DOCUMENT D INFORMATION : GROUPE DE TRAVAIL SUR LE PARTAGE DES COÛTS DES LICENCES

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1 23 septembre 2011 DOCUMENT D INFORMATION : GROUPE DE TRAVAIL SUR LE PARTAGE DES COÛTS DES LICENCES OBJET DE LA DISCUSSION OUVERTE SUR LE PARTAGE DES COÛTS Mobiliser les membres autour de l élaboration d objectifs pour le Groupe de travail sur le partage des coûts des licences, afin de guider le CN dans la préparation de l ébauche du mandat. APPROCHE ACTUELLE DU RCDR EN MATIÈRE DE PARTAGE DES COÛTS DES LICENCES Un modèle de partage des coûts des licences est une philosophie, un ensemble de principes ou une formule par laquelle le coût total d une licence du RCDR est réparti entre les membres. Un ensemble de «premiers principes» de partage des coûts a été élaboré par le Comité de négociation (CN) et le Comité des membres en 2009, en vue de veiller à ce que les accords de partage des coûts garantissent : que chaque membre bénéficie d un meilleur prix avec un accord de licence du RCDR comparativement à ce qu il pourrait obtenir seul; que chaque membre bénéficie d un rabais important et équitable comparativement au prix institutionnel courant; que le CN vise, dans ses négociations avec les fournisseurs, à obtenir à la fois un prix total réduit et une répartition des coûts pour chaque membre qui respecte les premiers principes. Le coût total de la licence d un produit est basé sur le prix négocié par le RCDR auprès du fournisseur. La proposition de prix du fournisseur peut affecter le même prix à chaque membre, mais il peut arriver plus fréquemment qu elle soit fondée sur des facteurs qui distinguent chaque membre (emplacement, taille, langue de l établissement, antécédents d utilisation, dépenses passées, etc.). Les fournisseurs élaborent des modèles de prix en vue d atteindre des objectifs opérationnels, par exemple, en vue d optimiser leur pénétration du marché ou leurs revenus. Quel que soit le modèle de prix du fournisseur, le RCDR négocie dans le but d obtenir la meilleure valeur pour ses membres et de veiller au respect des «premiers principes». En date du 1 er septembre 2011, le RCDR gérait 56 licences. Le prix payé par chaque membre pour le coût total d une licence du RCDR est traité selon trois formules :

2 o o o Aucune application du modèle interne de partage des coûts Le prix payé par le membre est basé sur le prix négocié par le RCDR auprès du fournisseur, dans le respect des premiers principes. Pleine application du modèle interne de partage des coûts : Le prix payé par le membre est basé sur un modèle interne de partage des coûts qui a été appliqué intégralement au prix négocié par le RCDR auprès du fournisseur, dans le respect des premiers principes. Application partielle du modèle interne de partage des coûts : Le prix payé par le membre est basé sur le prix négocié par le RCDR auprès du fournisseur, dans le respect des premiers principes, qui est ensuite modifié par un modèle interne de partage des coûts; OU le prix était basé intégralement sur un modèle interne de partage des coûts, et lors du renouvellement, a été partiellement négocié par le RCDR auprès du fournisseur, dans le respect des premiers principes. Tableau 1 Approche actuelle du RCDR en matière de partage des coûts des licences Approche Définition Exemple Aucune application du modèle interne de partage des coûts Application partielle du modèle interne de partage des coûts Pleine application du modèle interne de partage des coûts Le prix payé par le membre est basé sur le prix négocié par le RCDR auprès du fournisseur, dans le respect des premiers principes. Le prix payé par le membre est basé sur le prix négocié par le RCDR auprès du fournisseur, dans le respect des premiers principes, qui est ensuite modifié par un modèle interne de partage des coûts; OU le prix était basé intégralement sur un modèle interne de partage des coûts, et lors du renouvellement, a été partiellement négocié par le RCDR auprès du fournisseur, dans le respect des premiers principes. Le prix payé par le membre est basé sur un modèle interne de partage des coûts qui a été appliqué intégralement au prix négocié par le RCDR auprès du fournisseur, dans le respect des premiers principes. NRC Research Press, Revues électroniques, Elsevier, ScienceDirect, Gibson Library Connections, La collection des éditeurs canadiens, (ICN) 2

