Subvention de l Etat aux associations : Document de cadrage

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1 SUBVNET document de cadrage page 1 sur 10 Subvention de l Etat aux associations : Document de cadrage 1 Objectif général du projet Fonctionnalités offertes à l usager sur le site Pour l usager «Demandeur» L espace de données de l association L espace de demande de subvention La demande La phase d instruction Pour les services instructeurs : L instruction d une demande L accès aux données Back-offices Fonctions d administration «métier» de la plate-forme Questions juridiques Aspects organisationnels Contraintes techniques Phasage du projet Début 2004 : étude et cahier des charges technique, ouverture deuxième semestre Courant 2005 : étude de faisabilité des extensions... 9 Agence pour le développement de l administration électronique 23/10/2003 v1 Le planning général envisagé du projet est le suivant : - qualification précise du cadre fonctionnel et des processus institutionnel dans lequel s effectuent les différentes phases de l instruction d une demande de subvention ; - définition des fonctionnalités envisagées de la téléprocédure «subvention en ligne» ou «SUBVNET» ; - rédaction du cahier des charges du système envisagé ; - lancement d un appel d offres pour la réalisation du système envisagé ; - réalisation et mise en œuvre du système envisagé. 1 OBJECTIF GENERAL DU PROJET Dans le cadre de l amélioration des relations de l Etat avec les usagers, le gouvernement a fait de l amélioration des relations entre l administration et les associations l une de ses priorités. C est en particulier dans les champs de celui des demandes de subvention que l Etat souhaite engager la première phase de simplification.

2 SUBVNET document de cadrage page 2 sur 10 En effet, les modalités d intervention de l Etat sont multiples tant par la diversité des services compétents, que par le nombre des procédures. Par ailleurs, dans bon nombre de cas, l Etat n intervient pas seul dans le soutien aux associations. Nombre de politiques publiques sont conduites de manière partenariale. Il en résulte des dispositifs opérationnels, des processus d instruction complexes, qui font intervenir plusieurs partenaires lors des phases d'instruction et de décision. De plus l intervention publique en faveur des associations concerne un nombre important de dossiers et de bénéficiaires. Il s agit donc d une gestion de masse au niveau national, régional, départemental et local. Pour cette raison, l Etat a décidé de créer le formulaire du dossier unique de demande de subvention, valable pour l ensemble des services et des procédures d aides mise en œuvre par l Etat. Le projet SUBVNET consiste donc en la création d un guichet unique pour les demandes de subvention effectuées par les associations auprès des services de l Etat, et donc d une téléprocédure spécifique, qui couvre les étapes de saisie, d instruction, et de suivi des demandes. Afin de faciliter l interopérabilité des données, et la non ressaisie dans les outils de suivi et de gestion des services de l Etat, comme des collectivités locales, ces services auront la possibilité, soit d être destinataires des données des dossiers qui les concernent, soit de les récupérer sur le site concerné. Quelques départements ou ministères ont engagé une démarche en ce sens, et réalisé plusieurs projets précurseurs. Le dispositif POLIVILLE WEB du ministère à la ville, et le projet de téléprocédure des demandes de subventions du programme EQUAL européen constituent en ce sens des démarches innovantes, dont l expérience sera utile à la réalisation du programme SUBVNET. Par ailleurs, plusieurs projets sont conduits par les collectivités locales, des communes ( AGEN), des Communautés de communes (Montpellier), des Conseils généraux et des Conseils Régionaux. Pour autant, ces démarches restent minoritaires. L objectif est donc de proposer un cadre cohérent au développement des services à l usager, particulier comme professionnels, avec des dispositifs qui soient le plus ouverts, tout en favorisant et l interopérabilité des systèmes. 1.1 Fonctionnalités offertes à l usager sur le site L on distingue dans le dispositif deux types d usagers : - L association, qui effectue sa demande, et qui suit son instruction. - Les services de l Etat et des collectivités qui assurent le suivi des projets, et l instruction partagée de ces derniers.

