FORMATION DES DIRIGEANTS LIGUE de JUDO JUJITSU ET D.A. des PAYS DE LA LOIRE Préparation olympiade 2012/2016

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1 FORMATION DES DIRIGEANTS LIGUE de JUDO JUJITSU ET D.A. des PAYS DE LA LOIRE Préparation olympiade 2012/2016 Maîtriser les bases de la gestion associative est essentiel pour tous les dirigeants bénévoles souhaitant prendre des responsabilités dans une association sportive : un club, un organisme de proximité (Comité Départemental : Loire Atlantique, Maine et Loire, Mayenne, Sarthe, Vendée), un organisme de gestion et de coordination (Comité Régional : Ligue des Pays de la Loire). Il semble indispensable pour ces dirigeants de pouvoir s adapter aux évolutions de l environnement associatif en général et sportif en particulier, à ses contraintes et à ses opportunités. La formation des individus, qu elle soit initiale ou continue, se présente comme l un de c es investissements indispensables qu il convient de mobiliser afin de permettre l évolution de chacun dans une société en perpétuel mouvement. Le domaine du sport n échappe pas à cette règle et doit se conformer aux logiques de formation des hommes et des femmes pour «professionnaliser» ses structures et développer des activités de qualité adaptées à la réalité sportive et économique, à l environnement médiatique et à la nouvelle demande sociale. Il faut que chacun comprenne et admette que la formation des acteurs du sport associatif, actuels et futurs, est au cœur du développement et de l attractivité de ses activités sportives. C est pourquoi la Ligue des Pays de la Loire, en complément des formations généralistes assurées par les Comités Départementaux Olympiques et Sportifs et le Comité Régional Olympique et Sportif des Pays de la Loire, propose un projet de formation chargé de fédérer autour d objectifs mobilisateurs rendus explicites à l issue d une réflexion collective. Il s appuie sur un programme d éléments clés du fonctionnement associatif, adapté aux particularités et activités de notre système fédéral Judo Jujitsu Kendo et Disciplines Associées.

2 La formation consiste à faire acquérir à des bénévoles, âgés de seize ans au minimum, membres d une association (club ou comité), des connaissances nécessaires pour leur permettre l exercice de responsabilités dans la gestion administrative, financière et humaine d une association, en prenant en compte ses acteurs et son environnement. Ci-après des thèmes pour nourrir la réflexion (déclinés selon des approches différentes), en lien avec nos activités fédérales, nos populations et nos structures : Rôles et missions du dirigeant bénévole RÔLE DU DIRIGEANT Le dirigeant : Fixe des objectifs S entoure d une équipe Représente Négocie Trouve les moyens Répartit les rôles PROFIL DU DIRIGEANT Le dirigeant est un animateur. Les dirigeants doivent prendre en compte de nouvelles responsabilités et de nouvelles méthodes. AVOIR DES OBJECTIFS Pour fixer des objectifs il faut savoir : les classer, les hiérarchiser. Les objectifs doivent être suivis et contrôlés. GERER SON TEMPS Les dirigeants bénévoles manquent de temps. Pour compenser, tout en étant efficace, il faut s organiser, déléguer. Pour être efficace, il faut une discipline personnelle. Il faut planifier, prévoir pour ne pas confondre URGENT et IMPORTANT. TRAVAILLER EN EQUIPE L équipe, c est un rassemblement de compétences complémentaires. Le pouvoir n est pas nécessairement solitaire. ORGANISER-DELEGUER Fixer précisément le rôle de chacun évite bien des ambiguïtés. Quand les équipes sont assez nombreuses, on peut se spécialiser. Au niveau des petites équipes, les dirigeants doivent être polyvalents. Cela n enlève en rien la nécessité de s organiser et planifier. REPARTIR LES TÂCHES Il est utile de s entourer de gens capables d être responsables, donc autonomes. A charge pour le dirigeant de suivre et de contrôler. INFORMER Le dirigeant est responsable de l information interne. Faire descendre l information est facile. Ce qui est difficile est de la faire remonter. FORMER Aujourd hui, pour continuer à être efficace, le dirigeant doit se former, se tenir au courant

