GESTION DE L INVENTAIRE : ANALYSER L INVENTAIRE POUR MAXIMISER LA RENTABILITÉ

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1 : ANALYSER L INVENTAIRE POUR MAXIMISER LA RENTABILITÉ Jon Schreibfeder Effective Inventory Management, Inc. Commandité par MAC88032-MS_WP_Inv_Mgt_FR.indd 1

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3 Toute entreprise vise à améliorer sa rentabilité. Un nombre incalculable d heures sont passées dans des réunions consacrées à trouver des moyens de réduire les coûts d exploitation tout en augmentant le chiffre d affaires et les marges brutes. Malheureusement, la direction de plusieurs entreprises tient pour acquis que : Tout le matériel présentement en inventaire est nécessaire pour offrir aux clients un service adéquat. La meilleure façon de réduire les coûts passe par une réduction des salaires, une restriction des avantages sociaux et en réduisant n importe quel montant du budget d exploitation. Les personnes affectées aux ventes devraient viser principalement à augmenter le montant des ventes et la marge bénéficiaire brute. Les acheteurs devraient commander tout ce que les représentants aux ventes leur demandent pour aider à atteindre leurs objectifs. Les nouvelles technologies d entreposage sont une dépense presque inaccessible. Dans leur quête à maximiser le rendement du capital investi, bon nombre d organisations ne parviennent pas à examiner leur investissement dans leur inventaire. Dommage, parce qu un meilleur contrôle et une meilleure gestion de votre inventaire constituent peutêtre vos meilleures chances d améliorer le bénéfice net de votre entreprise. QUESTIONS COURANTES LIÉES À L INVENTAIRE Souvent, les distributeurs sont confrontés à des plaintes contradictoires relativement à leur inventaire : Une grande quantité d inventaire excédentaire dans leur entrepôt. Pénuries de stock fréquentes et commandes en retard de produits populaires. Des retards à combler et à expédier des commandes aux clients. Ils disposent d un nombre trop élevé de mauvais produits et d une quantité insuffisante des produits nécessaires pour fournir un service à la clientèle de qualité supérieure. De plus, les entrepôts de l entreprise ne sont peut-être pas conçus ni organisés pour minimiser le coût nécessaire pour combler les commandes des clients. Quelle incidence ces défis liés à l inventaire ont-ils sur la rentabilité de l entreprise? Un excédent d inventaire ne fournit pas un rendement du capital investi. L argent qui est investi dans un inventaire excédentaire ne peut servir à profiter d autres occasions de faire un profit. Les ruptures de stock mènent à une perte de profit étant donné que les demandes de produits des clients ne peuvent être comblées. Une gestion inefficace de l entrepôt exige énormément de travail et d équipement. Peu de gens contrediraient la grande importance de régler ces problèmes. Le présent livre blanc présente plusieurs suggestions pour vous aider à améliorer la rentabilité et la productivité de votre investissement dans le stock inventorié. D ABORD COMPRENDRE QU UN INVENTAIRE DÉSUET NE COMPORTE QU UNE «VALEUR DE RÉCUPÉRATION» Lorsque les investisseurs achètent des actions dans une entreprise, leur investissement ne leur procure pas un profit. Ce n est qu au moment de la vente de leurs actions pour un prix plus élevé que le prix qu ils ont déboursé au moment de l achat qu ils réalisent un profit sur les dépenses qu ils ont engagées. De la même façon, un distributeur ne fait pas de profit tant et aussi longtemps que le matériel acheté n a pas été vendu à un client à un prix plus élevé que son coût d acquisition. Un inventaire excédentaire est composé d articles inventoriés en stock n ayant pas fait l objet d une vente à l intérieur d un délai «raisonnable» (la plupart du temps, 12 mois). C est l équivalent d actions d un titre d une entreprise en faillite. Plusieurs entreprises ont investi des dizaines de milliers, ou des centaines de milliers, voire même des millions de dollars dans du matériel que les clients ne veulent tout simplement pas. L incidence d un inventaire excédentaire sur le rendement du capital investi d une entreprise peut être désastreuse. Jetons un coup d œil à une analyse métrique courante, le bénéfice brut sur investissement en stocks (BBSIS). Le calcul du BBSIS se fait en divisant 1 MAC88032-MS_WP_Inv_Mgt_FR.indd 1

