GUIDE PRATIQUE DES SECRETAIRES DES BUREAUX DE VOTE

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1 Mise à jour du 16/05/2014 GUIDE PRATIQUE DES SECRETAIRES DES BUREAUX DE VOTE Numéro de téléphone que vous pouvez appeler à la Mairie: 05/56/75/69/02 ou 05/56/75/69/38 ou 05/56/75/69/20 OU 06/16/75/73/34 le samedi toute la journée et le dimanche à partir de 7h. Vous trouverez dans l'urne une fiche technique et un plan correspondant à votre bureau. Toutes les opérations qui auront lieu de l'installation du bureau à la fermeture des locaux le soir du scrutin y sont indiquées. TRAVAUX PRELIMINAIRES (avant l ouverture du scrutin à 8 heures) Dès votre arrivée, il faut disposer 1) Toutes les enveloppes et 2) Les bulletins des candidats (25 candidats) dans l ordre de la liste, sur une seule rangée pour une lecture dans le sens de la marche des électeurs, sur une table de décharge placée près des isoloirs. Attention, certains candidats n'ont pas fournis de bulletins de vote ; liste en annexe. Le bureau devra vérifier que le nombre d'enveloppes déposées sur la table de décharge correspond au nombre d' électeurs inscrits. 3) Apposer bien à la vue des électeurs, à l'entrée du bureau de vote, les affiches se trouvant dans le dossier «pièces à afficher». 4) Faire le tableau de participation par heure (attention à indiquer le nombre d'électeurs de votre bureau de vote : chiffre indiqué sur le procès verbal pré remplis) Mettre à l'extérieur ou près de l'entrée les panneaux indicateurs des BV si ce n'est pas fait par l'équipe de manutention. CONSTITUTION DU BUREAU DE VOTE Le bureau est composé du Président et de 2 assesseurs: se reporter au document dans le dossier «du Président». Les assesseurs, les suppléants et les délégués sont porteurs d'un récépissé que vous vérifier mais que vous ne gardez pas. Dès 8 heures, vous vérifiez si le Président et les deux assesseurs titulaires portés sur le tableau que vous trouvez dans le dossier «pièces à compulser» sont présents dans la salle de vote. Dans l affirmative, vous les portez sur la 1ère page du procès-verbal, en inscrivant leurs nom, prénoms et le candidat qui les a désignés (voir constitution du bureau). Exemples : M. ou Mme... Président M. ou Mme assesseur titulaire M. ou Mme assesseur titulaire M. ou Mme.assesseur électeur.(préciser la date de naissance) Pour les assesseurs électeurs, préciser la date de naissance. La secrétaire inscrite sur le PV sera celle qui est inscrite sur la liste électorale de la Commune, sinon un assesseur suppléant sera désigné secrétaire et signera le PV en cette qualité.

2 Pour l'ouverture du bureau, le Président et ses 2 assesseurs titulaires doivent être présents sinon un assesseur suppléant devient assesseur titulaire (le choix s'opère d'un commun accord sur avis du Président) : vous devez alors rectifier le document «constitution du bureau de vote», le bureau constitué à 8 heures sera le même à 19 heures pour surveiller le dépouillement et pour signer les PV. Une fois le bureau constitué, le Président fait constater au 1er électeur que l'urne ne contient ni bulletin, ni enveloppe ; il ferme l'urne, garde une clé et remet l autre à un assesseur tiré au sort (ou désigné d'un commun accord). La secrétaire donne connaissance au Président de l état des délégués des différentes listes. Dans le courant de la journée, le Bureau de vote devra toujours comporter au moins deux membres présents, le Président ou son vice-président, ou à défaut, le plus âgé des assesseurs et au moins un assesseur. Les délégués ne font pas partie du bureau, et peuvent seulement surveiller les opérations électorales et formuler des observations à indiquer au P.V le cas échéant. Ils signeront le procès verbal s' ils sont dans la salle à la fin du dépouillement. NOTA Les isoloirs sont à débarrasser, environ toutes les demi-heures, des bulletins qui auront été laissés par les électeurs. Vérifier sur la table que les bulletins soient de même niveau et remettre des enveloppes si besoin. CARTES D ELECTEURS A REMETTRE Si un électeur n'est pas en possession de sa carte, il faut vérifier que la carte ne soit pas en instance puis vérifier son adresse et prendre les modifications si nécessaire. A chaque remise de carte d électeur il est impératif de faire émarger les deux exemplaires de la liste des cartes retournées et de prendre note sur le carnet bleu «demande de modification» et le carnet jaune «demande de radiation» de tous les changements demandés par l électeur. L imprimé doit être complété entièrement pour éviter au service les recherches inutiles sur les listes électorales. (les adresses devront être précises. Elles serviront à l envoi des lettres de radiation de la prochaine révision) PROCEDURE INDIVIDUELLE DE VOTE Les électeurs doivent présenter au Président : leur carte électorale ou un certificat d inscription ; une pièce d identité (voir liste sur l affiche) : pièce obligatoirement présentée La production de la carte d électeur n est pas indispensable. Un électeur qui n est pas en possession de sa carte d électeur doit être admis à voter s il est inscrit sur les listes ou porteur d une décision du Juge d Instance ordonnant son inscription, et à condition qu'il présente l' une des pièces d identité énumérées par la circulaire. Dans ce cas, le bureau vérifie que la date de naissance est bien la même sur la pièce d'identité et sur la liste d émargement.

