NuPoint Messenger - Guide de l'usager pour le Superset MC 4015/4025/4125

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1 NuPoint Messenger - Guide de l'usager pour le Superset MC 4015/4025/4125

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3 Contents Introduction 2 Accés à votre boîtes vocale 3 Depuis l interieur de l entreprise 3 Depuis l'extérieur de l'entreprise 3 Configuration de votre boîtes vocale 4 Formule d accueil 4 Nom 4 Code d accès 4 Écoute des messages 5 Tout en écoutant un message vocal 6 Après avoir écouté un message vocal ou télécopié 6 Dictée de Messages 7 Pour dicter un message vocal 7 Pour créer un message télécopié (sans voix) 8 Pour créer un message combiné voix/télécopie 9 Options d usager 10 Formules d'accueil, nom et mot de passe 10 Didacticiel d'abonné 11 Listes de distribution 11 Options de programmation des appels 11 Options de transmission de télécopie 12 1

4 Introduction Le système Mitel NuPoint Messenger optimise vos communications. Dorénavant, vous pourrez récupérer vos messages vocaux et télécopiés dans le monde entier à partir de n importe quel téléphone à clavier. VoiceMemo facilite l écoute, l envoi et le transfert de messages vocaux, ansi que la réponse à ces messages. FaxMemo vous permet d envoyer, de recevoir, de transférer et de diffuser des messages télécopiés, d y répondre et d y ajouter des annotations vocales. NOTE: Il se peut que vous n ayez pas accès à certaines fonctions décrites dans ce guide à cause de la configuration de votre boîte vocale. 2

5 Accés à votre boîte vocale Tous vos messages vocaux et télécopiés résideront dans votre boîtes vocale personnelle, which you can protect par un mot de passe. Le gestionnaire de votre système vous attribuera un mot de passe temporaire à utiliser lors de votre premier accès à votre boîte vocale. Votre mode d accès sera déterminé par l endroit d où vous appelez (depuis l intérieur ou l extérieur de l entreprise). Depuis l interieur de l entreprise DEPUIS VOTRE POSTE DE TRAVAIL 1. Composez le numéro interne de VoiceMemo. 2. Entrez votre mot de passe à l invite. DEPUIS UN AUTRE POSTE 1. Composez le numéro interne de VoiceMemo. 2. Faites l étoile lorsque le système vous demande d enter un mot de passe. 3. Entrez le numéro de votre boîte vocale suivi de l étoile. 4. Entrez votre mot de passe à l invite. Depuis l extérieur de l entreprise DEPUIS UNE LIGNE EXTÉRIEURE 1. Composez le numéro externe de VoiceMemo. 2. Entrez le numéro de votre boîte vocale suivi de l étoile. 3. Entrez votre mot de passe à l invite. DEPUIS UNE LIGNE EXTÉRIEURE EN PASSANT PAR LA RÉCEPTIONNISTE ÉLECTRONIQUE 1. Composez le numéro de la réceptionniste électronique. 2. Faites l étoile pour accéder au système VoiceMemo. 3. Entrez le numéro de votre boîte vocale suivi de l étoile. 4. Entrez votre mot de passe à l invite. 3