3 Savoirs et savoir-faire du dirigeant bénévole Connaître l association sportive dans l organisation du sport en France Apporter la connaissance de l environnement du système sportif français afin d optimiser le développement et le rayonnement des structures Présenter l organisation du système sportif : Etat, mouvement sportif et collectivités territoriales L organisation du Ministère chargé des Sports et des services déconcentrés La loi de décentralisation et la politique sportive fédérale La présentation du mouvement sportif olympique Le fonctionnement du système fédéral Définir ou revisiter le projet associatif Connaître les éléments clés pour passer de l idée au projet Apprendre à construire ou à faire évoluer un projet en détaillant les différentes composantes du projet Identifier les moyens à mettre en oeuvre et les ressources à mobiliser L adéquation entre l objet de l association et le projet La méthodologie de projet : passer de l idée au projet Les différentes composantes du projet Administration et fonctionnement de l association Connaître les éléments clés de gestion et de développement du bon fonctionnement associatif Donner les repères essentiels pour la bonne gestion d une association Les statuts (les mentions obligatoires) & le règlement intérieur, l adéquation entre le projet de l association et les statuts Les organes directeurs : assemblée générale, comité directeur, exécutif, bureau Les documents de l association La responsabilité de l association et des dirigeants Connaître les responsabilités de l association et de ses dirigeants Apporter les connaissances essentielles en matière de responsabilité et d assurance Appréhender les risques encourus dans le cadre des projets mis en oeuvre Les obligations d assurances La responsabilité civile L assurance des personnes, des infrastructures et des biens La responsabilité pénale Diversifier les financements de l association Connaître les différentes sources de financement pour concrétiser le(s) projet(s) associatif(s) Identifier les financements liés au projet Diversifier le partenariat financier Le projet associatif Les différents types de ressources Les partenaires financiers publics Les partenaires financiers privés Articulation entre financements privés, ressources propres et financements publics

4 Découvrir la comptabilité de l association Connaître et respecter les obligations comptables de l association Comprendre l organisation comptable simple d une association Le rôle du trésorier Le B.A. BA de la comptabilité Le plan de trésorerie La constitution des documents de synthèse : compte de résultat, bilan, budget prévisionnel S initier à la fiscalité de l association Connaître les obligations essentielles de la fiscalité des associations Permettre aux dirigeants associatifs de déterminer le régime fiscal de leur association et de mettre en oeuvre les réorganisations nécessaires Les différents impôts commerciaux Le régime fiscal des associations Réglementation des Activités Physiques et Sportives Connaître les sources du droit du sport et le cadre réglementaire de la pratique sportive en France Comprendre le fondement et l articulation du code du sport Les obligations déclaratives Les diplômes L hygiène et la sécurité Les assurances L affichage S initier à la communication Apporter des connaissances méthodologiques pour mettre en oeuvre une stratégie de communication efficace Doter les associations d outils de communication efficaces La communication interne, stratégie et enjeux La communication externe : les règles de construction du plan de communication Les principaux outils en matière de communication externe Appréhender le rôle et la fonction du Président Apporter des connaissances nécessaires à la compréhension du rôle de dirigeant associatif, en «zoomant» particulièrement sur la fonction du Président Doter les dirigeants d outils de gestion associative Le rôle du Président La responsabilité des dirigeants Les tâches administratives & financières La gestion des bénévoles Le management des salariés Appréhender le rôle et la fonction du Trésorier Apporter des connaissances nécessaires à la compréhension du rôle de dirigeant associatif, en «zoomant» particulièrement sur la fonction du Trésorier Doter les dirigeants d outils de gestion associative Le rôle du trésorier La responsabilité financière La gestion prévisionnelle La comptabilité & la trésorerie La constitution des documents de synthèse pour l Assemblée Générale

