Siège social : 17 bis avenue de la Puisaye AUXERRE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 10 JUIN 2015 PROCES VERBAL DE DELIBERATION

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1 Siège social : 17 bis avenue de la Puisaye AUXERRE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 10 JUIN 2015 PROCES VERBAL DE DELIBERATION Conformément au titre 6 des Statuts, les adhérents de l Association Interentreprises pour la Santé au Travail de l Yonne se sont réunis en Assemblée Générale Ordinaire le 10 juin 2015, à 17 heures, à la Maison de l entreprise Anifop, 6 route de Monéteau à Auxerre, sur invitation du Conseil d Administration. L Assemblée est présidée par Monsieur Francis LEFÈVRE, Président. Le Président souhaite la bienvenue aux adhérents et aux membres du Conseil d Administration et de la Commission de Contrôle présents. Il rappelle que l Assemblée Générale du Service est composée des membres adhérents (à jour de leurs cotisations), c est-à-dire des entreprises, collectivités, associations bénéficiant de ses services, ou de leurs représentants. Monsieur LEFÈVRE présente à ses côtés Monsieur Bernard THÉVENON, Trésorier, Monsieur Marc GUÉGAN, Directeur et Monsieur Christophe PLONKA, Expert-comptable. Monsieur Eric MORIZE, Commissaire aux Comptes, rejoindra également l Assemblée Générale. Monsieur LEFÈVRE accueille en tant qu invités les membres du Conseil d Administration représentants des salariés, qui sont désignés par les organisations syndicales. Les invités ne participent pas aux votes. Le Président invite ensuite les adhérents présents à signer la feuille de présence et à remettre les pouvoirs éventuels, afin de pouvoir procéder au décompte des adhérents présents et représentés. 199 adhérents, disposant de 312 voix sont présents ou représentés. L Assemblée peut donc prendre toute décision utile conformément aux statuts. Ordre du jour Monsieur LEFÈVRE rappelle tout d abord que l AIST89 est une association Loi 1901 à but non lucratif. Elle est financée par les cotisations des employeurs adhérents. Ceux-ci lui donnent mandat pour remplir une partie de leurs obligations concernant la santé au travail comme cela est prévu par le Code du travail. L AIST89 est administrée par un conseil d administration paritaire, c est-à-dire composé à 50% de représentants des employeurs et à 50 % de représentants des salariés des entreprises adhérentes. Le Président est un employeur et dispose d une voix prépondérante. Le trésorier est un salarié.

2 La mission des services de santé au travail est d éviter toute altération de la santé des salariés du fait de leur travail. A ce titre, l AIST89 a une mission de conseil des employeurs, des salariés et de leurs représentants. L activité de l AIST89 est assurée par une équipe pluridisciplinaire dont font notamment partie les médecins du travail. Ceux-ci sont les interlocuteurs de référence des entreprises pour la prévention des risques et le suivi médical des salariés. L'AIST89 est compétente pour toutes les professions sauf pour le secteur agricole. Sa compétence géographique concerne le département de l'yonne, pour les bassins d'emploi d'auxerre, Avallon, Migennes, Saint-Florentin, Tonnerre et la Puisaye. Puis Monsieur LEFÈVRE rappelle les deux points à l ordre du jour : Les solutions internet pour les adhérents de l AIST89, la partie statutaire, concernant le rapport d activité et les comptes. Le Président souligne que le Conseil d Administration a souhaité que l Assemblée Générale soit une occasion d échanger et de développer la relation entre l association et ses adhérents. Aussi toute la place nécessaire est laissée aux échanges. L examen des points à l ordre du jour est ensuite engagé. 2 1 Les solutions internet pour les adhérents de l AIST89 Monsieur LEFÈVRE rappelle que l AIST89 dispose maintenant d une offre internet complète : Le site web compte actuellement plus de visites chaque mois, sur PC, tablette ou smartphone, La communication dématérialisée s est largement développée entre les services des adhérents et ceux de l AIST89, Sur l Espace Adhérent, chaque établissement peut accéder à son espace personnel, pour le suivi des effectifs et pour la gestion administrative et financière, Objectif DU est à la disposition des adhérents depuis plus de 2 ans pour la réalisation et l'actualisation du Document Unique d'évaluation des risques professionnels, Enfin, les entreprises de travail temporaire vont très prochainement recevoir leur code d accès au portail leur permettant de connaître les aptitudes éventuelles d un salarié. Le développement de ces services représente un investissement important, mais cela répond à une attente. En 2012, l AIST89 avait réalisé une enquête auprès de ses adhérents pour mieux connaître leur perception, leurs attentes et leurs propositions vis-à-vis de l AIST89. Concernant la communication, la demande était nettement en faveur de son développement, notamment avec l utilisation des technologies disponibles. En clair, les adhérents incitaient l AIST89 à se moderniser. C est ce que l AIST89 a fait, avec un rythme assez soutenu de mise en place des solutions proposées. A priori, ces services répondent aux attentes, même si naturellement, il reste un travail d information à accomplir et si certains bugs mineurs sont encore à corriger. Monsieur LEFÈVRE passe la parole à Monsieur GUÉGAN afin de passer en revue les solutions internet proposées par l AIST89. Celui-ci présente tout d abord l organisation du système d information de l AIST89, puis les nouveautés du site ainsi qu un rappel sur Objectif DU et les principales fonctionnalités du portail adhérent et du portail intérimaire. A l occasion de cette présentation, les précisions nécessaires sont apportées concernant les échanges d information, la confidentialité et l intérêt pour la communication entre les adhérents et l AIST89 que présentent les solutions internet développées. Puis Monsieur LEFÈVRE propose à l Assemblée Générale de passer à l examen des autres points point de l ordre du jour.

