Enquête Attributions Notice technique relative au fichier de saisie (Format Calc OpenOffice.org)

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1 Enquête Attributions 2011 Notice technique relative au fichier de saisie (Format Calc OpenOffice.org) 1 Présentation générale du fichier de saisie 2 2 Activation des macro-commandes Modifier les paramètres de sécurité des macros sous Calc 3 3 Ergonomie du questionnaire Informations générales 4 Protection du fichier...4 Lien vers la documentation...4 Navigation dans le questionnaire Page d'accueil du questionnaire Répondre à l'enquête via les formulaires de saisie 4 Choix du territoire renseigné...4 Identification du code de la question...5 Enregistrement des informations saisies...5 Validation des saisies d'informations Répondre à l'enquête via le format «base de données» 6 1/6

2 1 Présentation générale du fichier de saisie En Île-de-France, conformément à l accord passé entre la Direction de l'habitat, de l'urbanisme et des paysages (DHUP) et l Observation du Logement Social (OLS) l échelle de renseignement des informations relatives aux attributions de logements locatifs sociaux demeure la commune. Le renseignement des informations se fait sous le format Calc via le fichier de saisie «Enquête Attributions_Fichier de saisie_organismes.ods» envoyé aux organismes par les services de l État. Ce fichier est également téléchargeable sur le site Internet de la DRIHL ( a1285.html). Afin de faciliter la saisie, il est accompagné d'une documentation composée du présent document (notice technique relative au fichier de saisie), de la maquette de l enquête et de la notice pour remplir le questionnaire (définitions et méthode de renseignement). Afin d alléger l enquête, le questionnaire destiné aux organismes gérant des logements en Île-de- France a été divisé en deux parties, l une renseignée à l échelle communale, l autre à l échelle départementale. Les deux questionnaires doivent être renseignés. Deux modes de saisie des informations sont proposés pour chaque questionnaire : 1. Les formulaires de saisie Les formulaires de saisie (communal et départemental) se présentent sous la forme de tableaux, chacun correspondant à une assiette spécifique (logements réservés/non réservés, parc existant au 1er janvier 2011/parc mis en service entre le 1er janvier et le 31 décembre 2011). Les données sont automatiquement intégrées à la base de données via l activation du bouton de validation prévu à cet effet. En cas de besoin, l organisme a la possibilité de modifier la dernière saisie en suivant les indications. L organisme devra saisir autant de formulaires que de communes (questionnaire communal) et de départements (questionnaire départemental) dans lesquels il gère du patrimoine. 2. Les bases de données Cette option permet de renseigner directement les tableaux bruts. Les variables (ou questions) y sont disposées en colonne. Chaque ligne correspond à un territoire : l organisme remplira une ligne par commune (Base communale) et une ligne par département (Base départementale) dans lesquels il gère du patrimoine Un onglet d identification devra être renseigné AVANT la première saisie d informations. Il permet d identifier l organisme répondant et donne des informations sur les modalités de renseignement de l enquête. 2/6

3 2 Activation des macro-commandes En fonction des paramètres de sécurité définis sur le poste informatique utilisé pour la saisie, un message «Avertissement de sécurité» peut s afficher à l ouverture du fichier. Le message que vous recevez indique que le fichier contient des macro-commandes. Pour accéder à l ensemble des fonctionnalités du fichier de saisie et assurer l enregistrement des informations, l'utilisateur doit impérativement activer ces macros. 2.1 Modifier les paramètres de sécurité des macros sous Calc A l ouverture du fichier, cliquez sur «Activer les macros» dans le message de notification «Avertissement de sécurité». Si aucun message de notification n apparaît : Dans le menu Outils, cliquez sur Options. Cliquez sur l'onglet OpenOffice.org. Sous OpenOffice.org, cliquez sur Sécurité Sous Sécurité cliquez sur Sécurité des macros Cliquez sur l'onglet Niveau de sécurité Sélectionnez le niveau de sécurité à utiliser Pensez à rétablir vos paramètres de sécurité en fin d utilisation du fichier. 3/6

