Procès-verbal- Conseil d administration de la FFT

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1 Date : 08 mai 2014 à 17h30 Procès-verbal- Conseil d administration de la FFT Lieu : Par conférence téléphonique pour les gens de l extérieur de Yellowknife. Dans la salle de conférence de la FFT (5016, 48 e Rue) pour ceux de Yellowknife. Étaient présents : Richard Létourneau, président et représentant d Inuvik Paul Fleury, premier vice-président Jean-François Pitre, deuxième vice-président Frederick Deschênes, trésorier Élise Décarie Jean, administratrice Marie Christine Aubrey, administratrice Jean de Dieu Tuyishime, directeur général par intérim et secrétaire de réunion Absence motivée : Christian Girard, Hay River 1. Accueil, vérification du quorum et adoption d'un ordre du jour* Le président souhaite la bienvenue aux administrateurs. Le quorum est atteint puisque 3 régions sur 4 sont représentées. L examen de l ordre du jour déjà circulé donne lieu à un ajout au point divers : 9.4 AGA de la FCFA Il est convenu de laisser l item ouvert. Résolution Que l ordre du jour du CA du 8 mai 2014 soit adopté tel que modifié. Secondée par Élise Décarie-Jean 2. Déclaration de conflits d intérêts Après vérification s il y a déclaration de conflits d intérêts par rapport à l agenda de travail du CA, le président constate qu il n y en a aucune. Page 1 sur 5

2 3. Examen et adoption du procès-verbal du 6 mars 2014* Le procès-verbal est examiné. Aucune modification n est proposée au procès-verbal. Résolution Que le procès-verbal du CA du 6 mars 2014 soit adopté. Secondée par Marie Christine Aubrey 4. Suivis au procès-verbal, tableau des résolutions* Résolution : Le prêt hypothécaire # a été renouvelé au taux de 3,2899% et nous avons reçu la confirmation de la banque le 26 mars Résolution : Le CTPP et le Forum communautaire ont eu lieu les 12 et 13 avril Le rapport final a été diffusé le 02 mai Résolution : Le président a envoyé une lettre de suivi à Mme Gabriela Eggenhofer, Sousministre de ÉCF, sur le suivi du comité de consultation et de coopération. Nous avons reçu la réponse le 14 et le 17 mai Résolution : Une lettre d invitation a été envoyée le 27 mars 2014 aux organismes concernés. Aucune réponse à date. Résolution : Le document est disponible sur intranet de la FFT. Les membres du comité des statuts et règlements pourront en avoir accès n importe quand. Résolution : Le président a envoyé les lettres tous les chefs de partis politiques, le premier ministre, avec en copie la FCFA et les membres du CA FFT le 30 avril Les états financiers de la FFT au 31 mars 2014* Quatre documents comparatifs sont passés en revue par les administrateurs : l état des résultats comparatifs, le bilan comparatif, le sommaire chronologique des comptes clients le sommaire des comptes fournisseurs. La direction générale est invitée à commenter. La tendance des états financiers au 31 mars 2014 montre un déficit de 7 212$ résultant de Réseau TNO Santé et Jeunesse TNO. D autre part, il y a un montant équivalent de 7 363$ qui devra être remis à CIC dans le projet Immigration TNO car il n a pas été utilisé. Le dossier «incendie Garage» doit être revu très minutieusement pour savoir ce qui a été payé par les assurances et ce qui reste à être remboursé. Les administrateurs se disent concernés par le manque de prévisions comptant pour l année Ils recommandent une rencontre du comité des finances avec la direction et la comptabilité de la FFT pour préparer l année financière Page 2 sur 5

3 Le président vérifie s il y a d autres questions à soulever et n en entend aucune. Les états financiers sont reçus par voie de résolution. Résolution Que les états financiers intérimaires au 31 mars 2014 soient adoptés. Proposée par Frédérick Deschênes Secondée par Paul Fleury Information Que le comité des finances rencontre la direction et la comptabilité de la FFT pour planifier la prévision budgétaire Rapport du Forum communautaire et CTPP du 12 avril 2014 Les administrateurs ont reçu le rapport du Forum communautaire préparé par «Le CLÉ» et se disent satisfaits des résolutions prises. Ils souhaitent des rencontres plus fréquentes (CTPP) ainsi qu une présence plus marquante dans les régions avec des agents communautaires. 7. Le comité de consultation et de coopération (FFT avec GTNO) Le président décrit en résumé les réalisations de ce comité durant les derniers mois : - Le comité s est réuni le 12 avril 2014 par téléconférence. - Une proposition budgétaire de fonctionnement du comité a été soumise et accepté de $/an. - Nous avons reçu des plans de fonctionnement des institutions du GTNO (documents confidentiels) pour faire des commentaires et des recommandations avant le 16 mai Les deux observateurs vont recevoir ces documents. - Nous sommes en discussion pour trouver une date pour une rencontre tête à tête des membres du comité de consultation. 8. Rapport de la direction générale Réalisations PERSONNEL - Embauche de Nathalie Claing, adjointe administrative, qui commence le 12 mai Diane va se charger de son orientation pour les prochaines deux semaines jusqu en fin mai. - Demande de 3 stagiaires acceptés par le programme JCT (Jeunesse Canada au Travail). Deux qui vont travailler avec Jeunesse TNO pour l organisation des Jeux de la francophonie (prévu Gatineau fin juillet) et camp d été en collaboration avec AFCY. - Embauche d un contractuel jusqu en fin juin 2014 pour m aider dans les dossiers santé, en attendant la sélection d un coordonnateur de Réseau TNO Santé. - Jean de Dieu Tuyishime qui a été nommé au poste de DG de la FFT FONCTIONNEMENT - Renouvellement des assurances - Santé : signature d un accord de contribution pour 4 ans 130,000 $/an Page 3 sur 5

