Système de gestion des cas du Système d information d Emploi Ontario (SIEO) Guide de l utilisateur pour les fournisseurs de services

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1 Système de gestion des cas du Système d information d Emploi Ontario (SIEO) Guide de l utilisateur pour les fournisseurs de services Chapitre 10: Rapports du Système de gestion des cas Version 2.4 Décembre 2015

2 Table des Matières Chapitre 10: Rapports du Système de gestion des cas... 1 Historique du document Rapports du Système de gestion des cas Structure du système de production de rapports Processus de production des rapports Accès aux rapports Utilisateurs de rapports Accès au site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO Navigation dans le site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO Sélection de la langue Section d avertissements Barre de navigation Lien au guide Barre d adresse Sauvegarder les rapports Imprimer les rapports En-tête et bas de page des rapports Dépannage et conseils Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 2 de 23

3 Historique du document Nº de version Date Description 1.0 juillet 2010 Version initiale publié avant le lancement du système, le 4 août janvier 2012 Revoir et modifier pour la parution avril 2012 Mise à jour de la section Utilisateurs de rapports 2.2 avril 2013 Navigation sur le site web de rapports SIEO 2.3 juillet 2014 Mise à jour des captures d écran d One-key pour tenir compte des changements à ce système. 2.4 décembre 2015 Mise à jour du format et de la lisibilité Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 3 de 23

4 10.1 Rapports du Système de gestion des cas L information contenue dans le Système de gestion des cas du SIEO peut être analysée au moyen de rapports standardisés auxquels ont accès le personnel du ministère et les fournisseurs de services externes. Le présent chapitre fournit un aperçu des types de rapport, du processus de production de rapports, des rôles d utilisateur et de la façon d accéder à ces rapports par l entremise du site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO. Outre le présent guide, d autres guides sur l utilisation des rapports du SIEO indiquant les sources et calculs précis des données seront fournis sur ce site Web. Pour accéder au site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO, les utilisateurs doivent avoir la version Internet Explorer 6.0 de Microsoft ou une version ultérieure. Le navigateur internet doit être doté d un dispositif de sécurité à chiffrement de 128 bits et les fonctions JavaScript et de témoin (Cookies) doivent être activées. La résolution optimale pour afficher les rapports est 800x600 pixels. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 4 de 23

5 10.2 Structure du système de production de rapports Le diagramme suivant illustre le transfert des données entre le Système de gestion des cas, le Système de gestion des contrats et l utilisateur final. Le système de production de rapports du SIEO comporte : une base de données qui contient les données du Système de gestion des contrats et du Système de gestion des cas du SIEO; un outil InfoView qui publie et permet au Ministère d avoir accès aux rapports; et un site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO permettant au personnel des fournisseurs d avoir accès aux rapports Processus de production des rapports Lorsqu un fournisseur de services est créé dans le Système de gestion des cas, un numéro d identification (idfs) de la série 3000 (p. ex., 3002) est automatiquement généré. Lorsqu un point de service affilié au fournisseur est créé, une identification sera automatiquement générée pour ce point de service par l ajout d une lettre à l identification du fournisseur correspondant (p. ex., 3002A). Au moment de la création d un plan de services, l utilisateur doit identifier le point de service affilié à l aide du numéro d identification attribué. Toute l information sur le plan de services ainsi que sur le participant et l employeur auquel se rapporte ce plan sera liée au plan de services, qui sera affilié au point de service avec lequel le client fait affaire. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 5 de 23