5 Appréhender le rôle et la fonction du Secrétaire Apporter des connaissances nécessaires à la compréhension du rôle de dirigeant associatif, en «zoomant» particulièrement sur la fonction du Secrétaire Général Doter les dirigeants d outils de gestion associative Le rôle du secrétaire La responsabilité des dirigeants Les organes directeurs Les procès-verbaux & registre spécial Les tâches administratives Appréhender le rôle et la fonction du Responsable de commission Apporter des connaissances nécessaires à la compréhension du rôle de dirigeant associatif, en «zoomant» particulièrement sur la fonction du Responsable de commission Doter les dirigeants d outils de gestion associative Le rôle du responsable de commission La responsabilité des dirigeants Les tâches liées à la commission Les connaissances techniques et réglementaires Liens avec une équipe technique Appréhender le rôle et la fonction du Chargé de mission Apporter des connaissances nécessaires à la compréhension du rôle de dirigeant associatif, en «zoomant» particulièrement sur la fonction du Chargé de mission Doter les dirigeants d outils de gestion associative Le rôle du chargé de mission La légitimité et les limites de responsabilité Les tâches déléguées Les connaissances techniques et réglementaires Liens avec une équipe technique Etre employeur : les bases du droit et des obligations sociales Apporter les connaissances essentielles en droit social pour accompagner la fonction employeur Approfondir ses connaissances en matière de droit social et de gestion des ressources humaines Les sources de droit et la relation de travail : droit et devoir des parties Les formalités liées à l embauche Le choix et la rédaction du contrat de travail L exécution du contrat de travail La Convention Collective Nationale du Sport (CCNS) Présenter les enjeux et les principales caractéristiques de la Convention Collective dans le champ sportif Faciliter l application de cette convention collective Optimiser la gestion des nouvelles classifications et dispositions particulières Le champ d application de la CCNS Les obligations nouvelles Les contrats de travail La classification et la rémunération L organisation du temps de travail

6 Animer et gérer une équipe Connaître les éléments essentiels de la gestion d équipe Mobiliser une équipe autour d objectifs clairs et partagés La planification du processus de recrutement La clarification des missions L organisation du fonctionnement de l équipe Le pilotage et l évaluation La communication interne Savoir diriger un entretien annuel Visualiser l ensemble du dispositif de l entretien annuel, ses implications, ses conséquences Savoir conduire un entretien annuel Identifier les liens avec la GRH et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) Repérer l utilité de l entretien annuel Identifier les points clés de la loi de la formation professionnelle Mettre en place l entretien annuel dans l association Connaître les différentes phases de l entretien professionnel Rendre l évaluation objective et fixer des objectifs Anticiper et gérer un conflit Comprendre la dynamique du conflit Savoir identifier et diagnostiquer un conflit Savoir réguler et sortir du conflit L environnement et la définition du conflit Les différentes méthodes d analyse des conflits La régulation et la sortie du conflit L anticipation des situations de crise Management Le projet associatif : élément fondateur et fédérateur de l association sportive Elaborer un plan de développement de son association sportive par la mise en place d un projet associatif qui réponde aux questions de chacun : quels objectifs, quels moyens et qui fait quoi? Apprendre à définir ou faire évoluer le projet associatif de sa structure Identifier les missions fondamentales d une association dans un champ précis de compétences au service d un public cible Décrire de manière concise et intelligible le contenu du projet autour duquel tout le monde se rassemble Identifier les moyens à mettre en oeuvre et les ressources à mobiliser Constituer et animer une équipe Renforcer la complémentarité des compétences du binôme bénévole/salarié pour une plus grande efficacité de la structure. Connaître les implications d une structure associative sur l organisation du travail Comprendre le positionnement du salarié dans l association, vis-à-vis du président et des dirigeants : notion de binôme Connaître les outils d aide à l organisation du travail et ceux relatifs au management des salariés

7 Manager son association sportive Apporter aux participants les règles fondamentales de la conduite d une association notamment en ce qu elles ont de spécifiques par rapport aux entreprises. Ils connaîtront les règles de base permettant de renforcer son management et l efficacité de son organisation. Connaître l environnement sociologique global propre au mode d organisation de l action collective Identifier les moyens méthodologiques de performance de l association : management des ressources humaines, du projet et des organes dirigeants Développer une stratégie claire au service du projet associatif Préparer et conduire une réunion Aborder la problématique de la conduite de réunion en trois temps : préparer / animer et gérer / rendre compte et assurer le suivi. Organiser des réunions de travail à forte valeur ajoutée Fixer des objectifs clairs et valorisants Animer avec conviction et efficacité Gérer le groupe et les individualités Faire face aux perturbations et recadrer Conclure dans les temps et transmettre un compte-rendu pertinent Spécificité du Mouvement sportif français L association sportive dans l organisation du sport en France Connaître et analyser le cadre législatif et réglementaire indispensable à la gestion d une association sportive. Connaître l originalité et les spécificités du système sportif Français (Etat, mouvement sportif, collectivités territoriales) Donner aux participants la connaissance de l environnement législatif, réglementaire et juridique dans lequel ils évoluent leur permettant d être un acteur performant du développement de leurs structures associatives sportives Gestion associative : fonctionnement Administration et fonctionnement de l association sportive Maîtriser les règles entourant la gestion et le développement d une association sportive dans l objectif d optimiser son fonctionnement. Acquérir une bonne vision d ensemble des mécanismes de gestion de la structure associative Maîtriser les notions juridiques et fiscales essentielles pour bien gérer une association sportive Appréhender l incidence des choix effectués au niveau de la structure sur la bonne marche de l association

