GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF DIRECTION DES ÉTUDES SERVICE DU CHEMINEMENT SCOLAIRE REGISTRARIAT

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1 Le Cégep de l Outaouais accueille, dans ses trois campus et son Centre d études collégiales, plus de étudiantes et étudiants à qui il offre un riche éventail de 5 programmes pré universitaires et de 22 programmes techniques. Il accueille également adultes en formation continue et offre un éventail diversifié de programmes de formation crédités ou de formation sur mesure adaptée au marché évolutif du travail. Le Cégep de l Outaouais est un leader régional en enseignement supérieur et les perspectives de développement de sa clientèle sont prometteuses. Fier, dynamique et bien implanté dans sa communauté, le Cégep dispose d un budget de l ordre de 49 millions de dollars par année. La Direction des études quant à elle dispose d un budget de l ordre de 30 millions de dollars et bénéficie d un effectif d environ 770 personnes, dont près de 700 enseignantes et enseignants. GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF DIRECTION DES ÉTUDES SERVICE DU CHEMINEMENT SCOLAIRE REGISTRARIAT Responsabilités : Sous l autorité de la Direction adjointe des études responsable du Service du cheminement scolaire, la ou le gestionnaire administratif au registrariat. exerce des fonctions de gestion requises pour la planification, l organisation, la supervision, le contrôle et l évaluation des activités et des ressources reliées au registrariat; est la supérieure ou le supérieur immédiat du personnel du registrariat aux deux campus de l enseignement régulier (présentement, 6 employés de soutien); est responsable de la transmission des données au MELS (déclaration de clientèle) pour le financement des trois campus (enseignement régulier et formation continue); est responsable de la préparation, la conception et l élaboration de l horaire maître (enseignement régulier); est responsable de plusieurs dossiers spécifiques, dont ceux des admissions et des choix de cours (enseignement régulier). 1

2 Qualifications requises : Avoir un diplôme d études collégiales en techniques administratives ou dans une discipline pertinente; Avoir cinq ans d expérience pertinente. Exigences particulières : Posséder une connaissance appropriée du réseau collégial, du Règlement sur le régime des études collégiales (RREC), de la Loi sur les collèges, des règles ministérielles en lien avec les transmissions des données (Charlemagne, Socrate) et le financement et des procédures d admission du SRAM; Posséder un excellent sens de l organisation; Travailler avec grande rigueur et respecter les échéanciers; Posséder d excellentes capacités de planification, de contrôle et d évaluation. Faire preuve d autonomie et d initiative; Avoir le souci du service-client de qualité; Posséder une forte capacité d adaptation face à la gestion de diverses situations imprévues; Faire preuve de leadership et d intelligence émotionnelle; Posséder une excellente capacité à travailler de façon constructive en équipe; Posséder d excellentes connaissances pratiques de base des logiciels de chiffrier électronique les plus courants; Posséder une connaissance appropriée des logiciels de gestion pédagogique et d élaboration des horaires; Posséder une bonne connaissance de la langue française orale et écrite niveau B (70 %). Le traitement : Selon le Règlement déterminant certaines conditions de travail des cadres des collèges d enseignement général et professionnel, classe 5, soit un minimum de $ jusqu à un maximum de $. Toute personne intéressée par le poste et ses défis est invitée à présenter sa candidature en faisant parvenir par courriel à : dirrh@cegepoutaouais.qc.ca, par courrier, par télécopieur au (819) ou sur place son curriculum vitae au plus tard le 5 juillet à 16 h. Des tests préalables aux entrevues sont prévus dans la semaine du 11 juillet Date prévue d entrée en fonction : Au plus tard le 29 août

3 Direction du développement des ressources humaines et des services aux personnels C , boulevard de la Cité des Jeunes Gatineau (Québec) J8Y 6M4 Courriel : dirrh@cegepoutaouais.qc.ca Site Internet : Seules les personnes retenues dans le cadre du processus de sélection seront contactées. Le Cégep de l Outaouais applique un programme d accès à l égalité en vertu de la loi sur l accès à l égalité en emploi dans des organismes publics, et invite les femmes, les minorités ethniques, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à déposer leur candidature. À cet effet, des mesures d adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. 3

