GUIDE DE COMMUNICATION

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1 GUIDE DE COMMUNICATION Cher Exposant, Ce Guide s utilise en complément de votre Espace Exposant en ligne sur sur lequel vous pourrez passer commande ou trouver des informations plus détaillées. Bonne préparation Suivez-nous sur les réseaux sociaux

2 UNE EQUIPE DE PROFESSIONNELS A VOTRE ECOUTE Eric PIERREJEAN Directeur général Division Industrie, High Tech, Sécurité et Construction Michael WEATHERSEED Directeur du Pôle Sécurité Isabelle ALFANO Directeur du Salon EQUIPE SALON ÉQUIPE COMMERCIALE votre inscription, vos commandes d outils de communication Christelle BELZ Sylvaine CRANCE Chef de Marché Responsable Commerciale Tél. : Tél. : christelle.belz@comexposium.com sylvaine.crance@comexposium.com Sophie LACELLE Responsable Commerciale Tel : sophie.lacelle@comexposium.com Romain SEMPTEY Responsable Commercial Tel : romain.semptey@comexposium.com ADMINISTRATION DES VENTES Claire DELPLANQUE Chargée de l'administration des ventes Tel : claire.delplanque@comexposium.com ÉQUIPE COMMUNICATION Bérengère BONNET Directrice Marketing et Communication Tel : berengere.bonnet@comexposium.com Julie COCHET Responsable Communication Tel : julie.cochet@comexposium.com Caroline BONDY Responsable Communication Tel : caroline.bondy@comexposium.com Antoinette ROCHOT Chargée de Communication Tel : antoinette.rochot@comexposium.com ÉQUIPE LOGISTIQUE Guide technique, montage et démontage des stands Jérôme HUNAULT Béatrice VACHON Directeur Logistique Responsable Logistique Tel : Tel : jerome.hunault@comexposium.com beatrice.vachon@comexposium.com Suivez-nous sur les réseaux sociaux 2

3 SOMMAIRE OUTILS DE COMMUNICATION & DE SPONSORING Page 4 Sponsoring exclusif - salon Sponsoring exclusif - conférence Produits de visibilité - salon Produits de visibilité et de publicité - conférence Packs Outils en ligne Salles de réunion, ateliers, événements privatifs Affichages extérieurs CATALOGUE OFFICIEL Page 7 NOUVEAU : LE PRE-ENREGISTREMENT S AMELIORE Page 7 BADGES & INVITATIONS Page 8 Badges exposants badges CEO s Corner Cartes d invitation Code d invitation personnalisé Badges VIP Module e-invitation Bannière personnalisable Lecteurs de badges Clé de lecture RELATIONS PRESSE Page 10 Les services du salon Les services Business Wire ELEMENTS TECHNIQUES Page 11 Suivez-nous sur les réseaux sociaux 3

4 OUTILS DE COMMUNICATION ET DE SPONSORING Voici la liste exhaustive des outils de Communication et de Sponsoring disponibles pour CARTES Pour avoir plus de détails sur chacun des produits et pouvoir passer commander, connectez-vous à votre Espace Exposant sur Article Avantages Prix (HT) 1. SPONSORING EXCLUSIF - SALON Date limite Club VIP Véhiculez l'image d'une société haut de gamme sept Appli mobile MyCARTES Lettres d allée Nouveau! L'outil incontournable pour tous les participants Un moyen exceptionnel d'être vu : votre logo sur les lettres d allée du hall 3 ou du hall sept sept Espace Internet Communiquez dans un lieu business sept Sac officiel Personnalisez à vos couleurs le sac officiel du salon juillet 2012 Cordelette porte-badge Affichez votre marque sur un support incontournable juillet 2012 Sponsoring des e-badges Communiquez auprès des visiteurs avant l'ouverture du visiteurs salon mai 2012 Kakémonos aux accueils visiteurs Affichez-vous en hauteur sept Bannière sur la page d'accueil de (à partir du 1er Multipliez vos chances d'être vu sept octobre jusqu'au salon) Bandeau sur les grands plans Un impact visuel immédiat sept SPONSORING EXCLUSIF - CONFÉRENCE Mallette Conférence Véhiculez votre marque au-delà du salon juillet 2012 Bouteille d eau Une visibilité forte sur un support original et utile sept Publicité au dos du programme des conférences (4ème de couverture) Pauses-café des Conférences Restaurant Congressistes Communiquez en amont de l'événement juillet 2012 Offrez un moment de networking convivial Une visibilité immédiate et forte à un moment clé de networking Offre limitée à 3 sponsors jours jour 28 sept sept Stylo Congressistes Un objet indispensable toujours attendu et apprécié sept Bloc-notes Inscrivez votre marque sur l'unique support papier du congrès sept