6 Configuration de votre boîtes vocale Lors de votre permier accès à votre boîte vocale, un didacticiel d usager est automatiquement activé. Ce didacticiel vous guide lors de votre première séance d utilisation de votre boîte vocale, vous explique comment enregistrer une formule d accueil ainsi que votre nom, et vous demande de changer votre mot se passe temporaire. Formule d accueil Le système vous demande d enregistrer une ou plusieurs formules d accueil à l attention des personnes qui appellent votre boîte vocale. Vous pouvez, ainsi, enregistrer une formule d accueil lorsque votre ligne est occupée (ex : «Je ne peux pas répondre à votre appel car je suis en communication»), et une autre formule lorsque vous n êtes pas là (par ex : «Je ne suis pas à mon bureau»). Nom Le système vous demande d enregistrer votre nom pour pouvoir : Vous saluer lorsque vous entrez dans le système (ex : «Bonjour, Jean Dupond»). Indiquer auz autres abonnés qu un message provient de vous (ex : «16:54, de Jean Dupond»). Donner votre nom aux autres abonnés lorsqu ils envoient des messages à votre boîte vocale (ex : «Jean Dupond»). Code d accès Lors de votre premier accès à votre boîte vocale, vous utilisez le mot de passe temporaire attribué par le gestionnaire du système. Au cours du déroulement du didacticiel, le système vous demandera de changer votre code d accès pour un nombre de 4 à 10 chiffres. Veuillez choisir un mot de passe facile à retenir, mais évitez les banalities comme «1234». Lorsque votre boîte vocale est configurée, vous êtes prêt pour l utilisation des fonctions de messagerie avancées de VoiceMemo et FaxMemo! NOTE: Des codes d accès sont fournis pour protéger votre intimité; cependant, vous pouvez choisir de ne pas avoir un par appuyants 0000 une fois incité pendant le Didacticiel. 4

7 Écoute des messages Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour retirer vos messages, le système vous informe d abord du nombre de messages («Vous avez 2 messages urgents et 4 messages non écoutés avec télécopie»). Pour écouter vos messages vocaux et récupérer les télécopies : 1. Faites le 7 ou appuyez sur Écoute pour écouter. Les messages urgents seront automatiquement passés en premier. 2. Si vous avez des messages télécopies, le système vous demandera, une fois que vous aurez fait le 7 ou appuyez sur Écoute pour écouter le message, de faire le 8 pour accéder à des options de transmission de télécopie. À partier de ce menu, vous pouvez: Faire le 4 pour entrer le numéro du télécopieur sur lequel vous voulez faire imprimer la télécopie. Le système confirme ensuite ce numéro ; faites le 2 our l accepter, ou le 4 pour en entrer un nouveau. Après avoir fait le 2 pour accepter ce numéro, faites le 9 pour y envoyer immédiatement la télécopie, ou encore le 8 pour son impression en différé. NOTES: Si vous avez d autres messages télécopiés, vous pouvez les envoyer au numéro que vous avez entré comme premier numéro en faisant simplement le 4 puis le dièse #. Vous pouvez également utiliser les options de transmission de télécopié sous le menu options d usage (voir page 10) pour entrer un numéro de transmission préprogrammé. Une fois ce numéro implicite entré, il vous suffit de faire le 8 pour accéder aux options de transmission de télécopié, puis le 3 pour imprimer vos messages télécopié. Si vous accédez à vos messages depuis un téléphone-télécopieur, vous pouvez faire le 7 pour recevoir un message imprimé. À l invite, pressez la touche Start (Marche) du télécopieur. Une fois la télécopie reçue, vous pouvez rester en ligne pour continuer la séance avec votre boîte vocale. 5

8 Tout en écoutant un message vocal N importe quand pendant l écoute d'un message vocal vous pouvez faire le : 1 pour arrêter le message en cours d'écoute il suffit d'appuyer sur n'importe quelle touche pour reprendre l'écoute. pour reculer le message de 5 secondes, puis reprend l'écoute normale. # pour sauter 5 secondes du message et reprend l'écoute normale, 8 pour passer au message suivant, et 8* pour allez de nouveau au début du message précédent. Après avoir écouté un message vocal ou télécopié Lorsque vous avez terminé d écouter un message vocal ou télécopié, vous pouvez faire le : 7 ou appuyez sur Écoute pour réécouter le message. 2 pour répondre à l expéditeur du message. Lorsque vous avez fini d enregistrer votre réponse, faites le 9 ou appuyez sur Envoi pour l envoyer et continuer votre séance, puis faites l etoile pour envoyer éventuellement votre réponse à d autres boîtes vocales. 4 pour transmettre le message à une autre boîte vocale, une autre liste de distribution ou à un numéro de téléphone en dehors de votre système. Le système vous donne également la possibilité d enregistrer des commentaires supplémentaires avant d envoyer le message à quelqu un d autre. Après avoir ajouté vos commentaires, faites le 9 pour envoyer votre message et poursuivre la séance, puis faites l étoile pour transmettre, éventuellement, ce message à d autres boîtes vocales. 5 ou appuyez sur Garde pour conserver le message. Pour pouvoir accéder aux messages conservés, vous devez d abord faire défiler les files d attente des messages non encore écoutés et d accusés de réception de messages. 3 ou appuyez sur Eff pour effacer le message. NOTE: Veillez à ne pas effacer un message avant d y avoir répondu ou de l avoir transmis à quelqu un d autre. Si vous effacez un message par accident, vous pouvez le récupérer en faisant immédiatement l étoile ou en appuyant Récup (si disponible). Vous pouvez récupérer un message effacé seulement après avoir écouter TOUT vos nouveaux messages. 6