6 Les données du Système de gestion des cas et du Système de gestion des contrats sont transférées à la base de données des rapports durant la nuit; les données figurant dans les rapports sont donc les données courantes en date du jour ouvrable précédent. La base de données est mise à jour quotidiennement et ces nouvelles données servent à générer les rapports. Les rapports des points de service sont générés en fonction de l identification du point de service qui est associée aux données et sont affichés sur le site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO. L exécution de chaque rapport est programmée selon un horaire quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Les données figurant dans les rapports sont les données courantes en date du jour ouvrable précédent. Les fournisseurs de services auront uniquement accès aux rapports de leurs points de service ainsi qu aux rapports regroupés selon la sous-région, la région et la province. Pour plus d informations au sujet des types de rapports et de leurs horaires, consultez l Aide mémoire des rapports SIEO sur l Espace Partenaires Emploi Ontario Accès aux rapports L accès aux rapports est fourni par l Autorité d inscription du fournisseur de services (AIFS), qui associera les id. du fournisseur de services et du point de service aux comptes d utilisateurs producteurs de rapports. Les points de service accéderont aux rapports à l aide de leurs nom d utilisateur et mot de passe dans ONe-key. Lorsqu ils auront été authentifiés dans ONe-key, ils trouveront un lien vers le site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO sur la page Ressources du SIEO. Les utilisateurs doivent ensuite entrer leur numéro d inscription et leur NIP du Système de gestion des cas du SIEO. Le personnel qui aura accès au Système de gestion des cas et aux rapports utilisera les mêmes numéro d inscription et NIP pour les deux. Les utilisateurs de rapports n auront pas besoin de licence individuelle; il n y a donc pas de limite au nombre d utilisateurs de rapports par fournisseur de services. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 6 de 23

7 Utilisateurs de rapports Il y a deux rôles d utilisateur de rapports : un pour les gestionnaires du fournisseur de services (qui gèrent les chargés de cas) et un pour tous les autres employés du fournisseur de services (y compris les chargés de cas et le personnel administratif). Un rôle attribué à un membre du personnel ne donnera pas accès aux rapports sur les clients où figurent le sommaire de la charge de travail. Le gestionnaire d un fournisseur de services peut déléguer son rôle de production de rapport à un membre du personnel s il le désire (cette délégation devra être effectuée par l Autorité d inscription du fournisseur de services). Pour plus d informations au sujet des rôles d utilisateurs de rapports, consultez l Aide mémoire des rapports SIEO sur l Espace Partenaires Emploi Ontario Accès au site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO Une fois authentifié dans ONe-key, le fournisseur de service/point de service accède aux rapports en cliquant sur Production de rapports du SIEO dans la page Ressources. Étapes préalables requises Étape 1 Les comptes pour la production de rapports seront définis en fonction des rôles indiqués dans le formulaire «Inscription au SGC du SIEO d un membre du personnel d un fournisseur de services» fourni à l Autorité d inscription du fournisseur de services. Étape 2 L utilisateur recevra deux courriels lui confirmant la création de son compte d utilisateur. Le premier contiendra son numéro d inscription du Système de gestion des cas. Le deuxième, qui sera envoyé dans les 48 heures suivantes, contiendra son Numéro d identification personnel (NIP) du Système de gestion des cas. Un courriel sera envoyé à la boîte de réception de l utilisateur lui indiquant son NIP pour accéder au site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 7 de 23

8 Les membres du personnel qui ont accès au Système de gestion des cas et aux rapports auront un compte d utilisateur unique avec un numéro d inscription et un NIP pour les deux. Étapes du système Étape 1 Ouvrez une session dans ONe-key, tout comme vous le feriez pour accéder au Système de gestion des cas. Entrez l id. et le mot de passe ONe-key, puis cliquez sur le bouton OUVRIR UNE SESSION. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 8 de 23

9 Étape 2 Une liste des applications s affiche. Sélectionnez SIEO-SGC - Rapports dans la liste. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 9 de 23

10 Étape 3 Entrez votre Numéro d authentification d accès au SGC du SIEO, aussi appelé Numéro d identification personnel (NIP) dans le champ Numéro d authentification d accès au SGC du SIEO, puis cliquez sur le bouton Suivant. Le site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO apparaîtra. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 10 de 23

11 Navigation dans le site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO Sélection de la langue Les utilisateurs ont l habilité de changer la langue du site sans perdre les informations sur la page. Pour changer de langue, cliquez sur English. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 11 de 23

12 Section d avertissements Un message d information peut être affiché sous la barre de navigation bourgogne sur la page d accueil du site. Le message peut indiquer un problème, une mise à jour ou un statut, p. ex. «tous les rapports ont bien été exécutés» ou «le rapport X n a pas pu être exécuté et sera disponible d ici le X.» Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 12 de 23

