MÉMENTO ADMINISTRATIF À L USAGE DES CENTRES D EXAMEN À L ÉTRANGER

Transcription

1 COMMISSION NATIONALE DU DELF ET DU DALF MÉMENTO ADMINISTRATIF À L USAGE DES CENTRES D EXAMEN À L ÉTRANGER SOMMAIRE Introduction : le DELF et le DALF Demande d ouverture de sessions DELF-DALF Organismes impliqués dans les certifications Jurys nationaux DELF-DALF Calendrier d organisation des sessions Montant des droits d inscription aux examens Sujets d'examen Gestion d une session d examen Inscriptions aux examens Passation des épreuves collectives Correction des épreuves collectives Passation des épreuves individuelles Gestion des résultats Transmission des résultats Attestations provisoires de réussite Bilan de session Reversement des frais de dossier à la Commission nationale Délivrance des diplômes Archivage des résultats Récapitulatif des principales opérations Ce mémento est susceptible de modifications allant dans le sens d une amélioration permanente. Chaque nouvelle version sera téléchargeable sur le site : ainsi que (pour la version intégrée au logiciel de gestion DELF-DALF) sur le site 1

2 LE DELF ET LE DALF Des diplômes à valeur nationale harmonisés sur un cadre de référence européen Le DELF (Diplôme d'études en Langue Française) et le DALF (Diplôme Approfondi de Langue Française) sont les diplômes de français langue étrangère. Créés par l'arrêté ministériel du 22 mai 1985, ils sont officiellement délivrés et garantis par le Ministère de l'éducation nationale. Suite au développement rapide de ces certifications, deux nouveaux arrêtés ministériels (19 juin 1992 et 22 mai 2000) ont introduit un certain nombre d'aménagements. Une réforme importante, qui a pris effet le 1 er septembre 2005, a modifié tant le contenu de ces examens (désormais harmonisés sur les 6 niveaux Cadre européen commun de référence pour les langues 1 ) que leurs modalités d organisation. Ces modifications sont l objet du nouvel arrêté ministériel en date du 7 juillet Les diplômes acquis dans l ancien dispositif conservent cependant toute leur validité. Une période dérogatoire, dont les modalités de mise en place sont précisées, permettra pendant deux ans, du 1 er septembre 2005 au 31 août 2007, de délivrer par équivalence les nouveaux diplômes aux titulaires d unités capitalisables de l ancien dispositif. Six niveaux de compétence en FLE, correspondant aux 6 niveaux établis par le Cadre européen commun de référence pour les langues A. Le DELF comprend quatre degrés, chacun représentant une certification à part entière et donnant lieu à la délivrance d un diplôme distinct. le DELF A1 correspond au niveau A1 du Cadre européen, dit niveau introductif ou de découverte. Il vise la valorisation des premiers acquis, à un niveau élémentaire d utilisation de la langue, dans des situations très courantes de la vie quotidienne pour parler de luimême, de l endroit où il vit, des gens qu il connaît ou des choses qu il possède. le DELF A2 correspond au niveau A2 du Cadre européen, dit niveau de survie. Il inclut la gestion des rapports sociaux de base, et la capacité à faire face à des situations encore simples et prévisibles de la vie quotidienne telles qu un achat, une réservation, une demande d informations le DELF B1 correspond au niveau B1 du Cadre européen, qui est l ancien «niveau seuil». Deux traits le caractérisent : la capacité à poursuivre une interaction et la capacité à faire face à toutes les situations, même imprévues, de la vie quotidienne. De manière générale, on peut considérer que ce DELF B1 sanctionne le même niveau de compétence que le DELF 1 er degré de l ancien dispositif. le DELF B2 correspond au niveau B2 du Cadre européen, ou niveau indépendantintermédiaire. Il marque une étape dans le parcours d apprentissage : efficacité de l argumentation, discours social aisé et efficace, nouveau degré de conscience de la langue, logique et cohérence du discours. 1 Cadre européen commun de référence pour les langues, Conseil de l Europe, division des politiques linguistiques, Strasbourg, DIDIER

3 Deux versions des sujets pour les niveaux du DELF Les quatre niveaux du DELF (A1, A2, B1, B2) sont également proposés dans une version adaptée à des publics plus jeunes ; cette version est identique dans sa structure aux épreuves pour adultes (construction des épreuves, durée ) mais différente quant aux supports et aux thèmes abordés. Est autorisée à se présenter à ces épreuves toute personne en âge de scolarisation dans un établissement du second degré de son pays d origine 2 Les diplômes délivrés sont les mêmes que pour la version pour adultes, sans mention spécifique de la nature du public. Cette version peut être proposée dans les établissements scolaires dans le cadre d accords spécifiques entre le service culturel de l ambassade de France et les autorités éducatives locales. On parle alors de DELF scolaire. Elle peut également être proposée dans les centres d examen DELF DALF habituels. On parle alors de DELF junior. B. Le DALF comprend deux degrés, chacun représentant une certification à part entière : Le DALF C1 correspond au niveau C1 du Cadre européen, dit niveau autonome ou expérimenté. Il est caractérisé par l accès à une large gamme de discours permettant une communication aisée et spontanée. Le DALF C2 correspond au niveau C2 du Cadre européen, dit niveau de maîtrise. La référence au locuteur natif n est désormais plus retenue par les spécialistes pour caractériser ce niveau mais il est clair que le degré de précision, d adéquation et de maîtrise de la langue est tel que le niveau C2 peut être considéré comme le champ privilégié de la compétence de médiation linguistique. Le DALF C1 ou le DALF C2 exempte de tout test linguistique pour s inscrire en premier cycle dans une université française. Conditions d inscription Ces diplômes sont totalement indépendants: pour s inscrire à l examen conduisant à la délivrance de l un de ces diplômes il n est pas nécessaire d être titulaire du diplôme précédent. Il est possible de s inscrire simultanément à plusieurs examens ou à un seul. Diplômes Chaque examen obtenu donne lieu à la délivrance d un diplôme. Ce diplôme est acquis définitivement. 2 Cette notion évite de déterminer une fourchette d âge et s adapte aux particularités de chaque pays. On comprendra par 2 ème degré l enseignement qui suit l enseignement primaire et précède l enseignement universitaire. 3

