La lettre de votre Expert-comptable Avril 2014

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1 CABINET Marc Emmanuel PAQUET MARTINIQUE COMPTA FINANCE SARL La lettre de votre Expert-comptable Avril 2014 Au sommaire : SOCIAL - Le salarié et la gestion des mails - Jours fériés FISCALITE - Exonération de la plus-value sur la résidence principale DIVERS - Fermeture exceptionnelle du cabinet le 30 mai

2 LE SALARIE ET LA GESTION DES MAILS Contrôler les connexions Internet L employeur peut fixer les conditions et limites de l utilisation d internet par ses salariés. Par exemple, il peut mettre en place des dispositifs de filtrage de sites non autorisés (sites révisionnistes, à caractères pornographique, pédophile, d incitation à la haine raciale, etc.) Il peut également fixer des limites dictées par l exigence de sécurité de l entreprise telles que l interdiction de télécharger des logiciels, de se connecter à un forum ou d utiliser le «chat», ou encore d accéder à une boîte aux lettres personnelle par Internet compte tenu des risques de virus qu un tel accès est susceptible de présenter, etc. Les connexions établies par un salarié sur des sites Internet sont présumées avoir un caractère professionnel dès lors qu elles sont effectuées : - pendant le temps de travail ; - grâce à l ordinateur mis à sa disposition par l employeur pour l exécution de son travail. Conséquence pratique : l employeur peut procéder à un contrôle de ces connexions en l absence du salarié. Accéder aux mails : prudence Contrôle de l utilisation de la messagerie. Des exigences de sécurité, de prévention ou de contrôle de l encombrement du réseau peuvent conduire les entreprises à mettre en place des outils de contrôle de la messagerie. Il peut s agir d outils de mesure de la fréquence, de la taille des messages électroniques, d outils d analyse des pièces jointes (ex. : détection des virus, filtres anti spam destinés à réduire les messages non sollicités, etc.) 2

3 Mails protégés par le secret des correspondances. Le salarié a droit, y compris au temps et au lieu de travail, au respect de l intimité de sa vie privée. Cela implique, en particulier, le secret des correspondances. L employeur ne peut donc pas prendre connaissance des messages personnels émis et reçus par le salarié grâce à un outil informatique mis à sa disposition pour son travail. Cette interdiction est valable même si l employeur a interdit une utilisation non professionnelle de l ordinateur. Accès aux mails personnels via un huissier. Toutefois, l employeur peut demander au juge l intervention d un huissier pour accéder aux données contenues dans l ordinateur qu il a mis à la disposition d un salarié (à savoir : utiliser la procédure prévue par l article 145 du code de procédure civile). Le juge doit alors constater que la mesure qu il ordonne : - procède d un motif légitime (ex. : soupçons d actes de concurrence déloyale), - est nécessaire à la protection des droits de l employeur. Attention, l huissier doit conduire sa mission en présence du salarié. Distinguer les mails personnels des mails professionnels. Un message envoyé ou reçu depuis le poste de travail mis à disposition par l employeur a en principe un caractère professionnel, sauf s il est identifié comme étant personnel. C est au salarié d identifier les messages qui sont personnels, étant précisé que le salarié ne doit pas transformer des messages de nature professionnelle en correspondance «privée». A défaut d une telle identification, les messages sont présumés être professionnels. La nature personnelle d un message peut figurer dans l objet du message ou dans le nom du répertoire dans lequel il est stocké. Conséquences pratiques : Si des mails ne sont pas identifiés par le salarié comme étant personnels et qu ils sont, dans sa messagerie professionnelle, sans signe distinctif, ils peuvent être régulièrement ouverts par l employeur (sauf clause du règlement intérieur restreignant le pouvoir de consultation de l employeur). Par ailleurs, des mails enregistrés dans le disque dur de l ordinateur mis à disposition du salarié par l employeur ne sont pas identifiés comme personnels du seul fait qu ils émanent initialement de la messagerie électronique personnelle du salarié. Enfin, même si l adresse électronique correspondant à la messagerie professionnelle ne comporte pas le nom de l entreprise, celle-ci reste professionnelle. Les mails adressés ou reçus depuis cette messagerie sont donc professionnels quand ils ne sont pas identifiés comme personnels. 3

