Extranet adhérents Actalians Guide d'utilisation Espace Entreprise

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1 Extranet adhérents Actalians Guide d'utilisation Espace Entreprise Page 1

2 Sommaire 1 - Introduction... 4 Avant-propos... 4 Préambule... 4 Navigateurs Principe d ergonomie... 5 Principes généraux d ergonomie... 5 Structure type d une page... 5 Champs obligatoires... 6 Recherche... 6 Nomenclature des icônes Conditions d accès à l espace... 8 S inscrire... 8 Se connecter Perte de mot de passe Mon compte Modifier mon mot de passe Modifier mon compte Modifier les coordonnées de l'entreprise Gérer mes utilisateurs Mes coordonnées bancaires Mes salariés Gérer mes salariés Ajouter un salarié Importer mes salariés Exporter mes salariés Mes cotisations Notices cotisations Mon historique Mes versements de cotisation Mon reçu libératoire Je transmets Une formation Une période de professionnalisation Une demande de financement déjà enregistrée Un contrat de professionnalisation Une demande de remboursement Page 2

3 8 - Je consulte Mon attribution Mes formations Mes périodes de professionnalisation Mes contrats de professionnalisation Mes remboursements Mes outils Annexe Structure Fichier Import Salarié Page 3

4 1 - Introduction Avant-propos Préambule "L'espace Entreprise" est un espace spécifique de l Extranet Adhérents dédié aux entreprises adhérentes d Actalians. Il répond à deux objectifs : donner une autonomie et une visibilité plus importantes dans la gestion de vos dossiers ; accélérer le traitement et le remboursement de vos stages de formation. Navigateurs L espace est optimisé pour les navigateurs IE9, Mozilla Firebox 25, Chrome et leurs versions ultérieures. Page 4

5 2 - Principe d ergonomie Principes généraux d ergonomie Structure type d une page Figure 1 Le cadre de gauche indique les groupes d actions susceptibles d êtres exécutées : Je transmets Je consulte Mes cotisations. Le groupe d actions en cours d exécution est actif : "Je consulte" dans l exemple de la figure 1, et l utilisateur souhaite dans l exemple "Consulter ses formations". Le cadre de droite est dédié à l espace de travail de l utilisateur et correspond à l action activée. L utilisateur a systématiquement la possibilité de cliquer sur le bouton pour quitter l extranet Page 5

6 Champs obligatoires Figure 2 Les champs obligatoires sont suffixés par un astérisque sur la page de travail. Après avoir cliqué sur le bouton si des champs obligatoires n ont pas été renseignés, la mise à jour n est pas effectuée et la bulle champs concernés. apparait à côté des Recherche L utilisateur saisit ses critères de recherche Figure 3 Page 6

7 Puis clique sur le bouton L extranet affiche le résultat : Figure 4 Nomenclature des icônes Consulter le détail d un élément de la liste Modifier le détail d un élément de la liste Supprimer un élément de la liste, si ce bouton est activé un message de confirmation est envoyé. Visualiser le PDF associé à l élément de la liste une nomenclature est associée au champ de saisie. Valider les données saisies sur la fenêtre de travail, si la validation déclenche une mise à jour un message de confirmation est envoyé.. Retour écran précédent. Page 7

8 3 - Conditions d accès à l espace S inscrire Les entreprises, toutes sections confondues, peuvent s inscrire sur l Espace Entreprise. Pour vous inscrire, il suffit de demander à Actalians de vous fournir un identifiant composée de 6 chiffres. Une fois votre identifiant obtenu, connectez-vous sur et cliquez sur le bouton "Adhérents" puis sur Espace Entreprise. Vous arrivez sur la fenêtre suivante : Figure 5 Cliquez sur Page 8

9 Vous obtenez le formulaire d inscription à compléter : Figure 6 Remplissez le formulaire puis cliquez sur Le mail suivant est alors envoyé à l adresse de saisie : Figure 7 Cliquez sur le lien pour valider votre inscription. Page 9

10 Se connecter Pour vous connecter, rendez-vous sur et cliquez sur le sur le bouton "Adhérents" puis sur Espace Entreprise. La fenêtre suivante s affiche : Figure 8 Saisissez votre et votre mot de passe et cliquez sur Précision : Votre mot de passe est personnel, c est vous qui le choisissez. Perte de mot de passe Cf. figure 8 cliquez sur "Vous avez perdu votre mot de passe, cliquez ici". La fenêtre suivante s affiche : Figure 9 Page 10

11 4 - Mon compte Modifier mon mot de passe Cliquez sur " Modifier mon mot de passe", la page suivante s'affiche : Figure 10 Saisissez les données obligatoires et cliquez sur Modifier mon compte Figure 11 Saisissez les données obligatoires et cliquer sur Page 11