4 - Participation à une rencontre nationale de la table des DG en santé à Toronto (début avril) - Organisation et tenue du forum communautaire avril - Dépôt de projet jeunesse dans le volet Fond d action communautaire de PCH. - Clôture de l année fiscale Changement de nos serveurs avec le nouveau hébergeur EXISTO - Nouvel compagnie pour le maintien de notre parc informatique «CAS-Com» - Reddition des comptes : rédaction des rapports de fin d année PARTENARIAT Fédéral - Consultation avec la ministre Shelly Glover de PCH sur le 150 e de la confédération. - Suivi des fonds de programmation et de projet auprès de Diane Leclercq, gestionnaire régionale des projets (Manitoba) et Christine Raffaelli (consultante de programme, (Yellowknife) Territorial - Comité de consultation et de coopération a) reçu les plans de fonctionnement de 13 institutions du GTNO b) Travailler sur un budget de fonctionnement du comité. Entente pourrait être signée demain pour un budget de 30,000$ c) Travail pour trouver une date de la première rencontre du comité d) Préparation des commentaires à soumettre prochainement - Rencontres informelles avec les fonctionnaires du MSSS lors du lancement de vidéos sur l activité physique et la saine alimentation. Proposition d avoir ces vidéos en français. Municipal, communautaire, national - FCFA : appel conférence pour me mettre à jour des dossiers autant national que territorial en cours et apprendre le fonctionnement de cet organisme - RESDAC : Réseau pour le développement de l'alphabétisme et des compétences : la participation de la FFT, son rôle et l intérêt de notre organisme à être membre - En collaboration avec le CDÉTNO et l AFCY, projet «La Petite Séduction» fait son petit pas et devient un projet rassembleur - Préparation de la Foire Commerciale (Trade show) à Yellowknife Les membres ont reçu le rapport de la direction générale. 9. Affaires divers 9.1 Contrat de la direction générale Jean de Dieu Tuyishime est déclaré en conflit avec cet item et est sorti durant les discussions. Résolution Que le contrat soit ratifié entre la FFT représentée par Richard Létourneau et Jean de Dieu Tuyishime, pour le poste de direction générale de la FFT. Secondée par Élise Décarie-Jean Page 4 sur 5

5 9.2 Comité de Statuts et règlements - Faire parvenir aux membres de ce comité, Richard Létourneau, Jean François Pitre, et Jean de Dieu Tuyishime, les statuts et règlements à jour. - Déterminer une date de rencontre - Déterminer les points à régler et l ordre du jour - Les changements proposés doivent être prêt à temps pour les soumettre dans les documents de préparation de l AGA de la FFT prévue début novembre Comité de mise en candidature pour la prochaine AGA - Le président suggère d avoir un processus de mise en candidature bien diffusé pour permettre à plusieurs personnes de soumettre leurs candidatures. - Prévoir une période de deux mois qui précèdent l AGA de la FFT pour faire la promotion des candidatures, les recevoir et les faire les révisions par le comité de mise en candidature. 9.4 Assemblée générale annuelle de la FCFA - Le président informe les administrateurs que la FFT a droit à deux délégations à l AGA prévue le 14 juin Étant donné que le DG ne pourra pas participer, on sollicite parmi les administrateurs ou dans la communauté les gens qui ont un intérêt à y participer. Date limite est le 10 mai Les administrateurs aimeraient sensibiliser la communauté de ce qui se passe dans les autres milieux minoritaires en participant dans ces rencontres nationaux. 13. Levée de la séance Le président remercie les administrateurs de leur présence et de leur participation. Marie-Christine Aubrey suggère la levée de la séance. Note : - Pour ne pas alourdir le texte, nous utilisons le masculin à valeur neutre. - Préparé par Jean de Dieu Tuyishime, directeur général, comme secrétaire de réunion. Page 5 sur 5