4 Organisation administrative L'organisation administrative est à la fois décentralisée et centralisée: décentralisée : les épreuves sont administrées et corrigées dans chaque pays, qui se charge également de la promotion des certifications auprès des organismes locaux (établissements d'enseignement, administrations, entreprises...). centralisée : la Commission nationale, dont le Président est le Directeur du Centre international d'études pédagogiques (CIEP) de Sèvres, assure l'harmonisation de ces certifications entre les différents centres d'examens à l'étranger : - elle autorise l'ouverture d'un centre d'examen et habilite les Jurys ; - elle valide le calendrier de sessions proposé annuellement dans chaque pays ; - elle conçoit et propose des sujets ; - elle centralise les résultats et délivre les diplômes définitifs; - elle entretient un dialogue permanent avec les différents centres à l'étranger, en s'efforçant de tenir compte de leurs suggestions, des difficultés rencontrées, et de fournir tous les outils pédagogiques et administratifs nécessaires à la gestion de ces examens ; A l étranger, le DELF et le DALF sont placés sous l autorité et la responsabilité du Conseiller de coopération et d action culturelle, qui est le premier interlocuteur de la Commission nationale. Il est responsable de l information et de la promotion préalable conférées à ces certifications, ainsi que de l organisation du dispositif au niveau national (information et promotion des certifications, détermination des centres d examen et du calendrier des sessions, organisation générale des sessions d examen ). Il désigne à son tour - un responsable de la gestion centrale chargé des questions administratives et de gestion au niveau national - un jury national du DELF et un jury national du DALF pour les questions pédagogiques. - un responsable par centre d examen du pays. Conseiller de coopération et d action culturelle Responsable de la gestion centrale Jurys nationaux DELF et DALF Responsables des centres d examen du pays Responsables des lieux de passation (quand ceux-ci sont différents des centres d examen) 4

5 Le Conseiller de coopération et d action culturelle, et par délégation le responsable de la gestion centrale, est responsable de l information et de la promotion préalable conférées à ces certifications, ainsi que de l organisation du dispositif au niveau national (détermination des centres d examen, organisation générale des sessions d examen ). Il établit le calendrier annuel des sessions en coordination avec l ensemble des centres d examen du pays. Ce calendrier est soumis à l approbation de la Commission nationale. Le Conseiller de coopération et d action culturelle délègue aux responsables des centres d examen la responsabilité de l organisation locale des sessions d examen : - inscriptions : mise à disposition d un local, de matériel, et d un personnel dûment formé au logiciel et aux procédures décrites dans les documents établis à cet effet par le CIEP. - organisation matérielle des examens : mise à disposition de salles dûment équipées, recrutement, formation, convocation, rémunération des surveillants, examinateurs et correcteurs, mise en place de jurys d harmonisation et saisie des notes, - résultats : vérification et saisie informatique des résultats, envois dans les délais requis des résultats au responsable de gestion centrale, pour transmission au CIEP ; règlement des frais de dossier. Les responsables de centres d examen s engagent en outre, sous la responsabilité du Conseiller culturel, à garantir la confidentialité des sujets d examen, avant comme après la passation des épreuves (cf. ci-après, Sujets d examen). Demande d ouverture de sessions L ensemble du dispositif DELF-DALF adopté dans un pays fait l objet, chaque année, d une demande d ouverture de sessions DELF-DALF adressée par le Conseiller culturel à la Commission nationale au CIEP, à la fin du premier semestre de l année civile. Cette demande doit être renouvelée chaque année. Envoi des sujets d examens Le CIEP envoie les sujets d examens au centre de gestion centrale dix semaines avant le début de la session. Il appartient au centre de gestion centrale de diffuser l ensemble des données aux différents centres d examens accrédités, dans un délai et dans des conditions permettant le bon déroulement des sessions d examens. Correction des épreuves du DELF et du DALF La correction des épreuves du DELF et du DALF sont sous la responsabilité du Conseiller de coopération et d action culturelle et par délégation du ou des président(s) du jury national(aux) du DELF et du DALF. Ils désigneront dans chaque centre un responsable dont le nom figurera dans le courrier de demande d ouverture adressé au CIEP. Les responsables de centres devront avoir reçu une formation et une accréditation du CIEP et du service culturel de l ambassade de France. Cette formation leur permettra d être les garants du respect des procédures. 5

6 Procédures quant à l organisation des épreuves du DELF et du DALF. Le conseiller culturel est garant du respect rigoureux des conditions de passation du DELF et ou du DALF. Chaque centre agréé est responsable du respect de la norme de qualité. Est agréé pour une année tout centre figurant dans la demande d ouverture de centres approuvée par le Président de la commission nationale du DELF et du DALF. Le CIEP et ou l Inspection générale du Ministère de l Education nationale peuvent procéder, sans préavis, à une visite de conformité. Promotion des certifications Chaque centre agréé est invité à faire la promotion du DELF et du DALF par les voies qui conviennent à la culture du pays ou de la région où il est installé, en concertation avec le Conseiller culturel et le responsable de la gestion centrale au plan national. Le CIEP met à la disposition du grand public le site : comportant toutes les informations utiles à une éventuelle inscription d un candidat au DELF ou au DALF, ainsi qu un descriptif des examens et des exemples d épreuves. Ce site offre aussi, dans sa partie «Espace professionnel DELF-DALF» un certain nombre d informations pédagogiques pour les enseignants, les documents administratifs et pédagogiques de référence et divers documents de promotion libres de droits et téléchargeables. Les codes d accès à cet espace professionnel seront envoyés directement avec l agrément de centre d examen. Le CIEP n envoie pas directement d affiches ou de brochures. Il autorise par contre la duplication des affiches et / ou brochures mises en ligne sur son site. 6

