MODE D EMPLOI OUTLOOK ADD-IN POUR SELECTLINE

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1 MODE D EMPLOI OUTLOOK ADD-IN POUR SELECTLINE IOWARE SA WARPELSTRASSE DÜDINGEN

2 MODE D EMPLOI MODULE ADD IN (pour Outlook) L Add In est un programme qui complète le module CRM (customer Relationship Management) dans Selectline et qui vous permettra de mieux gérer vos comptes et vos s depuis Selectline. Vous pouvez ainsi depuis Outlook définir manuellement les s que vous souhaitez importer dans Selectline. ADD IN ne fonctionne qu avec Outlook 2007 ou 2010 Marche à suivre : 1 Ouvrez Selectline : Pour transférer des s dans Selectline vous devez définir un compte dans les paramètres de la société. 2 Définissez les paramètres d un compte dans Selectline : 2.1 Si vous souhaitez sélectionner manuellement les s à importer dans Selectline : - Ne définissez pas de compte POP3 (courrier entrant) - Définissez les paramètres pour SMTP (courrier sortant) Avantage : vous choisissez les s qui figurent dans Selectline ainsi les s privés ou sans rapport avec Selectline ne s afficheront pas dans le programme 2.2 Si vous souhaitez que tous les s s importent dans Selectline : - Définissez les paramètres de compte POP3 (courrier entrant) et SMTP (courrier sortant) Remarque : Astuce : si vous définissez les paramètres du compte POP3 dans les paramètres s de la société, TOUS les s seront importés automatiquement dans Selectline à chaque ouverture d Outlook Ne définissez pas les paramètres POP3 si vous ne voulez pas que les autres collaborateurs puissent lire l entier de votre répertoire P. 2 sur 7

3 2.3 Ouvrez Selectline Cliquez sur l onglet «société» Cliquez sur «Paramètres» (la fenêtre ci-dessous s ouvre) Appuyez sur « » (dans la liste à gauche de l écran) Cochez la case «utiliser les fonctions de mails interne» Cliquez sur l icône «Créer» (la fenêtre ci-dessous apparaît) 1. Introduisez les informations générales du compte 2. Saisissez votre adresse 3. Saisissez les informations pour POP3 et SMTP a. ATTENTION : si vous activez POP3 (mail entrant) nous vous recommandons de décocher la case «Effacer les mails sur le serveur» b. ATTENTION à la syntaxe c. Après la configuation et l enregistrement de l de base(p. ex : administration) introduire un compte de référence pour l expédition. Fermez Selectline 3 Installer l Add In : Fichier : OutlookAddIn _CH_ (FR, ENG, IT ou ALL) * Conseil : clic droit sur le programme exécutez en tant qu administrateur Redémarrer votre PC après l installation de l Add In * le nom peut varier selon la date et la version du programme P. 3 sur 7

4 4 Ouvrez Outlook : Lors du premier démarrage d Outlook, l Add In apparaît sous cette forme Ouvrez l onglet «complément» cliquez sur Selectline et dans le menu déroulant, cliquer sur «paramètres SL» 4.1 Définissez la langue Cliquez sur l onglet «langue» pour définir la langue d utilisation du programme. 4.2 Établissez la liaison entre l Add In et le serveur Selectline Ouvrez l onglet «complément» cliquez sur Selectline et dans le menu déroulant, cliquez sur «paramètres SL» cliquez sur «paramètre généraux» P. 4 sur 7

5 1. choisissez dans mode start «manuel» =vous établissez la connexion manuellement à chaque démarrage d outlook «lors du démarrage» = se connecte automatiquement au démarrage d Outlook 2. pressez sur connecter (l Add In se connecte à la base de selectline) 3. sélectionnez la société pour laquelle pour souhaitez envoyer et recevoir des s (exemple ci-dessous) cliquez sur «actualiser» les statuts appraissent (exemple ci-dessous) 5. décocher «affection automatique» 6. dans Status indiqué «aucun» illustration choix de la société : illustration de l apparition des statuts Le numéro de la société apparait ici 4.3 Finalisez Pressez sur ok 5 Transférez des s d Outlook dans Selectline : Selectionnez le/les s que vous souhaitez affecter à un fournisseur ou un client dans le programme Selectline (bouton gauche souris + crtl pour sélectionner plusieurs s) P. 5 sur 7

6 5.1 Sur la partie de droite indiquez où votre doit aller Indiquez le statut de l à intégrer dans Selectline. Le statut vous permet de définir un stade d avancement (ex : en traitement ou terminé) pour tous les s, téléphones, s ou conversations avec vos clients ou vos fournisseurs. Le statut s affichera également dans Selectline et à tous moment vous pouvez le changer dans le module CRM de Selectline. Indiquez l adresse : dans le champs adresse, en cliquant sur «CHOISIR», vous pouvez choisir l adresse du client auquel attribuer l . Add in vous proposera automatiquement une adresse lorsque celle-ci à déjà été attribué, aupravant, à une adresse d un client ou d un fournisseur (vous pouvez toutefois l attribuer à un autre client). Par contre, un ne peut être attribué qu une seul fois Pressez sur «attribuer» pour exporter le/les s dans Selectline. Attribuer les brouillons et les s envoyés vous pouvez également attribuer à un client ou à un fournisseur des s que vous envoyez depuis Outlook. Lorsque vous envoyez un vous pouvez, avant l envoi, l attribuer depuis la partie ci-dessous. REMARQUE : l ne peut être attribué qu une seul fois 5.2 Retourner dans Selectline Dans «fichier de base» dans le module «CRM» pressez sur adresse, recherchez votre client (ici dans l exemple «Mastel SA») et ouvrez sa fiche. Les s qui ont étés attribués à «Mastel SA» se retrouvent ici P. 6 sur 7

7 6 Astuces : Dans Selectline, depuis le module CRM, vous pouvez attribuez, à un fournisseur ou à client, plusieurs types de contact : Exemple de contact : - - Téléphone - Fax - Visite - ling - Échange Pour chaque contact, vous pouvez définir le statut actuel (ex : en traitement) 6.1 Attribuez des «contacts» En pressant sur la touche «créer» (lorsque vous êtes dans «adresse» dans le module CRM), Vous pouvez créer un «nouveau contact» entre la société et un client/ fournisseur Placez vous sur le client désiré et appuyez sur l icon «créer» Dans la liste déroulante 2., vous pouvez séléctionner le «type de contact» 1. et le créer VOUS NE PARVENEZ PAS À INSTALLER L ADD-IN OU VOUS NE PARVENEZ PAS À FAIRE LE LIEN ENTRE SELECTLINE ET OUTLOOK, N HÉSITEZ PAS À NOUS CONTACTER : IOWARE SA WARPELSTRASSE DÜDINGEN P. 7 sur 7

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