F I C H E DE P O S T E. GESTIONNAIRE DE SCOLARITE 10 postes à pourvoir

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1 Réf : Scol-ADT-A-06 F I C H E DE P O S T E GESTIONNAIRE DE SCOLARITE 10 postes à pourvoir IDENTIFICATION DU POSTE CORPS : ADT Service / Direction : Scolarité Localisation du poste : Aix-en-Provence, 29 avenue Robert Schuman Composante : UFR ALLSH Aix-en-Provence BAP : J POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Service : Scolarité, divisée en bureaux thématiques et pluridisciplinaires. CONTEXTE ET SPECIFICITE La scolarité centrale est le lieu de délivrance principal du service aux étudiants de la composante. Reposant sur les principes de mutualisation des compétences et des ressources humaines de la fonction scolarité de la composante, le service scolarité est un lieu d accueil unique de tous les niveaux L-M-D en respectant les principes de continuité du service, de permanence de cet accueil et de la prise en charge tournante de cet accueil par l ensemble des agents de la fonction scolarité de la composante. Afin d atteindre ces objectifs de qualité et de continuité du service délivré, le schéma organisationnel est celui de la polyvalence qui permet d enrichir le contenu des activités tout en permettant d apporter des réponses aux usagers compte tenu de la vision globale des agents. Outre la polyvalence sur l activité d accueil, l organisation prévoit une polyvalence sur les activités «candidatures, inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques» et complémentarité sur les activités «emplois du temps, thèses, examens, stages, outils de gestion» La scolarité actuelle des ALLSH dépend actuellement de la DEVE. Au 1 er juillet 2014, la scolarité deviendra un service à part entière de la composante. L UFR doit déterminer la structuration précise de cette scolarité d ici la fin de l année 2013, dans le cadre de sa réorganisation administrative. Celle-ci étant en cours d élaboration, la répartition en bureaux des activités et des disciplines ne peut être précisée. Le dimensionnement de l équipe de scolarité, tel que déterminé par l étape 3 d ORIGAMU, prévoit un effectif d environ 50 personnels Equivalent Temps Plein, dont une quarantaine de gestionnaires. Une partie des personnels des actuels secrétariats pédagogiques de l UFR composera également les effectifs de la future scolarité. Le service sera encadré par un responsable de scolarité assisté d un adjoint et d au moins 5 chefs de bureaux. Les bureaux ont vocation à effectuer différents types de missions de scolarité, afin de permettre la polyvalence et un échelonnement des activités tout au long de l année universitaire. L UFR ALLSH a accueilli étudiants en 2012/2013, inscrits dans des filières regroupées dans 5 pôles d enseignement (Lettres et Art / Psychologie-Sciences de l Education / Lettres, Langage, Cultures / Humanités, Sciences Historiques et Sociales / Géographie, Aménagement, Environnement). Elle est issue de la fusion de 6 ex-ufr et a été mise en place fin 2011.

2 Quelle que soit l organisation interne à la scolarité le guichet unique pour l étudiant est privilégié ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL Le gestionnaire de scolarité sera placé sous l'autorité hiérarchique du Responsable de scolarité et sous responsabilité directe d un chef de bureau. Il travaille en liaison fonctionnelle avec les directeurs de pôles, de départements et les responsables des filières dans l UFR et avec les services du pilotage de la DEVE, ainsi que la DDEL. MISSIONS PRINCIPALES 1/ Missions communes à l ensemble des agents du service Assurer l accueil et l information des étudiants ou des futurs étudiants d Aix Marseille Université Assurer la réalisation des opérations de sélection des candidatures (s il y a lieu ), de réalisation des inscriptions administratives et inscriptions pédagogiques 2/ Missions spécifiques et/ou complémentaires En fonction de l organisation propre du service scolarité de la composante, le ( la ) titulaire du poste sera mobilisé ( e ) sur un ou plusieurs blocs d activité suivants : Emplois du temps Thèses Outils de gestion Examens Stages Cette mobilisation interviendra outre la mobilisation sur les activités relevant des missions communes pour assurer un lissage de l activité sur l année. ACTIVITES

