QuadraFACT version 1.97 du 23/02/2015. Gestion des factures d'acompte

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1 QuadraFACT version 1.97 du 23/02/2015 Gestion des factures d'acompte Lors de la prise de commande précisant le versement d'un acompte, il est nécessaire d'adresser au client la facture finale ainsi qu'une 2 ème facture appelée "Facture d'acompte". Une facture d'acompte n'ayant pas de valeur en comptabilité, seul son règlement est pris en compte. A partir de la version 1.97, QuadraFact propose de gérer les factures d'acompte à chaque versement d'acompte lors d'une commande. Il reste toutefois possible de saisir un montant d'acompte sans générer une facture d'acompte. Une gestion différente selon le type de TVA Le calcul du montant de l'acompte est différent selon le type de TVA utilisé: les entreprises qui vendent des produits et marchandises auront un montant d'acompte qui ne comporte pas de TVA (TVA sur les débits), celle-ci sera collectée à l'émission de la facture finale. Les entreprises prestataires de services auront un montant d'acompte tenant compte de la TVA. Pré requis Paramétrer les ventilations / TVA ventes pour chacun des types de TVA. (Pour le type de TVA sur les débits, renseigner un taux de TVA à 0). Créer un article spécifique utilisé pour la génération de la facture d'acompte (un pour la TVA sur les débits, un pour la TVA sur les encaissements, avec mention TTC coché et leur code TVA/ventilation respectif). Définir dans les constantes du dossier l'article pour la facture d'acompte en fonction du type de TVA. 1/19

2 Saisie de l'acompte En saisie commande, rejoindre l'onglet Paiement et (En cas de plusieurs acomptes, le bouton est remplacé par <Ajouter une facture d'acompte>). Choisir le type de TVA. Il est proposé par défaut si un seul a été défini dans les constantes du dossier. Renseigner soit un % soit un montant d'acompte Valider Exemple d'acompte pour la TVA sur les débits Exemple d'acompte pour la TVA sur les encaissements La mention "FACTURE" apparaîtra en pied de la commande à côté de la zone "Acompte" dès lors que la facture d'acompte aura été enregistrée. A la sauvegarde de la commande, sélectionner obligatoirement un mode de règlement afin que la facture d'acompte soit générée. Après la génération, il n'est plus possible de modifier manuellement le montant de l'acompte. Il faut alors ajouter un nouvel acompte. 2/19

3 Un BL a été généré (mention "Facture acompte" en rouge). Editer la facture d'acompte Transfert comptable de la facture d'acompte La génération de la facture d'acompte impose sa comptabilisation en tant que pièce et en tant qu'encaissement du règlement. Ex type de TVA sur les débits Ex type de TVA sur les encaissements Transfert comptable de la facture finale Les écritures comptables de la facture finale se présentent comme suit : Ex type de TVA sur les débits Ex type de TVA sur les encaissements 3/19

4 Evolution des dispositions réglementaires : Piste d'audit et Contrôles documentés permanents (CDP) Cette fonctionnalité répond aux évolutions de la législation en vigueur en matière d'établissement des factures, et aux exigences de l'administration fiscale quant à la sécurisation des factures émises, quel que soit leur format. Dans ce contexte, les "Contrôles Documentés Permanents" établis par les entreprises garantissent les conditions d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité des factures (jusqu'au terme de leur période de conservation). Toute entreprise doit documenter sa piste d audit (dont l existence peut être vérifiée dans le cadre d un contrôle fiscal) mais le détail des procédures décrites est à proportionner avec la taille de l'entreprise. Références législatives et règlementaires Directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet 2010, LFR du 29 décembre 2012 et ses décrets d'application d'avril 2013, CGI articles 289 V, VI et VII, BOI-TVA-DECLA du 18 octobre 2013 Saisie du fichier des CDP Cliquer sur le bouton de la barre d'outils qui ouvre une fenêtre de saisie des CDP Sélectionner le fichier à intégrer dans le fichier des CDP (bouton <Charger fichier>.) et lui donner un titre. Définir une date d'application Valider Le fichier est intégré aux données de QuadraFACT avec un n d'ordre qui permettra un suivi. 4/19

5 Saisie de facture Lors de l'attribution d'un n de facture, le n du CDP en vigueur est rapatrié dans l'entête de la facture Cliquer sur pour le visualiser. Module Caisse : Gestion de l'interface tactile de la saisie caisse A partir de la version 1.97, QuadraFact gère l'interface tactile du module Caisse. Activation de la caisse tactile Ce mode de saisie s'active par l'option "Caisse tactile" dans le paramétrage du poste caisse. 5/19