4 les dollars de la marge brute annuelle du distributeur par la moyenne de l investissement en inventaire : BBSIS = Marge de profit brute en dollars Moyenne de l investissement dans les stocks L un de nos clients a généré un profit brut de $ sur une période de 12 mois et son investissement moyen dans les stocks se chiffrait à $. Le BBSIS était de 1,27 ( $ $). En d autres mots, l entreprise a fait un gain de 1,27 $ par année sur chaque dollar de son investissement moyen dans les stocks. Or, 12 % de la valeur totale de l inventaire ( $) ont été investis dans du matériel qui n a pas fait l objet d une vente au cours des douze derniers mois. Cet inventaire «désuet» ne valait que son prix de liquidation. Si cet inventaire désuet n avait jamais été acheté, le BBSIS de l entreprise serait considérable plus élevé : $ ( $ $) = 1,44 soit un rendement sur le capital investi de 13,4 % [(1,44 1,27) 1,27]. Cette amélioration sensationnelle de la rentabilité laisse entendre qu il est digne d intérêt pour les entreprises d axer leurs efforts sur la réduction de leur inventaire excédentaire. Que vaut votre inventaire qui n a pas fait l objet d une vente en 12 mois ou plus? Votre rendement du capital investi augmenterait de combien si ces «choses» n encombraient pas votre entrepôt? Il arrive couramment que le problème de l inventaire désuet soit abordé «après le fait», c est-à-dire, en procédant à la liquidation de l inventaire avec l intention d en tirer la meilleure valeur possible. Or, il est beaucoup plus efficace de prévenir le problème de l inventaire désuet en l empêchant d aboutir dans votre inventaire dès le départ. Certains sont surpris d apprendre qu une grande partie d un inventaire excédentaire est désuet au moment de son arrivée. Il est composé de quantités non utilisées d un premier envoi d un nouvel article stocké. Plusieurs facteurs sont à l origine de ce phénomène courant : Des quantités non utilisées d articles de commandes spéciales. Si vous devez commander de plus grandes quantités d un produit non stocké que la quantité que votre client est prêt à acheter ou à payer, vous finissez par avoir un inventaire qui réduira de façon considérable votre rentabilité de la vente de produits non stockés, voir même entraîner une perte financière. En voici un exemple : Un client veut 15 exemplaires d un produit non stocké qui vous coûte 10 $ l unité et se vend pour une marge brute de 25 %. Le fournisseur exige une commande minimale d une caisse de 24 articles. Le matériel est livré au client et, en jetant au coup d œil à la facture, il semble que vous avez réalisé un profit intéressant : Coût unitaire Prix unitaire Article Prolongation $MB 10,00 $ 13,33 $ 15 A ,95 $ 49,95 $ Mais qu adviendra-t-il des neuf articles du produit A100 qui n ont pas été vendus au client? Parce qu il ne s agit pas d articles du stock de base, ils finiront par devenir du stock désuet à être liquidé à un certain moment donné dans l avenir. Si nous tenons compte du coût de cet inventaire désuet dans l analyse de la transaction, notre profit se transforme rapidement en perte : Coût total du matériel Extension du prix $MB %MB 240,00 $ 199,95 $ 40,05 $ 20 % La situation s aggrave si vous payez une commission aux vendeurs en fonction de la marge brute. Le vendeur fait une commission pendant que l entreprise perd de l argent! Pour éviter que cette situation ne se présente, il faut veiller à ce que l une des actions suivantes survienne lorsqu une commande pour un produit non stocké est passée auprès d un fournisseur : Le client doit acheter la quantité complète du produit qui doit être commandée auprès du fournisseur. Le prix de vente au consommateur est fondé sur le coût total du matériel que l entreprise doit acheter. Le coût total du produit non stocké acheté est imputé à la commission du vendeur. Inventaire propre au client ignoré. Plusieurs distributeurs gardent en inventaire un produit spécifique pour un client en particulier. Souvent, les distributeurs ne se rendent pas compte qu un client a 2 MAC88032-MS_WP_Inv_Mgt_FR.indd 2