12 Modifier les coordonnées de l'entreprise Cliquez sur "Modifier les coordonnées de l'entreprise", la page suivante s'affiche : Figure 12 Page 12

13 Gérer mes utilisateurs Cliquez sur "Gérer mes utilisateurs", la fenêtre suivante s affiche : Figure 13 Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur Précision : seul l'administrateur (le premier à être inscrit) peut gérer les utilisateurs de l'entreprise Mes coordonnées bancaires Donne la possibilité de visualiser les comptes bancaires associés à la collecte et à la formation de l'adhérent : Figure 14 Page 13

14 5 - Mes salariés Gérer mes salariés Cliquez sur "Gérer mes salariés", la fenêtre suivante s affiche : Figure 15 Ajouter un salarié Cliquez sur "Ajouter un salarié", la fenêtre suivante s affiche : Figure 16 Saisir les champs obligatoires et cliquer sur Page 14

15 Importer mes salariés Cliquez sur "Importer mes salariés" pour accéder à la page suivante : Figure 17 Important! Le système vous propose la structure du fichier Excel à utiliser, qu il faut respecter scrupuleusement (Veuillez utiliser le fichier Excel joint) ainsi que la liste des codes emploi. Le format détaillé à utiliser est décrit en annexe du présent document. 6 champs sont obligatoires : Nom Prénom Date de naissance Sexe Siret de l établissement Etat d activation (ACTIF = Présent dans l entreprise, NON ACTIF = a quitté l entreprise) Le libellé de l emploi n est pas utile à l import, mais apparait toujours à l export. Le type d import est aussi inutile à l import. A l export, il prend la valeur MASSE pour tous les salariés importés par fichier et UNITAIRE pour tous ceux saisis manuellement. Il faut indiquer le répertoire où se trouve le fichier de la façon suivante : Figure 18 Page 15

16 Et choisir si l on souhaite annuler et remplacer la base salariés existante dans l extranet Adhérents. Ou si l on souhaite mettre à jour la base salariés existante dans l extranet Adhérents. Une fois l import terminé, le système affiche l écran de gestion des salariés : Figure 19 Exporter mes salariés Cliquez sur "Exporter mes salariés", la fenêtre suivante s affiche : Figure 20 Page 16

17 Puis cliquez sur pour accéder à la page suivante : Figure 21 Page 17

18 6 Mes cotisations Notices cotisations Cliquez sur permet d'affiche la notice cotisations adaptée à votre code NAF Mon historique Cliquez sur "Mon historique" pour accéder à la page suivante : Figure 22 Si vous cliquez sur le détail des cotisations s'affiche. Figure 23 Si vous cliquez sur le reçu libératoire pour l année de masse salariale sélectionnée s'affiche. Page 18

19 Mes versements de cotisation Cliquez sur "Mes versements de cotisation" pour accéder au détail du versement de l'année : Figure 24 Mon reçu libératoire 2014 Cliquez sur "Mon reçu libératoire" pour obtenir l'attestation de versement de l'année en cours. Page 19

20 7 - Je transmets Une formation Cliquez sur "Une formation", la page suivante s affiche : Figure 25 Formation-1 Puis Figure 25 Formation -2 Page 20

21 Je transmets une formation Figure 26 Remarques : Si vous ne cochez pas "Calendrier indéfini", vous devez saisir le calendrier précis de la formation. Le "coût pédagogique par stagiaire" représente le coût pédagogique global net de taxe de la formation pour un stagiaire donné. Vous pouvez choisir l unité de durée de la formation : le jour ou l heure. Il faut indiquer précisément la prise en charge demandée par type de frais, trois possibilités vous sont proposées : - au réel, - au barème - pas de prise en charge demandée Page 21

22 Je transmets une formation En cliquant sur l espace affiche l'écran ci-dessous : Figure 27 L'extranet vous propose d'indiquer les salariés qui font partie du groupe de formation. Page 22

23 Je transmets une formation Si vous cliquez sur la loupe associée au "Nom", le système affiche la liste des salariés de l'entreprise et vous pouvez effectuer votre sélection. Après sélection, l'écran suivant s'affiche : Figure 28 Précisions : L espace vous donne la possibilité de saisir directement le nom du stagiaire, sans utiliser les salariés enregistrés dans la base. Saisir un stagiaire qui n est pas enregistré en tant que salarié vient alimenter la base Salariés. Le code CSP est non modifiable et se déduit du Code emploi indiqué. Il est possible de saisir un nombre d heures HTT en cochant la case correspondante. Cliquez sur pour mémoriser votre stagiaire. Page 23

24 Je transmets une formation Figure 29 Précisions : Il est possible de modifier un stagiaire que l'on a enregistré. Si vous avez demandé une prise en charge des salaires au réel et/ou une prise en charge au réel des frais de transport et d hébergement, l écran stagiaire est complété des champs de l'écran suivant cerclés de rouge. Page 24