6 Lancement de la grille de saisie caisse Au lancement de la saisie caisse, un clavier virtuel s'affiche automatiquement. Il est redimensionnable à la taille de l'écran. Utilisation de l'interface tactile Elle prend un aspect plus épuré avec de grosses icônes qui facilitent les manipulations au toucher. Un clavier virtuel s'affiche à chaque passage sur une zone alphanumérique et une calculatrice sur une zone numérique. Les colonnes sont redimensionnables Interface tactile de la grille de saisie 6/19

7 affiche les options générales de la saisie. Elles sont directement accessibles par un appui sur chacun des boutons. L'appel d'un article par <F4> ouvre la liste article : un appui maintenu sur l'ascenseur permet de naviguer dans la liste. Le clavier virtuel permet d'utiliser les critères de sélection. Le toucher sur le carré coloré de la ligne de vente affiche un menu contextuel détaillant les options disponibles sur les lignes. Un appui sur le bouton permet de modifier la saisie de la clé sur le code article (code EAN) ou (n série). 7/19

8 Un appui sur la zone "Remise" ouvre la calculatrice pour en saisir le montant. UN APPUI SUR LE BOUTON ouvre la fenêtre de multi règlements avec possibilité d'utiliser les modes de règlements classiques et les règlements spécifiques Appuyer sur. En cas d'oubli, il est possible de revenir en saisie. Appuyer sur l'un des boutons pour éditer le ticket Pour attribuer la vente à un client en compte, la liste clients s'affiche avec le clavier virtuel. 8/19

9 ENCAISSEMENT / DECAISSEMENT/FOND DE CAISSE Ces fonctionnalités ont été adaptées pour permettre leur utilisation en mode tactile. Module caisse, nouvelle fonctionnalité : Mise en attente d'un ticket Le module caisse gère dorénavant la possibilité de mettre un ou plusieurs tickets en attente. En saisie d'un ticket, cliquer sur pour interrompre momentanément la saisie. Le bouton est remplacé par Une nouvelle saisie de ticket peut alors commencer. Pour reprendre la saisie interrompue d'un ticket mis en attente, cliquer sur. S'il y en a plusieurs, une liste s'affiche avec un classement des tickets par n d'ordre. 9/19

10 Module SAV Mise en place de fichiers modèles pour les contrats, interventions, matériels Possibilité de définir un fichier modèle pour les contrats / interventions / matériels (fichier Word, Excel ) et d'associer en saisie de bon un document créé à partir de ce modèle pour le compléter (avec les informations du client). LES TYPES DE FICHIER MODELES Plusieurs types de fichier modèle sont possibles : Des fichiers modèles ne faisant pas l'objet de traitement spécifique Il s'agit de fichier avec extension.txt qui sont copiés dans le dossier des pièces jointes du dossier de facturation et renommés en fonction du contexte Des fichier modèles avec traitement automatisé : Les fichiers modèles associés à Word qui ont l'extension.dot (version Word inférieure 2003),.dotx (version Word supérieure 2003),.dotm (Word avec macros). Les fichiers modèles associés à Excel qui ont l'extension.xlt (version Excel inférieure 2003),.xlts (version Excel supérieure 2003),.xltm (Excel avec macros) CREATION DES FICHIERS MODELES Tableau de la liste des zones exploitables Nom de la Base Contrats Intervention Matériel Contrats Clients Intervention Clients Contrats Matériels Collaborateurs Materiels Clients Contrats Tous les champs + ADR1, ADR2, ADR3, ADRNOM adresse du client PADR1, PADR2, PADR3, PADRNOM adresse principale du client FADR1, FADR2, FADR3, FADRNOM adresse de facturation du client CADR1, CADR2, CADR3, CADRNOM adresse de correspondance du client Tous les champs + IADR1, IADR2, IADR3, IADRNOM adresse de l'intervention Tous les champs + MADR1, MADR2, MADR3, MADRNOM adresse du matériel Exemple de fichier modèle Word Les références à indiquer dans le fichier modèle sont à encadrer par le symbole #. 10/19

11 Exemple de fichier modèle Excel Insérer les champs sur la feuille Excel à l'endroit souhaité LIAISON DES FICHIERS MODELES SUR LES CONTRATS / INTERVENTIONS / MATERIELS Associer le contrat ou l'intervention ou le matériel au document type créé. ACCES AU DOCUMENT TYPE Un nouveau bouton apparaît dans la fiche concernée. Facturation de l'intervention Possibilité de transmettre au BL les contenus des zones "Descriptif" et "Rapport" en cochant l'option correspondante dans les constantes, onglet Intervention/Facturation de l'intervention 11/19

12 Ces contenus sont affichés sous forme de commentaire dans le BL Saisie pièces, aménagements Cumuls / Conditionnement <Ctrl+U> : Nouvelle information Mention du nombre de ligne(s) produit(s) sur la fenêtre des cumuls/conditionnements appelée par la combinaison de touches <Ctrl+U> 12/19