4 3 Ergonomie du questionnaire 3.1 Informations générales Protection du fichier Afin de garantir le bon enregistrement des informations saisies, l ensemble du fichier est protégé et en lecture seule. Seules les cellules à renseigner sont modifiables. Lien vers la documentation Sur la page d'accueil (onglet «Identification) du fichier de saisie, des liens permettent d ouvrir la documentation nécessaire à la saisie des informations. Elle est composée du présent document (notice technique relative au fichier de saisie), de la maquette de l enquête et de la notice pour remplir le questionnaire (définitions et méthode de renseignement). Navigation dans le questionnaire Afin faciliter la navigation à l intérieur du fichier, les procédures ont été automatisées. La navigation s effectue par l intermédiaire des boutons interactifs prévus à cet effet. 3.2 Page d'accueil du questionnaire L'onglet d identification doit être renseigné avant la première saisie d informations. Il permet d identifier l organisme répondant et donne des informations sur les modalités de renseignement de l enquête. Ces informations ne sont saisies qu une seule fois pour un même organisme. Cette page donne également accès à la documentation ainsi qu'aux modes de saisie des informations (boutons : «Accéder au questionnaire communal», «Accéder au questionnaire départemental», «Accéder à la base de données communale», «Accéder à la base de données départementale»). 3.3 Répondre à l'enquête via les formulaires de saisie Choix du territoire renseigné Questionnaire communal Le choix de la commune s'effectue via le menu prévu à cet effet. Les premières lettres ou les premiers chiffres du code INSEE doivent être saisis dans l'encadré «Choix de la commune». En fonction de cette saisie, une liste intuitive s'affiche progressivement dans l'encadré situé en dessous. Après y avoir cliqué sur la commune souhaitée, le nom ou le code INSEE de celle-ci s'affiche dans la cellule «commune renseignée». 4/6

5 Questionnaire départemental Le numéro du département doit être renseigné dans la cellule correspondante (codification à 2 chiffres). Identification du code de la question Lorsqu'une cellule est sélectionnée, un message indique la codification de la question renseignée. Ce code permet de faire le lien avec la maquette du questionnaire et la notice pour remplir le questionnaire. Enregistrement des informations saisies Bouton «Valider la saisie» Après avoir renseigné un questionnaire (communal ou départemental), l'utilisateur doit impérativement cliquer sur le bouton «Valider la saisie» présent en bas de questionnaire. Les données seront alors automatiquement enregistrées dans la base de données correspondante Bouton «Modifier ma dernière saisie» Ce bouton donne accès à la sauvegarde temporaire de la dernière saisie effectuée. En cas d'erreur(s) constatée(s) dans cette dernière, l'utilisateur a la possibilité de modifier les informations. Bouton «Corriger la dernière saisie» Ce bouton s'affiche dans la sauvegarde temporaire de la dernière saisie. Une fois celle-ci modifiée, l'utilisateur doit impérativement cliquer sur ce bouton afin de corriger les informations précédemment enregistrées. La correction des informations sera prise en compte dans la base de données correspondante. Validation des saisies d'informations Après chaque enregistrement d'informations (cf. Enregistrer les informations saisies), un message informe l'utilisateur de l'enregistrement de sa saisie. 5/6

6 3.4 Répondre à l'enquête via le format «base de données» Le renseignement des informations pas l'intermédiaire des bases de données n'appelle pas de commentaires particuliers. Les variables (ou questions) y sont disposées en colonne. Les intitulés de colonnes précisent l'intitulé de la question, l'assiette de référence ainsi que la codification correspondante. Un code couleur permet de distinguer les questions relatives à l'identification de l'organisme répondant et du territoire renseigné au parc existant au 1er janvier 2011 au parc mis en service entre le 1er janvier 2011 et le 31 décembre 2011 Chaque ligne correspond à un territoire : l utilisateur renseigne une ligne par commune (Base communale) et une ligne par département (Base départementale) dans lesquels l'organisme gère du patrimoine. 6/6