SugarCRM Professionnal Guide administrateur fonctionnel v 6.5

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1 SugarCRM Professionnal Guide administrateur fonctionnel v 6.5 Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 1 sur 33

2 Sommaire I. Historique des mises à jour... 4 II. Les outils de développement... 5 A. Le studio Le composant Libellés Le composant Champs Le composant Formulaire Le composant Relations Le composant Sous-onglets Le composant Formulaires pour vue mobile B. Les listes déroulantes C. Renommer les onglets D. Le gestionnaire de workflow Création d un workflow Les conditions Les alertes Les actions E. La gestion des utilisateurs et de la sécurité Préambule à la gestion de la sécurité Les rôles Les équipes Les utilisateurs Les droits sur les champs La gestion des mots de passe III. Le système A. Les paramètres du système B. Les devises C. Les paramètres locaux D. Les connecteurs E. Gestion des thèmes F. Configuration mobile G. Configuration PDF H. Recherche globale IV. L A. Les paramètres de messagerie Les comptes de messagerie entrants Les files d attente des s Archivage automatique des s V. Les autres paramètres A. Produits et devis Les catégories de produits Les types de produits Le catalogue produits Les fabricants Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 2 sur 33

3 5. Les transporteurs Les taux de TVA B. La gestion des bugs C. Les prévisions D. Les contrats E. Le réseau SugarCRM Le portail de support La documentation en ligne Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 3 sur 33

4 I. Historique des mises à jour Date Chapitres Auteur Description 27/07/2009 Tous AP Sortie officielle. 04/06/2010 Tous MR / AP Révision générale suite à passage version /09/2010 Tous MR Révision générale suite à passage version /10/2012 Tous MR Révision générale suite à passage version /12/2012 Tous BP Relecture Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 4 sur 33

5 II. Les outils de développement A. Le studio Dans le menu Admin, dans le bloc Outils de développement, cliquez sur le Studio, sélectionnez le module sur lequel vous voulez travailler, le module Comptes a été choisi à titre d exemple. Généralement vous avez 5 ou 6 composants par module qui sont Libellés, Champs, Relations, Formulaires, dans certains cas Sous-onglets puis Formulaires pour vue mobile. Cliquez tout d abord sur le composant Libellés. 1. Le composant Libellés Dans ce premier composant, vous pouvez voir les différents champs présents dans le module Comptes : La colonne de gauche représente les intitulés systèmes invisibles pour un utilisateur La colonne de droite affiche les libellés de ces champs, c est-à-dire le texte que voit l utilisateur. Ces libellés sont modifiables, il suffit d effacer l ancienne valeur et de la renommer puis de cliquer sur le bouton Enregistrer et Déployer. Pour revenir à la page précédente cliquez sur le lien Comptes. Passez maintenant à la création des champs. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 5 sur 33

6 2. Le composant Champs Depuis cette page, vous pouvez modifier les libellés des champs (lien vers premier composant). Vous pouvez également visualiser les champs présents et en ajouter de nouveaux en cliquant sur le bouton Ajouter un champ. Les grands types de champs sont : Case à cocher Date Liste déroulante (1 choix parmi une liste). Liste à choix multiples (Plusieurs choix parmi une liste, touche Ctrl). Décimale (plusieurs chiffres après la virgule). Entier (pas de chiffre après la virgule). Texte Zone de texte (Mémo = 65k caractères). Image Une fois les différents champs renseignés, cliquez sur le bouton Enregistrer. Ce nouveau champ est maintenant enregistré et visible dans la partie supérieure de la page Champs appartenant au module Comptes. Attention : pour les types : liste déroulante et liste à choix multiples, il faut cliquer sur le bouton Gestion des listes déroulantes. Certains champs peuvent être dépendants d une formule qui peut : - Les rendre visibles/invisibles (Visible si) - Calculer leur valeur en fonction d autres champs (Valeur calculée) - Modifier ou remplir leur contenu automatiquement (Valeur calculée) - Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 6 sur 33

