Consortium des bibliothèques universitaires suisses Règlement. La Conférence des bibliothèques universitaires suisses (CBU),

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1 Conférence des bibliothèques universitaires suisses (CBU) Konferenz der Universitätsbibliotheken der Schweiz (KUB) Conferenza delle biblioteche universitarie svizzere (CBU) Consortium des bibliothèques universitaires suisses Règlement La Conférence des bibliothèques universitaires suisses (CBU), se basant sur les décisions prises lors des réunions du 9 janvier / 6 avril 005 / 8 juin 008 / avril 0 / 4 novembre 0 / 7 avril 0 et du 6 avril 04 arrête : Section : Dispositions générales Article Domaine d application Le présent règlement règle l organisation du Consortium des bibliothèques universitaires suisses (ciaprès : Consortium) ainsi que les tâches et les compétences de ses organes. Sont considérées bibliothèques universitaires les bibliothèques des universités cantonales, du domaine des EPF, des hautes écoles spécialisées, des hautes écoles pédagogiques ainsi que la Bibliothèque nationale suisse. Le règlement est valable pour les années 0 à 06. Article Structure du Consortium Le Consortium comprend les organes suivants : a. le comité de pilotage ; b. la présidence élargie du comité de pilotage ; c. la direction du projet; ; d. le bureau central. Section : Le comité de pilotage Article Composition Le comité de pilotage se compose des membres suivants : a. une présidente ou un président issu-e des membres ayant le droit de vote énumérés ci-après; b. trois représentantes ou représentants des bibliothèques des universités cantonales ; c. une représentante ou un représentant des bibliothèques du domaine des EPF ; d. la cheffe ou le chef de projet pour autant qu elle/il ne soit pas identique à l une des personnes nommées dans litt. a c ; Adresse: Prof. Dr. Susanna Bliggenstorfer Zentralbibliothek Zürich Zähringerplatz 6 CH-800 Zürich susanna.bliggenstorfer@zb.uzh.ch Website: Tel. ++4 (0)

2 e. une représentante ou un représentant des bibliothèques du domaine des hautes écoles spécialisées ; f. une représentante ou un représentant des bibliothèques des hautes écoles pédagogiques Le comité de pilotage désigne une vice-présidente ou un vice-président parmi ses membres. Les personnes suivantes participent aux séances du comité de pilotage avec voix consultative : a. la directrice ou le directeur du bureau central ; b. une représentante ou un représentant de la Conférence des recteurs des universités suisses (CRUS) ; c. une représentante ou un représentant du Secrétariat d'etat à la formation, à la recherche et à l innovation (SEFRI) ; d. une représentante ou un représentant de la Conférence des recteurs des Hautes Ecoles spécialisées suisses (KFH) ; e. une représentante ou un représentant de la Conférence suisse des rectrices et recteurs des hautes écoles pédagogiques (COHEP) ; f. une représentante ou un représentant de la Conférence universitaire suisse (CUS). Article 4 Election des membres La présidente ou le président et les autres membres selon art. al. litt. b-d sont élus par la CBU. La CBU nomme l un de ces membres ayant le droit de vote comme présidente ou président. Les membres du Comité de pilotage exercent leur mandat à titre personnel. Un remplacement n est pas prévu en cas d empêchement. La durée de nomination est de trois ans. Article 5 Mandat général Le comité de pilotage définit l orientation stratégique du Consortium. Il est en outre responsable des domaines suivants a. la conclusion de licences consortiales pour les produits d information électroniques ; b. la conclusion de contrats et de licences pour d autres produits nécessaires comme par ex. des logiciels, des outils informatiques, etc. ; c. la maintenance et l accès aux données archivées en commun (hosting) ; d. tous les produits pris sous licence par le Consortium. Le choix des produits est arrêté par le Bureau central et les bibliothèques participantes sur la base d orientations stratégiques fixées par le Comité de pilotage. Les décisions du Comité de pilotage qui ont pour conséquences des changements dans la répartition des coûts sont à élaborer en collaboration avec les bibliothèques. 4 Le Comité de pilotage est subordonné à la CBU et lui rend compte de ses activités. Article 6 Tâches particulières Le comité de pilotage exécute en particulier les tâches suivantes : a. il assure l échange d informations entre les partenaires du projet, b. il détermine l orientation stratégique pour les questions de nature spécialisée,

3 c. il soumet des propositions à la CBU sur le plan de l exécution et, le cas échéant, sur le plan financier, d. il élit le troisième membre de la Présidence élargie (art., al. ) e. il définit les lignes directrices pour la sélection et l accès des produits d information électroniques, f. il détermine les directives pour les informations à archiver (hosting) et pour leur accès, g. il définit la répartition des tâches et les priorités pour les licences consortiales et les projets, h. il supervise la direction du projet et le bureau central qui lui est rattaché. Article 7 Conclusion de contrats de licence Le comité de pilotage décide des engagements de plus de francs par contrat. La signature de contrats de licences approuvés et d autres contrats a lieu selon l art. 7, al. de ce règlement par la cheffe ou le chef de projet. Article 8 Mandats à des experts Le comité de pilotage peut attribuer des mandats particuliers à des experts externes dans la limite des moyens à sa disposition. Article 9 Présidence La présidente ou le président exécute les tâches suivantes : a. elle ou il dirige les travaux du comité de pilotage et de sa présidence élargie, b. elle ou il convoque les séances de ces deux organes, c. elle ou il soumet des propositions à la CBU conformément aux décisions du comité de pilotage, d. elle ou il émet des instructions de nature spécialisée à la directrice ou au directeur du bureau central sur la mise en œuvre des décisions du comité de pilotage et de sa présidence élargie (art. 8, al. ) avec la cheffe ou le chef de projet. Article 0 Séances La présidente ou le président convoque le comité de pilotage selon les besoins, mais au moins deux fois par an. Le comité de pilotage est en outre tenu de siéger lorsqu au moins un tiers de ses membres en font la demande. Le comité de pilotage peut inviter d autres personnes à ses séances. Article Décisions Le comité de pilotage peut statuer quand au moins deux tiers de ses membres avec droit de vote sont présents. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. En cas d égalité des voix, celle de la présidente ou du président est prépondérante. En cas d urgence, la présidente ou le président peut faire prendre des décisions par voie de circulaire. Les alinéas et sont alors applicables par analogie. 4 Les décisions et procès-verbaux approuvés de séances sont mis à disposition des membres de la CBU.

