisme suivi - évaluation - recherche des partenaires d exécution et ou de financement - s assurer de la mise en œuvre effective du plan 7 Elaboration du budget de formation - identifier les éléments du coût des formations - déterminer le coût de chaque thème - déterminer le coût global - s assurer de la disponibilité du budget et centrage sur les priorités - permet recherche de financement 8 Elaboration du calendrier d exécution du plan de formation - fixer les dates ou les périodes d exécution du plan de formation - permet d harmoniser l exécution du plan de formation avec les autres activités de la coopérative - permet le suivi de l exécution 5

7 FICHE DE SEANCE N III : DEFINITION DU CONTEXTE ET SES IMPLICATIONS I Contexte dans lequel le plan est élaboré Le présent plan de formation est élaboré dans le contexte suivant pour la coopérative : - l institution fait le passage de projet à celle d une entreprise privée - l institution passe d un système manuel de gestion à l informatisation de son système d information de gestion ( S.I.G) qui va être expérimenté - la coopérative doit mettre en place son système de contrôle interne à travers par le biais du contrôleur interne et des commissaires aux comptes - la coopérative est caractérisée par sa double structure : une structure entrepreneuriale (dirigée par les salariés et fonctionnant suivant les règles d une entreprise) et une structure associative (représentée par les élus qui contrôlent la coopérative) - la mise en place, la fonctionnalité de structures relais, les APEC qui travaillent avec la coopérative par le biais d un contrat de partenariat - la signature des engagements avec les partenaires, instaurant un nouveau type de rapport - la collecte de l épargne, activité nouvelle pour l institution - la mise en place d un nouveau manuel des procédures et des politiques - la signature d une convention cadre avec le Ministère impliquant le respect de la réglementation et l obligation de transmission de rapports à la BCEAO - l élaboration et la mise en œuvre d un plan d affaires avec des résultats à atteindre, des extensions du réseau, du recrutement de nouveaux personnels à former, la croissance du volume d activités à maîtriser. II Implications du contexte Tous ces éléments cités entraînent les implications suivantes : - la formation des cadres et agents à la logique et au management d entreprise - prévoir des programmes d appui pour la maîtrise du nouveau logiciel et l assistance technique en informatique - prévoir des formations pour rendre opérationnels les contrôleurs internes (contrôleurs internes et commissaires aux comptes) - prévoir les formations pour rendre opérationnel tous les organes de la coopérative - prévoir les formations pour rendre opérationnelles les APEC avec tous les organes, leur maîtrise des procédures, l existence d une vie associative - former le nouveau personnel à recruter (contrôleur interne, agents des nouvelles agences) à la connaissance du l institution, de ses procédures et politique, à la connaissance de base en microfinance.. - former les agents actuels à la connaissance et à la maîtrise de l intermédiation financière, au renforcement en microfinance - former les dirigeants et cadres de la coopérative à la gestion d entreprise. - formation, information et sensibilisation de la clientèle aux nouvelles procédures et politique, aux changements institutionnels, aux nouveaux produits notamment d épargne et à leur modalité (utilisation surtout des médias). 6

8 FICHE DE SEANCE N IV : DEFINITION DES DIFFERENTS GROUPES NIVEAU I NIVEAU II BENEFICAIRES DIRECTS Personnel de la Direction I - COOPERATIVE Personnel Salarié - Directeur de la coopérative - Responsable développement commercial - Contrôleur interne - Gestionnaire - Caissier caisse centrale Agents de terrain - Responsables d agence - Caissiers des agences Elus Membres du Conseil d Administration Commissaires aux Comptes Membres lors des AG Elus des APEC Comité de crédit II - APEC Commissaires aux comptes Conseil d administration Groupements Responsables des groupements Clients Actions de sensibilisation, de formation de masse 7

9 FICHE DE SEANCE N V : ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION DES DIFFERENTS GROUPES CIBLES PUBLIC CIBLE BESOINS EN FORMATION Personnel de Direction ( formations communes à plusieurs groupes) et agents de terrain Formations spécifiques personnel direction Directeur Responsable Développement commercial Contrôleur interne Gestionnaire Caissier caisse centrale Formations spécifiques agents de terrain Responsables d agence Caissières d agence 8