3 La production d une pièce d identité (parmi celles énumérées) est obligatoire. Une déclaration de perte ne constitue pas un justificatif d'identité et ne peut à elle seule attester de l'identité de son détenteur. LISTE D EMARGEMENT: Faire signer avec un stylo de même couleur pour un tour La liste d émargement est divisée en deux brochures. (des «additifs» sont en fin de liste. Penser à les consulter). Un électeur qui n'est pas trouvé sur la liste du bureau ou il s'est présenté par erreur, doit reposer l'enveloppe de scrutin et il reprendra une enveloppe sur le bureau dans lequel il doit voter. L électeur signe la liste d émargement. En cas d impossibilité de signer, l émargement prévu est apposé par un électeur de son choix qui fait suivre sa signature de la mention «l électeur ne peut signer lui-même». VOTE PAR PROCURATION L obligation de présentation par le mandataire (celui qui vote à la place de) du volet de procuration a été supprimée. Le défaut de réception par le Maire du volet de procuration fait obstacle à ce que le mandataire participe au scrutin. Le vote est constaté : - par l émargement de la liste en face du nom du MANDANT (celui qui a donné procuration). L électeur qui a donné procuration se trouve, en définitive, dans la commune le jour du scrutin, peut voter personnellement, à condition que le mandataire n ait pas déjà exercé son mandat. Chaque mandataire ne peut disposer de plus de deux procurations, dont une seule établie en France (article L. 73), ou 1 procuration établie à l étranger et une établie en France, ou 2 procurations établies à l étranger. LE SCRUTIN EST CLOS à 19 HEURES, mais l électeur entré dans la salle avant cette heure peut déposer son bulletin, même après la clôture. DEPOUILLEMENT Dès la clôture du scrutin, la salle doit être débarrassée des bulletins et enveloppes non utilisés. Les bulletins doivent être jetés dans des sacs poubelle, mais les enveloppes doivent être récupérées pour être placées dans l'urne et ramenées en Mairie. Avant l ouverture de l urne, le Bureau compte le nombre de signatures portées sur la liste d émargements et arrête celle-ci au chiffre relevé. Si le nombre d'émargements ne correspond pas au nombre affiché par le compteur, il n'est pas nécessaire de recompter plusieurs fois. Il faut tenir compte du nombre d'émargements relevés qui devra obligatoirement correspondre au nombre d'enveloppes trouvées dans l'urne. Puis le Président ouvre l urne, le Bureau compte le nombre des enveloppes et des bulletins sans enveloppes qu elle contient (ne jamais renverser les enveloppes contenues dans l urne sur la table).