7 Pour revenir à la page précédente cliquez sur le lien Comptes. Passez maintenant à la gestion des formulaires. 3. Le composant Formulaire Il existe 7 types de formulaires : Vue en modification (même formulaire que la création) Vue en lecture Vue en liste Création rapide Dashlet Popup Rechercher, comprenant : o Recherche simple o Recherche avancée Le principe est le même pour tous les formulaires, il faut organiser la page de droite en étant le plus cohérent possible dans la disposition des informations afin qu elles apparaissent ordonnées aux yeux de l utilisateur final. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 7 sur 33

8 i. Modification, lecture et création rapide Nous parlons ici des vues en modification, en lecture et création rapide. Dans la partie gauche de l écran apparaissent les éléments suivants : Nouveau panneau : permet de créer des panneaux supplémentaires dans le formulaire (1 panneau contient 4 champs par défaut. Il peut être renommé). Attention à l ordre d insertion des panneaux (numéro invisible) entre les différents formulaires. Nouvelle ligne : permet d insérer des lignes dans les panneaux (1 ligne contient 2 champs par défaut). Liste de champs disponibles pour ce module et pas encore insérés dans le formulaire. Un simple glisser-déposer suffit pour : Ajouter des éléments (panneau, ligne, champ) dans le formulaire. Changer la disposition des champs Supprimer des champs à l affichage (glisser- déposer dans la poubelle) tout en restant disponibles. Il est également possible de modifier le libellé de chaque champ en cliquant sur le symbole Modifier (crayon) situé sur chaque brique. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 8 sur 33

9 Vous pouvez afficher les différents panneaux sous forme d onglets plutôt que de les afficher tous sur une seule page. Il est également possible de faire un mix entre ces deux possibilités. Pour se faire, une liste déroulante contenant les valeurs «Panneau» et «Onglet» est présente dans chaque panneau. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 9 sur 33

10 ii. Vue en liste La vue en liste définit l affichage par défaut des colonnes lorsque vous cliquez sur le nom d un onglet. Il y a trois colonnes : Par défaut Disponible (les utilisateurs pourront afficher ces champs lorsqu ils définiront leurs propres recherches). Masqué (les utilisateurs ne pourront jamais afficher ces champs). Basculez, via un glisser-déposer, les champs que vous souhaitez faire apparaître. iii. Recherche simple et avancée Pour les formulaires de recherche simple et avancée, le principe est le même que pour la vue en liste, il y a deux colonnes Par défaut et Masqué, les champs que l on souhaite faire apparaître dans la recherche sont à basculer dans la colonne Par défaut. iv. Dashlet et Popup Les Dashlets et les Popups contiennent chacun un formulaire de liste et de recherche. Ces formulaires fonctionnent à l identique des formulaires de liste et de recherche simple/avancée vue précédemment. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 10 sur 33

11 4. Le composant Relations Ce composant permet de gérer les relations entre le module dans lequel vous vous trouvez et d autres modules. Vous avez la liste des liens présents automatiquement dans le logiciel, pour créer une nouvelle relation, il faut cliquer sur le bouton Ajouter une relation. Le module principal est le module dans lequel vous êtes, (Comptes par exemple), il faut choisir le type de relation, il y a trois possibilités : La relation 1-N, signifie, par exemple, que pour un compte, sont associés plusieurs éléments d un module, on peut ainsi associer plusieurs projets à un compte donné. Cela se caractérise, par un sous-onglet dans la page d 1 Compte répertoriant les «N» Projets liés, et un lien dans la page Projets vers le Compte lié à ces commandes. La relation N-N, signifie un rapport de plusieurs à plusieurs. Un contact est, par exemple, relié à plusieurs projets et un projet peut être relié à plusieurs contacts (Facturation, Livraison ). Cela se matérialise par des sous-onglets : un sous-onglet Projets dans le module Contacts mais aussi un sous-onglet Contacts dans le module Projets. La relation 1-1, signifie que pour un module donné, on ne peut associer qu un élément. Il n existe pas de cas actuellement sous SugarCRM. 5. Le composant Sous-onglets Ce composant n est pas présent dans tous les modules. Il permet de personnaliser les colonnes des sous-onglets liés à un module. Il fonctionne de la même manière que le composant recherche simple et avancée. 6. Le composant Formulaires pour vue mobile Il fonctionne de manière identique aux formulaires classiques de SugarCRM. Vous définissez ici simplement les formulaires visibles depuis un smartphone. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 11 sur 33