4 DESCRIPTION DE TÂCHES Titre : Adjointe administrative C Titulaire : Catégorie : Cadre Date d entrée en fonction : Service : Direction des études Supérieure immédiate : Jacqueline La Casse Unité administrative : Organisation et cheminement scolaire Supérieur hiérarchique : Hélène Pelletier par intérim Révision : 20/06/2011 Rôle principal: Sous l autorité de la Direction adjointe des études responsable du Service du cheminement scolaire, la ou le gestionnaire administratif au registrariat exerce des fonctions de gestion requises pour la planification, l organisation, la supervision, le contrôle et l évaluation des activités et des ressources reliées au registrariat; est la supérieure ou le supérieur immédiat du personnel du registrariat aux deux campus de l enseignement régulier (présentement, 6 employés de soutien); est responsable de la transmission des données au MELS (déclaration de clientèle) pour le financement des trois campus (enseignement régulier et formation continue); est responsable de la préparation, la conception et l élaboration de l horaire maître (enseignement régulier); est responsable de plusieurs dossiers spécifiques, dont ceux des admissions et des choix de cours (enseignement régulier). Sec Responsabilité du registrariat : Planifie, organise, supervise, contrôle et évalue toutes les opérations du registrariat du secteur régulier pour les deux campus : o Supervise la préparation et la confection de l horaire des examens, l organisation de la tenue des épreuves ministérielles de langue et de la tenue des différents tests de classement en langue. o Coordonne les opérations reliées à l admission, à l inscription et à la sanction. o Supervise l application du Règlement sur la réussite scolaire. 4

5 o Coordonne la perception des argents et tout le suivi du dossier financier des étudiantes et étudiants. o Fournit aux étudiantes et étudiants les documents nécessaires à leur cheminement scolaire (ex : Guide de choix de cours, horaires, bulletins). o Fournit au personnel enseignant les documents nécessaires (ex : horaires des cours, horaires des examens, listes de classe). o Conçoit des formulaires (ex : demande de révisions de notes, demande de changement de programme, demande de remboursement, demande d émission de commandite) o Planifie les sessions d été au secteur régulier. Rédige et révise des procédures; contrôle leur application; s assure du respect de ces dernières. Précise les besoins en ressources humaines et matérielles; soumet des recommandations à sa supérieure immédiate. Prépare et gère le budget du service dans les limites approuvées. Assure la disponibilité des ressources humaines et matérielles, en contrôle l utilisation et prend, s il y a lieu, les mesures correctrices. Procède à la sélection du personnel du registrariat conformément aux politiques en vigueur au Cégep. Informe le personnel sous sa responsabilité et le dirige notamment quant à l accueil, à l intégration au travail, au contenu et à la répartition des tâches, au perfectionnement, à l application de politiques de personnel et de conditions de travail; donne l entraînement nécessaire à l accomplissement des tâches; procède à l évaluation du rendement. S assure de la qualité du service donné à la clientèle. S assure de l application correcte des lois, politiques, règlements et directives en vigueur. Établit des liens de fonctionnement avec d autres secteurs du Cégep. Fournit des avis à sa supérieure immédiate. Rédige un plan de travail et le soumet à sa supérieure immédiate pour approbation; présente un rapport annuel à sa supérieure immédiate. Réalise tout autre mandat que lui confie sa supérieure immédiate Transmission des données au MELS : déclaration de clientèle pour le financement des 3 campus (enseignement régulier et formation continue) Effectue les transmissions à toutes les sessions selon l échéancier prescrit par le MELS : o transmission de la demande d admission jusqu au bulletin pour chacun des étudiants et étudiantes; o transmission du bulletin, de l année version programme, des objectifs et standards atteints en lien avec la sanction des «DES» et des «AEC». Coordonne toutes les entrées de données dans le système de gestion pédagogique afin qu elles soient conformes aux prescriptions ministérielles ; vérifie toutes 5