9 Dictée de Messages Grâce à son intégration de la voix et la télécopie, le système AIP de Mitel NuPoint Messenger vous permet de dicter et d envoyer des messages vocaux, télécopiés simples et télécopiés avec message vocal, depuis votre boîtes vocale. N oubliez pas que les messages peuvent être addressés à d autres boîtes vocales, listes de distribution et numéros de téléphone en dehors de votre système. Pour dicter un message quelconque, vous devez d abord accéder à votre boîte vocale en composant le numéro du système et en entrant votre mot de passe. Vous pouvez ensuite dicter un message avant ou après avoir écouté les nouveaux messages dans votre boîte vocale. Pour dicter un message vocal 1. Faites le 6 pour dicter un message. 2. Entrez le numéro du destinataire ou, pour adresser un message à son nom, faites le et composez son nom de famille suivi de son prénom jusqu à que le système reconnaisse ce nom. 3. Unse fois que le système a confirmé le nom du destinataire, entrez les noms ou numéros des autres destinataires éventuels. (Vous pouvez, par exemple, devoir envoyer un message unique aux trois membres d un certain comité, leur indiquant la date et le lieu de la prochaine réunion.) 4. Lorsqe vous avez terminé l adressage de votre message, faites le dièse # ou appuyez sur Enreg. 5. Commencez l enregistrement du message après la tonalité. (Vous pouvez faire 1 pour effectuer une pause et 2 pour reprendre l enregistrement.) 6. Lorsque vous avez terminé l enregistrement: Faites le 9 ou appuyez sur Envoi pour envoyer les message et retourner au Menu principal, ou Faites le 9 puis l étoile pour ajouter d autres destinataires à la liste d adresses, ou encore Faites le 6 pour accéder aux options d adressage permettant d attribuer les mentions Confidentiel ou Urgent à vos message, d obtenir un accusé de réception et de fixer une date de transmission différéé. Après avoir choisi parmi ces options, faites le 9 deux fois pour envoyer votre message et retourner au Menu principal. Si vous envoyer régulièrement des messages à plusieurs usagers, vous auriez intérêt à créer des listes de distribution personelles pour faciliter encore davantage l adressage de vos messages. Reportez-vous à la page 11. 7

10 Pour créer un message télécopié (sans voix) COMPOSITION DU NUMÉRO DE BOÎTE VOCALE DU DESTINATAIRE: (votre nom n apparaîtra pas sur l en-tête du message du destinataire): 1. À partir d un téléphone-télécopieur, composez le numéro d accès au système FaxMemo de l entreprise. 2. À l écoute de la formule d accueil du système, entrez le numéro de la boîte vocale du destinataire ou bien, pour l adresser à son nom, faites le et composez son nom de famille suivi de son prénom, jusqu à ce que le système reconnaisse ce nom. 3. Vous entendrez alors la formule d accueil personnelle du destinataire. À la tonalité, pressez le bouton Start (Marche) de votre télécopieur. 4. Après la transmission de la télécopie, vous pouvez faire le 8 pour donner au message le mention urgent, ou le 9 pour laisser un message à l attention d une autre boîte vocale. COMPOSITION DU NUMÉRO DE LA BOÎTE VOCALE DU DESTINATAIRE DEPUIS VOTRE PROPRE BOÎTE VOCAL (votre nom apparaîtra sur l en-tête du message du destinataire): 1. Depuis un téléphone-télécopieur, composez le numéro du système FaxMemo de l entreprise. 2. À la formule d accueil du système, entrez votre propre numéro de boîte vocale. 3. Dès le début de votre propre formule d accueil, faites l étoile. 4. Entrez votre mot de passe. 5. Faites le 6 pour dicter un message. 6. Entrez le numéro du destinataire ou bien, pour adresser le message à son nom, faites le et composez son nom de famille suivi de son prénom, jusqu à ce que le système reconnaisse ce nom. 7. Une fois que le système a confirmé le nom du destinataire, entrez les noms ou numéros des autres destinataires éventuels. (Par exemple, vous pouvez devoir envoyer un message unique aux trois membres d un certain comité pour les informer de la date et du lieu de la prochaine réunion.) 8. Lorsque vous avez terminé l adressage de votre message télécopié, pressez la touche 5 pour laissez une télécopié, puis pressez le bouton Start (Marche) de votre télécopieur, ou bien faites le dièse # pour d autres options. 8