3 SUBVNET document de cadrage page 3 sur Pour l usager «Demandeur» A partir d un site dédié, l association accède au dispositif de demande de subvention. L accès au site se fera après un référencement préalable. (un formulaire d inscription sera proposé la première fois, et un login et mot de passe seront envoyés à la structure). Avec ses références, l association arrive sur un espace qui lui est réservé, qui se partage en deux zones : - Données de l association, - Un espace de gestion de ses dossiers de demandes de subvention L espace de données de l association Les données de l association concernent en particulier toute la partie commune à tous les dossiers de demandes de subventions, qui sont nécessaires à la constitution du dossier de demande. Il s agit donc des données d ordre juridiques, les informations relatives aux membres du CA et du bureau, ainsi que les informations relatives au budget de la structure. Une page récapitulant les informations «officielles» enregistrées par l INSEE sur le fichier SIRENE pourront être portées sur ces pages. Le porteur complètera la première fois qu il se connectera les rubriques nécessaires à la complétude de cette partie ( Page 1.1, 1.2, 1.3 du dossier unique). Les informations qui portent sur les agréments administratifs devront pouvoir être vérifiées par les services de l Etat, et à terme, renseignées par ces derniers. Les informations relatives au budget de l association pourront être complétées d une page de saisies des éléments de bilan financier de la structure L espace de demande de subvention. La procédure de demande de subvention est réalisée en deux étapes : La demande elle-même, et le suivi de la demande La demande L accès au service par le porteur doit d abord être facilité par un système lui permettant de trouver au plus vite les mesures d aides auquel il peut prétendre. Il pourra ainsi être guidé en donnant un certain nombre d informations qui permettent de cadrer son projet, au point de vue géographique, thématique, et procédural. - le niveau géographique de son projet (national, régional, départemental, intercommunal, communal, quartier). - la nature de projet (action sociale, culture, enfance, accueil périscolaire ).

4 SUBVNET document de cadrage page 4 sur 10 Il établit, dans une liste de mesures référencées, celle à laquelle il souhaite effectuer une demande (ex : Fond National de Développement du Sport, Politique de la ville...). Cette liste pourra être présentée selon un angle ministériel. Ainsi, en politique de la ville, plusieurs sous mesures pourront être proposées (Ville Vie Vacances, FRE, CAPS ). Le porteur peut aussi accéder à un tableau lui présentant la liste des appels à projet en cours, soit sur le territoire d intervention choisi (département, région, national), soit classés par thèmes, ou par service émetteur. Le porteur devra obligatoirement choisir parmi une des «mesure» proposée pour effectuer sa demande. La «mesure» est aussi un moyen pour déterminer le nom du service de l Etat compétent pour assurer le suivi de la demande. La mesure choisie devra faire l objet d explications, de liens vers des sites d information nationaux ou locaux. Une fois ces informations précisées, le dossier de demande est généré et mis à disposition du porteur. Il y a un dossier par projet. Un porteur peut porter plusieurs projets. Le porteur doit avoir la possibilité de compléter son dossier en plusieurs fois, jusqu à une date fixée par l administration. Cette échéance peut être différente de la date limite du dépôt de dossier complet (avec les pièces jointes), auprès du (des) service(s) compétent(s) pour traiter de la demande. Selon la procédure administrative concernée par la demande, un guide particulier de remplissage des champs du formulaire doit permettre au porteur de préciser les informations particulières attendues par les services instructeurs. Dans le dossier de demande de subvention, il complète toutes les parties, et en particulier le plan de financement. C est lors de la constitution du plan de financement, dans la partie recette, que l association précisera les services auprès desquels il effectue une demande financière, qu ils soient de l Etat, des collectivités territoriales, et des autres organismes appelés en financement. Il pourra compléter la liste des services saisis à tous moments. Un plan de financement particulier sera proposé dans le cas de demande de financement pour des opérations d investissements. Un projet peut en particulier s étaler sur plusieurs années civiles. Le porteur précisera la durée du projet. Le plan de financement d un projet pluriannuel pourra être soit global, soit individualisé par année. Une aide en ligne et un certain nombre de contrôles permettront à l usager de vérifier la complétude et l exactitude de sa demande. Une fois le dossier saisi, le porteur pourra effectuer la procédure de dépôt. Cette procédure de dépôt intervient, soit sur déclenchement du porteur, soit automatiquement à la fin de la période de saisie proposée par l administration. Le dépôt génère un dossier complet en format PDF, qui est expédié au porteur. Le dossier est daté. Le dépôt d un dossier déclenche la phase d instruction.

