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1 ULYSSE GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE RAPPORTS INTERMEDIAIRES ET FINAUX LEONARDO MOBILITE DEMANDE D EUROPASS MOBILITE MAJ 04 septembre

2 Sommaire 1/ Entrer dans le logiciel 2/ Présentation de la page d accueil... 3/ Enregistrer et/ou imprimer les annexes contractuelles, les manuels d utilisation. 4/ Accéder à votre (vos) candidature(s). 5/ Créer votre rapport (intermédiaire et/ou final) avant de le compléter... 6/ Compléter votre rapport. a) Compléter la partie narrative du rapport. b) Compléter la section «2. Informations sur le partenariat» Mode d emploi sur l enregistrement des établissements dans Onglet Envoi / Accueil / Autres.. c) Compléter la section «3. Informations sur le participant» Onglet «Infos générales»... Utilisation fenêtre de recherche participant... Onglet «Mobilité». Onglet «Accompagnateurs»... d) Compléter la section «4. Tableaux financiers».. Onglet «Participants»..... Onglet «PPLC».. Onglet «Budget Total Leonardo».. 7/ Imprimer une version brouillon et soumettre votre rapport... 8/ Confirmer vos demandes d Europass Mobilité. p 3 p 5 p 6 p 7 p 8 p 10 p 11 p 12 p p 15 p p 19 p 20 p 21 p 22 p p 25 p 26 p p 29 MAJ 04 septembre

3 RAPPEL du site : 1/ ENTRER DANS LE LOGICIEL Cochez sur «Un organisme» Vous saisissez votre compte et mot de passe qui vous ont été communiqués lors de votre candidature du projet en cours. Vous pouvez également nous contacter pour avoir votre numéro de compte Cliquer sur «Valider» VOUS POUVEZ MAINTENANT ENTRER DANS ULYSSE Vous ne trouvez plus votre mot de passe? Il vous suffit de cliquer sur «vous avez perdu votre mot de passe» + valider. (voir page suivante) MAJ 04 septembre

4 UNIQUEMENT SI VOUS AVEZ PERDU VOTRE MOT DE PASSE Après avoir cliqué sur «Vous avez perdu votre mot de passe», une fenêtre s ouvre vous demandant votre compte ainsi que votre adresse . Attention : l adresse doit être identique à celle que vous avez indiquée dans votre fiche organisme. PATIENTEZ QUELQUES INSTANTS. VOTRE BOITE RECEPTIONNE VOTRE NOUVEAU MOT DE PASSE. POUR ENTRER SUR ULYSSE, REPORTEZ-VOUS A LA PAGE PRECEDENTE MAJ 04 septembre

5 2/ PRESENTATION DE LA PAGE D ACCUEIL La rubrique «Téléchargements» vous permet d enregistrer et d imprimer des documents indispensables à l élaboration de vos rapports. Voir aussi page 4 Pour accéder à votre (vos) projet (s), cliquer sur «Recherche d un dossier». La fiche organisme vous permet de réactualiser votre dossier (changement de représentant légal, de contact, adresse, téléphone ) Attention: depuis 2008, le Numéro de SIRET est obligatoirement à renseigner dans votre fiche Organisme MAJ 04 septembre

6 3/ ENREGISTRER ET/OU IMPRIMER LES ANNEXES CONTRACTUELLES, LES MANUELS D UTILISATION RAPPEL : Avant de commencer votre rapport d étape et/ou rapport final vous devez imprimer la liste des codes. Cliquer sur «Annexes contractuelles» de l année de convention qui correspond à votre projet, puis sur «Annexe Liste de codes». Ces codes font références aux régions, aux niveaux d études, aux secteurs d activité, à la taille de votre organisme ainsi qu aux régions des pays d accueil, des secteurs d activités, etc Ce sont des champs obligatoires. Ils doivent être remplis avec soin. RAPPEL : ne pas oublier d imprimer la liste des codes avant de remplir votre rapport intermédiaire et/ou final. Ils nous permettent de réaliser les statistiques destinées à la Commission européenne et aux Ministères de tutelle. MAJ 04 septembre