7 DEMANDE D OUVERTURE DE SESSIONS DELF-DALF I. Définition La demande d ouverture est le document qui détaille l ensemble du dispositif DELF-DALF mis en place dans un pays donné, pour une durée d une année académique. Cette demande est établie sous la responsabilité des Services culturels de l Ambassade et soumise par eux à l approbation de la Commission nationale en France. Elle doit être renouvelée chaque année. Les Services culturels veilleront à ce que les propositions établies : - correspondent aux besoins et aux possibilités des futurs candidats étrangers; - s'inscrivent dans la politique générale suivie dans le pays en matière de maintien et de développement de la présence de la langue française. Le dossier de demande d ouverture est adressée à la Commission nationale : - dans une version informatisée en ligne à partir d un site dont les coordonnées et les mots de passe seront communiqués par le CIEP - dans une version imprimée des informations saisies en ligne, accompagnée des pièces jointes requises, et dûment signée du Conseiller culturel. Cette demande annuelle doit être adressée chaque année au CIEP AVANT le 30 juin Les rubriques suivantes récapitulent les informations essentielles sur la démarche de demande d ouverture. Pour plus de détails sur les différentes rubriques de la demande, et pour les informations pratiques sur les modalités de saisie en ligne, les rédacteurs de cette demande se réfèreront au Guide figurant sur la page d accueil du site de demande d ouverture, dont les coordonnées leur ont été communiquées avec les mots de passe leur permettant d y accéder. 7

8 II. Modalités de rédaction et d envoi de la demande La demande d ouverture est effectuée à la fin du premier semestre de chaque année civile. Elle porte sur une année scolaire complète, du 1 er septembre au 31 août. Elle doit être renouvelée chaque année. La date limite est le 30 juin de chaque année. Cette date doit être impérativement respectée. Dans le cas d un pays qui s impliquerait en cours d année, ou qui n aurait pas encore tous les éléments nécessaires pour établir sa demande d ouverture pour la date limite fixée, des demandes d ouvertures exceptionnelles pourront être acceptées plus tardivement, mais en aucun cas moins de trois mois avant la première session retenue. La demande annuelle d ouverture de sessions du DELF et/ou du DALF est établie sous le contrôle et la responsabilité du Conseiller de coopération et d action culturelle de l Ambassade de France. La demande d ouverture est effectuée en deux temps : 1. saisie et envoi des informations en ligne, sur un site spécifique dont les coordonnées et les codes d accès auront été adressés par le CIEP. 2. impression de ce dossier, qui sera validé par la signature du Conseiller de coopération et d action culturelle et adressé à : Monsieur le Président de la Commission nationale du DELF et du DALF Centre international d études pédagogiques 1, avenue Léon Journault SEVRES CEDEX Ces deux étapes sont complémentaires et indispensables : - la saisie et l envoi des informations en ligne seront effectués par la personne en charge de la gestion centrale des examens dans le pays. La demande sera alors enregistrée et mise à l étude, et fera l objet d un accusé de réception. - la demande d ouverture ne sera définitivement validée qu à réception du dossier imprimé, accompagné des pièces jointes requises, et transmis par la voie hiérarchique. signé du Conseiller culture accompagné des pièces jointes requises. Un courriel d autorisation d ouverture sera alors adressé en réponse. Attention : le dossier imprimé doit être le reflet exact de la demande préalablement effectuée en ligne. Il convient donc que celle-ci ait l objet, avant son envoi d un accord de toutes les parties concernées, et présente un caractère définitif. 8

9 III. Contenu de la demande d ouverture La demande d ouverture effectuée en ligne comporte obligatoirement les informations suivantes : La lettre du conseiller culturel, du conseiller de coopération et d action culturelle, ou du Chef de service de la mission de coopération Les références et coordonnées détaillées des organismes et personnes impliqués dans le dispositif DELF-DALF - services culturels de l Ambassade - organisme et personne en charge de la gestion centrale - centres d examen Le calendrier et le contenu des sessions organisées Le montant des droits d inscription aux examens Les propositions de composition de jury DELF et/ou DALF Les informations nécessaires à l envoi des sujets d examen Chacune de ces rubriques, ainsi que la procédure pour les compléter en ligne, sont détaillées dans les pages suivantes. Documents à joindre lors de l envoi de la version imprimée Les documents suivants sont à joindre obligatoirement au dossier adressé par la voie hiérarchique : - engagement, signé par chaque centre d examen, sur le respect des règles présidant à l organisation des sessions et à l utilisation des sujets fournis par la Commission nationale. Ce document contractuel est téléchargeable sur le site du CIEP. - dans le cas de dérogation demandée pour des assesseurs des jurys non titulaires de l Education nationale française, curriculum vitae des personnes concernées. IV. Cas particuliers Cas de plusieurs pays dépendant d une même Ambassade (exemples : Afrique du Sud et Lesotho ; Kazakhstan et Kirghizistan) Il est indispensable dans ce cas de remplir une demande d ouverture indépendante pour chacun des pays concernés, et ce même si la gestion centrale des examens est assurée par un seul de ces pays. Sessions du DELF scolaire Il est rappelé que le DELF scolaire, mis en place en étroite collaboration avec les autorités éducatives locales et relevant directement de la politique linguistique du poste, est distinct du DELF junior qui peut être proposé dans les différents centres d examen organisant également des sessions tous publics». L organisation de sessions du DELF scolaire est de ce fait soumise à des conditions particulières, et à l envoi d informations complémentaires à celle figurant dans la demande d ouverture générale. Le poste prendra donc contact avec le CIEP avant de faire figurer des sessions du DELF scolaire dans sa demande d ouverture. 9