5 Article Avantages Prix (HT) Droit de diffusion de vos documents ou cadeaux aux entrées du salon Dalles au sol 3. PRODUITS DE VISIBILITÉ - SALON Date limite Suscitez l'intérêt du visiteur dès l'entrée oct Guidez le visiteur jusqu'à votre stand Lot de 3 dalles sept Logo sur les grands plans Promote your company on the floor plans sept Logo sur le plan poche Démarquez-vous sur les grands plans du salon sept PRODUITS DE VISIBILITÉ ET DE PUBLICITÉ - CONFÉRENCE Sponsoring Conférences Sponsorisez une des sessions / journées de conférences afin de vous positionner en tant qu'expert sur un sujet clé juillet 2012 Web Conférence Nouveau! Organisez votre Web Conférence avant le salon 3500 ASAP Publicité dans le programme des Communiquez en amont de l'événement conférences juillet 2012 Objet promotionnel dans la mallette conférence Communiquez tout en faisant plaisir sept PACKS Pack 4 You Assurez-vous la plus large visibilité sept Pack Visibilité Communiquez votre marque pour un budget maîtrisé sept Pack Web 6. OUTILS EN LIGNE Bannière sur la page d'accueil de (pendant 1 mois - jusqu'au 30 septembre) Bannière sur les pages clés de (à partir du 1er octobre jusqu'au salon) Bannière sur les pages clés de (jusqu'au 30 septembre) Assurez-vous une visibilité totale sur les outils web du salon Une visibilité sur une page incontournable du site internet Une visibilité sur l'une des 3 pages les plus visitées (liste des exposants, demande de badge visiteur, programme des conférences) Une visibilité sur l'une des 3 pages les plus visitées (liste des exposants, demande de badge visiteur, programme des conférences) 910 ASAP juillet sept juillet 2012 Bannière sur e-newsletter Communiquez en amont du salon juillet 2012 Bannière sur les autres pages de Une visibilité sur l'une des pages du site internet sauf : la page d'accueil, la liste des exposants, la demande de badge visiteur et le programme des conférences. 750 ASAP Logo de votre société sur la liste Affichez votre identité visuelle des exposants en ligne 490 ASAP Lien hypertexte dans la liste des Un moyen facile d'amener le visiteur sur votre propre site exposants en ligne internet 190 ASAP Votre société en rouge et en Augmentez la visibilité de votre société parmi les autres gras sur la liste des exposants en exposants ligne 75 ASAP 5

6 Article Avantages Prix (HT) 7. SALLES DE RÉUNION, ATELIERS, EVÉNEMENTS PRIVATIFS Salle de réunion dans le hall Atelier Exposant Événement privatif 8. AFFICHAGES EXTÉRIEURS* Bâche monumentale extérieure Panneaux déroulants rétro éclairés Poteaux passage couvert Kakémonos sur l'esplanade Louez votre propre salle de réunion pendant les 3 jours du salon, dans le hall 3 ou dans le hall 4 Faites la promotion de vos produits et services pendant 1h Valorisez votre image en organisant un évènement au sein du salon. Location de la salle pendant 2h et service traiteur Bâche de 75 m² située à l entrée des halls d exposition sur les verrières Situés sur les axes de circulation obligatoires des piétons en sortie de gare RER Réseau de 8 poteaux recto/verso de 2 m², situés entre la sortie de gare RER et les Halls 1 & 6, sur le passage utilisé par tous les visiteurs venant en RER ou déposés par les navettes Réseau de 8 kakémonos recto/verso de 2 m², répartis sur les candélabres de l esplanade devant les halls Date limite sept sept Prix sur demande 21 sept sept sept sept sept Pendrillons d'entrée extérieure 2 pendrillons de 8 m² par entrée sur les halls 3 et sept Adhésifs sur les portes d'entrée Pack de 6 adhésifs de 30x30cm sur l entrée de la galerie sept de la galerie d'accueil d accueil halls 3 et 4. *Les affichages extérieurs ne sont pas vendus sur votre Espace Exposant. Si vous souhaitez en savoir plus, ou bien réserver l un de ces produits, contactez votre responsable commercial. 6