11 Pour créer un message combiné voix/télécopie COMPOSITION DIRECTE DU NUMÉRO DE BOÎTE VOCALE DU DESTINATAIRE (votre nom n apparaîtra pas sur l en-tête du message du destinataire): NOTE: Pour envoyer une télécopie vers une boîte vocale, vous devez utiliser un téléphone-télécopieur. 1. À partir d un téléphone-télécopieur, composez le numéro du système FaxMemo. 2. À la formule d accueil du système, entrez le numéro de boîte vocale du destinataire, ou bien faites le et composez son nom de famille suivi de son prénom, jusqu à ce que le système reconnaisse ce nom. 3. Vous entendrez la formule d accueil personnelle du destinataire. À la tonalité, enregistrez un message vocal. 4. Lorsque vous avez terminé l enregistrement de votre message vocal, pressez le bouton Start (Marche) de votre télécopieur. 5. Après la transmission de la télécopié, vous pouvez faire le 8 pour donner au message la mention Urgent, ou le 9 pour laisser un message pour une autre boîte vocale. COMPOSITION DU NUMÉRO DE BOÎTE VOCALE DU DESTINATAIRE DEPUIS VOTRE PROPRE BOÎTE VOCAL (votre nom apparaîtra sur l en-tête du message du destinataire): 1. Suivez les instructions d envoi d un message télécopié simple depuis votre boîte vocale, jusqu à ce que vous ayez terminé l adressage de votre message. 2. À la tonalité, enregistrez un message vocal. 3. Lorsque vous avez terminé d enregistrer votre message vocal, pressez la touche 5 pour laisser une télécopie, puis pressez le bouton Start (Marche) de votre télécopieur, ou bien faites le dièse # pour d autres options. NOTE: À la fin de toute séance de votre boîte vocale, vous pouvez faire le pour entre en contact avec un téléphoniste, ou bien le dièse # pour sortir du système et effectuer un transfert vers un autre poste. 9

12 Options d usager Le menu options de l usager vous permet de changer vos formules d accueil, d enregistrer votre nom, de définir votre mot de passe, de créer des listes de distribution, de sélectionner la programmation des appels et les options de transmission des télécopies, ainsi que d écouter le didacticiel d abonné. Faites le 8 ou appuyez sur Options pour accéder aux options d usager à partir du Menu principal. Formules d accueil, nom et mot de passe Lors de la configuration initiale de votre boîte vocal (voir page 4), vous avez enregistré une formule d accueil ainsi que votre nom, et vous avez sélectionné un mot de passe. Les options du menu d usager vous permettent de modifier ces paramètres à tout moment. Vous avez intérêt à mettre votre/vos formules d accueil régulièrement à jour pour indiquer aux personnes qui vous appellent, par exemple, si vous êtes ou nom à votre bureau. À partir du menu options de l usager: Faites le 4 ou appuyez sur Formules pour changer votre/vos formules d accueil. Vous pouvez enregistrer une formule d'accueil primaire et plusieurs forumle d'accueil temporaire. Enregistrer un formule d'accueil temporaire lorsque vous voulez que les demandeurs entendent une formule quand votre ligne est occupée (ex : «Je ne peux pas répondre à votre appel car je suis en communication»), et une autre formule lorsque vous n êtes pas là (par ex : «Je ne suis pas à mon bureau»). Après l enregistrement de vos formule d'accueil, faites le 4 ou appuyez sur Autre pour choisir la quelle des formule primaire ou temporaire vous veulent que les demandeurs entendent. Faites le 6 pour réenregistrer votre nom. Faites le 7 pour changer votre mot de passe. 10