12 B. Les listes déroulantes La page Gestion des listes déroulantes permet de visualiser l ensemble des listes déroulantes présentes dans le logiciel. Pour en créer une : Cliquez sur le bouton Ajouter une liste déroulante. La valeur dans le champ Nom de l élément est une clé de base de données, elle doit être «neutre» donc sans accent, sans espace, sans tiret, et sans majuscule. La valeur du libellé est la donnée qui apparaîtra aux utilisateurs, vous pouvez saisir ici ce que vous souhaitez. Une fois la liste réalisée, cliquez sur le bouton Enregistrer. En cas d erreur sur l un des éléments, il est possible de le modifier grâce à l outil crayon ou d effacer avec l outil poubelle (glisser/déposer dans la poubelle), puis Enregistrer. La liste est bien enregistrée Depuis le Studio : Sélectionnez de nouveau le module concerné par cette liste déroulante, dans notre exemple c est le module Comptes Puis cliquez sur le composant Champs comme dans les étapes précédentes. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter un champ. Dans le champ Type de données, sélectionnez soit liste déroulante soit liste à choix multiples puis liez ce champ à la liste précédemment créée grâce au champ liste de choix. Une valeur par défaut peut être choisie afin que le champ contienne une donnée à la création du compte. Les listes déroulantes ont la possibilité d être conditionnelle, c est-à-dire que leur contenu peut varier selon la valeur d un autre champ. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 12 sur 33

13 Pour chaque valeur de la liste Parente sélectionnée, vous pouvez glisser/déposer les valeurs de votre nouvelle liste qui s afficheront. C. Renommer les onglets L utilisation est simple, il suffit de cliquer sur les symboles Modifier (crayon) pour changer le libellé à afficher de l onglet correspondant à une valeur de la base de données, puis enregistrez les changements. D. Le gestionnaire de workflow Un workflow est une action automatisée, composée de 3 étapes : Une ou plusieurs conditions (ces conditions doivent être satisfaites pour déclencher le workflow) Une ou plusieurs alertes Une ou plusieurs actions. Le workflow fonctionne comme un système de : Si alors. Prenons l exemple suivant : Si une opportunité est gagnée pour un compte prospect, alors le prospect devient client. 1. Création d un workflow : Cliquez sur Créer une définition de workflow. Spécifiez quand l exécution se déclenche : o Quand l enregistrement se déclenche : lorsque vous avez cliquez sur le bouton Enregistrer d un compte par exemple o Au temps passé : par exemple, quelques jours après la création d un lead Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 13 sur 33

14 Dans le module de travail, spécifiez le module principal à partir duquel vous souhaitez déclencher le workflow (nous prendrons ici le module Opportunités) Précisez sur quels éléments des opportunités s applique votre worflow : o Enregistrements nouveaux et modifiés : tous les enregistrements o Uniquement les nouveaux enregistrements : à la création d une opportunité o Uniquement les enregistrements existants : qui ont déjà été créés et sauvegardés. Attention : n oubliez pas d activer votre workflow! (Champ Statut). 2. Les conditions : Dans le bloc Conditions, spécifiez les conditions de déclenchement des actions et/ou des alertes. i. Première condition Lorsqu une opportunité est gagnée. Cliquez sur le bouton Créer. Cela déclenche l ouverture d une fenêtre pop-up contenant 5 conditions : Lorsqu un champ du module de travail prend ou avait une valeur spécifique. Lorsque le module de travail change. Lorsqu un champ du module de travail change. Lorsqu un champ du module de travail contient une valeur spécifique. Lorsque le module de travail change et qu un champ dans le module lié contient une valeur spécifique. Prenez comme exemple, la première condition, un message s affiche «Quand champs prends ou avait une valeur spécifique». Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 14 sur 33