7 CATALOGUE OFFICIEL POUR APPARAITRE DANS LE CATALOGUE OFFICIEL DU SALON La parution de votre société dans le catalogue est gratuite : stand, coordonnées, adresse et site web 3 lignes de présentation 2 codes produit Le catalogue est l outil incontournable pour toucher vos prospects et pérenniser votre participation. Il sera diffusé gratuitement à tous les visiteurs. Référencez-vous gratuitement au catalogue et amplifiez votre visibilité grâce aux offres publicitaires payantes. J2C Communications Tel : / Fax : / cartes@j2c-communication.fr 70 avenue de la République CHATILLON France NOUVEAU : LE PRE-ENREGISTREMENT S AMELIORE Pour cette nouvelle édition de CARTES, nous avons modifié et amélioré le pré-enregistrement. Ce changement concerne toutes les catégories de participants (ou presque!) : visiteur, congressiste, speaker, VIP et Exposant. Désormais, chaque personne sera amenée à se créer un compte pour accéder à son espace personnel. Les avantages : - Chaque individu étant personnellement identifié, nous serons en mesure de «regrouper» tous les avantages sur un seul et unique badge. Vous êtes exposant et VIP, désormais vous n aurez plus qu un seul badge contenant tous vos avantages. Vous êtes VIP et congressiste, vous n aurez plus qu un seul badge pour naviguer entre l exposition et les conférences. - Accessible à tout moment, l espace personnel vous permettra d accéder à : o votre badge électronique (fini les problèmes de non-réception de l e-badge) o votre demande de lettre d invitation pour l aide à l obtention du Visa (pour les visiteurs, congressistes et VIP) o d autres offres promotionnelles (de ou de partenaires) Vous pourrez également upgrader votre participation avec l achat de Pass conférence. - Vous êtes fidèle, vous n aurez pas à ressaisir vos infos l année prochaine!! Ce qui change concrètement : - Lorsque vous allez enregistrer une tierce personne (un collègue ou un client en tant que VIP), cette personne recevra un mail l informant que vous l avez enregistré sur CARTES Elle sera alors amenée à se connecter à son propre espace personnel pour accéder à son badge électronique. - Votre invité VIP pourra alors par exemple demander une lettre d invitation pour son VISA, ou commander un Pass Conférence automatiquement remisé des 10% auxquels il a droit. - Comme chaque année, les coordonnées de votre(vos) invité(s) VIP sont traitées de façon confidentielle. Ils ne recevront aucune communication de notre part (ou de nos partenaires) autre que les informations utiles et nécessaires à leur venue. 7