13 Barre de navigation Il y a deux groupes de rapports auxquels peuvent accéder les membres du personnel du fournisseur de services : les Rapports des PS, qui se rapportent à un fournisseur de services/point de service particulier; les Rapports cumulatifs, qui regroupent les données par sous-région, région et pour l ensemble de la province. Lorsque l utilisateur ouvre une session dans le site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO, il se retrouvera dans la page Rapports des PS indiquant le point de service affilié au fournisseur. Pour consulter les Rapports cumulatifs, cliquez sur le lien correspondant dans la barre bourgogne de l en-tête. Pour voir la liste des personnes-ressources, cliquez sur le lien Pour nous joindre sous la barre de navigation bourgogne. Pour fermer la session, cliquez sur Fermer la session dans la barre de navigation bourgogne. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 13 de 23

14 Étapes pour la navigation dans le système des rapports des fournisseurs de services Étape 1 Une liste des points de service affiliés au fournisseur apparaîtra au bas de la page. Dans la liste de sélection de programmes, l utilisateur peut choisir les programmes à afficher. Faites votre sélection et cliquez sur Soumettre Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 14 de 23

15 Étape 2 Après avoir choisi un programme, cliquez sur le point de service pour afficher les rapports disponibles. Pour afficher un rapport, cliquez sur le lien du rapport. Étape 3 Pour voir un rapport qui a été exécuté ou un rapport précédent, cliquez sur le chevron à côté du rapport, puis continuez en développant les chevrons pour l année et le mois jusqu à ce que vous trouviez le rapport désiré. Cliquez sur le rapport pour l afficher. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 15 de 23

16 Lien au guide Un guide détaillé est disponible pour chaque type de rapport. Pour afficher le guide, cliquez sur le lien GUIDE à côté du rapport. Les guides représentent la version actuelle des rapports et les versions historiques. Le même guide s applique pour les rapports cumulatifs. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 16 de 23

17 Barre d adresse La barre d adresse indiquera où vous vous trouvez dans le site. Exemple : «Vous êtes dans: Rapports des PS\[id. du fournisseur de services]\[id. du point de service]/se - Qualité des services» ou «Vous êtes dans: Rapports cumulatifs ->SE - Qualité des services->ontario- >2009» Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 17 de 23

18 Étape pour la navigation dans la section Rapports cumulatifs Étape 1 Cliquez sur le lien Rapports cumulatifs dans la barre de navigation bourgogne pour afficher les rapports cumulatifs. En général, on y trouve des rapports pour la sous-région, la région et la province. La navigation se fait de la même manière que dans la section «Rapports des PS» décrite précédemment. Le rapport le plus récent apparaît en premier. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 18 de 23

19 Étape 2 Dans la liste de sélection de programmes, l utilisateur peut choisir les programmes à afficher. Faites votre sélection et cliquez sur Soumettre Étape 3 Après avoir choisi le programme, choisissez la RÉGION et la PROVINCE. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 19 de 23

20 Étape 4 Une liste de rapports disponibles sera affichée. Pour afficher le rapport, cliquez sur le lien du rapport. La version courant du rapport sera affichée Sauvegarder les rapports Étapes du système Étape 1 Une fois que vous avez trouvé le rapport (suivre les instructions à la section ), cliquez sur le lien du rapport. Selon le type de rapport, il pourra être affiché en format Adobe (.pdf), Excel (.xls), Word (.doc), ou fichier de données (.csv). Étape 2 Cliquez sur le bouton Sauvegarder dans l onglet Fichier ou placez le curseur sur le fichier et cliquez sur le côté droit de la souris puis sélectionnez «Sauvegarder sous» ou «Sauvegarder le lien sous». Choisissez le chemin d accès où le fichier sera sauvegardé et un nom approprié pour le rapport. Les rapports exportés sont sauvegardés dans un répertoire choisi par le particulier. Il est conseillé de sauvegarder les rapports contenant des renseignements personnels sur les clients dans un lieu sûr. Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez vous reporter au manuel sur le respect de la vie privée, la confidentialité de l information et la sécurité à l intention des fournisseurs des SE Imprimer les rapports Les rapports qui se trouvent sur le site Web peuvent être imprimés. Les rapports PDF ont été formatés pour être imprimés tels qu ils apparaissent sur l écran. Pour les rapports contenant des données sur les clients fournis en Excel, il est recommandé de faire toute modification nécessaire avant de les imprimer. La «Fiche de référence» à la fin du chapitre indique les différents formats des rapports. Les rapports contenant des données sur les clients sont fournis en format Excel pour permettre de trier et d analyser les données. Vu les dimensions de ces rapports, leur format n est pas propice à l impression. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 20 de 23