3 2 Adoption des comptes 2014 Monsieur LEFÈVRE précise que les comptes et le résultat de l année 2014 sont conformes dans leur ensemble au budget prévisionnel. Ceci résulte d une gestion prudente qui est nécessaire du fait de la situation économique. Le Président invite ensuite Monsieur THÉVENON, Trésorier de l AIST89, et Monsieur PLONKA, Expert-comptable à présenter les comptes et le rapport financier 2014, en vue de leur adoption par l Assemblée Générale. Monsieur THÉVENON présente les comptes et donne lecture du rapport financier. Lors de la discussion, Monsieur SAINT-ANTONIN, représentant des employeurs à la Commission de Contrôle de l AIST89, souhaite avoir des précisions concernant l augmentation en 2014 des frais de fonctionnement. Monsieur PLONKA indique que le premier poste d augmentation concerne un versement sur un contrat d indemnités de fin de carrière permettant de provisionner les sommes qui sont à verser lors des départs en retraite de collaborateurs. Monsieur THÉVENON détaille les postes d honoraires qui ont augmenté en 2014 : il s agit de ceux consacrés au recrutement de médecins du travail et à l organisation d entretiens avec une assistante sociale pour les salariés des entreprises adhérentes, ainsi que les honoraires des avocats qui ont conseillé l AIST89 pour l obtention de son agrément. Sur ce dernier point, Monsieur LEFÈVRE rappelle l importance de l agrément obtenu en 2014 et en particulier des dérogations qu il comporte. Ceci est un facteur important de sécurité juridique pour les entreprises adhérentes. A l issue de ces échanges, l Assemblée Générale adopte à l'unanimité les comptes et le rapport financier de l année Budget prévisionnel 2015 Le Président indique que le budget a été préparé au dernier trimestre 2014 et a été approuvé à l unanimité par le Conseil d Administration en décembre Il a ensuite fait l objet d un examen avant l Assemblée générale afin de déterminer si la préparation d un budget modificatif était nécessaire. Mais ceci ne se justifiait pas. Les incertitudes concernant la situation économique conduisent à conserver une certaine prudence au niveau budgétaire, que ce soit au niveau du chiffre d affaires ou des charges. Puis Monsieur LEFÈVRE passe la parole à Monsieur PLONKA, Expert-comptable, pour la présentation du budget prévisionnel Monsieur PLONKA précise en particulier les éléments pris en compte pour la préparation du budget 2015 : revalorisation des minimums de cotisation et des forfaits en fonction du plafond de la sécurité sociale, compensation de la réduction probable des effectifs des entreprises adhérentes par des conventions signées avec la fonction publique, produits de la location de l immeuble de la place Saint-Eusèbe à Auxerre, diminution des frais de transport liés aux centres mobiles, prise en compte de l hébergement des portails internet, recrutement et formation de médecins du travail, renouvellement ou mise à niveau de certains matériels médicaux, amélioration de l équipement en impression, réfection du mur des garages à Auxerre et aménagement éventuel de certains bureaux. Puis l Assemblée Générale adopte à l unanimité le budget prévisionnel de l année Cotisations pour 2015 Monsieur LEFÈVRE rappelle que les taux de cotisation sont fixés par le Conseil d Administration, puis ratifiés par l Assemblée Générale. Il indique que les taux de cotisation en 2015 sont inchangés par rapport à 2014 et que les minimums de cotisation et les forfaits évoluent avec le plafond de la sécurité sociale. Il souligne que l AIST89 s attache à maintenir des tarifs de cotisation abordables, et ce n est que depuis deux

