ULYSSE SERVICES PARTAGES OU TZR

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1 ULYSSE SERVICES PARTAGES OU TZR PROCEDURE RAPIDE Réglementation : L agent peut être remboursé de ses frais de transport et de ses frais de repas. Transport : Deux cas sont possibles : L agent est indemnisé de ses déplacements, soit : 1. Sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux 2. Sur la base d indemnités kilométriques véhicule personnel L indemnisation s effectue sur la base des indemnités kilométriques dès lors que l agent est contraint d utiliser son véhicule personnel pour l exercice de ses fonctions, en l absence de moyen de transport public adapté au déplacement considéré. Repas du midi : L agent est indemnisé de ses frais de repas lorsqu il est contraint de prendre ses repas hors de sa résidence de rattachement administratif (TZR) ou établissement principal (services partagés), pendant les tranches horaires comprises entre 11H et 14H. Pour l agent utilisant son véhicule personnel, il doit compléter sa fiche profil. Onglet voitures : créer voitures personnelles Fournir obligatoirement une copie de la carte grise du véhicule à la DBA2. TRES IMPORTANT Dans Ulysse, dès qu il y a une zone avec un astérisque, il s agit d une zone OBLIGATOIRE à renseigner. ORDRE DE MISSION Il est demandé aux personnels en services partagés ou titulaires sur zone de remplacement (TZR) de faire un ordre de mission par MOIS. Pour la détermination de vos droits, vous voudrez bien vous reporter aux 2 notices (services partagés et TZR) qui ont été adressés à tous les établissements scolaires. IMPORTANT : Avant toute connexion Ulysse, vous voudrez bien vous assurer que votre dossier administratif ainsi que le formulaire d habilitation ont bien été envoyés à la Division du Budget Académique (DBA2).

2 Ordre de mission Créer un OM Création d un nouvel OM Cliquer sur la 1ère case document vierge La grille de l OM s affiche. Renseigner en premier lieu, le type de mission : OM en métropole s affiche par défaut, cliquer sur la liste déroulante et sélectionner : personnels itinérants 3 messages d alerte vont s afficher. Cliquer 3 fois sur OK Vous aurez des messages notés en rouge mais ils se débloqueront plus tard au fur et à mesure de la saisie. Lieu de départ : ADM il s agit de votre résidence administrative Lieu de retour : ADM idem ci-dessus Destination principale : il est demandé de noter catégorie de personnels + mois concerné (exemple : Services partagés septembre 2010) (exemple : TZR septembre 2010) puis touche ENTREE Pays concerné Saisir FR, puis touche ENTREE Date de départ : noter la 1 ère date du mois concerné Date de retour : noter le dernier jour du mois concerné Exemple : 01/09/2010 à 08H00 30/09/2010 à 18H00 Heure : 08H00 Heure : 18H00 Objet de la mission : saisir le type de frais + mois concerné Exemple : SERVICES PARTAGES Septembre 2010 Exemple : TZR Septembre 2010

3 Enveloppe budgétaire : cliquer sur la loupe, sélectionner uniquement une des enveloppes suivantes : 0141RECT-FDENSSPC 0141RECT-FDENSSPL 0141RECT-FDENSSPLP 0141RECT-FDENSTZRC 0141RECT-FDENSTZRL 0141RECT-FDENSTZRLP 0141RECT-FDCPESPCPE 0141RECT-FDADMSP Frais de déplacement services partagés Collèges Frais de déplacement services partagés Lycées Frais de déplacement services partagés LP Frais de déplacement TZR Collèges Frais de déplacement TZR Lycées Frais de déplacement TZR LP Frais de déplacement CPE ou TZR Frais de déplacement personnels administratifs Centre de coûts, sélectionner uniquement : RECFINA045 Pavé frais prévisionnels : Parking : Vous n êtes pas concerné(e) par cette zone Barrière - autoroute : Vous n êtes pas concerné(e) par cette zone Fourchette repas : cliquer sur l icône, noter le montant total des repas demi-tarif pour le mois. 0,5 = 1 repas à mi-taux Commentaire : Vous devez noter les jours concernés Exemple : 3 repas les lundis 6/9-13/09-20/09, 4 repas les vendredis 03/09-10/09-17/09-24/09 puis enregistrer Transport en commun : cliquer sur l icône, noter le montant total du montant du transport, puis enregistrer. Une synthèse récapitule les frais saisis dans le bloc frais prévisionnels. Pavé Saisie des indemnités kilométriques Cliquer sur créer