8 BADGES & INVITATIONS Inclus dans le Pack Exposant Stands 16 m² Stands > 16 m² et 25 m² Badges Exposant 10 badges par 25 m² Stands > 25 m² et 50 m² Badges CEO's Corner Stands > 50 m² Cartes d'invitation Badges VIP Module e-invitation LES BADGES POUR VOS ÉQUIPES Badges Exposant Ce badge nominatif donne : - accès au salon dans les halls 3 et 4, une heure avant et après les horaires d ouverture officiels - 30% de réduction sur les Pass Congrès, grâce au code " EPARIS12 ", Chaque exposant bénéficie d un quota en fonction de la taille du stand : 10 badges par 25 m². Lot de 10 badges supplémentaires : 50 HT Connectez-vous à votre Espace Exposant sur pour enregistrer vos badges Exposant et commander des badges supplémentaires. Badge CEO s Corner Le badge ultra privilégié! Ce badge nominatif avec photo est envoyé par courrier avant le salon et donne les avantages suivants : - un accueil spécifique à l entrée du hall 4, - accès au salon dans les halls 3 et 4, une heure avant et après les horaires d ouverture officiels - un service de conciergerie pour toute demande particulière de votre dirigeant, disponible avant et pendant le salon, - l'accès à l'espace privatif CEO's Corner situé en mezzanine du hall 4. - NOUVEAU : Il donne un accès illimité et GRATUIT AUX CONFERENCES 1 badge CEO s Corner est inclus dans le Pack Exposant pour les stands supérieurs à 50 m². Un maximum de 3 badges CEO s Corner par société exposante pourront être édités. Prix : 299 HT /1 badge CEO s Corner Connectez-vous à votre Espace Exposant sur pour commander et enregistrer vos badges CEO s Corner. LES BADGES & INVITATIONS POUR VOS INVITÉS Cartes d invitation Chaque exposant bénéficie d un quota de cartes d invitation en fonction de la taille du stand. Les cartes d invitation sont envoyées en septembre et donne à vos invités un accès gratuit au salon. Code d invitation personnalisé Créez votre propre code de 8 caractères, facile à mémoriser. Ce code sera imprimé sur vos cartes d invitation et permettra à vos clients, prospects et partenaires de se pré-enregistrer gratuitement. Prix : 360 HT / date limite : 13/07/2012 Connectez-vous à votre Espace Exposant sur pour commander votre code d invitation personnalisé. Cet article sera lié à un formulaire obligatoire qui devra être complété dans votre Espace Exposant également. 8

9 Badges VIP Invitez vos meilleurs clients avec un accès VIP au salon! Ce badge donne les avantages suivants : - accès gratuit et illimité au salon durant les 3 jours, pendant les horaires d ouverture aux visiteurs, - accès illimité au Club VIP, - 10% de réduction sur les Pass Congrès, grâce au code " VPARIS12 ", - 1 mallette conférence (selon les stocks disponibles). Chaque exposant bénéficie d un quota de badges VIP en fonction de la taille du stand. Lot de 20 badges VIP supplémentaires : 100 HT. Connectez-vous à votre Espace Exposant sur pour enregistrer vos badges VIP et commander des badges supplémentaires. Module e-invitation Invitez les professionnels à venir VOUS rencontrer sur le Salon! L accès au module d e-invitation est ouvert à tous les exposants. Ce module permet de : - personnaliser votre invitation avec votre logo, texte et numéro de stand, - envoyer votre e-invitation à un nombre illimité de contacts, - vérifier le statut de vos contacts. Connectez-vous à votre Espace Exposant sur pour accéder gratuitement au module d e-invitation. Bannière personnalisable Communiquez sur votre présence en utilisant les bannières personnalisables et les logos CARTES Donnez rendez-vous à vos clients et prospects, directement sur votre stand! Nous mettons à votre disposition des bannières à personnaliser avec votre numéro de stand et à insérer dans vos annonces-presse, site web, e-news, signature de mail LES LECTEURS DE BADGES Lecteur de badge GPRS Grâce au lecteur, vous scannez le badge et enregistrez ainsi l'ensemble des coordonnées, domaines d'activité et centres d'intérêt de votre visiteur. Le lecteur de badges GPRS sera à retirer au Commissariat Général situé dans le hall 3, le lundi 5 novembre de 10h à 19h. Une caution de 700 par lecteur sera demandée. Prix de location pendant les 3 jours du salon : 250 HT Connectez-vous à votre Espace Exposant sur pour commander votre lecteur de badge. Pack Event Ce pack inclut : 1 lecteur GPRS + 1 imprimante + la programmation des actions. Prix de location pendant les 3 jours du salon : 350 HT Connectez-vous à votre Espace Exposant sur pour commander votre Pack Event. Clé de lecture Nouveau! La clé de lecture permet de lire les informations stockées dans le badge. Cette nouvelle offre répond aux attentes des exposants ayant les compétences techniques et les matériels adéquats pour lire une carte MIFARE 4K Classic. Nous fournissons la clé ainsi que la description détaillée du contenu de la carte. Avec cette clé, l exposant a la possibilité de mettre en place son propre système de lecture du badge pendant la durée du salon, et donc d enregistrer ses prospects de façon plus efficace. Important : cette clé ne peut être utilisée seule. Elle vient en complément d un système de lecture propre à l exposant. Prix : HT Connectez-vous à votre Espace Exposant sur pour commander votre Clé de lecture. 9