7 4/ ACCEDER A VOTRE (VOS) CANDIDATURE(S) Cliquez sur «consulter» pour accéder à votre dossier et notamment au rapport intermédiaire et/ou final. Attention : choisissez bien votre projet. Nous avons l exemple d un promoteur qui a déposé plusieurs projets référencés selon un code projet à rappeler dans toute correspondance : 1 projet en 2006, visible dans les candidatures antérieures 1 projet en 2008, visible dans les candidatures pour la convention en cours. Pour 2006 : le code projet se compose de la manière suivante: - F pour France - 06 l année de dépôt de candidature - A procédure de mobilité - FPI public cible + 6 chiffres du dossier Pour 2008 : le code projet se compose de la manière suivante: - LLP Life Long Learning Program - LDV Leonardo Da Vinci l année de dépôt de candidature - FPI public cible + 3 chiffres du dossier MAJ 04 septembre

8 5/ CREER VOTRE RAPPORT (INTERMEDIAIRE ET/OU FINAL) AVANT DE LE COMPLETER Cliquez sur «Rapport intermédiaire» pour créer votre R.I Pour les projets de 12 mois et de 18 mois qui font la demande d un avenant de prolongation à 24 mois. Cliquez sur «rapport final» pour créer votre R.F. Il y a obligation de faire parvenir un rapport intermédiaire à l agence. MAJ 04 septembre

9 Cliquez sur «Créer RF» Vous avez la même configuration de page pour créer le rapport intermédiaire Vous venez de «créer» votre formulaire de rapport final vierge Vous aurez la possibilité d effectuer vos demandes EUROPASS MOBILITE (VOIR PAGE 31 et 32) CONSEIL : il est préférable de faire vos demandes d EUROPASS MOBILITE avant le départ des bénéficiaires afin que le document puisse être rempli par le tuteur dans la structure d accueil. Si votre projet a une durée de 12 mois Si votre projet a une durée de 18 mois Si votre projet a une durée de 24 mois Demande dans le formulaire de rapport final Demande dans le formulaire de rapport intermédiaire Pour faire vos demandes Europass Mobilité, n attendez pas la soumission du rapport final, faites votre demande au fur et à mesure des départs de vos bénéficiaires. Cliquer sur «Rapport final» pour créer votre rapport et effectuer vos demandes. Même procédure pour le rapport intermédiaire Si aucun bénéficiaire n a effectué de mobilité lors de la saisie de votre rapport intermédiaire (c'est-à-dire fin mai), vous devez faire votre demande EUROPASS dans le Rapport Final MAJ 04 septembre

10 6/ COMPLETER VOTRE RAPPORT Vous pouvez visualiser, sur toutes les pages, votre n de projet ainsi que le nom de votre organisme. ATTENTION : Evitez les doublons en ne sélectionnant qu un rapport final : le n 1 Pour accéder aux différentes sections du formulaire, cliquer sur son intitulé MAJ 04 septembre

11 a/ Compléter la partie narrative du rapport Pour accéder à la section suivante, cliquez sur «Section suivante» Si vous cliquez sur«retour au plan», vous revenez au sommaire Le titre de votre projet est directement importé de votre candidature tout comme vos organismes d accueil, d envoi et intermédiaires. ASTUCE : Pour savoir combien de caractères vous écrivez, vous pouvez taper votre texte dans WORD. Vous allez dans OUTILS + STATISTIQUES. Ainsi vous connaîtrez au fur et à mesure le nombre de caractères. Ne pas utiliser le copier/coller de Word sur Ulysse car vous n aurez pas l intégralité de votre texte à l impression. MAJ 04 septembre

12 Dans certaines questions, des exemples vous sont donnés. Cliquez sur l astérisque rouge pour voir apparaître à l écran les fenêtres supplémentaires dans lesquelles seront mentionnées les informations. ATTENTION : NE PAS OUBLIER DE CLIQUER SUR «ENREGISTRER», POUR SAUVEGARDER VOTRE DOCUMENT AU FUR ET A MESURE ET NE PAS PERDRE VOS DONNEES. b/ Compléter la section «2. Informations sur le partenariats» L onglet «Envoi» : L organisme d envoi c est vous et les partenaires associés à votre projet qui ont physiquement les bénéficiaires dans leurs locaux. Cette flèche vous permet en cliquant dessus d obtenir tous vos partenaires saisis lors de votre candidature. POUR RAPPEL : - section précédente : retour à la page précédente - retour au plan : retour au sommaire - section suivante : page suivante Sélectionnez le partenaire adéquat et cliquer sur le rectangle pour faire apparaître toutes les données de l organisme. MAJ 04 septembre Inscrivez ici le nombre de bénéficiaires sans les accompagnateurs rattachés à l organisme d envoi.