8 Responsabilités de l association et de ses dirigeants Appréhender les risques liés aux activités menées par son association pour mieux se protéger en tant que dirigeant bénévole. Connaître les règles essentielles en matière de responsabilité et d assurances. Appréhender les risques encourus par l association et ses dirigeants dans le cadre des actions mises en oeuvre Eviter les écueils pour améliorer le fonctionnement de l association dans la réalisation de son projet La gestion du risque par le dirigeant sportif Identifier, en fonction de la nature des activités de l association sportive et des conditions dans lesquelles elles sont exercées, les sources de risque civil, pénal et social. Se préparer pour éviter une crise et/ou en limiter l impact. Maîtriser les règles de base de la responsabilité et les moyens à mettre en oeuvre pour la limiter Se préparer pour éviter une crise et/ou en limiter l impact Gestion associative : emploi La Convention Collective Nationale du Sport Apporter aux participants les connaissances théoriques et techniques leur permettant d appréhender les droits et devoirs d un employeur associatif sportif en précisant la portée et le contenu des dispositions de la convention collective nationale du sport. Optimiser la gestion des nouvelles classifications et dispositions particulières de la convention collective nationale du sport Apporter aux participants des réponses concrètes aux problèmes d application pratique de la convention L association sportive employeur Préparer les dirigeants d associations sportives ayant la responsabilité de recruter, gérer et animer des salariés. Appréhender son rôle d employeur en lien avec les contraintes liées à la CCNS. Etre capable d analyser les besoins de l emploi au service du projet associatif : pourquoi être employeur? Comment respecter les obligations juridiques et conventionnelles d un employeur : comment devenir employeur? Approfondir ses connaissances en matière de gestion des ressources humaines : Relations Employeurs Salariés. Rédiger, modifier et rompre : la vie d un contrat de travail Choisir le contrat le plus adapté aux besoins de l association. Savoir rédiger, modifier ou rompre un contrat conformément aux droits du travail et aux droits conventionnels. Connaître les différents types de contrats prévus par la législation Savoir rédiger un contrat de travail adapté Connaître les obligations en matière de modification d un contrat Appréhender les différentes formes de rupture d un contrat de travail

9 Durée et organisation du temps de travail Appréhender les spécificités de durée et d aménagement du temps de travail en tenant compte des contraintes liées aux activités de votre association. Connaître les obligations de la législation sur le temps travail Analyser le temps de travail de chacun des salariés Connaître les différents outils créés par la convention collective nationale du sport sur l aménagement du temps travail Organiser au mieux le temps de travail dans sa structure L association sportive et l URSSAF Permettre aux participants d acquérir les connaissances suffisantes pour appréhender la législation en matière de protection sociale. Acquérir une meilleure connaissance du rôle et des missions des URSSAF Maîtriser les différents statuts des acteurs de nos associations sportives Maîtriser les différents dispositifs (franchise, forfait,...) Découvrir et maîtriser les outils mis en place par les URSSAF Gestion associative : finance La gestion comptable de mon association sportive Découvrir et maîtriser les obligations essentielles en matière de gestion comptable au regard des besoins spécifiques des associations sportives. Apporter aux participants les connaissances techniques leur permettant d appréhender les particularités du plan comptable associatif pouvant contribuer à une amélioration de l information financière produite De la comptabilité à l information financière Apporter aux participants les connaissances techniques leur permettant d analyser les documents comptables pour conseiller les décideurs et convaincre les financeurs. Analyser les documents de synthèse comptable pour créer des outils nécessaires à la mise en place d indicateurs financiers Pouvoir mesurer l impact financier des décisions stratégiques de l association Identifier, rechercher et justifier des financements publics Apporter aux participants les connaissances méthodologiques et les outils leur permettant de solliciter des financements publics locaux, régionaux et nationaux pour mener à bien les projets de l association sportive. Identifier les principaux financeurs publics concernés par son domaine d action Identifier les lignes budgétaires appropriées, leurs contraintes, leurs exigences Connaître les principales exigences en matière d obligations et contrôles Comment démarcher des partenaires privés : Sponsoring Concevoir une démarche de partenariat à travers le parrainage (sponsoring) pour le développement de son association. Appréhender le monde des entreprises et ses attentes en vue de développer des collaborations durables et de qualité.