4 Accéder aux fichiers contenus sur l ordinateur Fichiers professionnels et accès de l employeur. Les dossiers et fichiers présents sur l ordinateur du salarié, ou encore les documents qu il détient dans son bureau, ont un caractère professionnel dès lors qu il ne les a pas identifiés comme personnels. Par conséquent, l employeur a légitimement accès à ces dossiers, fichiers ou documents professionnels, sans qu il soit nécessaire que le salarié concerné soit présent. Autre conséquence de cette règle : un salarié ne peut pas empêcher volontairement son employeur d accéder à son ordinateur (ex. : grâce à un procédé de cryptage). Un tel comportement pourrait même justifier, selon les circonstances, un licenciement pour faute grave. Fichiers personnels protégés sous condition. Au nom du respect de la vie privée, les fichiers identifiés comme personnels par le salarié sur le disque dur de son ordinateur sont, en principe, inviolables. Cette inviolabilité est néanmoins soumise à conditions : l employeur peut en effet accéder à ces fichiers en présence de l intéressé ou après l avoir dûment appelé. Hors cette présence ou cet appel, il ne peut le faire que si un risque ou un événement particulier le justifie (ex. : la découverte de photos érotiques dans un tiroir du bureau d un salarié ne constitue pas un tel risque ou un événement particulier). Distinguer fichiers professionnels fichiers personnels. Sont considérés comme professionnels, les fichiers détenus sur l ordinateur professionnel d un salarié : - quand ni le code d accès à l ordinateur connu des informaticiens de l entreprise et destiné à empêcher l intrusion de personnes étrangères à celle-ci dans le réseau informatique, ni l intitulé des répertoires et, notamment, celui nommé avec le prénom du salarié ne permettent de les identifier comme personnels : - intitulés «essais divers, essais divers B, essais divers restaurés» ; - trouvés dans un répertoire nommé avec les initiales du salarié, lequel comportait un sous-répertoire nommé «personnel» et un sous-répertoire nommé avec le nom de famille de ce salarié ; - quand les fichiers incriminés se trouvaient sur le disque dur de l ordinateur dans un dossier intitulé «mes documents». La dénomination donnée par un salarié au disque dur de son ordinateur professionnel ne peut conférer un caractère personnel à l intégralité des données qu il contient. Ainsi, la dénomination «D:/données personnelles» du disque dur de l ordinateur du salarié ne peut pas lui permettre d utiliser celui-ci à des fins purement privées et en interdire ainsi l accès à l employeur. 4