4 Section : La présidence élargie du comité de pilotage Article Composition La présidence élargie se compose de la présidente ou du président et d un autre membre du Comité de pilotage, nommé par lui selon art. 6 litt. d, ainsi que de la cheffe ou du chef de projet. La directrice ou le directeur du bureau central prend part aux séances de la présidence élargie avec voix consultative. Article Conclusion de contrats La présidence élargie est habilitée à décider des engagements de plus de et jusqu à francs par contrat. La signature de contrats de licence approuvés et d autres contrats a lieu conformément à l art. 7, al. de ce règlement par la cheffe ou le chef de projet. Article 4 Séances La présidente ou le président convoque la présidence élargie selon les besoins. Article 5 Décisions La présidence élargie peut statuer quand au moins deux de ses membres sont présents. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. En cas d égalité des voix, celle de la présidente ou du président est prépondérante. En cas d urgence, la présidente ou le président peut faire prendre les décisions par voie de circulaire. Les alinéas et sont alors applicables par analogie. 4 Les décisions et procès-verbaux approuvés de séances sont mis à disposition du Comité de pilotage et des membres de la CBU. Section 4 : La direction du projet Article 6 Attribution de la direction du projet L attribution de la direction du projet est assumée par la CBU. Elle élit la cheffe ou le chef de projet. La durée de nomination de la cheffe ou du chef de projet est de trois ans. Article 7 Tâches La cheffe ou le chef de projet est responsable du bureau central et de l engagement du personnel nécessaire à l exécution du projet, qui lui est administrativement subordonné ainsi que de l utilisation des ressources financières. Elle ou il encadre les activités en cours du bureau central du Consortium et s assure de la mise en œuvre des directives stratégiques du comité de pilotage par le bureau central. 4

5 Elle ou il est habilité/e, au nom des bibliothèques participantes des partenaires de projets affiliés aux Consortium, à signer des contrats de licences négociés ou approuvés jusqu à l entrée en vigueur d une autre réglementation des signatures. Section 5 : Le bureau central Article 8 Subordination administrative La directrice ou le directeur du bureau central est engagé/e par la cheffe ou le chef de projet. Elle ou il est employé/e de l institution en question. Elle ou il reçoit ses instructions de la présidente ou du président du comité de pilotage ou, après concertation avec la présidente ou le président, de la direction du projet. Elle ou il déploie également des initiatives propres dans les limites des objectifs et des tâches du Consortium. Article 9 Tâches Le bureau central est responsable de l exécution du projet. Il dresse un budget et établit les comptes annuels à l intention de la CBU. Dans le détail, son mandat de prestations figure dans l annexe qui fait partie intégrante de ce règlement. Article 0 Conclusion de contrats Le bureau central prépare des contrats de licence consortiaux pour les produits d information électroniques conformément aux directives stratégiques du comité de pilotage. Il prépare en outre les contrats nécessaires pour la prise en charge de l administration des produits d information électroniques acquis ainsi que de leur archivage (hosting). La directrice ou le directeur du bureau central peut contracter de son propre chef des engagements jusqu à francs par contrat en accord avec la direction du projet. Des contrats qui ont été négociés et dont la somme se monte à plus de francs doivent être soumis pour approbation au comité de pilotage, selon l art. 7, al. de ce règlement, ou à sa présidence élargie, selon l art., al. de ce règlement. 4 La signature de contrats de licences et d autres contrats s effectue selon l art. 7, al. de ce règlement par la cheffe ou le chef de projet. Section 6 : Financement et indemnités Article Financement La CBU approuve le budget annuel pour l infrastructure du bureau central. Le financement est assuré par les cotisations des membres/partenaires de projet selon une clé de répartition. La CBU est responsable du controlling, en particulier du reporting au niveau du contenu et des finances et de la révision. 5

6 Au cas où un membre/partenaire résilie une ou plusieurs licences courantes, le comité de pilotage décide si le membre/partenaire doit payer des frais de participation pour le travail supplémentaire qui a été causé au bureau central pour la réorganisation des licences et les renégociations avec les éditeurs. Article Indemnités La présidente ou le président du comité de pilotage assume cette tâche dans le cadre de sa fonction au sein de son institution. Les invité-e-s selon l art. 0, al. sont indemnisé-e-s pour leur participation à des réunions par la prise en charge des frais de déplacement et d hébergement dans le cadre des cotisations des membres/partenaires de projet. Des mandats confiés à des experts selon l art. 8 seront rémunérés conformément aux contrats qui seront conclus. Section 7 : Dispositions finales Article Entrée en vigueur Le présent règlement remplace celui du 5 janvier 006 et entre en vigueur au er janvier 009. Approuvé par la CBU le 6 avril 04 La présidente Prof. Dr. Susanna Bliggenstorfer Zentralbibliothek Zürich Zähringerplatz Zürich Annexe : «Mission pour le bureau central du Consortium des bibliothèques universitaires suisses» 6