5 cessé de se procurer l un de ses articles que lorsque vient le temps d effectuer l inventaire matériel et que quelqu un se demande «À quand remonte le dernier achat de ce produit par la compagnie ABC? Nous en avons beaucoup en réserve.» Il est coûteux de conserver un inventaire à l intention exclusive d un seul client. Le produit doit être acheté sur une base régulière en quantités que le client s est engagé à acheter. Il est crucial que les distributeurs révisent leur stock de tout inventaire spécifique à un client au moins une fois par mois afin d éviter le risque qu il ne soit relégué aux oubliettes et ne «rende l âme». Des quantités excédentaires de produits désuets. Lancer de nouveaux produits est une activité excitante. Souvent, les articles qui restent en inventaire et deviennent désuets compte tenu de l arrivée du nouveau produit sont laissés de côté. Lorsque cet inventaire plus vieux est finalement redécouvert, la seule façon de liquider les produits qu il comporte est de les vendre à la valeur de rebut. Dans le cadre de votre politique d introduction de nouveaux produits, assurez-vous d avoir un plan de liquidation de l inventaire qui reste de tout produit désuet. Plus l inventaire désuet demeure dans votre entrepôt, plus faibles sont vos chances de trouver un acheteur qui aura besoin du produit. N ACCORDEZ PAS TROP D IMPORTANCE À LA MARGE BRUTE «Nous devons acheter la plus grande quantité de produits pour bénéficier du coût unitaire faible; il nous fait une marge brute plus élevée.» Avezvous déjà entendu quelqu un dire ça dans votre organisation? Plusieurs entreprises se concentrent essentiellement sur la maximisation de leurs marges brutes. Les directeurs des ventes connaissent probablement mieux leurs marges brutes actuelles et leurs objectifs de marge brute que la date de l anniversaire de leur conjoint. Est-il utile, cependant, d accorder une telle importance à la marge brute? Constitue-t-elle une mesure réelle de la rentabilité d une entreprise? Encore une fois, utilisons un exemple : Les conditions du marché exigent que Distributions ABC vende le produit A100 25,00 $ l unité. Le produit est offert en trois quantités : Coût unitaire Marge brute 50 20,00 $ 20,0 % ,00 $ 24,0 % ,50 $ 26,0 % La demande pour l article est de 50 morceaux par mois. Les vendeurs insistent auprès de l acheteur qu il achète 250 articles à la fois ; ils visent la marge de 26 %. Mais l achat de 250 pièces à la fois permettra-t-il de maximiser le bénéfice net de l entreprise? Afin d identifier quelle quantité permettrait à l entreprise de faire le plus de profit, nous devons comparer l escompte accordé à chaque niveau d achat au coût de conservation d une plus grande quantité du produit pendant une plus longue période. Présumons que le coût annuel de Distribution ABC pour garder en inventaire ce produit est de 24 %, ou 2 % par mois (24 % 12 mois).* En d autres mots, il en coûte 24 cents pour maintenir la valeur d un dollar d inventaire dans l entrepôt de Distribution ABC pendant une année complète. Qu en coûte-t-il pour garder en stock chacune des quantités offertes pendant le temps qu il faut pour vendre toute la quantité livrée? Tout d abord, déterminez combien de temps sera nécessaire pour vendre toute la commande et la quantité moyenne que vous aurez en main pendant ce temps-là : achetée mensuelle moyenne en stock Coût net unitaire Valeur moyenne des articles en stock ,00 $ 500,00 $ ,00 $ 950,00 $ ,50 $ 2 312,50 $ La quantité moyenne en stock pendant le temps nécessaire pour vendre toute la quantité achetée représente la moitié de la quantité achetée. Pourquoi? Parce que, dans la plupart des cas, la moitié du temps vous aurez plus de la moitié de la quantité en stock, et l autre moitié du temps, vous aurez moins de la moitié de la quantité achetée en stock. Le coût d avoir en stock chacune des quantités achetées est calculé en 3 MAC88032-MS_WP_Inv_Mgt_FR.indd 3