15 Cliquez sur le lien Champ pour choisir à quel élément vous appliquez la condition Sélectionnez le champ Etape de vente puis cliquez sur Enregistrer puis sur Suivante. Précisez la nouvelle étape de vente : Gagné. Cliquez sur Enregistrer. ii. Seconde condition Si le compte est un compte de type prospect. Choix de la condition : «lorsque le module de travail change et qu'un champ dans le module lié contient une valeur spécifique». Spécifier le module lié Module(s) Champ : Comptes. Champ spécifique : Type = Prospect Enregistrer. Le résultat sera : Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 15 sur 33

16 Ces conditions peuvent être ensuite associées à des alertes et des actions. 3. Les alertes : Elles peuvent être de 2 types : Invites : pop-up pour les utilisateurs qui sont connectés à la base pour les utilisateurs non connectés en permanence qui recevront un dans leur messagerie habituelle. Les messages s envoyés peuvent être : Des s paramétrés (Html + champs de fusion) Des s normaux (texte sans champ de fusion). La liste des destinataires de l alerte, peut être choisie de différentes façons : Un utilisateur lié au module de travail Un utilisateur associé à un module lié Destinataire associé à un module lié Destinataire associé au module de travail Un utilisateur spécifié Tous les utilisateurs d une équipe spécifiée Tous les utilisateurs d un rôle spécifié Utilisateur connecté à l heure de l exécution Dans cet exemple, nous choisissons d alerter l équipe de Direction qu il y a eut un nouveau client. 4. Les actions : Vous pouvez également associer des actions. 4 types d actions sont possibles : Mettre à jour les champs dans le module de travail Mettre à jour les champs dans un module lié Créer un enregistrement dans un module lié au module de travail Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 16 sur 33

17 Créer un enregistrement associé à un module lié au module de travail. Pour cet exemple, choisissez la deuxième action. En cliquant sur le lien Enregistrement vous allez choisir sur quel module l action va se dérouler (ici c est le module Comptes), puis cliquez sur le bouton Suivant. La seconde étape, est de choisir sur quel champ cette modification va s appliquer : Modifier le champ : Type Le champ Type sert à qualifier le compte, ici le Prospect doit devenir Client. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 17 sur 33

18 E. La gestion des utilisateurs et de la sécurité 1. Préambule à la gestion de la sécurité Lorsque vous abordez les questions relatives à la sécurité dans SugarCRM, il est plus logique de commencer dans cet ordre : La gestion des rôles La gestion des équipes La gestion des utilisateurs (qui seront ensuite affectés à un rôle et à 1 ou plusieurs équipes). La gestion des mots de passe Pour vous aider à comprendre la gestion de la sécurité, nous avons élaboré l exemple suivant : 3 collaborateurs : o Albert Laporte (alaporte) : Directeur commercial France o Romain Plailly (rplailly) : Commercial Région Nord reporte à alaporte o Hugo Drine (hdrine) : Commercial Région Sud reporte également à alaporte. 3 équipes : o France o Nord o Sud. 2 rôles de sécurité : o Directeur commercial o Commercial. Pour simplifier, nous ne traiterons que le module des Comptes mais l exemple donné est bien sûr valable et reproductible sur l ensemble des autres modules de SugarCRM (Contacts, Opportunités, Tickets ). Pour terminer, il est impératif de savoir que dans SugarCRM Professionnal chaque enregistrement est toujours affecté à : o Un utilisateur (qu on désigne également comme le Propriétaire du compte). o Une équipe. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 18 sur 33