5 SUBVNET document de cadrage page 5 sur La phase d instruction Le dossier est ouvert en lecture aux services appelés en financement. Ils seront prévenus par courriel du dépôt d une ou de plusieurs demandes effectuées auprès de leur service. Le dossier, dans cette phase du processus de demande de subvention, n aura pas besoin d être édité ni envoyé par papier aux services. Ces derniers en effet peuvent faire des remarques au porteur sur son projet, et sur son plan de financement, directement sur le site. Le porteur pourra prendre en compte les remarques formulées par les services jusqu à la fin d une période fixée par le service initiateur de la procédure. Le porteur se verra alors autoriser à modifier son projet. Toute nouvelle phase de dépôt génère un archivage de la version actualisée du dossier, et un envoi au porteur d un dossier en format PDF. Quand l instruction du dossier par les services est terminée, le porteur édite seulement l attestation sur l honneur, nécessaire pour effectuer la demande «officielle» auprès des services, qu il envoie par courrier (ou par courriel) avec les pièces jointes. Ces pièces pourront dans un deuxième temps être postées «électroniquement». Pour l Etat, les pièces jointes (pièces comptables en particulier) ne seront envoyées qu en un exemplaire, même si plusieurs demandes sont effectuées pour un ou plusieurs dossiers auprès de un ou plusieurs services de l Etat. Lors de la phase d instruction, le porteur doit pouvoir être informé de l état d avancement de l instruction de son projet, et des décisions qui sont prises par chaque entité saisie. Les dossiers pourront être complétés en année n+1 par le bilan de l opération financée en année n. Il en sera de même pour les dossiers en reconduction Pour les services instructeurs : On entend par service instructeur, les services qui sont en charge pour l Etat de la coordination de l intervention des services de l Etat auprès des structures associatives, des services qui interviennent financièrement sur un projet, des services qui peuvent être conduits à assurer un contrôle sur l association ou le projet, et d une manière générale, tous les services de l Etat qui peuvent être invités à formuler un avis sur une demande. On entend aussi par services partenaires, les collectivités territoriales qui sont conduites à intervenir financièrement et conjointement avec l Etat auprès des structures associatives demanderesses. Dans certains cadres particuliers, comme la politique de la ville, les propositions d interventions financières peuvent être décidées d une manière collégiale entre plusieurs partenaires publics.

6 SUBVNET document de cadrage page 6 sur 10 Deux étapes sont différenciées : L instruction d une demande. Chaque service a un accès en lecture à la (aux) demande(s) déposées auprès de lui. Le service principal, à l origine de la procédure, a la possibilité de voir le dossier dès la phase de saisie de la demande par le porteur. Il peut compléter la liste des services appelés en financement de l opération, par des services invités à participer à l instruction des demandes. Il peut visionner la liste complète des dossiers déposés pour lesquels il est appelé en financement, ou en instruction. Il peut effectuer des recherches particulières dans cette liste. Il peut solliciter des aménagements de fond et de forme à chaque projet, directement par le biais de messages mis à la connaissance du porteur. Cette fonctionnalité du système se décline pour chaque projet. Les remarques formulées par un service, seront, à sa convenance, soit seulement visibles par le porteur, soit partagées avec les autres services. Le service porte un avis sur le dossier, qui n est pas vu par le porteur, mais peut l être des autres services appelés en co-financement, ou en co-instruction L accès aux données Les services pourront disposer des données des dossiers selon deux principes : - les dossiers ( Format PDF) pourront directement être expédiées par le porteur, aux services concernés par la demande sous une forme qui reste à déterminer. - les données d un ou plusieurs dossiers pourront être envoyées par le système aux services ou téléchargés par les services à partir d une page spécifique. Les formats qui seront proposés permettront la récupération des informations pour une intégration dans les back offices des services, et leur exploitation dans des outils de gestion, et ce afin d assurer les phases d instruction interne, de gestion comptable, et d édition de courriers qui résultent de la mise en œuvre des phases de décisions. Les informations relatives aux décisions pourront êtres inscrites directement sur le site, soit par saisie directe, soit par un système de remontée d informations qui reste à définir. L on peut donc cerner trois natures de services concernés par le dispositif. - services «partenaires» : ceux utilisant la téléprocédure développée par l ADAE. La téléprocédure se déroule sur le site mis en œuvre par l ADAE, pour le compte des différents services. L instruction en ligne de la demande est assurée le plus longtemps possible en utilisant toutes les

7 SUBVNET document de cadrage page 7 sur 10 fonctionnalités de travail coolaboratif du dispositif. Les données sont synchronisées avec les outils de back-offices, ou sont mis à disposition des services. Une convention de service règle les modalités de fonctionnement. - services «référencés» : ceux qui utilisent la téléprocédure pour faciliter la saisie des demandes de subvention, mais qui n utilisent pas les fonctionnalités d instruction en ligne. Les données des dossiers mis à disposition des services, soit de manière automatique, soit à la demande. - services «simples destinataires» : pour les services de l Etat (et des collectivités) qui ne seraient pas en mesure d intégrer les données, les porteurs seront en mesure de leur faire parvenir le dossier papier édité par le dispositif aux services (par courrier ou courriel). 1.2 Back-offices Les services «partenaires» auront la possibilité de recevoir les demandes des usagers selon différents canaux, dépendant de leur équipement, ou de leurs souhaits d organisation: transferts de fichier, synchronisation Les modalités concrètes seront étudiées par le groupe de travail. L interfaçage avec les principaux logiciels de gestion des demandes de subvention sera examiné. Une étude sera menée en ce sens avec les éditeurs des produits, ASTRE, MGDIS, POLIVILLE... Les services disposeront d un accès leur permettant de consulter certaines informations les concernant : modalités techniques de transmission des demandes, statistiques en différé sur les demandes qui leur sont transmises par la plateforme ). 1.3 Fonctions d administration «métier» de la plate-forme. - gestion des porteurs. L ensemble des porteurs connus de la plateforme sera géré dans un annuaire. Le numéro SIRETE sera pour les associations le numéro de référence. Pour les collectivités, ce sera le numéro INSEE. Les procédures de mises à jour seront déterminées par le groupe de travail. - gestion des services L ensemble des services de l Etat gestionnaires de fonds publics à destination des associations, leurs localisations, et leurs coordonnées Internet sera géré dans un annuaire. Les procédures de mise à jour seront déterminées par le groupe de travail. - gestion des procédures Chaque ministère sera chargé d établir un état des mesures d aides fournies aux associations, en distinguant celles qui sont traitées à l échelon déconcentré, et celles qui relèvent de l échelon central.