13 VOUS AVEZ SAISI UN RAPPORT INTERMEDIAIRE Vous visualisez tous les organismes d envoi que vous soyez un projet individuel un regroupement d établissements d envoi Ces organismes ont été mentionnés lors de votre candidature ou dans votre rapport intermédiaire. Sélectionnez le nom pour faire apparaître les données et les compléter si nécessaire. Vous trouverez le même schéma pour les onglets «Accueil» et «Autres» Cliquer sur le menu déroulant pour faire apparaître vos organismes ATTENTION : vous devez retrouver le même nombre de bénéficiaires en Envoi et en Accueil. Vous voulez modifier votre ligne suite à une erreur, relire ou rajouter des informations : cliquer sur sur la ligne correspondante et pour sauvegarder MAJ 04 septembre

14 : permet de sauvegarder les modifications apportées : permet d annuler les modifications OBLIGATION de saisir le contact pour vos demandes EUROPASS MOBILITE : permet de SUPPRIMER la ligne Cliquez dans l ardoise si vous voulez modifier votre saisie Cliquez sur la croix jaune pour enregistrer votre saisie et pour faire apparaître une autre ligne MAJ 04 septembre

15 c/ Compléter la section «3. Informations sur les bénéficiaires» EN MEME TEMPS QUE VOUS SAISISSEZ LE NOM DE VOS BENEFICIAIRES, VOUS POURREZ FAIRE VOTRE DEMANDE EUROPASS MOBILITE L onglet «Infos générales» : Ne pas oublier de remplir les 2 autres onglets Cliquez sur le menu déroulant pour la civilité. Remplir les coordonnées du bénéficiaire Cochez la case EUROPASS C est la région d origine du bénéficiaire. Toutes les nationalités peuvent être prises en charge par le programme Léonardo Mobilité ATTENTION : Au dessus de 7 bénéficiaires saisis, vous générez une deuxième page et ainsi de suite Vous constaterez une nouvelle pagination : 1,2 MAJ 04 septembre

16 POUR LES RAPPORTS FINAUX 24 MOIS : Possibilité d importer les données de votre rapport intermédiaire Vous pouvez rappeler la liste des participants saisis au rapport intermédiaire en cliquant sur le menu déroulant. Positionnez-vous sur le bénéficiaire souhaité. Cliquez sur «Sélectionnez un participant» pour faire apparaître toutes ces données. Puis, cliquez sur le en fin de ligne. Pour continuer la saisie, cliquez sur «saisissez un nouveau bénéficiaire». MAJ 04 septembre

17 Vous devez saisir ici uniquement les données concernant l identité et les coordonnées des bénéficiaires : Saisissez ici le nom du tuteur de l organisme d accueil Une fois votre bénéficiaire saisi, vous visualisez devant le nom du bénéficiaire un point : votre demande Europass Mobilité a bien été enregistrée. Vous pouvez continuer votre saisie en utilisant la même procédure. Remplissez tous les champs, ils sont indispensables pour délivrer l EUROPASS MOBILITE RAPPEL : renseigner le partenariat (organisme d envoi et organisme d accueil) : page 14 à 17 renseigner les informations concernant les bénéficiaires (civilité, ) cocher «Europass Mobilité» et saisissez le nom du tuteur du bénéficiaire (dans l organisme d envoi et dans l organisme d accueil) MAJ 04 septembre

18 Cas de Force Majeure : A titre indicatif, pourront être retenus comme motifs valables et sérieux (dûment justifiés) : la longue maladie, une proposition d emploi, des raisons familiales graves. N oubliez pas de joindre les justificatifs nécessaires à sa prise en charge lors de l envoi du rapport final. A compter de 2007, le participant devra être comptabilisé dans le nombre de participants envoyés IV.1. Liste des organismes d envoi Français. Si le placement a été interrompu en cours de séjour : Enregistrez dans ONGLET ACCUEIL Liste définitive des organismes d Accueil II.2, l entreprise qui a reçu le participant. Si le problème est intervenu avant le départ et que l entreprise n a pas été définie : Créez une ligne «entreprise X» et rattacher le participant dans l onglet Mobilité à cette entreprise. Cliquer sur Cas de force majeure : sélectionner ce qui correspond : Pb familiaux ou Pb de santé ou Autre Raison : expliquer MAJ 04 septembre