19 2. Les rôles Le rôle détermine les accès suivants : Un utilisateur qui serait membre de ce rôle a-t-il accès au module Comptes? S il accède au module Comptes, quels sont ses droits de visualisation, modification, suppression, d imports 1 utilisateur ne peut avoir qu un seul et unique rôle de sécurité. Voici les 2 rôles tels que définis dans l exemple du préambule : Accès : les membres du rôle Commercial ont accès au module Comptes. Type d utilisateur : ils ont un accès Normal à différencier de l accès Admin qui donne tous les droits sur ce module. Supprimer : ils ne peuvent supprimer aucun compte. Editer : ils peuvent modifier uniquement les comptes dont ils sont le propriétaire (affecté à l utilisateur rplailly ou hdrine). Exporter : ils ne peuvent qu exporter leurs comptes (affecté à l utilisateur rplailly ou hdrine). Ce droit est souvent plus restreint. Importer : ils ne peuvent pas importer de comptes (Nous réservons le plus souvent cette possibilité aux administrateurs fonctionnels qui ont reçu une formation aux imports et qui savent notamment éviter les doublons). Liste : ils peuvent lister simplement toutes les sociétés affectées à leur(s) équipe(s) : Nord ou Sud. Voir : ils ne peuvent voir les détails (formulaire complet) de ces sociétés, que si elles leurs sont affectées (rplailly ou hdrine). Le principe est le même que pour le rôle précédent. Le droit Tout signifie simplement qu un membre du rôle Directeur commercial accède (supprimer, éditer, exporter, lister et voir) à tous les éléments affectés à ses équipes. Dans cet exemple, alaporte accède donc à tous les comptes affectés aux équipes : France / Nord / Sud. Attention : le droit Non défini signifie qu il n a pas été défini de droit sur ce module ou cette colonne de module. Cela correspond donc à ne pas brider le droit (La valeur Non défini sur le droit Liste signifie Tout, soit restriction uniquement sur les équipes). Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 19 sur 33

20 3. Les équipes L équipe détermine les accès suivants : Si un utilisateur est membre d une équipe, le droit Tout (dans son rôle de sécurité) signifie qu il «accède» à tous les comptes, mais uniquement ceux affectés à cette équipe. Un utilisateur peut être affecté à une ou plusieurs équipes (il n a cependant qu une seule équipe par défaut gérée au niveau de chaque utilisateur Cf. Gestion des utilisateurs). Ici, considérez que le Directeur Commercial Albert Laporte, ne rend de comptes à personne. Par contre, la position hiérarchique des 2 commerciaux suggère la supervision de leur travail par le Directeur Commercial qui a donc logiquement accès à leurs données. Dans cet exemple, 3 équipes ont été mises en place, l équipe Nord, l équipe Sud et l équipe France. Le Directeur est donc dans les 3 équipes (Nord et Sud automatiquement par hiérarchie car ses deux commerciaux lui reportent). Notre exemple donnera donc le résultat suivant : L équipe Global Cette équipe permet de partager les comptes entre utilisateurs. Si chaque utilisateur est membre de cette équipe par défaut, un compte affecté à l équipe Global sera visible par tous les utilisateurs. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 20 sur 33

21 Le multi-équipes De même que les utilisateurs, les différents enregistrements peuvent être affectés à plusieurs équipes. Pour qu un utilisateur puisse voir un enregistrement, il doit être affecté à au moins une des équipes de l enregistrement. 4. Les utilisateurs Cette fonction permet de créer et de gérer les utilisateurs. Saisissez ici les informations de l utilisateur : nom, prénom, login, mot de passe En terme de droits, il y a une notion importante qui est le Reporte à. (Cf. Gestion des équipes). Attention! Lors des imports et exports de données certaines informations peuvent contenir des erreurs dues à la configuration de l OS de la machine (Système d exploitation), au paramétrage du fichier, ou de SugarCRM. Généralement on utilise un des 3 codages suivants : UTF8, ISO ou CP1252. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 21 sur 33

