Mon offre saisie sur Open Ssytem est en ligne sur mon site internet. Comment se passe ensuite les réservations?

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1 Mon offre saisie sur Open Ssytem est en ligne sur mon site internet. Comment se passe ensuite les réservations?

2 Réservation via mon site ou un autre site qui référence mon offre? a) Le client réserve en ligne et reçoit automatiquement un contrat par mail avec une demande de paiement (sans intervention de votre part). b) Le propriétaire : voit sur system.fr la réservation en cliquant sur Planning dans le menu de gauche. va recevoir une copie de ce mail de réservation. Il suffit alors de noter pour information la date à laquelle le client doit envoyer son contrat et son acompte pour, soit : Relancer le client si besoin, Annuler si le client n a rien envoyé ni payé en ligne. Pour annuler une réservation, dans le menu de gauche Réservation, sélectionnez «toutes les pré réservations», affichez et dans la liste qui apparaît sélectionnez la réservation à supprimer en cliquant sur la poubelle. Si vous avez Internet Explorer, il suffit de faire un clic droit sur la réservation qui s affiche dans le planning et supprimer.

3 Exemple de mail reçu par le client et par le prorpiétaire. Référence de votre pré-réservation OS Date : 25/01/ :34:30 Vos coordonnées M. bonnet test stella test rue de l'abreuvoir niort France Pré-réservation Votre pré-réservation a bien été enregistrée. Pour valider votre pré-réservation, vous devez nous faire parvenir un acompte de 11,60 à l'adresse du propriétaire ci-dessous. Nous vous invitons à joindre cet imprimé avec votre règlement. Votre sélection Résidence du Bocage - Chambre lits jumeaux 2 lits 1 personne Du 29/01/2011 au 3001/ ,00 Suppléments Prix Nb jours Quantité Total Supplément location de draps / jour / personne 2,00 X 1 X 2 pers. 4,00 Coordonnées du propriétaire : Escale cerizéenne CERIZAY - TOTAL en euros 29,00 Conditions générales de vente

4 Les tarifs Les tarifs de location publiés sont applicables pour toute réservation à partir du 1 er janvier 2011 ainsi que la taxe de séjour. Les mineurs et les personnes handicapées sont exonérés de la taxe de séjour. Le prix arrêté lors de la réservation comprend : - La location du gîte, du jour d arrivée au jour de départ. - Les consommations d eau, de gaz et d électricité. - La fourniture de draps de lit, de taies d oreiller, de couettes et de couvertures. - La fourniture de la vaisselle et de la batterie de cuisine. - L accès gratuit à la salle de détente, à la salle de restauration, à la cuisine et à la lingerie. Le prix de la réservation ne co! mprend pas : - L utilisation des salles de réunion, le linge de toilette, la pose des draps, le nettoyage quotidien, sur demande spécifique facturée en plus. - Les repas. - La caution. - Les frais de transport. - Les assurances annulation ou assistance rapatriement ou dégâts locatifs qui sont à souscrire individuellement. - La taxe de séjour. Conditions de réservation et de vente Toute réservation est considérée comme définitive uniquement à réception du contrat de réservation signé avec le règlement de l acompte (40%), au plus tard 30 jours après la date d envoi du contrat. A défaut de réception du contrat et de l acompte, ESCALE Cerizéenne considère les dates libres pour toutes autres locations. L acompte reste acquis en cas d annulation ultérieure. Tout règlement est a envoyé à ESCALE Cerizéenne par chèque bancaire libellé à l ordre du Trésor Public. L ensemble des nuitées réservées à la signature du contrat de réservation seront dues lors de la facturation du solde du séjour. En cas de réservation à moins de 30 jours avant le début du séjour, la totalité du règlement sera exigée à la réservation. Conditions de facturation Le solde est payable à l arrivée. Les organismes publics règle leur séjour à réception du titre exécutoire. Tout règlement est à envoyé à ESCALE Cerizéenne! par chèque bancaire libellé à l ordre du Trésor Public. Arrivée - Départ Le client doit se présenter le jour précisé et aux heures convenues avec ESCALE Cerizéenne. En cas d arrivée tardive ou différée, ou d empêchement de dernière minute, le client doit prévenir dans un délai raisonnable. A la fin du séjour, les résidents locataires sont tenus de ranger le matériel et de laisser les locaux en état de propreté. Selon les normes de sécurité en vigueur, le mobilier et les appareils électroménagers ne peuvent être déplacés sans l accord préalable d ESCALE Cerizéenne. Etats des lieux et inventaires ESCALE Cerizéenne effectue une visite du gîte à l entrée et à la sortie, elle relève: - L état général des lieux pièce par pièce et le bon fonctionnement des équipements. En cas de panne, la visite d un technicien établira l origine de la panne. Si cette panne fait suite à une mauvaise utilisation, la réparation ou le remplacement est à la charge du client. - L état général des draps, couvertures, rideaux et tout tissu d ameublements. Toute tâche, auréole, brûlure de cigarette, etc. entraînera des frais de blanchisserie à la charge du client. Sans résultat, le client se verra facturer la valeur du bien dégradé. - Toute casse, dégradation ou disparition, si elle n est pas constatée lors de l état des lieux entrant, sera à la charge du client. Règlement intérieur, troubles et nuisances Les résidents sont tenus de se conformer au règlement intérieur affiché dans chacune des pièces du gîte. Chaque locataire en titre est responsable des troubles et nuisances causés par les personnes qui séjournent dans la Résidence du Bocage. Lorsqu un résident trouble ou cause des nuisances aux autres résidents, ou atteinte à l intégrité des installations, il peut être mis un terme