25 Je transmets une formation Figure 30 NB : Le calcul des frais annexes est déclenché en cliquant sur Page 25

26 Je transmets une formation Cliquez sur pour obtenir la page suivante : Figure 31 Précision : ne pas oublier de cocher "Oui" si vous souhaitez la mobilisation de l attribution en cas d épuisement de l enveloppe prioritaire. Cliquez sur pour obtenir l écran de récapitulatif : Figure 32 Page 26

27 Je transmets une formation Si vous cliquez sur et vous obtenez le message suivant : le dossier est à l état "NON ENVOYE", Figure 33 Si vous cliquez sur, le dossier est à l état "A ENVOYER" et ne sera plus modifiable, vous obtenez le message suivant : Figure 34 Cliquez sur pour imprimer le récapitulatif. Page 27

28 Une période de professionnalisation Cliquez sur "Une période de professionnalisation" pour accéder à la page suivante : Figure 35 - Période de professionnalisation(1) Figure 36 - Période de professionnalisation( fin) Page 28

29 Je transmets une période de professionnalisation L écran stagiaire est complété par les données spécifiques à la période de professionnalisation (données entourées de rouge sur la figure ci-dessous) : Figure 37 Il est possible de ne pas indiquer un tuteur pour la période en cochant "Période sans tuteur". Page 29

30 Une demande de financement déjà enregistrée Cliquez sur "Une demande d'envoi de formation ou de période de professionnalisation", la page suivante apparaît : Figure 51 Figure 38 Puis cliquez sur Figure 39 Page 30

31 Je transmets une demande de financement déjà enregistrée L espace Entreprise affiche les dossiers à l état "NON ENVOYE", en les filtrant éventuellement, puis donne la possibilité de les envoyer en cochant Un message de confirmation est envoyé quand l envoi est effectif Un contrat de professionnalisation Cliquez sur "Un contrat de professionnalisation" la page ci-dessous apparaît. L espace Entreprise propose une redirection vers le portail de l alternance du ministère du Travail sur lequel les contrats de professionnalisation doivent être saisis. Figure 40 Page 31

32 Une demande de remboursement 1) Recherchez le dossier à rembourser Cliquez sur "Une demande de remboursement" la page suivante apparaît : Figure 41 L extranet affiche tous les dossiers (Stage et Période) qui ne sont pas soldés, et qui ont été créés après le 1 er janvier Page 32

33 Je transmets une demande de remboursement Vous pouvez filtrer cette liste avec les critères de recherche suivants : - mois de début de la formation comprise dans la fourchette de saisie (mois de début, mois de fin ) - n de dossier Si vous souhaitez des critères supplémentaires, cliquez sur, vous obtenez l'écran suivant : Figure 42 Cliquez sur de recherche saisis., le système affiche les dossiers non soldés correspondants aux critères La colonne "STATUT" peut prendre les valeurs suivantes : PRIS EN CHARGE DEMANDE ACOMPTE DEMANDE SOLDE TRANSMIS ACOMPTE REGLE TRANSMIS SOLDE REGLE permet de consulter le détail du dossier de formation. permet de créer une demande de remboursement sur le dossier sélectionné. Page 33

34 Je transmets une demande de remboursement 2) Effectuez la saisie de votre demande Cliquez sur, vous obtenez l'écran "Une demande de remboursement" : Figure 43 NB : Figure 44 Ce cadre permet de visualiser l'historique des demandes de remboursement et des remboursements effectués sur le dossier examiné : - la date de début de période de remboursement - la date de fin de période de remboursement - le montant demandé - le statut de la demande - le montant réellement remboursé Page 34

35 Je transmets une demande de remboursement Remarque 1 : Il est possible de modifier la date de début de la formation (en restant dans le millésime en cours), mais il n'est pas possible de modifier la durée de la formation. Remarque 2 : Il est possible de demander un remboursement partiel en cochant la case à cocher, il faut alors saisir la période de remboursement et le nombre d'heures réalisées sur la période Figure 45 Cliquez sur, la liste des stagiaires s'affiche : Figure 46 Page 35

36 Je transmets une demande de remboursement Il est possible d'effectuer les actions suivantes sur la liste des stagiaires : Figure 47 A : cocher la case permet d'indiquer que tous les stagiaires ont été présents sans absence déclarée B : permet de visualiser le stagiaire C : permet de saisir une attestation pour un stagiaire donné. Le nombre d'heures d'absence est calculé automatiquement d'après le nombre d'heures effectuées D : permet d'indiquer que le stagiaire a été totalement présent E : permet d'indiquer que le stagiaire a été totalement absent Figure 48 Page 36