3 - Assurer l accueil et l information des étudiants ou des futurs étudiants - Prendre en compte et suivre les doléances exprimées par les étudiants, hiérarchiser ces demandes en fonction des urgences et les transmettre auprès des pôles d activités concernés - Gérer et saisir les annulations d inscription dans l application APOGEE - Assurer l affichage à l attention des étudiants - Assurer la reprographie des documents administratifs et pédagogiques à destination des étudiants - Assurer l accueil téléphonique et électronique - Editer et remettre à l usager des documents administratifs (certificats, attestations, relevés de notes, etc.) - Assurer la saisie des justificatifs d absence aux travaux dirigés - Délivrer les cartes à puce d étudiants (création et réactualisation) - Assurer l inscription administrative des étudiants - Réceptionner et saisir les droits d inscriptions, assurer leur remboursement éventuel dans l application APOGEE - Assurer la gestion, la saisie et le suivi des dossiers de transfert - Gérer les candidatures des étudiants étrangers (Campus France, DAP) - Assurer éventuellement la maintenance de l application de candidatures - Organiser et gérer la campagne de candidature aux Masters 2 - Organiser et gérer les commissions d équivalence de la Licence au Master 2 - Gérer quotidiennement le courrier électronique et papier Assurer la gestion des groupes de TD (saisie dans l application APOGEE, édition hebdomadaire des listes d appel et pointage de celles-ci, comptabilisation de l ensemble des heures effectuées par les chargés de TD, élaboration des tableaux de vacations pour mise en paiement, gestion des fermetures et ouvertures de groupes de TD tout au long de l année, tutorat plan licence et méthodologie documentaire) Assurer l information et l accueil des étudiants sur les questions relatives aux examens (règlements d examen, offre de formation) - Elaborer et structurer les calendriers d examen, - Assurer la demande, la réception et l impression des sujets d examen - Veiller à la préparation matérielle des épreuves (planification et réservation des salles et des amphithéâtres et assurer leur saisie dans l application Apogée, organisation des examens des étudiants en tiers-temps). - Garantir le bon déroulement des épreuves - Assurer la collecte des copies et la saisie des notes et leur vérification - Préparer les délibérations (convocation des jurys, etc.) - Préparer, éditer et contrôler les procès-verbaux et afficher les résultats - Organiser les sessions exceptionnelles - Gérer les consultations de copies d examen - Assurer la gestion et le suivi des étudiants en situation de doublement, d enjambement, ou concernés par des validations d acquis - Assurer la gestion des rendez-vous avec les responsables enseignants concernés et le suivi des décisions prises pour chaque étudiant concerné - Gérer les conventions de stage ainsi que leur suivi en veillant au respect de la réglementation en vigueur et assurer l information des étudiants