10 V. Modification d une demande d ouverture déjà effectuée Les informations n ayant pas d incidence sur le dispositif adopté (modification de cordonnées postales ou téléphoniques, nom des responsables de centre et de secrétariat d examen) pourront être modifiée à tout moment en ligne. Cependant, afin d éviter des erreurs ou modifications intempestives, il importe que le code d accès au site, communiqué à chaque responsable de gestion centrale, ne soit pas diffusé à d autres personnes. Veillez à actualiser régulièrement les différentes coordonnées figurant dans la demande d ouverture, et en particulier les adresses électroniques, indispensables aux échanges avec la Commission nationale au CIEP. Toute autre modification est soumise à l approbation préalable de la Commission nationale et ne peut pas être effectuée en ligne : - dates et contenu des sessions retenues, annulation ou report d une session - montant des droits d inscription aux examens - composition des jurys - ouverture ou fermeture d un centre - changement de personne ou d organisme en charge de la gestion centrale - changements affectant la gestion informatique des examens. Dans ces différents cas, la demande sera adressée officiellement par courrier. VI. Conservation des informations saisies en ligne Vous pouvez à tout moment consulter et imprimer le contenu de votre demande d ouverture, qu elle soit en cours ou qu elle ait déjà été envoyée. D une année à l autre, les données susceptibles de demeurer les mêmes dans votre demande d ouverture (noms et coordonnées des organismes, membres des jurys, etc) seront conservées : il vous suffira donc, pour la prochaine demande d ouverture, de modifier seulement celles de ces informations qui auraient changé. La demande d ouverture est un document contractuel entre les centres d examens désignés et le CIEP, opérateur de la commission nationale du DELF et du DALF. Il implique l acceptation sans réserve des dispositions présentées dans les documents de référence du DELF et du DALF (arrêté ministériel et mémento administratif). Il appartient aux centres d examens de connaître ces documents de référence, qui sont disponibles en ligne sur le site Le Conseiller de coopération et d action culturelle à l étranger est garant de l application des textes de référence. Il est de sa responsabilité d en assurer la diffusion auprès des personnels concernés. 10

11 ORGANISMES IMPLIQUÉS DANS LES CERTIFICATIONS I. Services culturels de l Ambassade Le dispositif DELF-DALF est placé sous l autorité du Conseiller culturel, du Conseiller de coopération et d action culturelle ou du Chef de la Mission de Coopération. Celui ci est, à l étranger, le premier interlocuteur de la Commission nationale. Il est responsable de l information et de la promotion préalable conférées à ces certifications, ainsi que de l organisation du dispositif au niveau national (détermination des centres d examen, organisation générale des sessions d examen ). Il désigne à son tour - un «responsable de gestion centrale» chargé des questions administratives et de gestion au niveau national - un jury national du DELF et un jury national du DALF pour les questions pédagogiques. - un responsable par centre d examen du pays. Conseiller de coopération et d action culturelle Responsable de la gestion centrale Jurys nationaux DELF et DALF Responsables des centres d examen du pays Responsables des lieux de passation (quand ceux-ci sont différents des centres d examen) 11

12 II. Organisme ou service chargé de la gestion centrale Il s'agit de l'organisme qui, par délégation du Conseiller de coopération et d action culturelle, qui gère l organisation du dispositif DELF-DALF au niveau national, et qui sera, en pratique l interlocuteur principal de la Commission nationale pour toute question concernant ce dispositif. Cette gestion peut être assurée, selon les cas, par différentes instances, par exemple : - un des centres d examen (Institut, Centre culturel, Alliance, Université, etc) - un Bureau pédagogique - un Bureau des examens - une Commission de coordination composée de membres des différents organismes impliqués - les Services culturels eux-mêmes Elle inclut : - l information et de la promotion préalable conférées à ces certifications - la détermination des centres d examen - l information et la formation des responsables de ces centres - l établissement du calendrier annuel en coordination avec l ensemble des centres d examen - la détermination du montant des droits d inscription aux examens - l organisation générale des sessions - la réception, la vérification des sujets d examen et leur diffusion auprès des différents centres - la centralisation et la vérification des résultats d examen des différents centres - l établissement de bilans de sessions et de rapports concernant le développement des examens dans le pays. - la diffusion aux centres des outils de gestion pédagogiques, administratifs et informatiques (logiciel) fournis par le CIEP - la transmission des diplômes délivrés. Cas particulier : commission de coordination nationale DELF-DALF La constitution d une commission de coordination nationale peut être nécessaire, par exemple : - dans les pays de grande étendue et présentant de fortes spécificités régionales - dans les pays où plusieurs institutions ou organismes collaborent à la gestion et à la coordination du dispositif DELF-DALF et se partagent les fonctions indiquées ci-dessus pour l organisme de gestion centrale. Dans ce cas, est joint la demande d ouverture annuelle un document comportant: - la liste des membres de cette Commission (nom, titre, organisme/institution, fonction à l intérieur de la Commission) ; - les attributions de cette commission et la répartition des tâches entre les différents membres ou organismes impliqués. 12