3 APPROCHE HISTORIQUE DU RCDR EN MATIÈRE PARTAGE DES COÛTS DES LICENCES Lorsque le RCDR a entamé ses activités en tant que Projet canadien de licences de site nationales (PCLSN), les coûts des licences étaient partagés en fonction d une affectation de base sur l ensemble des quatre régions que compte le pays. À l occasion de l assemblée générale annuelle de 2005, les membres ont ratifié une résolution approuvant un nouveau modèle de partage des coûts des licences et les principes qui s y rapportent. o Le modèle proposait que 100 % des coûts des licences «de base» soient répartis entre les établissements d après leur pourcentage d éléments de mesure de la recherche du RCDR. Le partage des coûts pour les autres licences consistait en un traitement au cas par cas, utilisant des modèles élaborés par les participants. o Les principes adoptés reflétaient le désir des membres de favoriser une organisation à l échelle nationale, un effectif inclusif pour les établissements de grande comme de petite taille, une œuvre durable et évolutive, et la possibilité pour les membres de prévoir leurs coûts. o Les éléments de mesure de la recherche du RCDR sont fondés sur les ETP étudiants, le nombre d enseignants et le montant du financement pour la recherche, données extraites de Research InfoSource. Les éléments de mesure étaient appliqués à un ensemble de licences de base qui ont été renouvelées en 2004 et en D après un Sondage auprès des membres, ces licences de base ont été dégroupées lors de la période de renouvellement de , afin de donner aux membres une plus grande latitude dans les modalités de participation aux licences. Les modèles de partage des coûts pour chaque licence dégroupée ont été déterminés selon la formule des éléments de mesure de la recherche du RCDR, et modifiés ensuite pour refléter le modèle de prix du fournisseur (négocié par le RCDR), tout en tenant compte des «premiers principes». POURQUOI REVISITER L APPROCHE DU RCDR DU PARTAGE DES COÛTS DES LICENCES? Les décisions en matière de partage de coûts ont été suscitées par les membres, les fournisseurs et/ou des facteurs uniques au contexte individuel de la licence et de son renouvellement. Un certain nombre de facteurs corroborent la nécessité de revoir l approche du RCDR du partage des coûts : o Le fondement des modèles de prix de nombreux fournisseurs correspond au nombre de membres qui payaient ce fournisseur pour des titres ou des bouquets de revues ou en dehors de l accord avec le RCDR. Nombre de ces fournisseurs basaient leurs prix sur le modèle des «dépenses passées» en 3

4 o vue de préserver leurs revenus, lorsque les membres signaient un accord de licence avec le RCDR, annulaient ou n avaient plus besoin de leurs titres ou bouquets de revues. Toutefois, avec le renouvellement des licences du RCDR, la relation entre ce modèle de prix et l intérêt que le membre porte au produit ou à sa capacité de le payer devient plus faible. Les difficultés du partage des coûts autour des droits de la collection Freedom d Elsevier ScienceDirect et de son renouvellement en 2010 soulignent à leur tour cette nécessité d aborder les modèles de partage des coûts à un niveau stratégique et exhaustif. STATUT DU GROUPE DE TRAVAIL SUR LE PARTAGE DES COÛTS En janvier 2011, le Conseil d administration (le Conseil) a demandé au CN d établir un processus visant à traiter les questions de partage des coûts des licences. En avril 2011, le Conseil a discuté autour d un rapport du CN qui recommandait la création d un Groupe de travail sur le partage des coûts selon les critères suivants : o Membres : Un minimum de six membres, dont la sélection s effectue dans le cadre d une vaste campagne d appel de candidatures, avec les discussions et le choix définitif laissés aux soins du CN; présidé par un membre du CN; les membres doivent être représentatifs de l effectif national, respecter la diversité régionale ainsi que la taille des établissements. o Période : Environ 18 mois. o Objectifs : Procéder à une analyse de la conjoncture sur les enjeux dans le cadre d une mobilisation générale; examiner les modèles de partage des coûts à l échelle nationale et internationale; établir et analyser les incidences des changements apportés aux modèles de partage des coûts à l aide d exemples de produits; vérifier les accords de licence du RCDR qui intègrent les principes du partage des coûts; sensibiliser les membres aux difficultés liées à cet enjeu. o Rapports : Établissement régulier de rapports à l intention du Conseil d administration. Un rapport final sera adressé au Conseil pour approbation et comprendra un résumé des conclusions de l analyse de la conjoncture, une analyse, et l engagement des membres, ainsi que des recommandations. Une discussion ouverte aura lieu à l occasion de l AGA du RCDR, le 5 octobre L objet de cette discussion est de mobiliser les membres autour de l élaboration d objectifs pour le Groupe de travail sur le partage des coûts, afin de guider le CN dans la préparation de l ébauche du mandat. 4

5 PROCHAINES ÉTAPES Les membres sont invités à s inscrire à AGA du RCDR de 2011 afin de pouvoir contribuer à la discussion sur le partage des coûts. Cette séance sera traduite en simultané tant pour les membres présents que pour ceux inscrits en ligne. La séance fera l objet d une webémission en direct pour les membres inscrits en ligne. Celle ci sera affichée sur le site Web du RCDR à la suite de l AGA. Les membres inscrits en ligne auront la possibilité de poser des questions et de formuler des commentaires pendant la discussion ouverte, grâce au système «Poser une question» pendant la webémission. Après l AGA, les membres seront de nouveau sollicités autour de discussions sur le partage des coûts, le rassemblement de l information et les prochaines étapes pour le Groupe de travail. L approbation du mandat du Groupe de travail sur le partage des coûts est prévue pour janvier PRÉPARÉ PAR : Le personnel du RCDR CONSULTATIONS : Comité de négociation 5

6 Figure 1 Approche actuelle du RCDR en matière de partage des coûts des licences: Un continuum. Exemples de l approche actuelle du RCDR en matière de partage des coûts des licences: Un continuum Aucune application du modèle interne de partage des coûts Application partielle du modèle interne de partage des coûts Pleine application du modèle interne de partage des coûts NRC Research Press, Revues électroniques, Canadiana.org, Notre mémoire en ligne, Elsevier, ScienceDirect, ProQuest, Periodicals Archive Online (Collections 1 6), CAIRN, Bouquet Général, (ICN) Consortium Érudit, Collection de revues savantes, (ICN) Oxford University Press, Oxford Journals Online, SWETS, Learned Journals Collection, Gibson Library Connections, La collection des éditeurs canadiens, (ICN)