22 5. Les droits sur les champs La gestion des rôles propose également une fonction de contrôle des droits sur les champs. Voici quelques exemples d utilisation des droits sur les champs pour le formulaire Comptes : Figer le numéro d identifiant d un compte s il fait référence à un numéro de compte dans votre gestion commerciale ou votre ERP. Empêcher la visualisation de la marge réalisée avec ce client pour les personnes du support client. Empêcher la visualisation, par les commerciaux, du mot de passe du client pour accéder à votre intranet. Empêcher la modification d un numéro de série d un logiciel Depuis le rôle sélectionné : Référez-vous à la partie gauche du formulaire Cliquez sur le module pour lequel vous souhaitez ajouter une sécurité sur les champs, ici Comptes Spécifier les droits sur chaque champ nécessaire. Non défini : l utilisateur possède tous les droits sur ce champ (si droits d Editer sur son rôle). Lecture Tout / Ecriture Tout : droits de lecture et d écriture sur ce champ (idem Non défini) Lecture Tout / [Ecriture propriétaire] : l utilisateur peut lire le champ mais ne le modifiera que s il est propriétaire (Assigné à) du compte. Lecture seule : l utilisateur ne peut que consulter ce champ. [Lecture et écriture propriétaire] : ne peut lire et modifier ce champ que s il est propriétaire (Assigné à) du compte. Aucun : l utilisateur n a ni le droit de visualiser ni celui de modifier ce champ. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 22 sur 33

23 6. La gestion des mots de passe Cette fonction permet de paramétrer les différentes règles de sécurité des mots de passe utilisateurs : Expiration des mots de passe Génération des mots de passe Verrouillage de la connexion Mot de passe oublié Règles de composition du mot de passe III. Le système A. Les paramètres du système Afin de configurer le système, voici notamment quelques paramètres importants : Configuration du nombre de lignes affichées par onglets principaux, par sous-onglets Un logo doit avoir les caractéristiques suivantes : Format «.png» en 212x40 pixels afin qu il apparaisse correctement. SugarCRM peut-être lié à un annuaire LDAP pour éviter aux utilisateurs de ressaisir leur nom d utilisateur et leur mot de passe. Vous pouvez activer les fonctions de publipostage entre SugarCRM et Microsoft Word. Mode développeur : ne tient pas compte du cache enregistré dans votre navigateur internet. B. Les devises Les devises permettent de convertir automatiquement les montants d une monnaie à une autre en fonction d un taux de conversion choisi : Elles sont utilisées dans les opportunités. Chaque utilisateur (dans Mon compte) peut choisir la devise principale qu il utilisera, la devise principale du système étant par défaut l Euro ( ). Concrètement : Si un commercial travaillant en USD est situé aux Etats-Unis avec son manager en France. Il crée toutes ses opportunités en USD. Son manager s il travaille en Euros verra automatiquement le montant des opportunités de son commercial converti en Euros. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 23 sur 33

24 Le principe est identique pour les rapports. C. Les paramètres locaux Voici quelques paramètres locaux importants : Ces paramètres sont déjà définis par défaut lors de l installation, vous n avez pas normalement à les modifier. Le format de date utilisé dans le système (n écrase pas les paramètres définis par chaque utilisateur dans ses préférences). Le format d heure par défaut. La langue par défaut à la connexion. Les fonctions de désactivation complète des exports ou uniquement pour les administrateurs de l application. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 24 sur 33

25 D. Les connecteurs Les connecteurs servent à créer des liens avec des réseaux sociaux comme Linked In, cela permet aussi de récupérer des informations sur les sites des sociétés pour alimenter les fiches comptes dans SugarCRM via ZOOM info par exemple. Pour les paramétrages des propriétés des connecteurs, ici vous configurez les propriétés de chaque connecteur, tel que l URL et la clé API. Pour activer les connecteurs, sélectionnez quels modules sont accessibles pour chaque connecteur. Faîtes un glisser-déposer des informations de la colonne de droite (désactivé) à la colonne de gauche (activé). La liaison entre les champs des connecteurs et les champs des modules, permet de voir et de recopier des données externes dans les enregistrements. Pour le paramétrage des recherches des connecteurs, effectuez la même manipulation : sélectionnez les champs de chaque module à utiliser pour la recherche de données. Vous glissez et déposez de droite à gauche pour faire apparaître les éléments, et l inverse pour les faire disparaître. E. Gestion des thèmes Vous pouvez décider quels thèmes sont activés ou désactivés pour l ensemble des utilisateurs. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 25 sur 33