6 données en lien avec le financement et la sanction des étudiantes et étudiants; corrige les transactions en erreur. Coordonne la tenue des dossiers et la transmission des statuts particuliers prescrits par le MELS (non résidents du Québec, élèves étrangers, alternance travailétudes, référé emploi Québec, formation manquantes, reconnaissance des acquis) Coordonne et agit de lien avec le service de la formation continue et les services administratifs lors des vérifications administratives et externes effectuées pour le MELS. Supervise et contrôle tout au long de l année afin d assurer la bonne tenue des dossiers et leur conservation selon les prescriptions ministérielles en lien avec le financement. Planifie et coordonne la formation du personnel suite aux changements dictés par le MELS en lien avec la transmission, la tenue des dossiers, le financement et la sanction. Supervise et coordonne l opération de confirmation de la fréquentation scolaire pour les 3 campus. Vérifie la conformité des données transmises et s assure de la conciliation des argents perçus des élèves étrangers et des non résidents du Québec en lien avec le bilan financier annuel et en collaboration avec les services administratifs tels que prescrit par le MELS. Préparation, conception et élaboration de l horaire maître : (à chaque session régulière, pour l enseignement régulier, aux deux campus ainsi qu au centre d études collégiales) Consulte les responsables de la coordination départementale et les directions adjointes des études quant aux contraintes d élaboration des horaires. Vérifie et contrôle la remise des contraintes des départements, des contraintes pédagogiques reliées à chacun des cours et des besoins de locaux spécialisés; assure les suivis nécessaires. Vérifie continuellement la conformité des données entre les groupes allocation et les groupes à l horaire. Effectue l entrée des données dans le logiciel d horaire (contraintes pour chacun des cours et des locaux, les libérations à l horaire des enseignantes et enseignants, etc.) Conçoit l horaire des cours en tenant compte des contraintes pédagogiques et logistiques, des maxima par groupe, du temps de déplacement, etc. Assigne les étudiantes et étudiants dans l horaire maître et optimise l horaire dans un souci de favoriser la réussite scolaire et de balancer les groupes. Participe à l analyse des groupes en début de session afin de déterminer les ouvertures et fermetures de groupes nécessaires; effectue les ajustements et la finalisation de l horaire suite à cette opération. Produit et vérifie les horaires individuels des étudiantes et étudiants, des enseignantes et enseignants et par le fait même des locaux en vue de la mise en ligne. 6

7 Assure les suivis nécessaires auprès des responsables de la coordination départementale et les directions adjointes des études. Balance les groupes suite à l annulation des horaires non récupérés. Admissions, programmation et choix de cours : Assure le lien avec le SRAM et le MELS ; informe les personnes et instances concernées des conditions d admission. En collaboration avec la Direction adjointe des études responsable du Service du cheminement scolaire et l équipe des aides pédagogiques, détermine les critères de classement du SRAM et les conditions particulières locales d admission. Supervise les opérations reliées à l admission; conseille les aides pédagogiques et le technicien en documentation. Travaille en collaboration avec le Service de recherche et développement au niveau de la programmation en vue de la préparation des propositions de choix de cours et l élaboration de la liste des cours offerts à chaque session; vérifie les préalables des cours. Coordonne, organise et participe aux opérations reliées aux choix de cours avec la Direction adjointe des études responsable du Service du cheminement scolaire et les aides pédagogiques : Collaborations : Planifie le calendrier des opérations de la session et de la rentrée en collaboration avec la Direction adjointe des études responsable du Service du cheminement scolaire, le technicien en documentation et les aides pédagogiques. Participe à l implantation et la mise à jour des systèmes informatiques. Contribue à l élaboration des politiques, des plans de travail et des procédures. Participe à des réunions d information ou de coordination lorsque nécessaire (ex : Comité de gestion, réunion des coordonnateurs). Représente, s il y a lieu, la direction auprès du Ministère, du SRAM et de Skytech. Collabore avec les services administratifs pour la conciliation des droits, la transmission de clientèle en lien avec le financement, le suivi du dossier financier des étudiantes et étudiants, la mise à jour des locaux pour l enseignement, la vérification externe prescrit par le MELS. Collabore avec la Direction des affaires étudiantes et communautaires pour l accueil des nouveaux étudiants et étudiantes et la remise des diplômes. 7