Organisation d un évènement autour de la Journée Mondiale de l Eau Le 22 Mars 2011

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1 MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE Organisation d un évènement autour de la Journée Mondiale de l Eau Le 22 Mars 2011 Cahier des charges de consultation d agence de communication OBJET DE LA CONSULTATION: Mission d accompagnement de l dans l organisation de la Journée Mondiale de l Eau 2011 Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 1 sur 11

2 I. OBJET DU CAHIER DES CHARGES... 3 II. MAITRE D OUVRAGE... 3 III. CONTEXTE... 3 IV. DESCRIPTIF DE LA PRESTATION... 3 V. MOYENS HUMAINS ET MATERIELS... 4 VI. CONDITIONS D EXECUTION... 4 VII. SELECTION DES CANDIDATURES, JUGEMENT DES OFFRES... 5 A. MODE D ENVOI ET DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES... 5 B. CRITERES DE CHOIX DES OFFRES... 5 C. COMPLEMENTS D INFORMATION... 6 VIII. DROITS D EXPLOITATION... 6 IX. ASSURANCE... 6 X. DETAIL DE L EVENEMENT ET DE LA PRESTATION DEMANDEE... 6 Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 2 sur 11

3 I. OBJET DU CAHIER DES CHARGES Le présent cahier des charges a pour objet de définir la prestation objet de la consultation ainsi que ses conditions d exécution. II. MAITRE D OUVRAGE 47 rue du 14 juillet CAYENNE Madame Clara NICOLAS, directrice de l Tél. : L est un Etablissement Public à Caractère Administratif. L Office de l Eau s est vu attribuer plusieurs missions visant à fédérer les actions menées dans le cadre de la politique globale de l eau en Guyane. Dans ses principales missions, l Office a un devoir de formation et d information dans le domaine de la gestion de l eau et des milieux aquatiques. Mode de passation du marché : Le présent marché est passé en application de l article 28 du code des marchés publics. III. CONTEXTE La Journée mondiale de l'eau a été instituée par l'organisation des Nations unies après le sommet de Rio en Elle se célèbre le 22 mars de chaque année avec des thèmes différents. L objectif de la Journée Mondiale de l Eau 2011 est de focaliser l attention internationale sur les impacts de la croissance urbaine rapide, de l industrialisation et des incertitudes liées au changement climatique, aux conflits et aux catastrophes naturelles, sur les réseaux d eau urbains. Le thème de cette année «L eau pour les villes : répondre au défi urbain» a pour but de mobiliser et d encourager les gouvernements, les organisations, les communautés et les individus à s engager activement pour relever le défi de la gestion urbaine de l eau. En Guyane, l Office de l Eau souhaite célébrer la JME en mobilisant les usagers de l eau du territoire sur les enjeux de la ressource notamment en milieu urbain. IV. DESCRIPTIF DE LA PRESTATION La prestation a pour but : - d accompagner et de conseiller le maître d ouvrage, dans l organisation générale de la manifestation, en suivant les éléments donnés dans la stratégie de communication préalablement établie par l dans le point X du présent cahier des charges. - d accompagner l OEG sur les éléments suivants : 1. Organisation des moyens logistiques o gestion logistique et technique (box, plan d aménagement de l espace, etc.) o gestion du matériel nécessaire au bon déroulement de la manifestation 2. Organisation de l inauguration de la manifestation Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 3 sur 11

4 o Gestion en amont : cocktail, liste d invités 3. Gestion des partenariats en support de l OEG o gestion des inscriptions 4. Organisation de l animation o programme o Une semaine d expo o gestion logistique et technique (box, plan d aménagement de l espace, etc.) ; o gestion des exposants ; o Participation du public par le biais d un concours (voir détail du principe du concours point X) o Organisation logistique et technique o gestion logistique et technique (invitations, relances, programme, etc.) ; 5. Communication en amont et en aval o Création des panneaux d exposition et tout autre support dans le respect d une charte graphique proposée par le prestataire o création et développement de supports de communication écrits, audiovisuels, multimédia (programme, encart presse, affiche, spots télé et radio, internet etc.) o négociation pour les achats d espaces et réservation ; 6. Proposition de goodies La prestation qui sera proposée ainsi que les différentes réalisations autour de la semaine, devront être construites autour du fil conducteur «l eau, une ressource à préserver, un défi urbain». V. MOYENS HUMAINS et MATERIELS Afin de mener à terme la mission, le titulaire aura obligation de recourir aux moyens humains et matériels nécessaires. A cet effet, la réponse technique du candidat fera apparaître sa proposition : d équipe ; de moyens techniques utilisés ; d échéancier prévisionnel d exécution du marché. Le prestataire s engage à désigner une personne ressource interlocutrice unique du maitre d ouvrage. Le prestataire devra, sous l autorité du maître d ouvrage, organiser et coordonner l ensemble des étapes proposées, depuis les phases préparatoires, jusqu à l achèvement des prestations, objets de la présente consultation. VI. CONDITIONS D EXECUTION Le titulaire réalisera sa mission à l issue d échanges, de rencontres, de directives et recommandations données par l Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 4 sur 11