4 Liste déroulante pour voiture il faut sélectionner : N de véhicule personnel Barème kilométrique : s affiche par défaut à Barème SNCF 2 ème classe, il faut sélectionner barème IK standard pour être payé sur la base des indemnités kilométriques. 3 lignes de déplacements s affichent, à compléter. Si pas assez de lignes, faire enregistrer, 2 nouvelles lignes s affichent. Trajet : indiquer lieu de départ, destination, lieu de retour Nombre de trajets : 2 pour aller retour, 1 pour un circuit Km remboursés : toujours noté le trajet kilomètre simple. Exemple de ligne : Pour un aller retour 04/09/2010 Bléré-Tours-Bléré 2 25 (km simple) Pour un circuit 05/09/2010 Tours-Loches-Montrésor-Tours (km simple en circuit) Si vous ne connaissez pas le nombre de kilomètres, cliquer sur ici pour se rendre du Mappy Itinéraire Départ Arrivée Sélectionner : plus d options Trajet le plus court OK Quand tous les pavés sont renseignés, passer l ordre de mission à l étape validation. Cliquer sur avancer, cliquer sur passer en statut 2 en attente de validation hiérarchique. puis vous cliquez sur la loupe à côté du mot destinataire. Une liste de valideurs s affiche. Sélectionner : votre chef d établissement secondaire (pour les Services Partagés), votre chef d établissement de remplacement (pour les TZR) ou leur suppléant Case cochée : prévenir le destinataire par un . Confirmer le changement de statut. Votre rôle s arrête là pour la constitution de votre OM ponctuel du mois.

5 Le valideur (chef d établissement ou suppléant) reçoit un mail l avertissant qu il a un OM à valider. Ensuite, il valide l OM et l envoie pour la seconde validation au service gestionnaire, soit : Amandine PAULE. Le service gestionnaire validera votre OM au vu du dossier administratif et formulaire d habilitation. Vous recevrez un mail de validation (adresse académique). Vous pourrez alors passer à l étape créer un état de frais. REMARQUES IMPORTANTES STOP Quand il y a une alerte avec des stops rouges, faire les modifications demandées car il y a blocage de l OM. Ensuite, faire enregistrer pour vérifier qu il n y a plus d alertes rouges. Quand il y a une alerte avec un triangle jaune, pas de blocage, vous pouvez continuer. ETAT DE FRAIS Créer un état de frais Une liste d ordres de mission validés apparaît. Sélectionner celui pour lequel vous voulez faire l état de frais, 2 possibilités : Aucune modification, Zone commentaires : Vous devez utiliser la case commentaires pour afficher des précisions à l attention du valideur et du service gestionnaire pour les conseils de classe, les réunions parents-professeurs ou déplacement pour cours déplacé prévu dans l emploi du temps Exemple : réunion parents-professeurs le lundi soir 05/09/10 Cliquer sur approuver (en haut à droite) Cliquer sur : passer en statut 2 en attente de validation hiérarchique puis vous cliquez sur la loupe à côté du mot destinataire. Une liste de valideurs s affiche. Sélectionner : votre chef d établissement secondaire (pour les Services Partagés), votre chef d établissement de remplacement (pour les TZR) ou leur suppléant Case cochée : prévenir le destinataire par un Confirmer le changement de statut Vous avez des modifications à apporter Zone commentaires :

6 Vous devez utiliser la case commentaires pour afficher des précisions à l attention du valideur et du service gestionnaire pour les conseils de classe, les réunions parents-professeurs ou déplacement pour cours déplacé prévu dans l emploi du temps Exemple : réunion parents-professeurs le lundi soir 05/09/10 Faire vos modifications, puis faire approuver (en haut à droite). Cliquer sur passer en statut 2 en attente de validation hiérarchique cliquez sur la loupe à côté du mot destinataire. Une liste de valideurs s affiche. Sélectionner : votre chef d établissement secondaire (pour les Services Partagés), votre chef d établissement de remplacement (pour les TZR) ou leur suppléant Case cochée : prévenir le destinataire par un Confirmer le changement de statut Votre rôle s arrête là pour la constitution de votre état de frais ponctuel du mois. Le valideur (chef d établissement ou suppléant) reçoit un mail l avertissant qu il a un état de frais (EF) à valider. Ensuite, il valide l EF et l envoie pour la seconde validation au service gestionnaire soit : Amandine PAULE. PIECES JUSTIFICATIVES A FOURNIR Quand le missionné a terminé, il doit imprimer la synthèse de l état de frais et adresser cet état accompagné des pièces justificatives OBLIGATOIRES (attestation signée du chef d établissement pour : conseil de classe, réunion parents-professeurs, déplacement pour cours déplacé prévu dans l emploi du temps). La validation de l état par le service gestionnaire se sera au vu des pièces fournies. Sélectionner l état de frais correspondant, puis sur le bandeau bleu Etat de frais, il y a une liste déroulante, cliquer sur imprimer, synthèse. PAS DE PIECES JUSTIFICATIVES A FOURNIR Pas d impression, quand l état de frais ne comporte que des indemnités kilométriques et des repas. La validation de l état par le service gestionnaire a lieu automatiquement. Adresse d envoi des pièces justificatives : Rectorat d ORLEANS Division du Budget Académique DBA2 A l attention de Melle PAULE Amandine 21 rue Saint Etienne ORLEANS CEDEX

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