10 Identifier les enjeux du développement du parrainage pour votre association et vos parrains Cibler les entreprises en adéquation avec les valeurs et l image de votre association Construire les outils nécessaires à la réalisation du partenariat Comment démarcher des partenaires privés : Mécénat Concevoir une démarche de partenariat à travers le mécénat pour le développement de son association. Appréhender le monde des entreprises et ses attentes en vue de développer des collaborations durables et de qualité. Découvrir les différentes formes de mécénat : le mécénat d entreprise, le mécénat des personnes physiques Maîtriser les avantages et inconvénients de chaque dispositif Construire les outils nécessaires à la réalisation du partenariat Maîtriser la fiscalité associative Les associations profitent d un régime fiscal privilégié. Très encadré, il est fondamental de bien le maîtriser afin d éviter la requalification fiscale qui, quand elle arrive, sonne le glas de l association, dans la plupart des cas. Améliorer les connaissances en matière de régime fiscal des associations et avoir les bons réflexes fiscaux concernant les associations Optimiser les ressources non assujetties ou exonérées. Acquérir ou conserver le statut d organisme d intérêt général Gérer les risques liés à la fiscalisation des subventions Gestion associative : communication Préparer, organiser et exploiter un événement Permettre aux participants d acquérir une méthode simple conduisant à la réussite d un évènement. Organiser un évènement en s appuyant sur un cahier des charges adapté à la structure associative. Utiliser la création ou la relance d un évènement, en appui du projet associatif, pour favoriser le développement de l association sportive Choisir le type d événement approprié, définir les objectifs à atteindre, repérer les techniques à mettre en oeuvre et maîtriser les obligations juridiques et fiscales, enfin créer et respecter un plan de financement Savoir exploiter un événement Développer la communication interne : un impératif aujourd hui Identifier et maîtriser les circuits de l information au sein de sa structure. Améliorer la communication pour favoriser la coopération et la confiance entre les membres de l association. Identifier les finalités de la communication interne, ses principes de base et sa contribution au développement du projet associatif Positionner la communication interne comme un levier de management contribuant à l atteinte des objectifs stratégiques et opérationnels de l organisation Percevoir l importance, les enjeux et les règles de la communication de proximité

11 Communiquer pour se faire entendre, reconnaître et comprendre Apporter aux participants les connaissances méthodologiques et les outils leur permettant d élaborer et mettre en oeuvre une véritable stratégie de communication. Donner aux participants les moyens d élaborer un message spécifique et pertinent ainsi qu une stratégie de communication efficace Celle-ci permettra de positionner l association dans un contexte concurrentiel et de renforcer l adhésion à sa mission d intérêt général et au développement de ses ressources Favoriser la dynamique et la cohésion de groupe Aborder la notion de groupe sportif. Comprendre les notions de dynamique émergente dans le groupe. Identifier les facteurs intervenant sur la cohésion de groupe. Appréhender la place de chacun au sein du groupe (association, pratiquants), son rôle sur la dynamique de groupe Favoriser une meilleure compréhension des enjeux dans les groupes ainsi que les moyens d intervenir sur la cohésion de son groupe Prévention et gestion des conflits Aborder les différents types de prévention de la violence dans l environnement sportif. Identifier les sources de conflits et les moyens d intervenir. Sensibiliser les participants à la connaissance des différentes formes de violence Identifier l existence de signes annonciateurs Favoriser la prise de conscience des ressources et des moyens dont chacun dispose pour intervenir Identifier les moyens de faire face dans l après-coup Gestion associative : informatique Naviguer sur Internet Apporter aux participants les connaissances nécessaires leur permettant d utiliser au mieux un outil de recherche d information et de communication : Internet. Acquérir les compétences pour utiliser son navigateur Web, effectuer des recherches approfondies et gérer ses mails Animer un site web Animer et faire vivre son site Internet pour le rendre vivant et attractif. Maîtriser les techniques d animation d un site Internet efficace

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