37 Je transmets une demande de remboursement Cliquez sur permet d' ajouter un nouveau stagiaire : Figure 49 Page 37

38 Je transmets une demande de remboursement Une fois les attestations définies (la saisie est obligatoire), Cliquez sur, pour obtenir : Figure 50 Page 38

39 Je transmets une demande de remboursement - Les montants demandés sont pré-affichés par type de frais et calculés au prorata de la période de remboursement considérée. - Il est possible de saisir, pour un frais donné, un montant supérieur au solde de la prise en charge (c'est à dire au reste à payer) et ceci dans le cas où l'adhérent est une entreprise de 10 salariés et plus et que la prise en charge des frais considéré est au réel. - Il est possible de saisir un commentaire sur la demande de remboursement. Ce commentaire sera visible par les gestionnaires Actalians. Figure 51 puis Figure 52 Page 39

40 Je transmets une demande de remboursement Il faut obligatoirement joindre un document de type "Facture" et un document de type "Feuilles d'émargement" pour pouvoir envoyer la facture. Il est possible d'ajouter une pièce supplémentaire à votre demande (jusqu'à 5 pièces) NB : il est possible d'indiquer pour le règlement de votre remboursement un nouveau RIB. Cliquez sur pour obtenir le récapitulatif de la demande, puis validez de nouveau pour obtenir le message suivant : Figure 53 Cliquez sur pour lancer l'impression du récapitulatif. 3) Récapitulatif de la demande de remboursement Figure 54 Page 40

41 8 - Je consulte Mon attribution Cliquez sur "Mon attribution", la page suivante apparaît : Figure 55 NB : dans le cas où l'adhérent a effectué une attribution volontaire, celle-ci est aussi visualisée. Si vous cliquez sur, vous obtenez le détail des fonds engagés : Figure 56 Page 41

42 Je consulte mon attribution Vous pouvez filtrer par Date de formation et Statut le portefeuille de dossiers. Les valeurs possibles du statut sont : EN COURS : le dossier n est pas connu du back office. ENREGISTRE : le dossier est connu du back office, mais n est pas instruit. PRIS EN CHARGE : une décision de prise en charge a été effectuée sur le dossier. REFUSE : une décision de refus a été prise sur le dossier. ANNULE : le dossier a été annulé par le back office. Le numéro de dossier est le numéro attribué par le back-office d'actalians. Page 42

43 Mes formations Cliquez sur "Mes formations", vous obtenez : Figure 57 Dans la colonne "Statut" vous trouvez, en plus du statut du stage, la notion de statut d envoi avec les valeurs suivantes possibles : - A ENVOYER : vous avez décidé d envoyer le stage à Actalians, il n est plus modifiable. - ENVOYE : le stage a été envoyé vers Actalians. - TRANSMIS : le stage est dans le back-office Actalians. Cliquer sur Cliquer sur permet de consulter le détail du stage. permet de visualiser le bordereau récapitulatif du stage. NB : le champ "N chapeau" n'est plus utilisé. Page 43

44 Je consulte mes formations Si vous cliquez sur, l espace vous offre les critères supplémentaires suivants : Figure 58 Mes périodes de professionnalisation Cliquez sur "Mes périodes de professionnalisation", la page suivante s'affiche : Figure 59 Le principe est identique à celui des formations Page 44

45 Mes contrats de professionnalisation Cliquez sur "Mes contrats de professionnalisation", la page suivante s'affiche : Figure 60 Le principe est identique à celui des Formations Mes remboursements Figure 61 Page 45

46 Je consulte mes remboursements Cliquez sur pour obtenir le détail du remboursement : Figure 62 Si vous cliquez sur, vous visualisez la lettre de règlement émise par le système : xxxxxxx Nom du Groupe Adresse xxxxxxx Figure 63 Page 46

47 9 - Mes outils Permet de visualiser une liste de documents de type "Mon accord de branche". Page 47

48 11- Annexe Structure Fichier import salarié Colonne Descriptif Commentaire Code Emploi Titre emploi Le code doit exister dans la table des codes Emploi fournie Non utilisé à l import Prénom 30 caractères maximum Obligatoire Nom 30 caractères maximum Obligatoire Sexe F ou M Obligatoire Date de naissance Sous la forme jj/mm/aaaa Obligatoire Date d embauche Téléphone Sous la forme jj/mm/aaaa 10 chiffres uniquement E.mail Siret d entreprise Etat d activation Numéro interne du salarié Nombre heures mensuelles travaillées Salaire mensuel 14 positions Non Actif, Actif 20 caractères maximum Entier strictement positif Le Siret doit faire partie du groupe Obligatoire Activité du salarié dans l établissement Obligatoire TYPE import MASSE ; UNITAIRE Non utilisé à l Import Page 48

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