4 ans que les minimums de cotisation évoluent avec le plafond de la sécurité sociale, après plus de dix ans sans augmentation. Puis il passe la parole à Monsieur GUÉGAN pour présenter les taux de cotisation retenus pour le budget Il est donc proposé à l Assemblée Générale les tarifs suivants pour 2015 : Droit d inscription de 15,41 HT par salarié (lors de l adhésion). 4 Taux de 0,33% HT et de 0,35% HT de la masse salariale plafonnée : o 0,33% pour les entreprises mettant à disposition une infirmerie et un personnel infirmier, o 0,35% pour les autres entreprises. Minimum de cotisation de 3,34 HT par personne et par mois, soit 40,08 HT par an : o pour les salariés à temps complet, o pour les salariés à temps partiel, o pour les salariés sous contrat divers. Tarif forfaitaire mensuel de 3,34 HT par personne et par mois, soit 40,08 HT par an : o pour les apprentis de moins de 18 ans. Pour les Entreprises de Travail Temporaire, tarif forfaitaire de 41,65 HT par salarié convoqué, présenté ou non à la visite médicale. Formation des sauveteurs-secouristes du travail : o Formation initiale : par stagiaire : 210 HT / par groupe : HT o Maintien et actualisation des compétences : par stagiaire : 78 HT / par groupe : 418 HT Monsieur LEFÈVRE propose alors de ratifier les taux de cotisations pour l année 2015 fixés par le Conseil d Administration. L Assemblée Générale ratifie à l'unanimité les taux de cotisations pour 2015 fixés par le Conseil d Administration. 6 Rapport du Commissaires aux Comptes Le Président indique que Monsieur MORIZE va donner lecture de son rapport en tant que Commissaire aux Comptes. Monsieur MORIZE présente alors son rapport, rappelle les diligences effectuées et indique qu il certifie sans réserve les comptes de l exercice Agrément de l AIST89, rapport d activité 2014 et projet d activité 2015 Monsieur LEFÈVRE précise que le rapport d activité est préparé notamment à partir des rapports d activité des médecins du travail. Il rappelle également qu un rapport concernant l organisation et le fonctionnement a également été remis aux participants à l Assemblée Générale, et invite ceux-ci à faire part des questions particulières qu ils auraient par rapport à ce document. Le Président souhaite préalablement revenir sur l agrément que l AIST89 a obtenu en 2014 de la part de la DIRECCTE. Les adhérents ont été informés en novembre 2014 que l AIST89 avait obtenu le renouvellement de son agrément. Celui-ci accorde en particulier un certain nombre de dispositions dérogatoires au code du travail que l AIST89 avait proposées. Ceci est très positif, car cette décision d agrément pragmatique de la DIRECCTE apporte une sécurité juridique aux adhérents de l AIST89.