13 III. Centres d examen Un centre d examen est une structure autonome et durable, dotée d un directeur de centre, d examinateurs et de correcteurs, d un secrétariat d examen pour la gestion des inscriptions et des résultats. Tout établissement présentant les conditions requises peut demander être centre d examen, si les Services culturels le jugent opportun : établissements français (Instituts, Centres culturels...), étrangers (Lycées et collèges, Universités, Écoles d'enseignement des langues du pays...) ou mixtes (Alliance française...), publics ou privés. Chaque centre d examen est homologué par la Commission nationale, qui lui attribue un code et un intitulé définitifs. Cet intitulé est habituellement celui de la ville, lorsqu il n y existe qu un seul centre d examen, ou le nom de la ville suivi d une extension s il existe plusieurs centres d examen dans la même ville. Exemples : Casablanca Varsovie IF [Institut français] Varsovie NKJO [Collège de formation des maîtres] L intitulé du centre d examen figurera sur l attestation provisoire de réussite ainsi que sur le diplôme définitif délivré au candidat. La notion de centre d examen ne doit donc pas être confondue avec, celle, purement pratique de lieu de passation : un même centre d examen peut disposer de plusieurs lieux de passation (dans ses propres locaux ou dans ceux d autres établissements), les lieux de passation pouvant varier d une session à l autre. Les lieux de passation n ont pas à être communiqués à la Commission nationale. Sauf situation particulière dûment justifiée (par exemple pour le DELF scolaire), un centre habilité est tenu d accueillir tous les candidats souhaitant se présenter aux examens. Il ne peut en aucun cas limiter l inscription aux examens à ses seuls étudiants. L existence de plusieurs centres d examen dans une même ville ne se justifie donc que si l importance du public dépasse les capacités de gestion d un seul centre. Un centre d examen peut participer à une ou plusieurs des sessions organisées au niveau national. Il peut proposer l ensemble des examens fixés pour ces sessions ou seulement certains d entre eux, en fonction du public potentiel et des moyens dont il dispose (examinateurs, locaux, personnel administratif ). Cette décision est prise en concertation avec l organisme de gestion centrale et les Services culturels. Du point de vue de la gestion informatique, tout centre d examen peut être doté du logiciel de gestion fourni par la Commission nationale, sous réserve qu il dispose de l équipement adéquat et de personnel qualifié. Il appartient à la gestion centrale de s en assurer avant de transmettre cette demande. Si ce n est pas le cas, le centre d examen gère ses inscriptions et ses résultats manuellement, la saisie informatique étant alors assurée par un autre centre (cf. ci-après, Gestion informatique). Les dates, heures et sujets d'examens sont obligatoirement les mêmes pour tous les centres d examen du pays. Le nombre de centres d examen d'un pays n'est pas limité, sous réserve que les conditions suivantes soient respectées : - chaque centre doit disposer de tous les moyens de gestion pédagogiques et administratives requis - il doit s engager à assurer ses fonctions sur la durée, et non pour quelques sessions seulement à titre d expérience - il doit avoir pris connaissance de toutes les règles régissant ces examens, et s engager par écrit à les respecter, en particulier en ce qui concerne la confidentialité absolue des sujets d examen, avant et après la passation des épreuves. 13

14 Rôle du Chef de centre d examen Le Chef de centre est responsable de l organisation matérielle de l examen dans tous ses aspects : - information du public - organisation des inscriptions - gestion des examinateurs et correcteurs - gestion des sujets d examen reçus - organisation de la passation des épreuves et des corrections - gestion des résultats - remise des attestation (et, ultérieurement, des diplômes) aux candidats Il est responsable du bon fonctionnement du secrétariat d examen. Il doit tout particulièrement veiller à la confidentialité des sujets d examen, avant et après la passation des épreuves. Il est l interlocuteur direct de l organisme chargé de la gestion centrale du DELF et du DALF au plan national. La charte de centre examen (voir Annexe), signée par le chef de centre pour chacun des centres concernées, doit obligatoirement être jointe à la version imprimée de la demande d ouverture annuelle transmise par la voie hiérarchique. Elle est disponible sur le site internet de la demande d ouverture. Gestion informatique du centre d examen La Commission nationale fournit gratuitement aux centres d examen un logiciel assurant l ensemble de la gestion des candidats (immatriculation, inscriptions, passations, résultats, attestations de réussite, statistiques, saisie des frais de dossier ) La communication des résultats d examen sous forme de fichiers informatiques au format de ce logiciel, pour l ensemble des centres d un pays, est obligatoire. Le logiciel n est toutefois pas installé systématiquement dans tous les centres d un pays : - Il appartient à l organisme de gestion centrale d effectuer cette demande, après s être assuré que le centre dispose de l ensemble des moyens indispensables pour assurer une gestion informatique correcte : ordinateur PC et système d exploitation suffisamment récents, personnel formé à la saisie informatique, messagerie électronique et accès internet pour permettre le téléchargement des mises à jour. Le centre doté du logiciel doit par ailleurs s engager à assurer cette gestion informatique pour l ensemble de ses sessions à venir. Aucune installation «expérimentale» du logiciel ne sera autorisée. - Si le centre ne remplit pas ces conditions, la gestion informatique sera assurée par un autre centre d examen (le logiciel DELF-DALF permettant de gérer plusieurs centres depuis une même poste informatique). 14