10 RELATIONS PRESSE Pour optimiser votre communication à l attention de la presse nationale et internationale, le service de Presse de CARTES est à votre disposition avant, pendant et après le salon. LES SERVICES DU SALON CARTES Avant le salon - Vos communiqués de presse en ligne sur le site Internet de CARTES : Déposez dès à présent vos derniers communiqués en remplissant le formulaire en ligne : rubrique Presse/Actualités exposants - Liste des journalistes accrédités : pour vous faciliter l organisation de rendez-vous avec les journalistes en amont du salon (par votre agence de relations presse ou votre département de la communication), sur simple demande au cours de la première quinzaine de Novembre, l agence de relations presse du salon actifin vous enverra la liste des journalistes accrédités (noms des journalistes et des publications uniquement) : cartes@actifin.fr. Rq : si la demande est faite avant Novembre, c est la liste des journalistes présents au cours de la précédente édition du salon qui sera envoyée. Pendant le salon La salle de Presse, située en mezzanine du hall 3, est un lieu dédié aux journalistes. - Vous avez la possibilité de venir y déposer des dossiers de presse* en salle de presse, où des casiers sont mis à votre disposition. - Vous aurez la possibilité d accrocher le programme de vos événements salon (conférences de presse, lancements produits, animations sur les stands, cocktails, réunions) sur le tableau disposé à l entrée de la salle. - Vous pourrez réserver une table si vous avez des rendez-vous organisés au préalable avec des journalistes. Après le salon Sur simple demande auprès de actifin, vous pourrez recevoir la liste des journalistes qui auront été accueillis au Service de Presse pendant les 3 jours : actifin 76-78, rue Saint Lazare Paris France Marie-Caroline CARDI +33 (0) cartes@actifin.fr Jennifer JULIA +33 (0) cartes@actifin.fr LES SERVICES BUSINESS WIRE Business Wire Tel : france@businesswire.com En tant que partenaire média «Official Newswire» de CARTES, Business Wire invite les exposants du Salon à bénéficier des services suivants : - Le profil de votre société (100 mots max.) diffusé gratuitement via Business Wire sur nos réseaux High Tech pour promouvoir votre participation au salon CARTES Diffusion ciblée de vos communiqués de presse à tous les professionnels des médias, analystes, investisseurs de votre secteur dans le monde entier. - Online Press Kit (dossier de presse en ligne optimisé pour les moteurs de recherche) : un service exclusif de Business Wire pour publier et diffuser vos contenus d information accessibles depuis le site de CARTES 2012 (actualités exposants). 10

11 ELEMENTS TECHNIQUES Outil de communication Spécifications techniques Contact Club VIP Appli mobile MyCARTES Lettres d allée Espace Internet Sac officiel Cordelette porte-badge Sponsoring des e-badges visiteurs Kakémonos aux accueils visiteurs Bannière sur la page d'accueil de (à partir du 1er octobre jusqu'au salon) Bandeau sur les grands plans SPONSORING EXCLUSIF - SALON 2 formats à fournir (un pour mobile, un pour tablet) Poids : 150 Ko max Format : png ou jpg - Vertical : 768 x 1024 px px de marge sur chaque côté - Horizontal : 1024 x 768 px Création à fournir, affichage réalisé par Format : 1,50 (L) x 0,40 (H) m Images : pdf haute définition, eps Fourni par le sponsor, BAT à soumettre à Format : 1 face est réservée à. Le sac doit être «green» Quantité : exemplaires Fourni par le sponsor, BAT à soumettre à Quantité : exemplaires Logo à fournir Format : Gif, Jpeg, eps Création à fournir, Kakémonos réalisés par Quantité : lot de 2 à l identique Format : 1,20 (hauteur) x 2.00 (Largeur) m. format horizontal Fichier : 1/3 du format + débord de 5 mm - pdf haute définition, eps dpi Taille : 200 (largeur) x 200 (hauteur) Pixels Poids : 50 Ko maximum Format : Gif animé, png, jpg, swf (Flash) Lien Hypertexte : merci de nous fournir le lien hypertexte. (Le lien en flash doit bien être intégré, avec ouverture d une nouvelle page (_blank). Création à fournir, grands plans réalisés par Format : 1,40 m (L) x 0,30 m (H) Images : format d images EPS ou TIFF vectorisé Fournir une sortie couleur de contrôle Équipe commerciale Tel. : + 33 (0) sales@cartes.com 11