13 Didacticiel d abonné Vous pouvez parcourir à nouveau le didacticiel à n importe quel moment en faisant le 8. Listes de distribution Une liste de distribution vous permet d enregistrer un message unique et de l envoyer à de nombreuses personnes sans entrer leurs adresses individuelles. Vous pouvez utiliser les listes de distribution chaque fois que vous créez un message ou que vous en transférez un à quelqu un d autre. POUR CRÉER OU MODIFIER UNE LISTE DE DISTRIBUTION : 1. Faites le 5 à partir du menu options de l usager. 2. Entrez le numéro de la liste de distribution. Note: Toutes les listes de distribution personnelles doivent commencer par le chiffre Faites le 6 afin d enregistrer un nom pour las liste de distribution (par ex : «Comité pour la conception des produits»). Le système vous fera entrendre ce nom à chaque envoi de messages à cette liste de distribution. 4. Faites le 2 pour ajouter des membres sur cette liste ; faites le 3 pour en effacer. 5. Entrez les numéros ou les noms des usagers à ajouter ou à effacer. 6. Faites le 7 pour.que le système récapitule la liste des membres sélectionnés. 7. Faites le 9 pour retourner au Menu principal. Options de programmation des appels Le réveil automatique vous permet de programmer VoiceMemo pour vous faire appeler à un certain numéro et à un certain moment. Vous pouvez programmer les appels du réveil automatique pour qu ils aient lieu du lundi au vendredi, les fins de semaine, tous les jours, ou selon vos besoins. La remise des messages vous permet de programmer VoiceMemo pour vous faire appeler à un certain numéro à un certain moment si un message arrive dans votre boîte vocale, afin que vous puissiez l écouter. 11

14 La fonction de téléavertisseur vous permet de programmer VoiceMemo pour qu il avise votre système de téléavertisseur dès qu un message arrive dans votre boîte vocale. La fonction de vérification des transmission différées vous permet de vérifier les messages programmés pour une transmission ultérieure. Grâce aux options d adressage de messages (voir page 7), la transmission d un message peut être programmée pour avoir lieu jusqu à 365 jours après la date de son enregistrement. Options de transmission de télécopie Ces options vous permettent de préciser l endroit et le mode de transmission de vos messages télécopié. Par exemple : Faites le 7 pour relier tous vos messages non encore écoutés et les faire remettre à votre numéro de télécopieur implicite. Faites le 6 pour indiquer un numéro de transmission de télécopie implicite. Toutes vos télécopies seront automatiquement envoyées à ce numéro lorsque vous ferez le 3 à l intérieur du menu d options de transmission de télécopie (voir page 5). Faites le 2 à partir d un téléphone-a-télécopieur pour télécopier un borderau de transmission vers votre boîte vocale. Ce borderau de transmission sera automatiquement inclus dans toutes les télécopies imprimées à partir de votre boîte vocale mais il ne sera pas annexé aux télécopies envoyées à d autres boîtes vocales. Faites le 3 pour activer ou désactiver la transmission automatique de télécopies. Cette fonction permet à tous les messages arrivant dans votre boîte vocale d être transmis automatiquement à votre numéro de télécopieur implicite. Note: Lorsque la fonction de transmission automatique de télécopie est activée, vous ne recevez aucune indication de message en attente. Aussi devez-vous vérifier régulièrement l arrivée de télécopies sur votre télécopieur. Toutefois, les télécopies reçues alors que cette fonction est activée sont stockées dans votre file d attente de messages conservés. 12