5 immédiat et sans indemnité à son séjour, sans préjudice des demandes en réparation que ESCALE Cerizéenne et les tiers pourraient faire valoir à son encontre. Assurance Le responsable du groupe doit fournir une attestation d assurance responsabilité civile étendue aux éventuels sinistres relatifs à des dommages mobiliers, immobiliers ou corporels causés ou subis dans le cadre de la location du gîte. Responsabilité La responsabilité ESCALE Cerizéenne n est pas engagée en cas de : - Vol, perte, dégradation ou dommage corporel, de quelque nature qu il soit, pendant ou suite à un séjour. Il appartient aux clients de souscrire une assurance adaptée. - Panne ou mise hors service des équipements techniques. Dommages : Les équipements et installations doivent être utilisés conformément à leur destination ordinaire. Toute dégradation des locaux, perte ou destruction des éléments mobiliers et immobiliers qui garnissent la Résidence du Bocage engage de plein droit la responsabilité de s! on auteur. Le client locataire est personnelle! ment responsable de tous les dommages, pertes ou dégradations commis par les personnes qui séjournent avec lui ou lui rendent visite. Véhicules Les véhicules des résidents sont formellement interdits dans l enceinte de la résidence. Seules les manoeuvres de déchargement et de chargement des bagages sont tolérées les jours d arrivée et de départ. Un parking gratuit est disponible aux véhicules des résidents. Animaux domestiques Sauf accord particulier, les animaux domestiques ne sont pas admis. Objets trouvés En fin de séjour, les résidents sont invités à vérifier qu aucun effet personnel n a été oublié. Tout objet oublié devra être réclamé par so! n propriétaire dans les trois mois suivant son départ, en s adressant à ESCALE Cerizéenne. Passé ce délai, elle ne sera tenue d aucune obligation pour les objets trouvés, quels qu ils soient. Les objets trouvés seront expédiés sur demande du propriétaire contre envoi des frais postaux. Mesures sur l environnement Les résidents locataires s engagent à respecter l environnement et à laisser les alentours propres (papiers, mégots ). Cas de force majeure Dans le cas où ESCALE Cerizéenne se verrait empêchée d honorer ses engagements pour cas de force majeure ou pour des raisons de sécurité, elle se réserve le droit d annuler les réservations, et rembourse intégraleme! nt l acompte, excluant toute autre prétenti on de la part du client. Réclamations Toutes les réclamations relatives aux conditions de déroulement du séjour doivent être formulées sur place auprès ESCALE Cerizéenne afin de trouver une solution immédiate. Signature Le.. Précédée de la mention «lu et approuvé» c) Le client fait parvenir le contrat et les conditions générales de vente signés au Propriétaire avec l acompte si aucune solution de paiement n est proposée en ligne.

6 d) Le Propriétaire doit alors envoyer un accusé de réception d acompte ou de solde. Comment faire? d1) Cliquez dans le menu à gauche sur «réservations». Sélectionnez toutes les pré réservations et cliquez sur afficher. d2) Cliquez sur la réservation correspondant au contrat reçu.

7 d3) Cliquez ensuite sur «Règlement» pour saisir un montant d acompte ou de solde selon le montant reçu. Si vous avez une solution de paiement en ligne, le montant est directement transmis à votre banque. Passez donc à l étape suivante d4) Pour saisir un acompte, cliquez sur «nouveau»

8 En bas de votre écran apparaît un petit tableau (si vous ne voyez pas, vérifiez que vous êtes bien en bas de page en descendant le curseur à droite de votre page). Saisissez le montant et validez. Une alerte vous confirme que la réservation est passée d option (c'est à dire en attente d acompte) au statut de réservation. Cliquez sur OK, puis sur retour. d4) Envoyez l accusé de réception d acompte : Cliquez sur impression et validez.

9 1. Pour une réservation par fax, mail, téléphone a) Le propriétaire doit faire la réservation lui même. a1) Il doit entrer automatiquement sur system.fr avant de confirmer au client qu il reste des disponibilités. Il doit cliquer sur l hébergement choisi dans le tableau du planning, puis sur réservation locale. a2) Sélectionnez les dates choisies pour confirmer oui ou non les disponibilités au client. Et cliquez sur «vérifier les disponibilités»

10 a3) Précisez le nombre d adulte, enfant, bébé et tapez le prix que vous souhaitez. Cliquez sur créer la réservation a4) Vous arrivez sur la fiche de réservation avec en haut le client. Cliquez sur nouveau si le client n est pas un client fidèle (sinon sur choisir). Remplissez les coordonnées et enregistrez.

11 a5) Ajoutez des suppléments si besoin. Cliquez sur Sélectionner, précisez la quantité et ajoutez. a6) Vous avez encore la possibilité de personnaliser le contrat en mettant par exemple une réduction de 10 % (taper 10 dans remise en entrée).

12 a7) Cliquez sur Impression et valider. Si le client n a pas de mail, téléchargez le contrat en pdf et imprimez le. b) Le client reçoit le contrat de réservation. Il apparaît dans sa boîte aux lettres avec une pièce jointe. Contrat en pièce jointe

13 c) Le propriétaire reçoit une copie du contrat par mail et ensuite le contrat signé accompagné de l acompte par courrier postale (sauf si l acompte est directement réglé en ligne). d) Le propriétaire doit envoyer l accusé de réception d acompte pour confirmer la réservation au client. Voir 1. d) ci dessus. Bon courage! En cas de soucis technique, contactez votre Office de Tourisme de Pôle ou l Agence de Développement Touristique des Deux Sèvres Stella Bonnet

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