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2 2 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients Sommaire Le module Extranet - Clients I. Authentification... 3 II. Création d un compte Extranet... 4 III. Connexion au compte Extranet... 5 IV. Les Menus de la partie client... 6 V. L accueil... 6 VII. Les Sites... 7 VIII. Les Devis... 9 IX. Les Contrats X. Les Factures XI. Paramétrage de l extranet dans Withtime... 11

3 3 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients I. Authentification L accès à l extranet s effectue via un processus d identification demandant l adresse et le mot de passe associé. En cas d oubli, il est possible de demander le renvoi du mot de passe à l adresse renseigné, si cette dernière est connue dans la base. Après avoir renseigné son nom d utilisateur (adresse ) ainsi que son mot de passe, vous êtes automatiquement redirigé vers la page d accueil correspondante client.

4 4 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients II. Création d un compte Extranet Dans le module clients, vous devez saisir plusieurs éléments nécessaire à la création d un compte client Extranet. Cocher Extranet Nom du contact Saisi du mail Saisi du mot de passe L communiqué servira d identifiant à la connexion de l Extranet. Lors de la saisie du mot de passe With Time vous demandera de le reconfirmer. Il faudra taper le mot de passe et le valider avec la coche verte. Voici ce qui doit être obtenu

5 5 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients III. Connexion au compte Extranet Ouvrir une page de Navigateur (Internet Explorer, Mozilla Firefox, ) et saisir dans la barre d adresse : Valider sur Entrée Maintenant vous pouvez vous connecter avec votre Identifiant et votre mot de passe Voici la page d accueil

6 6 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients IV. Les Menus de la partie client Affiche les informations sur la société Affiche l ensemble des sites rattachés Affiche les informations générales du site Affiche les calendriers du mois en cours, du mois précédent ainsi que celui du mois suivant Affiche les intervenants sur les 3 mois indiqués Affiche les agents préférés et interdits sur le site Affiche les agents ayant reçu une formation Affiche les devis de tous les sites de la société Affiche l ensemble des contrats ou les contrats site par site Affiche l ensemble des factures ou les factures site par site IV. L accueil La partie accueil reprend toutes les informations de la société, les contacts de celle-ci et un accès direct au planning du mois courant de tous les sites de la société. Pour accéder au planning du mois courant, il faut qu il soit terminé dans WithTime. Planification Terminé

7 7 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients Choisissez ici le nom du site pour atteindre le calendrier du mois Vous avez une vision immédiate sur l ensemble des sites rattachés à votre société. Si un ou plusieurs plannings ont été modifiés depuis votre connexion, une alerte s affichera dans cette partie. Le message vous indique le site et le mois du planning modifié. Il vous suffit de cliquer sur le lien en rouge pour y accéder. V. Les Sites La partie site reprend la consultation des sites disponibles du client. Pour les visionner il suffit de les sélectionner Il est possible de modifier la date

8 8 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients Pour les visionner il suffit de les sélectionner dans le menu déroulant Il est possible de sélectionner l agent pour faire apparaitre son identité et les qualifications

9 9 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients Affiche l ensemble des informations du site choisit Affiche le calendrier du mois en cours sur le site choisit Affiche les agents ayant intervenus sur le site pour un mois donné Affiche les agents préférés et interdits en fonction du site sélectionné VI. Les Devis Cette page reprend l ensemble des devis de tous les sites du client. Vous pouvez voir directement l objet du devis avec son montant TTC et savoir si celui-ci est accepté ou non. En cliquant sur le numéro du devis, vous avez accès au détail de celui-ci. A noter que les devis seront présents que s ils ont été Acceptés ou Envoyés dans WithTime. En cliquant sur le n du devis le détail apparaitra

10 10 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients VII. VIII. Les Contrats Cette page reprend l ensemble des contrats pour chacun des sites du client ou par défaut pour l ensemble des sites. Le changement de site des faits très simplement à l aide de menu déroulant. Une fois avoir cliqué sur le numéro du devis, vous accédez directement à cette page. Dans l entête sont reprises les informations précédentes. Juste en dessous, vous trouvez les contrats liés au devis en question. Plus bas, apparaît les lignes qui composent le devis : les prestations associées avec pour chacune d elle sa quantité, son unité et son tarif. Un autre tableau fait le récapitulatif du devis avec le total HT, TVA et TTC.

11 11 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients IX. Les Factures La partie facture reprend toutes les factures du client. En cliquant sur la référence de la facture, vous avez accès au détail de celle-ci Une fois avoir cliqué sur la référence de la facture, vous accédez directement à cette page. Dans l entête sont reprises les informations concernant la période, le règlement, le client et le site s il ne s agit pas d une facture commune. En dessous, apparaît les lignes qui composent la facture : les prestations associées avec pour chacune d elle sa quantité, son unité et son tarif. Un autre tableau fait le récapitulatif de la facture avec le total HT, la TVA, le total TTC, Un tableau récapitule les différents taux de TVA.

12 12 Guide Utilisateur Withtime Module Extranet - Clients

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