19 Dans tableau liste des participants, une fenêtre de recherche est à votre disposition. Ce qui vous permet de faire une recherche rapide pour trouver le nom d'un participant : Tapez le nom du participant et cliquez sur le V pour que le résultat s affiche Pour faire réapparaitre la liste complète des participants Vous devez cliquer de nouveau sur V. Vous pouvez également faire une recherche avec tous les noms commençant par CH. Vous écrivez dans l'encadré : CH* (étoile) et cliquez sur V et le résultat apparaît. Cliquez de nouveau sur le V pour faire réapparaitre toute la liste des participants. RAPPEL : Pour les doubles mobilités, vous devez cocher la double mobilité et renseigner les dates de stage.de plus, il vous faudra renseigner le partenaire d'accueil pour la deuxième période de mobilité. MAJ 04 septembre

20 L onglet «Mobilité» : vous allez maintenant renseigner des données plus précises concernant le bénéficiaire (âge, niveau scolaire ), les dates de stage, la durée RAPPEL : Servez-vous des menus déroulant pour faire apparaître les données Les données saisies dans l onglet précédent sont reprises. Cliquez sur pour compléter les informations manquantes En cliquant sur EUROPASS MOBILITE une ligne tuteur apparaît, obligatoire à votre demande EUROPASS MOBILITE Vous trouverez le type de reconnaissance sur la liste des codes dans «TYPE DE VALIDATION OU D ACREDITATION» TOUS LES CHAMPS OBLIGATOIRES ONT ETE SAISIS. VOUS DEVEZ VISUALISER VOTRE ECRAN A L IDENTIQUE Remplissez tous les champs, ils sont indispensables pour valider le rapport et délivrer l EUROPASS MOBILITE Une fois vos dates saisies ainsi que toutes les autres données, le calcul de nombre de semaines sera automatique. Pour cela, valider votre ligne avec l icône vert. En recliquant sur votre ligne, vous constaterez que la durée est calculée. Langue 1 : correspond à la langue parlée par le bénéficiaire dans le pays d accueil. Langue 2 : correspond à une deuxième langue utilisée en complément de la première. Exemple : un bénéficiaire partant en Pologne va utiliser en première langue 1 : l anglais Il aura en langue 2 : le polonais MAJ 04 septembre

21 L onglet «Accompagnateurs» : NE REMPLIR QUE SI VOUS AVEZ DES ACCOMPAGNATEURS SUR VOTRE CONTRAT Cliquez sur pour modifier vos données Cliquez pour ajouter une ligne et enregistrer votre saisie Voici comment apparaît votre saisie Une fois les dates de début et de fin de stages saisies. Cliquez sur la croix jaune pour faire apparaître la durée de séjour. Le calcul de la durée de séjour est automatique APPEL : l accompagnateur doit rester toute la durée du stage avec les bénéficiaires. Si ce n est pas le cas nous ne prendrons en charge qu un seul Aller/Retour. La totalité du séjour pour les 2 accompagnateurs sera pris en charge par Leonardo.. Exemple : Vous avez 1 accompagnateur qui doit rester 6 semaines sur place comme indiqué sur votre contrat. Pour diverses raisons il ne peut effectuer toute sa mobilité avec les bénéficiaires : Vous faites partir 2 accompagnateurs 3 semaines chacun Nous prendrons en charge 1 seul Aller-retour mais la totalité des frais de séjours Vous faites partir 1 accompagnateur mais pas sur toute la durée prévue au contrat (moins de 6 semaines) Toutes ces dépenses seront inéligibles (à imputer en frais de gestion) MAJ 04 septembre

22 d/ Compléter la section «4. Tableaux financiers» Rapport Final 2007 : Modification des tableaux financiers - POUR LES PARTICIPANTS : Coût mobilité = Financement LDV (Leonardo Da Vinci). - FONDS PROPRES : apport financier de l organisme et des partenaires - AUTRES : cofinancement LE BUDGET LEONARDO (4 ème onglet) REPREND TOUS LES MONTANTS QUE VOUS AVEZ NOTES DANS LES PAGES PRECEDENTES sauf pour les FONDS PROPRES et FONDS AUTRES. ATTENTION : Pour les montants financiers, utilisez la virgule du clavier orthographe MAJ 04 septembre

23 : permet de sauvegarder les modifications apportées : permet d annuler les modifications permet de modifier la ligne DES QUE VOS MONTANTS SERONT SAISIS, CLIQUER SUR L ICONE : LES CALCULS SE FERONT AUTOMATIQUEMENT MAJ 04 septembre