4 Chaque centaine d enveloppes de vote est mise dans une enveloppe (poche kraft) prévue à cet effet, enveloppe collée et signée par le Président et 2 assesseurs titulaires. Le nombre des émargements et le nombre d'enveloppes contenues dans l'urne doit être identique. Le dépouillement est effectué par des scrutateurs, désignés par le Bureau ou par les délégués des différents candidats et groupés par tables de quatre. A la demande de la Préfecture, vous inciterez le Président à constituer au moins 2 tables afin que le dépouillement soit terminé le plus rapidement possible. Les scrutateurs désignés par les représentants des candidats habilités doivent être affectés à des tables différentes (chaque candidat ne peut avoir plus d un représentant par table). Les Membres du Bureau (Président et assesseurs titulaires) sont chargés de la surveillance du dépouillement et ne devront y participer qu à défaut de scrutateurs en nombre suffisant. Les délégués et les assesseurs suppléants peuvent être scrutateurs. Relever immédiatement les noms, prénoms, date de naissance des scrutateurs et les inscrire sur le P.V ainsi que le nombre de tables.(ceci est prévu par le Président en cours de journée) Les enveloppes, réparties par le Bureau par poche de 100, sont remises une par une aux scrutateurs. L un des scrutateurs extrait le bulletin de l enveloppe et le passe au second qui le lit à haute voix, et les deux autres pointent sur les feuilles préparées à cet effet. A chaque poche de 100, les scrutateurs échangent leur stylo afin de repérer au plus vite les centaines. Les scrutateurs doivent se contrôler au cours de la centaine, en annonçant à haute voix à chaque fois qu'ils atteignent une vingtaine. BULLETINS NULS Voir l énumération dans les circulaires ou les feuilles de poche. Les bulletins blancs ou nuls, et éventuellement les enveloppes litigieuses, doivent être annexés au P.V. Le bulletin nul doit être annexé avec l enveloppe qui le contenait : indiquer sur chaque enveloppe la cause de nullité (1,2,3...) et la faire signer par les Membres du Bureau : (Président titulaire, assesseurs titulaires. Ces bulletins seront tous insérés dans une enveloppe prévue à cet effet pour être annexée au dossier «Préfecture» ATTENTION Si le bureau déclare valable un bulletin, mais que celui-ci fasse l objet d une contestation dont l inscription au P.V est demandée, le bulletin litigieux doit être annexé au P.V avec son enveloppe et bien entendu signé par tous les Membre du Bureau, avec mention de la cause de contestation. Si une enveloppe contient plusieurs bulletins de la même réponse, le vote est valable (une seule réponse doit être évidemment comptée). Bien préciser aux scrutateurs que les cas généraux de nullité sont portés sur la feuille de décompte des centaines et qu en cas de difficulté, ils doivent s adresser au Président du Bureau. Les scrutateurs comptent les nuls, les blancs, les bulletins valables, vérifient que le total donne bien 100. Les nuls et le décompte des suffrages exprimés sont mentionnés sur les feuilles de «décompte

5 des suffrages exprimés pour 100 votes». (le tout en double exemplaire signé par les scrutateurs et le Président). Le secrétariat récupère les poches au fur et à mesure du dépouillement et récapitule les bulletins et les suffrages exprimés, ainsi que le nombre de suffrages obtenus par chaque liste sur l état récapitulatif de poches établi à cet effet par la Mairie. ETAPES DE LA REDACTION DU PROCES VERBAL EN 2 EXEMPLAIRES: Chaque étape peut être renseignée en cours de journée ou à la fin des opérations (chaque secrétaire décide de son fonctionnement) Dès le matin 1ère page : Cette page est renseignée par : Nbre d'inscrits (ce chiffre est en fin de liste de la 2ème brochure page arrêtée et signée par le Maire), le bureau (président, assesseurs désigné par... et secrétaire, électeur dans la commune). 2ème page : Renseignée par le nom des délégués que vous trouvez sur la liste remise au Président, inscrire l' heure d'ouverture du scrutin. Dès la vérification de la présence des scrutateurs ( vers 18h45) 2ème page : Sera Renseignée par le nom, prénom et date de naissance de chacun, et le nombre de tables de dépouillement Dès le décompte des émargements et comptage des enveloppes: 1ère page : Renseignée par nbre des émargements et nbre d'enveloppes trouvées dans l 'urne 2ème page : Inscrire l'heure de clôture du scrutin, le nombre d'émargements en toutes lettres, le nombre d'enveloppes qui devraient être égal (s'il y a eu une erreur il peut être supérieur ou inférieur). Celui des bulletins sans enveloppe est généralement égal à zéro. Le nombre des enveloppes et bulletins sans enveloppe trouvés dans l'urne est égal aux émargements et/ou nbre d'enveloppes. Attention à certains renseignements notamment des chiffres demandés en toutes lettres. Le dépouillement fini: 3ème page : - Inscrire le nbre de votants égal au nbre d' émargements et au nombre d'enveloppes trouvées dans l'urne : ce chiffre est à reporter 1ère page en haut à gauche. - puis le nombre de bulletins blancs - puis le détail de l'ensemble des nuls (reprendre les totaux du récapitulatif des poches de centaine) - Enfin le détail du nbre de voix obtenues par chaque liste de candidats : continuer sur la page 5 si toutes les lignes sont remplies sur cette page 3 (ne rien indiquer dans la case total si des éléments sont à inscrire dans la page 5) (reprendre les totaux du récapitulatif des poches de centaine). 4ème page : «Proclamation des résultats du scrutin» : NE PAS REMPLIR. (Partie barrée sur le modèle). «Cartes Électorales» : 2 listes sont mises à disposition dans le dossier secrétaire. Inscrire les nombre des cartes d'électeur (total des cartes) (voir liste)