10 FICHE DE SEANCE N V : ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION DES DIFFERENTS GROUPES CIBLES PUBLIC CIBLE BESOINS EN FORMATION Formations communes aux différents organes de la coopérative Formations spécifiques aux différents organes de la coopérative Conseil d administration Commissaires aux comptes Membres( AG) Formations communes aux différents organes des APEC Formations spécifiques aux différents organes des APEC Conseil d administration Comité de crédit Commissaires aux comptes 9

11 FICHE DE SEANCE N V : ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION DES DIFFERENTS GROUPES CIBLES PUBLIC CIBLE BESOINS EN FORMATION Formations communes aux différents organes des groupements Formations spécifiques aux différents organes des groupements Conseil d administration Commissaires aux comptes Comité crédit Programme de sensibilisation, d émission, de production de cassettes 10

12 FICHE DE SEANCE N VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005 THEMES Bénéficiaires Nombre Durée Période Concepteur Animateur participants I Thèmes communs personnel Direction et agents de terrain II Thèmes spécifiques Directeur Responsable développement commercial Contrôleur interne 11

13 FICHE DE SEANCE N VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005 THEMES Bénéficiaires Nombre Durée Période Concepteur Animateur participants Gestionnaire Caissier caisse centrale II Agents de terrain Responsable d agence Caissier agence 12

14 FICHE DE SEANCE N VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005 THEMES Bénéficiaires Nombre Durée Période Concepteur Animateur participants III Thèmes communs à tous les organes de la coopérative IV Thèmes spécifiques à chaque organe de la coopérative Conseil d administration Comité de crédit Commissaires aux comptes 13

15 FICHE DE SEANCE N VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005 THEMES Bénéficiaires Nombre Durée Période Concepteur Animateur participants V Thèmes communs à tous les organes des APEC VI Thèmes spécifiques à chaque organe des APEC Conseil d administration Comité de crédit Commissaires aux comptes 14

16 FICHE DE SEANCE N VI : ELABORATION DU PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION PLAN DES ACTIVITES DE FORMATION Coopérative : Période : Janvier à décembre 2005 THEMES Bénéficiaires Nombre Durée Période Concepteur Animateur participants VII Thèmes communs à tous les organes des groupements VIII Thèmes spécifiques à chaque organe des groupements Conseil d administration Comité de crédit Commissaires aux comptes 15

17 FICHE DE SEANCE N VII : ELABORATION DES FICHES DESCRIPTIVE FICHE DESCRIPTIVES DES THEMES DE FORMATION Thème : Bénéficiaires : Objectifs d apprentissage Contenu Concepteur Animateur Durée Date Lieu Mécanisme suivi 16

18 FICHE DE SEANCE N VIII : STRATEGIES DE MISE EN OEUVRE TÄCHES ACTEURS COMMENT QUAND Conception des modules Responsable dvpt ccial Assistant technique Inspecteur Unité d Appui Partenaires externes Responsables d agence Conception module par la personne concernée. Validation en équipe restreinte. Conception par Unité d Appui et formation des formateurs. Commission interne conception et validation modules Exécution des modules Responsable dvpt ccial Assistant technique Inspecteur Unité d Appui Partenaires externes Responsables d agence Responsables APEC Responsable groupement Exécution module sur un échantillon et laisser continuer les acteurs à la base Suivi - évaluation Responsable dvpt ccial Assistant technique Inspecteur Unité d Appui Partenaires externes Responsables d agence Lors des missions de suivi et de contrôle Lors des rencontres mensuelles Permanent. Evaluation du plan Tous les acteurs impliqués Mission d évaluation sur le terrain et atelier d évaluation suivi de l élaboration du prochain plan En fin d année 17

19

20 Thème FICHE DE SEANCE N IX : ELABORATION DU BUDGET DU PLAN DE FORMATION Nombre Nombre Coût total participants de jours ELEMENT DU COÛT Fournitures Supports Transport Location salle Repas Logement Honoraires 19

21 FICHE DE SEANCE N X : ELABORATION DU CALENDRIER D EXECUTION Thèmes Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre 20

22 21

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