5 Accéder à une clé USB Dès lors qu une clé USB est connectée à un ordinateur professionnel, elle est accessible à l employeur. Celui-ci peut donc consulter les fichiers qu elle contient quand ceux-ci n ont pas été identifiés comme personnels. Le cas échéant, l employeur peut invoquer les éléments ainsi trouvés à l appui d une sanction. Dans une affaire récente, un employeur a pu licencier un salarié pour faute grave après avoir découvert, sur la clé USB connectée à l ordinateur de l intéressé, des informations confidentielles relatives à l entreprise et des documents personnels de collègues et du dirigeant. Peu importe que ces éléments aient été recueillis en l absence du salarié, puisque, par hypothèse, la clé USB était un outil professionnel (cass. soc. 12 février 2013, n FSPB). Se constituer des preuves Preuve par un courriel L employeur peut s appuyer sur un courriel du salarié pour, par exemple, établir sa faute, à condition de l avoir obtenu de façon licite et loyale. Ce n est pas le cas quand il s appuie sur un courriel que le salarié avait identifié comme personnel puisque, dans cette hypothèse, il y a violation du secret des correspondances. L employeur peut toutefois se prévaloir du contenu d un courriel qui a été porté à sa connaissance par son destinataire. Par ailleurs, des courriels qui ne sont pas identifiés comme étant personnels mais dont le contenu est privé (ex.: la correspondance amoureuse du salarié) ne peuvent pas non plus être produits dans leur intégralité par l employeur devant les juges afin de prouver, par exemple, la volonté de l intéressé de démissionner ou la réalité de ses horaires de travail. Enfin, c est à celui qui conteste l authenticité du courriel de démontrer, par exemple, que l adresse de l expéditeur était erronée ou que la messagerie a été piratée. Preuve via un fichier informatique. Si l employeur entend s appuyer sur des fichiers professionnels présents sur l ordinateur d un salarié pour établir sa faute, les conditions générales de licéité de la preuve évoquées ci-dessus doivent aussi être respectées : - l employeur doit s être procuré ces fichiers par un moyen licite et loyal ; - le salarié en cause doit être identifié comme étant la personne qui a créé ces fichiers. Assurer la sécurité des données personnelles L employeur, en tant que responsable des traitements informatiques, est tenu d assurer la sécurité des données personnelles. À ce titre, il doit notamment veiller à ce que les mots de passe utilisés par les salariés pour accéder à leur ordinateur professionnel garantissent cette sécurité. Tel n est pas le cas de mots de passe trop simples et inchangés pour certains depuis plusieurs années. L entreprise qui ne remplirait pas cette obligation pourrait être condamnée par la CNIL. 5

6 JOURS FERIES Le jeudi 1er mai est obligatoirement chômé pour tous les salariés. Quand il peut être travaillé dans certains secteurs, il doit être payé double. Le lundi 21 avril, les jeudi 8 et 29 mai sont des jours fériés ordinaires, obligatoirement chômés pour les jeunes de moins de 18 ans et généralement chômés pour les autres salariés si la convention collective ou l usage le prévoit. EXONERATION DE LA PLUS-VALUE SUR LA RESIDENCE PRINCIPALE La plus-value réalisée lors de la cession d une résidence principale est totalement exonérée..., sous réserve qu il s agisse bien de votre habitation principale. Malgré les réformes successives de la fiscalité des plusvalues immobilières, la résidence principale reste sanctuarisée et continue de bénéficier d un régime fiscal de faveur. Ainsi, la vente de la résidence principale est exonérée d IR, de prélèvements sociaux et de surtaxe sur les plus- values élevées, quel que soit son montant et la durée de détention du bien. RÉSIDENCE PRINCIPALE AU JOUR DE LA CESSION En principe, le bien cédé doit constituer votre habitation principale au moment de la cession. Cette notion s apprécie comme en matière d impôt sur le revenu et s entend du logement où vous résidez habituellement et effectivement avec les membres de votre foyer fiscal et où se situe le centre de vos intérêts professionnels et matériels. L exonération s étend aux dépendances immédiates et nécessaires de la résidence principale (chambre de bonne sise dans le même immeuble, parking situé 6

7 à moins d un km), y compris si elles sont cédées à un acquéreur différent dès lors que la cession intervient dans le délai d un an. La notion de résidence principale est une question de fait qui s apprécie sous le contrôle du Juge. Elle résulte de la conjonction de plusieurs indices, tels que l inscription sur les listes électorales ou dans un établissement scolaire de la commune, des factures d électricité correspondant à une présence durant la majeure partie de l année, l adresse figurant sur le courrier ou les bulletins de paie... Des indices que le fisc ne manquera pas de vérifier lors d un contrôle fiscal, en particulier en cas de concomitance entre un déménagement et une vente. S installer du Jour au lendemain dans sa résidence secondaire pour bénéficier de l exonération est donc susceptible d attirer l œil du fisc. INFORMATIONS DIVERSES Notre Cabinet sera fermé le vendredi 30 mai 2015 pour cause de récupération partielle d heures effectuées par nos salariés durant la campagne fiscale. Le travail reprendra le lundi 2 juin 2014 dans les conditions habituelles. Cabinet MEP/MCF SARL 7

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