26 F. Configuration mobile Vous pouvez décider quels modules sont activés ou désactivés pour l accès à SugarCRM via un mobile (smartphone) : G. Configuration PDF Un logo pour les devis ou les rapports en PDF peut-être chargé ici. H. Recherche globale Vous pouvez activer ou désactiver les différents modules pour les recherches globales effectuées par les utilisateurs. Il est possible aussi de relier SugarCRM à un moteur de recherche et ainsi permettre la recherche Full-text. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 26 sur 33

27 IV. L A. Les paramètres de messagerie Cela permet de gérer tous les messages de notification dans SugarCRM aux utilisateurs. De manière automatique, en cochant les cases de notification, des s peuvent être envoyés aux utilisateurs pour les prévenir d une action comme l affectation d un nouvel enregistrement ou tout simplement pour envoyer un message de bienvenue à un nouvel utilisateur. 1. Les comptes de messagerie entrants Paramétrer les comptes de messagerie entrants permet de gérer les réponses (clics, désinscriptions, adresses erronées) aux s envoyés via les campagnes marketing. Renseignez les informations demandées en indiquant comme actions possibles : Bounce Handling. Ce compte peut-être : Un compte générique d une personne fictive qui travaillerait pour votre société. o Avantages, vous recevez tous les retours d erreurs, désinscription directement dans cette messagerie SugarCRM. o Inconvénient : cette personne n existe pas et ne peut donc être contactée par téléphone pour des suivis. Un compte d une personne réelle qui travaille dans votre société. o Avantages, cette personne peut-être contactée pour des suivis. o Inconvénients : lorsque l ing est envoyé ; cette personne ne doit pas se connecter à sa boîte de messagerie (Outlook, Hotmail, etc ) pendant quelques heures (en fonction du nombre d s à envoyer), afin que SugarCRM puisse recevoir les erreurs éventuelles directement. Quelque soit l option retenue, il est nécessaire de renseigner les informations suivantes : o Le nom du compte (ci-dessous Marketing Carrenet). o Le nom de l utilisateur de la messagerie o Le mot de passe de ce compte de messagerie. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 27 sur 33

28 o Le nom de l expéditeur (ici Demo par défaut). o L adresse de l expéditeur (ici par défaut) 2. Les files d attente des s Cela permet : - De savoir quels sont les mails en attente d envoi. - D envoyer directement les s sans suivre la procédure habituelle. En effet, une fois l envoi des s lors d une campagne marketing, il faut libérer l envoi manuellement pour qu ils soient envoyés immédiatement en cliquant sur le bouton envoyer les s en attente sur une campagne, sinon cela sera fait dans la nuit automatiquement. 3. Archivage automatique des s L'archivage est un service d'import automatique qui autorise les utilisateurs à importer les s dans Sugar en leur envoyant depuis n'importe quel client ou service vers un fourni par Sugar. Chaque instance de Sugar possède sa propre adresse . Pour importer les s, un utilisateur les envoie à l' fourni en utilisant les champs POUR, CC ou BCC. Le service importera les s dans l'instance Sugar. Le service importe l' , ainsi que toutes les pièces jointes, images et événements de calendrier, et créer des enregistrements associés avec des enregistrements existant en se basant sur la correspondance des adresses . Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 28 sur 33