6 multipliant la valeur moyenne des produits en stock par le coût capitalisé par le nombre de mois que toute partie d une commande restera en inventaire : achetée Valeur moyenne de l inventaire Coût capitalisé par mois Articles en réserve pour un mois Coût de maintien des commandes ,00 $ 2 % 1 20,20 $ ,00 $ 2 % 2 19,38 $ ,50 $ 2 % 5 19,43 $ En divisant le coût du maintien de chaque commande par la quantité achetée, nous pouvons identifier le coût de maintien de chaque article en stock. En ajoutant à ce montant le coût net unitaire, nous pouvons déterminer le coût total d achat de chaque article et le garder en inventaire avant qu il ne soit vendu : achetée Coût de maintien des commandes Coût de maintien de chaque article Coût net unitaire Coût total par unité 50 10,00 $ 0,20 $ 20,00 $ 20,20 $ ,00 $ 0,38 $ 19,00 $ 19,38 $ ,25 $ 0,93 $ 18,50 $ 19,43 $ Vous aurez remarqué que compte tenu du coût élevé nécessaire pour garder en stock une commande de 250 articles pendant le temps nécessaire pour la vendre, la commande de 100 articles, la quantité moyenne, coûte moins au total, ce qui en fait donc la quantité la plus rentable à acheter. Plusieurs distributeurs sont surpris d apprendre que la rotation des stocks est aussi importante à la rentabilité totale de l entreprise que ses marges brutes. La rotation du stock mesure le nombre de fois que vous vendez votre investissement moyen dans les stocks chaque année, et elle se calcule de la façon suivante : Coûts de la marchandise vendue au cours des 12 mois précédents Investissement moyen dans les stocks au cours des 12 mois précédents Vous pouvez aussi calculer la rotation des stocks en fonction du nombre d occasions que vous avez pour faire un profit avec chacun des dollars que vous avez investis dans l inventaire. Par exemple, si le coût total des marchandises vendues au cours des 12 derniers mois se chiffre à $ et que la valeur moyenne de l inventaire est de $, la rotation des stocks annuelle est de 2,0 ( $ $). La valeur moyenne de $ est vendue deux fois au cours des 12 derniers mois. Si le prix de vente total du matériel est de $, l entreprise obtient un rendement annuel de $ pour un investissement moyen de $. En achetant de plus petites quantités, mais plus fréquemment et en réduisant son investissement moyen dans ses stocks à $, elle obtiendrait aussi un rendement de $ pour la moitié du montant investi! Les $ restants pourraient être investis dans d autres produits qui comportent d autres possibilités de réaliser un profit! Bien qu elle soit une mesure très utilisée de la rentabilité des ventes, la marge brute n est pas touchée par les changements apportés à l investissement dans les stocks. Cette particularité fâcheuse peut fournir des renseignements erronés à la direction. Les coûts en capital et d exploitation sont habituellement moins élevés au fur et à mesure que l investissement du distributeur dans ses stocks diminue. Après tout, les sommes d argent immobilisées pour les stocks ne sont pas aussi élevées, l inventaire a moins d ampleur, et une quantité moins importante de matériel est assujettie à la freinte et à la désuétude. Une marge rajustée est semblable à la marge brute en ce sens que les sommes d argent du bénéfice annuel sont divisées par la somme des ventes annuelles. Mais pour obtenir une mesure plus significative et complète de la rentabilité, le calcul de la marge ajustée se fait en soustrayant le coût capitalisé annuel de l inventaire de la somme du bénéfice brut : Marge rajustée = [Marge brute annuelle en dollars (% coût annuel de possession d un article en stock x Investissement moyen dans les stocks)] Ventes annuelles en dollars Dans l exemple précédent, si l entreprise avait un coût annuel de possession d un article en stock de 24 % et un investissement moyen de $, la marge ajustée qui en résulterait serait de 4,6 % : [3 000 $ (0,24 x $)] $ = 4,6 % 4 MAC88032-MS_WP_Inv_Mgt_FR.indd 4 1/23/08 3:35:49 PM