13 Aide à la saisie Rappel de la saisie assistée : Elle se lance à partir de la saisie pièce. Il existe 3 types de saisie assistée : La saisie assistée avec alimentation de la liste article à chaque enregistrement d'une vente <F7> La saisie assistée pour laquelle les tarifs spécifiques client/article constituent la liste article <Alt+F7> La trame de vente ponctuelle pour laquelle vous définissez la liste article <Ctrl+F7> Possibilité d'insérer les remises 2 et 3. Utilisation des trames de vente génériques <Ctrl+G> Possibilité de choisir le libellé à afficher sur la grille de saisie. Les 5 options disponibles (désignation 1 à 4 de l'article et libellé interne) sont affichées en bas de la fenêtre. Cocher l'option à utiliser "Visu dans la grille". Ce choix est commun à tous les articles de la trame. 13/19

14 Aménagements divers Calcul de la date d'échéance en cas de facture émise après le règlement Nouvelle option dans les constantes du dossier, chapitre Dossier / Généralités permettant de calculer la date d'échéance à partir de la date de BL ou de BR. Edition des pièces, conservation copier PDF Possibilité de conserver par défaut une copie PDF d'un devis ou une commande lors de son impression. Cocher l'option correspondante dans les constantes du dossier, chapitre Facturation/Editions. Ponctuellement il est possible de modifier ce choix en édition du devis ou de la commande. 14/19

15 La copie PDF se trouve dans l'onglet Pièce(s) jointe(s) de la pièce. Envoi groupé par mail Nouveau mot clé <DEVISE_FACTURE> pour éditer le code de la devise utilisée sur les pièces dans le courrier d'envoi des factures par mail. Gestion des alcools et listes articles saisissables Nouvelles lignes concernant la gestion des alcools dans la rubrique "Tarifs & Taxes". 15/19

16 Statistiques croisées Nouvelles lignes dans la rubrique article : Code nomenclature européenne Code douane de la nomenclature européenne Libellé nomenclature européenne. Statistiques avancées Possibilité de supprimer une liste paramétrée à l'aide du bouton correspondant. Gestion des droits et confidentialité Nouveaux mots de contrôle : FSAISIE25 permettant d'interdire la saisie d'un prix de vente à la ligne inférieur au prix de revient de la ligne. FSAISIE26 permettant d'interdire la modification des représentants des pièces FAB_LOT permettant d'interdire de consommer des articles de type L sans code Lot en entrée de fabrication. Possibilité pour un collaborateur donné de lui interdire la modification des affectations client. 16/19

17 Module Stock Jusqu'à présent, la saisie d'un mouvement de stock était limité aux fournisseurs. A présent, il est possible de choisir un client ou un fournisseur. <F4> présente la liste des intervenants clients et fournisseurs. Module Achat, factures émises pour le compte des fournisseurs Rappel : Pour les entreprises qui émettent les factures pour le compte des fournisseurs, l'évolution de la législation impose la gestion un chrono individuel par fournisseur. Depuis la version 1.96, dans les constantes du dossier, chapitre "Achats", le "Prochain n de Factures" est supprimé et on retrouve ce "Prochain n de Factures" sur la fiche des chaque fournisseur (chapitre Eléments de facturation). Possibilité de saisir un préfixe des factures dans la fiche fournisseur. Celui-ci est prioritaire sur le préfixe renseigné dans les constantes du dossier. A défaut, le préfixe des constantes est appliqué. En version 1.97, QuadraFact donne la possibilité de gérer un seul compteur des factures en cochant l'option correspondante dans les constantes du dossier, chapitre Achats. Dans ce cas, l'attribution d'un n de facture utilise ce compteur et les zones (n et préfixe) de la fiche fournisseur sont grisées. Suivi d'activité Un nouvel indicateur est ajouté : l'impression des relevés de factures. 17/19

18 Des outils disponibles à partir de QuadraFact : Renumérotation articles et clients Les outils de renumérotation articles et clients sont désormais accessibles depuis QuadraFACT à partir du menu Outils / Utilitaires dossiers. 18/19

19 Nouvel outil utilitaire Dans le menu Outils / Utilitaires dossiers, un nouvel outil permet de basculer de la gestion de l'analytique (ou des affaires si module affaire) entre les modes en tête et ligne Rappel : Le mode de gestion en tête ou ligne est à définir dans les constantes du dossier, Chapitre Facturation/Transfert en comptabilité (option "Gestion des affaires à la ligne"). Attention : cet outil est à utiliser avec précaution notamment pour le passage des codes affaires à la ligne sur l'entête. 19/19

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