21 Étapes du système Étape 1 Ouvrez le rapport que vous désirez imprimer. Si vous imprimez à partir d Excel, modifiez les paramètres d impression pour que le rapport soit dans un format propice à l impression. Étape 2 Cliquez sur le bouton Imprimer (Print) sous le menu Fichier (File). Étape 3 Choisissez les paramètres d impression appropriés et imprimez le rapport. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 21 de 23

22 10.3 En-tête et bas de page des rapports Les en-têtes et bas de page des rapports contiennent des renseignements spécifiques : en haut à droite : la date à laquelle le rapport a été généré (la date d exécution du rapport); en haut au centre : le titre et le numéro de référence du rapport; en haut à gauche : les paramètres d exécution pour les rapports prétraités et sur demande (les paramètres choisis au moment du traitement du rapport ou lorsque le rapport est exécuté sur demande). Remarque : Les paramètres de filtrage posttraitement ne sont pas affichés; la fréquence d exécution du rapport (l intervalle auquel le rapport prétraité est exécuté) et la date à laquelle les données ont été rafraîchies (la plupart du temps d après le jour ouvrable précédent); l indication de sensibilité moyenne (signale que le contenu du rapport a une sensibilité moyenne) d après les renseignements personnels qui sont stockés dans le système et les rapports. Les rapports contenant des renseignements personnels ne devraient pas être laissés à la vue; ils devraient être déchiquetés lorsqu on les jette, et leur version électronique devrait être conservée dans un endroit sûr. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, consultez le module en ligne sur la protection des renseignements personnels; en bas à gauche : la version du rapport et la date de révision la plus récente (cela fait référence à la version courante du modèle de rapport pour indiquer l apport de changements et la date à laquelle ces changements ont été effectués); en bas à droite : Page X du X indique la page actuellement affichée et le nombre de pages que contient le rapport. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 22 de 23

23 10.4 Dépannage et conseils 1. Je ne peux pas accéder au site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO. Vérifiez que votre navigateur internet est bien doté d un dispositif de sécurité à chiffrement de 128 bits et que les fonctions JavaScript et de témoin (Cookies) sont activées. 2. Si le rapport est vide, qu est-ce que cela veut dire? Il n y a pas de données associées à ce rapport. Par exemple, le rapport sur le rendement peut être vide si aucun client n a terminé le programme dans la période visée par le rapport. 3. Comment puis-je savoir que le rapport a bien été exécuté? Le message d information sous la barre de navigation bourgogne indiquera si le rapport a bien été exécuté ou s il y a un problème. 4. Comment savoir où je me trouve sur le site Web de production de rapports des fournisseurs de services du SIEO? La ligne «vous êtes dans:» sous le message d information vous indique où vous vous trouvez dans le site. Cliquez sur ACCUEIL, RAPPORTS DES PS ou RAPPORTS CUMULATIFS pour retourner à la section principale sur les rapports. 5. Comment puis-je effacer les en-têtes et bas de page dans un rapport exporté en Excel? Effectuez un tri et effacez les en-têtes et bas de page. 6. Comment puis-je afficher le rapport en anglais? Cliquez sur le lien «ANGLAIS» dans le coin supérieur droit de l écran. Parution 4.0 Version 2.4 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 23 de 23