7 Si l inventaire moyen dans les stocks était réduit à $, la marge ajustée serait trois fois plus élevée, soit 13,8 % : [3 000 $ (0,24 x $)] $ = 13,8 % Plusieurs distributeurs ont découvert que la marge ajustée est l un des meilleurs outils qui soit pour mesurer la rentabilité des ventes tout en contrôlant leur investissement dans l inventaire des stocks. UN ENTREPOSAGE EFFICIENT AUGMENTE LA RENTABILITÉ Les stocks sont conservés dans un entrepôt ou dans une autre installation d entreposage avant de servir à combler les commandes des clients. L efficacité avec laquelle ces stocks sont rangés a une incidence directe sur la rentabilité de l entreprise. Pourquoi? Parce que recevoir le matériel et traiter et combler les commandes des clients constituent le coût d une exploitation commerciale. Bien que le facteur de coût d un seul entrepôt n ait peut-être pas une incidence significative sur la rentabilité de l entreprise, le coût total supplémentaire encouru par une firme dont la gestion de l entrepôt est inefficace peut par contre avoir un effet considérable sur l ensemble de la rentabilité de l entreprise. Les produits devraient être rangés afin de minimiser ce qu il coûte de combler les commandes. Si vous payez un employé de votre entrepôt 15 $ l heure (incluant les avantages sociaux) et qu il peut combler, empaqueter et expédier 20 articles à l heure, il en coûte 0,75 $ par article (15 $ l heure 20 articles d une chaîne). Il s agit là d une des dépenses qui doit être soustraite du total de votre bénéfice brut afin de déterminer le profit net. Si l inventaire peut être entreposé plus efficacement pour minimiser le coût pour combler les commandes, le même travailleur pourrait peut-être cueillir 10 articles à l heure de la chaîne (80 articles de plus par jour), réduisant ainsi le coût pour combler chaque commande pour un article à 0,50 $ (15 $ à l heure 30 articles cueillis de la chaîne). Si un entrepôt réussit à combler 300 commandes par jour avec une moyenne de quatre articles cueillis de la chaîne par jour, les économies réalisées seraient de 300 $ par jour ( ,25 $ par chaîne), ou $ par année (en supposant 250 jours ouvrables par année). Comment les marchandises peuvent-elles être rangées plus efficacement? Assigner les principaux emplacements de collecte aux produits pour lesquels la demande est plus grande (peu importe la quantité) dans les endroits de rangement les plus faciles d accès. La plupart des entrepôts sont organisés de la façon «traditionnelle» : les articles semblables sont rangés ensemble en une «séquence logique». Par exemple, une série particulière de produits pourrait être rangée selon le numéro de pièce du manufacturier ou par dimension ou par couleur. Or, les produits similaires ne sont pas nécessairement vendus ou utilisés au même rythme. Pour la plupart des distributeurs, un pourcentage très faible de leurs produits constitue la majorité des commandes de produits qu ils reçoivent. Et plusieurs gammes différentes de produits comportent quelques-uns de ces articles «supérieurs». Si les produits sont rangés selon la méthode traditionnelle, la personne qui en fait la cueillette pourrait avoir à parcourir de grande distance dans l entrepôt, en passant devant des articles moins en demande et même du stock désuet avant d arriver à l endroit où sont rangés les produits très en demande. La case dans laquelle le produit populaire est rangé se trouve peut-être sur une tablette ou une étagère haute perchée et accessible uniquement en utilisant une échelle ou un chariot élévateur à fourche. Si les produits de grande demande sont rangés dans les endroits les plus accessibles de l entrepôt, les cueilleurs n ont pas à parcourir d aussi grandes distances pour combler les commandes des clients. La majorité des activités de cueillette peuvent être confinées à un espace restreint de l entrepôt. Par conséquent, un plus grand nombre de commandes peuvent être cueillies en même temps. Servez-vous du codage par code à barres et autres technologies de gestion de l entrepôt pour minimiser les erreurs et améliorer la rentabilité. À quelle fréquence est-ce que l un de vos clients reçoit-il la mauvaise quantité du produit demandé ou même le mauvais produit? Comprenez que chaque fois qu une erreur de cueillette se produit, le bénéfice net de votre entreprise est réduit : 5 MAC88032-MS_WP_Inv_Mgt_FR.indd 5 1/23/08 3:35:49 PM