5 VII. SELECTION des CANDIDATURES, JUGEMENT des OFFRES L offre contiendra : a) le présent cahier des charges, dûment accepté, b) un mémoire de présentation de l offre. Le mémoire de présentation est destiné à faciliter la procédure d évaluation des candidatures. Il sera composé d une partie technique et d une partie financière. De la partie technique, il est attendu : une note détaillée précisant de façon claire, le dispositif qui sera mis en œuvre par le candidat pour réaliser les prestations demandées, les moyens matériels que le candidat compte mettre en œuvre pour l exécution des prestations et l organisation du travail, le chronogramme de la mission, le nombre de réunions nécessaires pour l organisation de l évènement, la composition de l équipe qui conduira la mission. La proposition financière devra indiquer : le détail du coût de l offre (honoraires, frais de déplacement, etc.), pris globalement et par lots, pour les honoraires, le coût journalier et le nombre de jours de chaque intervenant. Le maitre d ouvrage se réserve le droit de sélectionner une ou plusieurs des actions proposées par le prestataire. Les prix s entendent tous frais ou prestations annexes liés à l exécution des prestations. La seule langue utilisée pour l offre est le français. A. Mode d envoi et date limite de réception des offres Les offres doivent être transmises, au plus tard le jeudi 3 février 2011 à 10 heures, par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l heure de leur réception, ou remises, à l adresse suivante contre récépissé : Pôle Communication 47 rue du 14 juillet CAYENNE Tél. : Ou par mail à l adresse suivante : B. Critères de choix des offres Par ordre de pondération : - Valeur technique, pertinence de l offre et niveau de compétence et d expérience de l équipe en charge de la mission. Poids relatif = 30 %. - Méthode de conduite de la mission (attractivité, réactivité, clarté,). Poids relatif = 30 %. - Prix (budget et précision du planning). Poids relatif = 40 %. Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 5 sur 11

6 C. Compléments d information Des compléments d information peuvent être demandés auprès du Pôle Communication de l Office de l Eau. VIII. DROITS D EXPLOITATION Le titulaire garantit à l, la complète et définitive jouissance des droits d exploitation (diffusion et reproduction) de l ensemble des textes, données, images, etc. qu il sera amené à réaliser pour cette mission. Les droits de l identité visuelle de l ensemble des documents et outils produits sont cédés à l Office de l Eau de la Guyane. IX. ASSURANCE La société titulaire du marché est tenue de contracter toutes les polices d assurances nécessaires découlant des obligations du présent cahier des charges et de l exécution de ses activités. L entreprise a pour obligation de communiquer une copie conforme de ses polices en plus des documents demandés dans le règlement de consultation. X. Détail de l évènement et de la prestation demandée Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 6 sur 11

7 Mardi 22 mars 2011 Journée Mondiale de l Eau «Water for cities» Rappel du contexte Cette année, la Journée mondiale de l eau a pour thème: l'eau et l'urbanisation Les programmes des Nations Unies pour l'eau (ONU-eau) et pour l'habitat (ONU-habitat) coordonnent cette année les activités de la Journée mondiale de l eau à l échelle mondiale. «L objectif de la Journée Mondiale de l Eau 2011 est de braquer l attention internationale sur les impacts de cette croissance urbaine rapide, de l industrialisation et des incertitudes liées au changement climatique, aux conflits et aux catastrophes naturelles, sur les réseaux d eau urbains. Le thème de cette année L eau pour les villes : répondre au défi urbain a pour but de mobiliser et d encourager les gouvernements, les organisations, les communautés et les individus à s engager activement pour relever le défi de la gestion urbaine de l eau.» 1 1http:// Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 7 sur 11