15 JURYS NATIONAUX DU DELF ET DU DALF Définition Les jurys nationaux ne doivent pas être confondus avec les jurys d examinateurs pour les épreuves orales. Leur rôle, en collaboration avec le responsable de gestion centrale, est de : - contrôler avant leur duplication les sujets d examen envoyés par la Commission nationale, et signaler à celle-ci tout éventuel problème rencontré. - s assurer que tous les examinateurs et correcteurs des différents centres ont reçu la formation adéquate et ont été habilités dans les règles - statuer sur tout problème rencontré au cours d une session et sur les suites à donner (non respect des règles d organisation par un centre d examen, fraude d un candidat, comportement inadéquat d un examinateur, violation de la règle de confidentialité des sujets, litige sur l évaluation d une copie, etc.) - assurer la délibération sur les résultats d examen, en étudiant les cas litigieux, valider les résultats définitifs et signer les procès-verbaux. - signer les attestations provisoires de réussite à un diplôme. Dans chaque pays deux Jurys nationaux sont constitués: un Jury du DELF et un Jury du DALF. Ces deux jurys sont entièrement distincts dans leurs attributions et leur fonctionnement, même si certains membres sont communs aux deux jurys. Ces jurys ont autorité sur l ensemble des centres d examen du pays et sont placés eux-mêmes, comme le responsable de la gestion centrale, sous l autorité du Conseiller culturel. Composition des jurys et rôle de leurs membres Chacun des deux Jurys comprend au minimum trois membres (le Président de Jury et deux assesseurs) - nombre requis pour que toute délibération ou décision soit valide. Le Président de jury est obligatoirement un titulaire de l Education nationale française. Il a la responsabilité des toutes les opérations mentionnées ci-dessus. A l'issue d une session, il conduit la délibération finale du jury, élabore le rapport de session (en collaboration avec le responsable de gestion centrale), signe les procès-verbaux, listes d'admis, et attestations de réussite. Il soumet à la Commission nationale tout cas problématique qui n aurait pu être tranché localement. L assesseur assiste le Président de jury dans toutes ces opérations. Il peut, si nécessaire, recevoir délégation du Président de jury pour le représenter, conduire une délibération de jury (avec au minimum deux autres assesseurs) et signer par ordre les procèsverbaux, bilan de session et attestations de réussite. Le nombre des assesseurs n étant pas limité, il est souhaitable que, dans les pays où existent plusieurs centres d examen importants et distants les uns des autres, un assesseur soit présent lors des sessions dans chacun de ces centres. 15

16 Cas particulier : jurys locaux Dans le cas de pays à très grande superficie et/ou fédéraux, il peut être nécessaire de «décentraliser» les fonctions des jurys nationaux. Dans ce cas, des jurys locaux (ou «vice-jurys» pourront être constitués : - ces jurys seront composés chacun d au moins trois assesseurs, dont l un aura fonction de Viceprésident. - l harmonisation entre les différents jurys locaux est assurée par les Présidents de jury nationaux, dans le cadre d une Commission de coordination nationale. La décision de constituer de tels jurys locaux doit recevoir au préalable l accord de la Commission nationale au CIEP, qui sera consultée avant l envoi de la demande et jugera si cette initiative est opportune. Jury du DELF (A1, A2, B1, B2) Le Président de jury du DELF est obligatoirement un titulaire de l Éducation nationale française. S il n existe pas dans le pays de titulaire de l Education nationale pouvant assurer ces fonctions, il convient de contacter la Commission nationale au CIEP avant de compléter la demande d ouverture annuelle. Les assesseurs doivent également appartenir à l'un des corps de l'éducation nationale. Des dérogations peuvent cependant être accordées pour d'autres personnes, françaises ou étrangères, justifiant d'une compétence incontestée dans le domaine du français langue étrangère. Dans ce cas joignez on joindra à la version imprimée de la demande d ouverture qui sera adressée par la voie hiérarchique un curriculum-vitae faisant apparaître ses qualifications dans le domaine du français langue étrangère (sauf si la personne a déjà bénéficié d une dérogation dans les années précédentes). Jury du DALF (C1, C2) Le Président du Jury du DALF est réglementairement un enseignant français appartenant à l'un des corps des enseignants chercheurs de l'enseignement supérieur. En cas d'impossibilité, la présidence du Jury peut être assurée par un professeur agrégé ou certifié de lettres ou de langues ou par un inspecteur départemental de l'éducation nationale ayant une compétence reconnue dans le domaine du français langue étrangère. Comme pour le Président du jury DELF, s il n existe pas dans le pays de personne remplissant ces critères, on contactera la Commission nationale au CIEP avant de compléter la demande d ouverture. Les assesseurs du jury DALF doivent répondre aux mêmes critères que ceux du jury du DELF. Les modalités de saisie des rubriques sont les mêmes. 16

17 CALENDRIER D'ORGANISATION DES SESSIONS Définitions des sessions * sessions tous publics (T) : l inscription à ces sessions est ouverte à tout candidat quel que soit son âge. Cependant les sujets sont conçus pour un public de jeunes adultes et adultes (à partir de 17 ans environ) Une session tous publics peut comporter tous les examens, de A1 à C2. * sessions juniors (J) : les sujets de ces sessions sont adaptés à un public de jeunes adolescents. Ces sessions peuvent être organisées dans tous les centres d examen d un pays, mais ne sont autorisés à s y inscrire que les candidats effectivement en situation de scolarisation (dans quelque type d établissement que ce soit, public ou privé) * sessions scolaires (S) : les sujets sont les mêmes que ceux des sessions juniors, mais ces sessions sont mises en place, dans le cadre d une politique linguistique précise, en collaboration directe avec les autorités éducatives locales et les établissements scolaires du pays. La convention passée par les services culturels de l Ambassade avec les autorités éducatives concernées définit le public à qui ces sessions sont réservées et les centres d examen qui pourront les organiser. Il n est pas obligatoire de proposer tous les degrés du DELF ou du DALF lors d une même session. Les sessions Juniors et Scolaires ne peuvent comporter que les examens A1, A2, B1 et B2. Règles d organisation des sessions Chaque pays peut organiser, sur une année : o au maximum 3 sessions DELF-DALF tous publics o au maximum 3 sessions DELF juniors ou scolaires n'importe quel mois de septembre à août inclus peut être choisi Il n est pas possible d organiser plus d'une session tous publics et d'une session junior ou scolaire le même mois * Chaque pays fixe lui-même, en concertation entre les différents partenaires, ses dates d examens, dans les limites suivantes : o toutes les épreuves d'une session doivent avoir lieu à l'intérieur du même mois civil (soit du 1 er au 30/31 du mois) o les dates et heures des épreuves doivent être les mêmes pour tous les centres d'examen du pays, ces dates et horaires devant être rigoureusement respectés. Ces règles sont impératives. * il est toutefois possible d organiser une session junior et une session scolaire le même mois à l expresse condition que les dates des examens soient strictement identiques, les sujets d examen étant les mêmes. 17