8 SUBVNET document de cadrage page 8 sur 10 Par mesure dont ils sont responsables, les services lanceront les appels à projet directement à partir du site. Ils indiqueront l échelon territorial de compétence, les dates de début et de fin de la période de dépôt, et les coordonnées électroniques où le service peut être joint. Le service pourra informer par courriel de l ouverture des appels à projet, les associations de son choix. En tout état de cause, l accès au service sera possible à toutes les associations référencées dans la base générale des porteurs. Un travail particulier sera réalisé pour harmoniser les aides en ligne qui seront proposées aux porteurs (guide de remplissage du dossier de demande de subvention adapté aux mesures d aide) - Statistiques sur l utilisation du service : La plateforme produira des statistiques de fréquentation du service (en différé). 2 QUESTIONS JURIDIQUES - Le dispositif devra respecter les contraintes de la loi informatique et liberté, et faire l objet d une concertation avec la CNIL à chacune des étapes de la conception. 3 ASPECTS ORGANISATIONNELS - Une convention devra être passée avec les collectivités participantes, précisant les responsabilités des uns et des autres et les conditions, notamment techniques, d utilisation du service par les services de l Etat et les collectivités. 4 CONTRAINTES TECHNIQUES Les principes suivants d architecture technique devront notamment être respectés - Définition, au format XML, de la structure des données échangées entre les différents acteurs ; - Respect des normes d accessibilité. L étude technique devra aborder ; - modalités de transfert de fichier, - interfaçage avec les logiciels de gestion, - les questions de sécurité : authentification des serveurs, de sécurisation des transactions, de sûreté du stockage des données, de suivi du réseau. Des évaluations de charge seront menées. 5 PHASAGE DU PROJET

9 SUBVNET document de cadrage page 9 sur Début 2004 : étude et cahier des charges technique, ouverture deuxième semestre Choix d une assistance à maîtrise d ouvrage pour le dépouillement des offres et le choix du prestataire [février 2004] ; - Recrutement d un chef de projet (novembre 2003) ; - Réunion de cadrage du projet (19 novembre 2003) ; - Présentation du projet aux éditeurs de logiciels de subvention [avril 2004] ; - Réalisation d une étude sécurité [interne ADAE janvier 2004 ] ; - Réalisation d une étude juridique [interne ADAE janvier 2004] ; - Rédaction d un cahier des charges sur la base de l étude menée par l ADAE, afin de réaliser un formulaire XML permettant la transmission automatique aux services ciblées ( à déterminer), [avril 2004] ; - Choix du prestataire retenu pour le développement (juin 2004) ; - Accrochage et recette : octobre 2004 novembre 2004 ; - Ouverture du service : décembre Courant 2005 : étude de faisabilité des extensions - interfaçage des logiciels de gestion. - mise en chantier des évolutions fonctionnelles. -adaptation du service en fonction de l évolution du droit sur les actes authentiques.

10 SUBVNET document de cadrage page 10 sur 10 USAGER Plate-forme DEMANDE DE SUBVENTION Fonctions d administration Services de l Etat et Collectivités Aide pour le choix -de la zone de réalisation géographique du projet - de la thématique d intervention - de la procédure - des services Formulaire Données porteurs Information générales Budget Personnels Données dossiers Description du projet Fonctions usager Middle office «instruction» Back office «services» XML XML Service de demandes de subvention Plan de financement Décisions Dossier et annexes Détermination des services appelés en financement Espace Ins truct ion Suivi Avis Déci sions Annuaire des porteurs Annuaire des procédures Annuaire des services partenaires ou référencés. (Etat et collectivités) Notification ADAE v1. 19 novembre 2003

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