29 V. Les autres paramètres A. Produits et devis SugarCRM permet de gérer un catalogue produit. Ce catalogue contient un certain nombre d éléments dont : Les catégories (Familles produits) Les types Les produits en eux-mêmes. Ce catalogue produit est utile sur 2 points : Réaliser des devis pour les commerciaux. Associer un produit à un compte pour le service clients. Notez qu il est intéressant d intégrer ce catalogue produit avec votre système de gestion interne. 1. Les catégories de produits Les catégories de produits permettent de classer les produits entre eux. Lors d une recherche cela peut être un critère de tri. 2. Les types de produits Idem que pour les catégories, vous gérez des types auxquels sont liés des produits, afin de les trier et les classer. Les types sont liés aux catégories et donc aussi aux produits. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 29 sur 33

30 3. Le catalogue produits Vous pouvez répertorier et classer les produits en les liants à une catégorie et à un type pour faciliter l organisation et la recherche des informations. Vous pouvez visualiser les différents enregistrements donc les produits créés, mais aussi en faire de nouveaux en les liants à un type et à une catégorie. Ainsi, 1 boite de 50 sachets de thé est liée au type sachet, et à la catégorie thé. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 30 sur 33

31 4. Les fabricants Vous gérer ici des fournisseurs pour vos produits. Vous pouvez en créer et en supprimer, de plus en leur attribuant un statut actif ils apparaissent dans la liste de choix ; si cela n est pas le cas, le fabricant inactif n apparaitra pas. 5. Les transporteurs Lors de la création d un devis vous allez choisir le transporteur de votre choix dans la liste déroulante que vous aurez constituée avant (DHL, Fedex, ). 6. Les taux de TVA La gestion des taux de TVA est surtout utilisée pour les devis et pour les produits. Cela permet d enregistrer et de gérer les types de TVA (normal, réduit). Vous renseignez le nom du taux, le pourcentage associé, le statut et l ordre. B. La gestion des bugs Permet de gérer simplement les mises à jour et versions des différents logiciels. Ce versioning est utilisé dans le module de gestion des bugs. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 31 sur 33

32 C. Les prévisions Le système de gestion des prévisions de ventes de SugarCRM Pro fonctionne de manière cascadée et par étape du haut de la hiérarchie vers les Commerciaux puis réciproquement. i. Première étape Chaque Manager reçoit ses objectifs de la part de son propre Manager. Chaque Manager doit ensuite répartir son objectif sur les Managers ou Commerciaux de son équipe. Il est donc normal que plus vous êtes situé en haut de la hiérarchie, plus vous aurez d objectifs à déterminer pour les Managers qui dépendent de vous. Les objectifs sont à déterminer pour chaque période spécifiée. ii. iii. Seconde étape Chaque collaborateur, Manager ou Commerciaux s étant vu assigné un objectif doit le confronter avec ce qu il pense pouvoir réaliser dans : o Le meilleur des cas o Le cas le plus probable o Le pire des cas. Il est aidé dans cette tâche par la visualisation de ses opportunités (affaires) en cours, signées ou perdues sur la période donnée. Troisième et dernière étape Les Managers procèdent à la remontée des objectifs. C est-à-dire que chaque Manager va s appuyer sur les objectifs et le réalisable le plus probable des membres de son équipe pour consolider son propre objectif. Ce sera ensuite au Manager de ce Manager de consolider ses objectifs en tenant compte de tous les objectifs et du réalisable de chaque collaborateur pour offrir une vue d ensemble de la société. D. Les contrats Les types de contrats Vous pouvez définir les types de contrats commerciaux du module Contrats. Quand vous créez un contrat, le menu déroulant de ces types sera alors proposé. Un ordre est donné à chaque enregistrement, ce qui correspondra à leur place dans la liste déroulante. E. Le réseau SugarCRM 1. Le portail de support Option de SugarCRM Pro, ce portail est un extranet client, il nécessite un nom d utilisateur et un mot de passe, il permet la communication entre le service support et les clients. Il y a un historique des tickets, une base de connaissances, pour que le client puisse s y référer et résoudre ses problèmes de manière autonome. 2. La documentation en ligne Vous trouverez un lien vers les documentations de la version SugarCRM utilisée. Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 32 sur 33

33 Nom du document : Administration_fonctionnelle_SugarCRM_6-5.docx Page 33 sur 33

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