5 Il y a en effet un écart grandissant entre les prescriptions réglementaires et les moyens dont peut disposer l AIST89, notamment en effectif de médecins du travail. Et sur ce plan, la situation de l AIST89 n est pas pire que celle de la plupart des autres services de santé au travail. Ceci nécessitait des réponses des pouvoirs publics. La Loi adoptée en 2011 a apporté plusieurs éléments de réponse très positifs, dont la possibilité de dérogations dans le cadre des agréments. Mais les décrets pris en application de la Loi ont maintenu un certain nombre de prescriptions concrètement impossibles à respecter. L agrément de l AIST89 a compensé en partie cet écart. Certains adhérents l ont peut-être remarqué, cet agrément a d ailleurs anticipé un certain nombre de dispositions prévues au niveau des mesures de simplification, dont une présentation se trouve dans le dossier mis à la disposition des participants à l Assemblée Générale. Pour le Président, le renouvellement de l agrément de l AIST89 montre que l on peut résoudre les problèmes, même si cela demande parfois un peu de fermeté ou de ténacité. L AIST89 souhaite continuer à être un partenaire constructif pour trouver des solutions réalistes et adaptées, permettant de continuer à œuvrer pour la santé au travail des salariés des entreprises adhérentes. Le Président indique que Monsieur GUÉGAN va maintenant présenter un court diaporama reprenant des extraits du rapport d activité et un point sur les principaux projets de l AIST89. Ce diaporama met en évidence les principales données chiffrées concernant l activité de l équipe pluridisciplinaire de santé au travail en 2014 : La répartition par taille et les effectifs des entreprises adhérentes, Les Médecins du Travail, les entretiens médico-professionnels, les actions en milieu de travail, Les salariés inaptes, le service social, La prévention des risques professionnels dans le cadre de la Pluridisciplinarité, les sensibilisations. Objectif DU, le site web et les réunions collectives. Puis après cette présentation, Monsieur LEFÈVRE propose de passer au point suivant de l ordre du jour. 5 8 Renouvellement partiel du Conseil d Administration Le Président rappelle que le Conseil d Administration de l AIST89 est composé de 18 membres, dont 9 sont des représentants des employeurs élus tous les 4 ans par l Assemblée Générale. Entre 2 élections, il arrive que certains administrateurs quittent le Conseil d Administration, par exemple en cas de retraite ou d évolution professionnelle. Dans ce cas, les statuts prévoient que le Conseil d Administration pourvoit provisoirement à leur remplacement et qu il est procédé à leur remplacement définitif par la prochaine assemblée générale. Trois membres du Conseil d Administration représentants des employeurs ont quitté leur fonction. Le Conseil d Administration a donc récemment coopté trois nouveaux représentants d employeurs. Il s agit de : Madame Florence ROBLET, DRH de l entreprise DAVEY-BICKFORD, à Héry, Monsieur Olivier MARQUIS, gérant de la société JEAN MARQUIS, à Tanlay, Monsieur Guillaume MARY, PDG des établissements HENRI HAMELIN, à Monéteau. Le Président indique qu il revient à l Assemblée Générale de ratifier ces changements et demande aux participants à l Assemblée Générale s ils souhaitent des précisions. Un adhérent souhaite savoir comment sont recrutés les candidats pour le Conseil d Administration. Monsieur LEFÈVRE indique que la recherche de candidats, puis l implication effective des administrateurs dans le Conseil d Administration demandent de la mobilisation. Jusqu à présent, la problématique a plutôt été la difficulté à assurer le renouvellement du Conseil

6 d Administration et une participation régulière aux réunions. Par ailleurs, il est souhaitable que les différents employeurs membres du Conseil d Administration soient représentatifs des entreprises adhérentes, sur le plan des secteurs d activité, de la taille ou sur le plan géographique. Monsieur SAINT-ANTONIN, représentant des employeurs à la Commission de Contrôle de l AIST89, estime que les modalités d intégration au Conseil d Administration pourraient être plus transparentes. Monsieur LEFÈVRE estime positif l intérêt des employeurs adhérents concernant la responsabilité que représente l implication dans le Conseil d Administration de l AIST89. Il propose que l information concernant la recherche d administrateurs soit relayée sur le site web de l AIST89. Le Président propose ensuite à l Assemblée Générale de donner son accord pour la désignation des 3 nouveaux membres du Conseil d Administration de l AIST89. A l unanimité moins une abstention, l Assemblée Générale confirme l élection de Madame ROBLET, Monsieur MARQUIS et Monsieur MARY en tant que membres du Conseil d Administration de l AIST89. 6 Puis, en l absence de questions diverses, Monsieur LEFÈVRE remercie les participants à l Assemblée Générale et, toutes les questions ayant été traitées, déclare la séance levée. Il propose aux adhérents de se retrouver à l extérieur de la salle pour un cocktail permettant de continuer les échanges. Le Président de l AIST89 Francis LEFÈVRE

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