8 Résumé du diagnostic de communication de l L OEG est jeune établissement public qui jusqu à présent n a pas mené d action de communication de grande ampleur. L Office souhaite aujourd hui engager une véritable démarche d information et de sensibilisation à destination de ses différents publics. A terme, l Office devra être identifiable comme l une des structures de référence dans le domaine de l eau. En effet, la structure fait face aujourd hui à un problème de notoriété et d image ; lorsque le public pense «eau», il a comme référence la CCCL ou bien la SGDE. Deux problématiques sont donc posées : Concernant la JME : Comment sensibiliser et responsabiliser les acteurs de la sphère publique et privée aux enjeux de l eau alors que le sujet n est pas souvent abordé à hauteur de ses enjeux? (enjeux pas seulement locaux mais mondiaux) Concernant l OEG plus globalement : Comment faire de l OEG une des structures de référence dans le domaine de l eau sachant que jusqu a présent l Office de l Eau est peu connu du grand public et difficilement identifiable à ce jour? Résumé de la stratégie de communication de l OEG Positionnement Une bonne gestion de l eau aujourd hui pour les usagers de demain Objectifs de l OEG en organisant la Journée mondiale de l Eau Objectifs généraux pour l OEG o Interpeller et faire participer un panaché d acteurs privés ou publics o Faire changer le comportement du grand public, jeunes ou moins jeunes Objectifs de communication o Faire parler de l OEG o Accroître la notoriété de l Office o Donner à l OEG une identité clairement définie auprès Grand Public et des différents partenaires o Faire participer le public aux animations proposées o Valoriser l Cibles o Cible principale : le grand public (les problèmes liés à l eau concernent tout le monde) o Cible secondaire : les journalistes, la sphère institutionnelle etc Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 8 sur 11

9 La Journée Mondiale de l Eau 2011 Dates et lieux de l évènement : Du 17 au 23 mars dans un lieu à fort trafic type Centre Commercial (AD avec le prestataire) A noté que la Journée Mondiale de l Eau a lieu officiellement le 22 mars Concept : L OEG fête l eau en créant l évènement en partenariat avec Centre-Commercial. Diverses animations/actions seront mises en place pendant une semaine sur le lieu de la manifestation mais aussi en dehors : un Prestation demandée Organisation générale de la manifestation en appuie de l OEG Gestion logistique et technique Gestion des partenariats notamment pour le lieu de la manifestation - Exposition sur «le thème de «L eau pour les villes : répondre au défi urbain» axée sur la Guyane plus particulièrement Prestation demandée Création des panneaux d exposition de la conception à la production (contenu donné par OEG) en étroite collaboration avec l OEG en respectant la charte graphique que vous aurez proposée à l Office de l Eau de la Guyane Gestion logistique et technique - Concours de vidéos citoyennes «Mon engagement pour l eau» C est la question posée au public pouvant participer de 2 façons : - Sur le lieu de l évènement en se faisant filmer sur place - Via le réseau social (facebook) sur la page qui sera dédiée à la JME en Guyane - A noter qu un partenariat est prévu avec un organisme pour faire participer des enfants des classes d eau de Guyane A l issu de ce concours, une vidéo sera réalisée à partir d une sélection d images et commentaires des participants pour diffusion sur la TV locale et le sur le web en amont de la JME. L objectif est de pouvoir diffuser ce film dans les meilleurs délais après la JME. Le concours pourra être lancé sur facebook avant le lancement de la manifestation. Goodies distribués en remerciement de la participation du public. Prestation demandée Organisation générale du concours Gestion logistique et technique (location de matériel etc) Suivi du bon déroulement Réalisation du spot de sensibilisation après la manifestation Négociation de l achat d espace TV pour la diffusion du spot après la manifestation Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 9 sur 11

10 - Stand Stand d information et d accueil de l Office respectant une charte graphique préalablement définie par le prestataire Diffusion de documentation à la demande du public : données sur l eau, rapport d activité et plaquette OEG à réalisée par le prestataire selon la charte graphique définie. Prestation demandée (sachant qu à ce jour l OEG n a pas d outils de communication) Organisation logistique et technique du stand Création de supports d aménagement de pour l OEG : supports qui pourront être réutilisés (stand parapluie, kakémonos etc) Création d une plaquette pour l OEG Les éléments ci-dessus devront respecter la charte graphique proposée par le prestataire - Stand de divers acteurs partenaires privés ou publics à définir avec le prestataire Prestation demandée Gestion partenariat et invités Planning prévisionnel Mars 2011 L M M J V S D Ouverture «mon engagement pour l eau» sur exposition facebook JME Remise des prix concours AD Bilan travail des vidéos 23 Clôture manifestation 30 Durée AD Lancement communication tout médias confondu +rdv radio et/ou TV + Lancement concours 18 Inauguration + Présence des 19 différents exposants durée AD* Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 10 sur 11

11 Prestation demandée Suivi de l ensemble des actions Proposition de communication sur différents supports, négociation d achat d espace RDV presse écrite et audiovisuelle pour la promotion de l évènement *AD : A définir Tous les éléments graphiques devront être remis à l Office de l Eau dans des formats permettant de les exploiter pour le bon usage de l OEG (pas seulement jpeg mais psd etc.) Cahier des Charges Journée Mondiale de l Eau Page 11 sur 11

OPEN SOFT SYSTEM DEPARTEMENT EVENEMENTIEL CONTACT : Eddie MARAJO Tel: 0596 61 16 32/ 0696 25 34 79 - Fax: 0596 61 18 99 E-mail: open-soft@wanadoo.

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