4 Modélisation : Saisir l arborescence des enseignements et des modalités de contrôle de connaissance pour chacune des étapes (Licence, Masters et DU dans ses déclinaisons Formation Initiale, Formation Continue et Enseignement à distance) dans l application Apogée - Créer les annexes descriptives à chaque diplôme (collecte des données Apogée de l ensemble des Formations AMU de l étudiant et des autres universités du cursus de l étudiant) - Saisir l arborescence des structures fines dans l application Références de l Offre de Formation (ROF) - Participer à l élaboration, à l actualisation des règlements d examen et à leur traduction dans le Système d Information formation (APOGEE + ROF) - Traduire dans les différentes applications concernées l offre de formation présente dans le contrat quadriennal et ses adaptations en CEVU - Garantir et coordonner la bonne application des règlements d examen Gestion financière : Assurer le suivi comptable des inscriptions administratives - Gérer les paiements échelonnés, les remboursements, les exonérations. - Assurer des remontées statistiques en élaborant des tableaux de bord - Collecter les états à payer et vérifier le service fait à l aide des tableaux de suivi avant mise en paiement Inscriptions : Accueil, conseils, renseignements sur les conditions d'inscriptions puis suivi des dossiers ; Vérification de la recevabilité des demandes, suivi des différentes étapes de signatures des dossiers d'admissions Suivi des dossiers devant passer en CS (titulaires de diplômes obtenus à l'étranger ou ne correspondant pas à la discipline souhaitée veille réglementaire des textes) : - vérification des diplômes - recueil de renseignements sur certains diplômes pour en évaluer la concordance - vérification du nombre d'étudiants suivis par les directeurs de recherche ; Inscription administrative sur APOGEE puis édition carte d'étudiant sur EASY ID Saisie des résultats sur APOGEE Gestion des demandes ponctuelles à diriger ou à co-diriger une thèse Gestion et suivi des conventions et avenants de cotutelles Préparation des documents qui sont nécessaires pour passage au CS en les scannant et en les déposant sur l espace partagé informatique de la DRV Réinscriptions : Vérification des réinscriptions : étudiants 2 ème et 3 ème et 4 ème année d'études en doctorat Vérifications des demandes de dérogations et suivi des différentes étapes de signatures (étudiants 5 ème année et +) Inscription administrative sur APOGEE puis édition carte d'étudiant sur EASY ID Saisie des résultats sur APOGEE Gestion des demandes ponctuelles à diriger ou à co-diriger une thèse Gestion et suivi des conventions et avenants de cotutelles. Préparation des documents nécessaires pour passage au CS, à déposer sur l espace partagé informatique de la DRV Soutenances : Suivi individualisé sur 9 semaines 1 Vérification des demandes: titres et grades des pré-rapporteurs et des membres du jury pour conformité (veille réglementaire des textes) ; 2 Suivi de la demande d'autorisation : présentation à la signature des responsables des écoles doctorales et du vice-président du Conseil Scientifique ; 3 Organisation logistique de la soutenance : réservation des salles, envoi des convocations, diffusion des avis de soutenance par voie d'affichage et par messagerie électronique ; 4 Vérification des procès-verbaux de soutenance à leur retour (présence ou absence des membres du jury, vérification de la qualité du président de jury) ; 5 Edition et envoi des attestations de soutenance ; 6 Après réception, vérification de conformité puis de l'envoi des rapports de soutenance aux doctorants (document suivant les étudiants durant toute leur carrière et leur permet de s'inscrire sur les listes de qualifications afin de postuler sur des postes de Maître de Conférences )

5 7 Relance des présidents de jurys en cas de rapports non parvenus ; 8 Dépôt électronique des thèses (STAR) TENDANCES D EVOLUTION La fonction scolarité s inscrit dans une dynamique de dématérialisation des procédures fortement mobilisatrices en matière de temps opérationnel : inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques. Cette dématérialisation entrainera de fait une réaffectation du temps opérationnel ainsi dégagé vers le contrôle de la saisie des données faites par les étudiants, l accompagnement des étudiants, le support auprès des enseignants chercheurs, le conseil. Cette évolution des procédures et modes opératoires devra par ailleurs s accompagner de la mise sous contrôle des risques inhérents à la fonction. COMPETENCES Métier -Connaître l organisation et le fonctionnement de la Recherche et de l Enseignement Supérieur engénéral -Connaître l offre de formation des diplômes de licence, des Masters1 et 2 et des Diplômes d Université -Connaître les structures spécifiques à l UFR ALLSH et AMU, discerner et maîtriser les liens hiérarchiques et fonctionnels qui en découlent -Connaître les modalités de fonctionnement et de gestion du service public -Connaître la réglementation relative à la gestion administrative, pédagogique et sociale applicable aux étudiants Savoirs sur l environnement professionnel -Connaître les logiciels Apogée, ROF, Word, Excel -Savoir traduire et appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes réglementaires et adoptées en CEVU et CA ou définies par le Chef de service Savoirs - être. Faire preuve de sens du travail en équipe. Faire preuve de disponibilité, notamment en période de hautes activités (examens, inscriptions administratives et pédagogiques). Faire preuve de sens du relationnel et appliquer les normes spécifiques à l accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité, continuité). Faire preuve de courtoisie et de maîtrise de soi en toutes circonstances, d écoute, de professionnalisme et de précision. Faire preuve d organisation et d autonomie dans la gestion de son champ de compétences.. Faire preuve d adaptabilité et de polyvalence. Faire preuve de rigueur et investissement