8 Le coût pour combler une commande est au moins doublé, étant donné que vous devez cueillir, empaqueter et expédier une commande de remplacement. La quantité en stock du produit cueilli par erreur est erronée. En d autres mots, votre ordinateur ne dispose pas de la bonne information quant aux quantités disponibles réelles des produits à vendre. Les clients peuvent donc se faire promettre des produits qui ne se trouvent plus dans votre entrepôt ou, encore, les employés croient que le produit est en rupture de stock quand, en réalité, les étagères en sont pleines. Votre client est probablement mécontent du service que vous lui offrez et pourrait décider de faire affaire avec une autre entreprise à l avenir. votre actif le plus précieux. Pourquoi ne pas faire le premier pas en mettant en place un programme efficace de gestion de l inventaire aujourd hui même? Le codage par code à barres peut confirmer que le bon produit a été cueilli pour combler la commande d un client, et permettre de bénéficier d autres avantages liés à des économies de coûts, dont : Mise à jour automatique des quantités en stock. Pour économiser du temps et éliminer les erreurs de saisie de données coûteuses. Mise à jour continuelle des quantités en stock. Vos vendeurs savent précisément ce qui se trouve en stock à la seconde près. Des réponses aux questions des clients peuvent être fournies rapidement et avec peu d effort. Le dénombrement périodique fait partie intégrante du processus normal de cueillette des produits. Votre entreprise peut ainsi éviter la dépense d un inventaire matériel et les sessions en heures supplémentaires nécessaires à un dénombrement périodique. Il est malheureux que la direction de plusieurs entreprises soit convaincue que l élément clé de l augmentation de la rentabilité d une entreprise soit d inciter les vendeurs à augmenter les ventes et les marges bénéficiaires brutes. C est peut-être important, mais ce n est pas la seule voie qui mène au succès. En fait, assurer une gestion efficace de votre investissement dans les stocks peut contribuer tout autant et même encore plus à la rentabilité de votre entreprise. Vous n avez rien à perdre et beaucoup à gagner en assurant une gestion dynamique de l élément qui constitue probablement 6 MAC88032-MS_WP_Inv_Mgt_FR.indd 6 1/23/08 3:35:49 PM

9 Microsoft Dynamics est une gamme de solutions de gestion fonctionnelle intégrée et adaptable qui vous permet, ainsi qu à votre personnel de prendre des décisions d affaires avec plus de confiance. Microsoft Dynamics fonctionne comme les logiciels Microsoft bien connus, ce qui signifie une courbe d apprentissage moins abrupte pour vos équipe afin qu ils puissent être prêts à fonctionner rapidement et se concentrer sur ce qui importe le plus. Et parce qu il s agit d un produit Microsoft, il s intègre facilement aux systèmes que votre entreprise a déjà mis en place. En automatisant et en rationalisant les processus financiers, de la relation client et de la chaîne d approvisionnement, Microsoft Dynamics réunit les gens, les processus et les technologies, augmente le degré de productivité et d efficacité de votre entreprise, et vous aide à favoriser la réussite de votre entreprise. À l échelle mondiale Aux États-Unis et au Canada, composez sans frais Jon Schreibfeder, Effective Inventory Management, Inc. Tous droits réservés. Microsoft et Windows sont soit des marques de commerce enregistrées ou des marques de commerce de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou d autres pays. Le nom des entreprises et des produits dont il est question dans le présent document est peut-être la marque de commerce existante des propriétaires respectifs. MAC88032-MS_WP_Inv_Mgt_FR.indd 7 1/23/08 3:35:49 PM