18 Précisions Le calendrier est un calendrier annuel qui va du 1 er septembre au 31 août. Il doit comporter toutes les sessions retenues pour l'année scolaire en cours. Les dates proposées ne peuvent s étendre pour une même session sur plus de un mois civil. Elles doivent correspondre aux besoins et contingences de chacun des centres impliqués. Les épreuves de chaque examen passées collectivement (écrits et oral de compréhension sur enregistrement) sont enchaînées et ont donc obligatoirement lieu à une même date et dans une même tranche horaire. Il est possible d organiser les passations collectives de plusieurs examens le même jour. Les épreuves orales individuelles de chaque examen peuvent être étalées sur plusieurs jours, en fonction du nombre de candidats et d examinateurs disponibles. Cette tranche de dates est obligatoirement la même pour tous les centres du pays. Les sessions sont codifiées comme dans l exemple suivant : Février 2006 : J pour une session «juniors» ; S pour une session «scolaires» ; T pour une session «Tous publics». Modification du calendrier en cours d année Toute modification au calendrier intervenant après l'acceptation de la demande d'ouverture doit avoir l approbation à la Commission nationale. Toute session supplémentaire (non prévue dans le calendrier initial) doit faire l'objet d'une demande officielle qui doit parvenir à la Commission national au moins 3 mois avant la session. Aucune demande de session supplémentaire ne sera acceptée en deçà de ce délai Dans ces conditions, le CIEP s engage à un envoi des sujets dans les meilleurs délais, mais n est pas tenu de respecter le délai de 10 semaines prévu pour l envoi des sujets. Il ne peut y avoir de session supplémentaire au delà des 3 sessions tous publics et des 3 sessions juniors ou scolaires autorisées pour l année en cours. 18

19 MONTANT DES DROITS D INSCRIPTION AUX EXAMENS Montant des droits d'inscription aux différents examens Ce montant n'est pas fixé par la Commission nationale, mais doit être soumis à son approbation. Il doit être établi par le Conseiller culturel en fonction des frais engagés par les centres d'examens et par l'organisme chargé de la gestion centrale (fonctionnement du secrétariat, frais d'information du public, rémunération des examinateurs, gestion des résultats etc.), et de manière à ce que ces examens restent accessibles au plus large public. Il peut éventuellement varier : - en fonction de l examen considéré et des frais d organisation qu il implique (les temps de correction des épreuves collectives sont, par exemple, beaucoup plus importants pour C1 que pour A1) - en fonction du type de session : par exemple, les sessions scolaires font généralement l objet de tarifs préférentiels. Cependant, pour un type de session donnée et un examen donné les tarifs d inscription sont les mêmes pour tous les centres d examen du pays. Des exceptions pourront être acceptées dans des pays où existent de très grandes différences de niveau de vie d une région à l autre. Ces exceptions doivent être dûment justifiées. Dans la demande d ouverture, on précisera clairement si ces tarifs sont donnés en euros ou en monnaie locale (dans ce dernier cas, on indiquera le taux de conversion vers l euro). 19

20 SUJETS D EXAMEN Envoi des sujets par la Commission nationale Un jeu complet d'épreuves est conçu par le CIEP pour chacun des diplômes proposés à chaque session. Ces sujets sont différents selon qu il s agit : - d une sessions tous publics (T) : sujets destinés aux adultes et jeunes adultes. - d une session «juniors» (J) ou «scolaire» (S) : sujets conçus pour un public spécifique d adolescents (on entend par adolescent tout enfant en âge d être scolarisé dans un établissement du second degré de son pays d origine). Il va de soi que ces deux types de sujets ne sont pas interchangeables. Les sujets d examen sont adressés par le CIEP dix semaines avant la session concernée, au Service courrier de l Education nationale, qui les adresse par le canal de la valise diplomatique, au Conseiller culturel de l Ambassade de France. Celui-ci les transmettra dès réception au responsable de la gestion centrale DELF-DALF dans le pays. Cette procédure garantit la totale confidentialité des données. L envoi par messagerie rapide (DHL ou autre) ne sera effectué qu à titre exceptionnel, et pris en charge par le CIEP uniquement si l acheminement par valise diplomatique est impossible, ou si le CIEP était responsable d un retard dans la procédure normale d envoi des sujets. Dans le cas particulier où un pays demanderait en cours d année l ajout d une session supplémentaire dans un délai inférieur aux trois mois réglementaires pour ce type de demande (et sous réserve que la Commission nationale y ait donné son accord), le CIEP n est plus tenu de respecter le délai de 10 semaines pour l envoi des sujets. Si la brièveté des délais exige un envoi par messagerie rapide, les frais d expédition seront alors à la charge du demandeur. Il est rappelé par ailleurs que les envois de sujets sont faits sur CD-ROM, et que certains pays ont des contrôles douaniers très restrictifs sur l importation de ce type de support. Le responsable de la gestion centrale, en collaboration avec les jurys nationaux, a pour charge de vérifier le contenu des sujets reçus dès réception, et de signaler au CIEP tout problème ou erreur au minimum cinq semaines avant le début des épreuves, afin de permettre au CIEP de remédier au problème constaté et d envoyer un nouvel exemplaire des sujets concernés. Qualité des sujets Le CIEP est responsable des sujets envoyés, qui répondent à une norme de qualité. Néanmoins, si compte tenu des particularités locales, il s avérait que malgré les précautions prises un pays jugeait un sujet ou une partie de sujet irrecevable pour son public, le responsable de gestion centrale devrait alors en aviser officiellement le CIEP en présentant au moins 8 semaines avant la session une demande argumentée de rejet du sujet ou de l item concerné. Si la commission nationale accepte le rejet, le centre pourra alors, soit utiliser un sujet ou item qu il aura proposé et qui aura été validé par le CIEP, soit utiliser un nouveau sujet ou item proposé par le CIEP. 20