6 Inscrire le nombre des cartes d'électeur délivrées (total des cartes remises) Inscrire le nombre des cartes d électeur restantes (total des cartes restantes) Ne pas oublier de faire signer les 2 listes «cartes d'électeurs» par tous les membres du bureau de vote «Observations et Réclamations» : Le président transcrit tout problème contesté lors du scrutin ou lors du dépouillement. «Clôture du Procès Verbal» : Inscrire la date et l'heure de clôture du PV sans oublier toutes les signatures des membres du bureau. 5ème page : Intercalaire : suite de la page 3 Continuer à inscrire le détail du nombre de voix obtenues par chaque liste de candidats. Puis inscrire le total du nombre de voix obtenues par toutes les listes. Le secrétariat doit faire signer : - la liste d émargement arrêtée par tous les Membres du Bureau - les feuilles de dépouillement des votes par les scrutateurs de la table ou des tables et le Président. Vérifier que ces feuilles soient signées au verso par les scrutateurs et le Président après avoir comptabilisé les enveloppes et les nuls dépouillés par la table ; - la feuille récapitulative par tous les scrutateurs de la table ou des tables - les enveloppes portant indication de la cause de l'annulation (1,2,3...13) dans lesquelles sont insérés les bulletins nuls, par le bureau - les enveloppes de vote blanc - le P.V par le Bureau, les délégués (présents) et le secrétaire ; - les deux exemplaires de l état récapitulatif des cartes d électeurs non distribuées par le Bureau. Le secrétariat doit préparer les enveloppes «Mairie» et «Préfecture» en respectant scrupuleusement les indications portées sur chacune d'elles. Le Président du Bureau de vote, accompagné d' une secrétaire, apporte au Bureau centralisateur de l Hôtel de Ville où le recensement général des votes sera effectué : - les listes d émargement arrêtées et signées par les Membres du Bureau - les enveloppes «PREFECTURE» et «MAIRIE» ne pas coller les enveloppes. L'autre secrétaire appelle l'équipe de désinfection, attend son arrivée, ferme les volets et peut quitter le bureau de vote. MATERIEL DE BUREAU Chaque secrétaire doit emporter : - agrafeuse - gomme crayon stylos personnels - blanco - calculatrice Dans l urne, il y aura : - 1 encreur - 1 dateur - 2 bics rouge

7 - 2 bics noir ou bleu, 2 bics verts dans le cas d élections à 2 tours. - 2 cadenas - 2 bougies - 2 craies - scotch et pâte à fixe - punaises, élastiques trombones - 2 règlettes d émargements L'ensemble de ces éléments est à remettre dans l'urne à la fin du dépouillement par la secrétaire n'accompagnant pas le président au bureau centralisateur. L'une des secrétaires devra revenir à la salle des élus dès le lundi matin afin de vider et de nettoyer l'urne.

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