12 Outil de communication Spécifications techniques Contact SPONSORING EXCLUSIF - CONFÉRENCE Mallette Conférence Bouteille d eau Publicité au dos du programme des conférences (4ème de couverture) Pauses-café des Conférences Restaurant Congressistes Stylo Congressistes Bloc-notes Droit de diffusion de vos documents ou cadeaux aux entrées du salon Dalles au sol Logo sur les grands plans sur le plan poche Logo à fournir, mallettes réalisées par Logo : quadri haute définition Format : eps, jpg ou tiff Logo à fournir, bouteilles réalisées par Logo : quadri haute définition Format : eps, jpg ou tiff Création à fournir Logo : quadri haute définition Format : eps, jpg ou tiff Dimensions : nous contacter Fourni par le sponsor, soumis à la validation de Quantité : Logo à fournir, bloc-notes réalisés par Logo : quadri haute définition Format : eps, jpg ou tiff PRODUITS DE VISIBILITÉ - SALON Création à fournir, dalles réalisées par Format : 0.80 (L) x 0.80 (H) m, Documents : un débord de 5 mm sur tout le tour Images : pdf haute définition, eps 300 dpi Fichier : eps ou tiff vectorisé Anne FRAYSSINET Directeur Congrès Tel. : +33 (0) anne.frayssinet@comexposiu m.com Équipe commerciale Tel. : + 33 (0) sales@cartes.com 12

13 Outil de communication Spécifications techniques Contact PRODUITS DE VISIBILITÉ ET DE PUBLICITÉ - CONFÉRENCE Sponsoring Conférences Web Conférence Publicité dans le programme des conférences Objet promotionnel dans la mallette conférence Bannière sur Bannière sur e-newsletter Logo à fournir Logo : quadri haute définition Format : eps, jpg ou tiff Création à fournir Logo : quadri haute définition Format : eps, jpg ou tiff Dimensions : nous contacter Fourni par le sponsor, soumis à la validation de Quantité : OUTILS EN LIGNE Taille : 200 (largeur) x 200 (hauteur) Pixels Poids : 50 Ko maximum Format : Gif animé, png, jpg, swf (Flash) Lien Hypertexte : merci de nous fournir le lien hypertexte. (Le lien en flash doit bien être intégré, avec ouverture d une nouvelle page (_blank). Taille : 180 (largeur) x 150 (hauteur) pixels Poids : 30 ko maximum Format : Gif animé Lien hypertexte : merci de nous fournir le lien hypertexte Anne FRAYSSINET Directeur Congrès Tel. : +33 (0) anne.frayssinet@ comexposium.com Équipe communication Tel. : + 33 (0) antoinette.rochot@ comexposium.com Logo de votre société Lien hypertexte sur la liste des exposants en ligne Salle de réunion dans le hall Atelier Exposant Événement privatif Tous supports Format : Gif, Jpeg, eps Lien Hypertexte : merci de nous fournir le lien hypertexte si vous l avez commandé. SALLES DE RÉUNION, ATELIERS, EVÉNEMENTS PRIVATIFS AFFICHAGES EXTÉRIEURS Équipe commerciale Tel. : + 33 (0) sales@cartes.com Équipe commerciale Tel. : + 33 (0) sales@cartes.com Équipe commerciale Tel. : + 33 (0) sales@cartes.com 13