21 Edition et duplication des sujets Les sujets proprement dit se présentent uniquement sous forme de fichiers informatiques (CD- ROM), au format PDF (Acrobat Reader). Les enregistrements pour les épreuves de compréhension orale sont joints sous forme de CDaudio, lisible sur n importe quel lecteur de CD standard (lecteur «de salon» ou baladeur), et permettant pour chacune de ces épreuves, d'établir facilement une matrice sur cassette audio, sans perte de qualité. Ce CD est également lisible sur tout ordinateur équipé d un lecteur de CD-Rom. L impression et la duplication des sujets ainsi que la duplication des enregistrements sont entièrement à la charge de l organisme de gestion centrale et des centres d examen qui doivent veiller à garantir la confidentialité desdits sujets, avant comme après la session. Qualité graphique des documents - Afin de préserver l authenticité situationnelle des documents, importantes lors d épreuves de compréhension écrite, les sujets fournis par le CIEP comportent parfois des documents directement scannés à partir d un original. Si malgré le soin apporté à cette procédure un centre d examen jugeait non duplicable ledit sujet, il pourra demander au CIEP dans un délai minimal de 8 semaines avant la session d en fournir une version non scannée. - Il est rappelé que plusieurs générations de photocopie successives amoindrissent considérablement la lisibilité des sujets. Si donc la duplication des sujets pour les candidats est assurée dans chaque centre d examen, et non par l organisme de gestion centrale, celui adressera aux centres soit un exemplaire des sujets en première impression (et non en photocopies), soit une copie du CD-rom d origine. Collaboration des pays aux sujets d examen A l issue d une session, toute remarque utile permettant d améliorer les sujets d examen sera transmise au CIEP par l organisme de gestion centrale (cf. rubriques précédentes). Confidentialité des sujets d examen (cf. TD diplomatie du 16/06/05) Le CIEP, le Ministère de l Education nationale et celui des Affaires étrangères garantissent la confidentialité et la sécurisation des envois de sujet. Chaque centre d examen du pays s engage pour sa part : - à utiliser l'ensemble des épreuves (compréhension et expression écrites et orales) du ou des examens choisis (DELF A1, A2, B1, B2, DALF C1, DALF C2), aux jours et heures fixés dans sa demande d ouverture, et de manière identique dans tous les centres d examen participants. - à assurer la confidentialité absolue, avant, pendant et après la session, des sujets d examen qui lui seront communiqués, aux conditions suivantes : 21

22 Avant la session : - Les sujets seront conservés selon toutes les règles de sécurité requises. Seul le responsable de centre d examen y aura accès, et ce jusqu au jour de la passation des épreuves. - La duplication des sujets, si celle-ci est assurée localement, se fera sous le contrôle direct du responsable de centre, qui s assurera qu aucun sujet ou partie de sujet n est restée en la possession d une tierce personne. Pendant la session : - Les sujets seront communiqués sous pli fermé aux surveillants des épreuves collectives et ouverts seulement lors du début des épreuves, en présence des candidats - Les examinateurs pour les épreuves individuelles pourront avoir connaissance des sujets d examen au maximum trois heures avant le début des passations, à l intérieur du centre d examen et sous le contrôle du responsable de centre - les candidats ne seront pas autorisés à quitter la salle d examen avant la fin de la deuxième heure des épreuves collectives en cours. - A l issue des épreuves, aucun sujet ne sera laissé en possession des candidats, surveillants, examinateurs ou correcteurs. Les feuilles de brouillon et les notes prises par les candidats seront obligatoirement relevées et détruites. Après la session : - Les sujets d examen et les copies des candidats seront conservés en lieu sûr, sous la responsabilité du chef de centre. - Aucune diffusion de ces sujets n est autorisée, à quelque personne que ce soit et sous quelque forme que ce soit, à l intérieur comme à l extérieur du centre d examen. Seuls seront autorisés à la diffusion, à des fins d information ou de formation, les sujets que la Commission nationale aura spécifiquement désignés à cet usage, et qui seront adressés à l organisme de gestion centrale dans chaque pays. Lors de la demande d ouverture annuelle, chaque centre d examen s engage par écrit à respecter les règles ci-dessus. Le non respect de ces règles, étant de nature à compromettre l organisation de ces certifications à l échelle nationale et internationale, pourra entraîner le retrait de l habilitation comme centre d examen du DELF et du DALF. Utilisation des sujets autorisés à la diffusion La Commission nationale demeure propriétaire de ceux des sujets dont elle aura autorisé la diffusion. Cette diffusion sera autorisée à des fins non commerciales (formation, information). Toute publication de ces sujets doit être soumise à autorisation préalable de la Commission nationale, en précisant les sujets et examens concernées. Si, dans ces publications, les sujets sont accompagnés d un texte présentant les contenus, les objectifs, l organisation des examens, ce texte sera également soumis pour relecture à Commission nationale. La Commission nationale du DELF et du DALF ne peut cependant pas donner d accord pour des sujets incluant des documents originaux. Dans ce cas, il appartient au centre d examens de faire une demande aux auteurs ou à leurs ayants droit. Par ailleurs il convient de rappeler que toute publication et toute diffusion publique (Internet) est soumise au règlement des droits d auteurs concernant les documents authentiques utilisés 22