24 Son stage est bien terminé Indiquez le montant des dépenses financées uniquement par Leonardo Indiquez les montants (si vous en avez) de votre organisme et de vos partenaires Cliquez sur «PPLC» Le bénéficiaire a bien fait l objet d une PPLC MAJ 04 septembre

25 Dépense totale : Ce sont les fonds propres + le (les) co-financement (s) Uniquement les montants pris en charge par Leonardo Indiquez bien le nom des organismes ou le type des dépenses engagées. MAJ 04 septembre

26 Vous devez vousmême inscrire les montants concernant vos frais de gestion L onglet BUDGET TOTAL Tableaux financiers : Vous devez ventiler vos dépenses de fonds propres et les inscrire vous-même Idem pour les montants concernant les cofinancements Le financement Leonardo reprend les montants que vous avez inscrits dans les onglets précédents. Ne pas oublier d enregistrer ATTENTION : vous devez saisir vous-même les frais de «Gestion et contrôle» dans la colonne «Financement Leonardo Da Vinci» ainsi que dans les colonnes «Fonds propres «et «Autres» et ventiler ces dépenses. Vous devez procéder de la même manière pour les 2 types de financements que sont la mobilité et la Préparation Pédagogique Linguistique et culturelle. Une fois la ventilation financière saisie, la colonne «Dépenses totales ensemble de projet» prendra en compte tous les montants. MAJ 04 septembre

27 7/ IMPRIMER UNE VERSION BROUILLON ET SOUMETTRE VOTRE RAPPORT Cliquez sur «imprimer» pour vérifier ou relire vos pages. ATTENTION : ce document est uniquement un brouillon et ne doit pas être envoyé à l agence. Cliquez sur «soumettre», une fois votre rapport final/intermédiaire clôturé. Cliquez «sur soumission des demandes EUROPASS MOBILITE ATTENTION : Dès que vous soumettez votre rapport final/intermédiaire vous ne pouvez plus le modifier. VOUS VENEZ DE CLIQUER POUR SOUMETTRE LES DEMANDES EUROPASS SOIT DANS VOTRE R. INTERMEDIAIRE DANS VOTRE RAPPORT FINAL MAJ 04 septembre

28 DES LA SOUMISSION DE VOTRE RAPPORT VEUILLEZ CONTACTER VOTRE GESTIONNAIRE FINANCIER POUR L ENVOI DEFINITIF EN FORMAT PDF : Pour le rapport intermédiaire 1 original et 1 copie Pour le rapport final exemplaires (1 original et 1 copie), 100 % des attestations de présence et 10% des contrats de mobilité (conventions de stages avec plan de travail) et 10% des rapports de placements. Les attestations de présence doivent comporter au minimum les informations suivantes : Coordonnées de l'entreprise d'accueil en en-tête Nom du participant Période de stage Signature de l'entreprise d'accueil (avec cachet s'il existe) Signature du bénéficiaire Un modèle de contrat de mobilité est à votre disposition sur Ulysse en téléchargement (Annexe contractuelles Leonardo Mobilité Annexe III) Deux modèles de rapport de placement sont à votre disposition sur Ulysse en téléchargement (Annexe contractuelles Leonardo Mobilité Annexe IV) qui remplace RAP4LEO (indisponible à ce jour) Public FPI/PMT Public PROEFP MAJ 04 septembre

29 8/ CONFIRMER VOS DEMANDES D EUROPASS MOBILITE Cliquez sur chaque rond bleu pour valider vos demandes en cliquant sur «Valider les demandes». Vos demandes sont alors soumises auprès du Centre Nationale Europass. «Rond Bleu» : en attente de soumission par l organisme «V orange» : demandes non validées par l organisme «V vert» : demande soumise par l organisme Votre demande d EUROPASS MOBILITE est seulement EN ATTENTE DE SOUMISSION POUR LA CONFIRMER cliquez sur le rond bleu. Les cases deviennent. Cliquer sur «valider les demandes». Votre demande est alors SOUMISE. Lorsqu il n y a plus d icône en face du bénéficiaire, c est que la demande a été validée et traitée par le Centre national Europass. Vous recevez ensuite un mail pour vous signaler que les EUROPASS MOBILITE demandés sont disponibles dans votre espace utilisateur. Téléchargez vos EUROPASS MOBILITE pré-renseignés et numérotés au format WORD dans la partie «Europass/Téléchargement EM». Vous recevez en suivant sans aucune démarche particulière par courrier les Portfolios Europass. MAJ 04 septembre

30 MAJ 04 septembre

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