Sélection d un Cabinet d Audit et Conseils TERMES DE REFERENCE

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1 Sélection d un Cabinet d Audit et Conseils Réf :1396/APPA/SE/DAAF/SD11-12 TERMES DE REFERENCE Objet : Sélection d un Cabinet d Audit et Conseils pour les prestations de Commissariat aux comptes 1. Contexte et Justification Créée le 27 janvier 1987 à Lagos au Nigeria, l Association des Producteurs de Pétrole Africains (APPA) est une organisation intergouvernementale qui regroupe dix-huit pays (18) d Afrique à savoir : Afrique du Sud, Algérie, Angola, Bénin, Cameroun, Congo, République Démocratique du Congo, Côte d Ivoire, Égypte, Gabon, Guinée Équatoriale, Ghana, Libye, Mauritanie, Nigeria, Niger, Soudan et Tchad. Le Siège de l APPA est basé à Brazzaville en République du Congo. La République du Congo est signataire du traité de l OHADA et appartient à la Communauté Economique et Monétaire de l Afrique Centrale CEMAC; L APPA est une organisation à but non lucratif, par conséquent n exerce aucune activité génératrice de revenu. Elle fonctionne sur la base des contributions des Pays Membres versées annuellement. Elle est dotée d un organe permanent ci-après désigné : Secrétariat de l APPA qui gère ces contributions pour la réalisation des missions assignées pour l Association. Dans le cadre de ses activités, le Secrétariat de l APPA recherche un Cabinet d Audit et de Conseils agréé conformément aux traités et actes uniformes de l OHADA qui aura pour mission de : 2. Missions : Les présents Termes de Référence sont élaborés en vue de recruter un cabinet d expertise comptable devant procéder à des audits financiers et comptables réguliers du Secrétariat de l APPA. L objectif de l audit est d exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur la situation financière consolidée du Secrétariat et sur les fonds reçus ; ainsi que l éligibilité des dépenses effectuées avec les contributions reçues des Pays Membres et toutes autres subventions. La mission de l auditeur couvrira les périodes suivantes : 1er avril mars 2012; 1er avril mars 2013; 1er avril mars 2014; La mission concerne exclusivement les activités du Secrétariat de l APPA ayant pour siège Brazzaville en République du Congo. 1

2 3. Préparation des états financiers La responsabilité de la préparation des états financiers incluant les notes annexes relève du Secrétariat de l APPA en conformité avec les principes du Système Comptable OHADA. L auditeur est responsable de la formulation d une opinion sur les états financiers fondée sur les normes d audit internationales ISA (International Standards on Auditing) édictées par la Fédération Internationale des Experts comptables IFAC (International Federation of Accountants). En application de ces normes d audit, l auditeur demandera au Secrétariat de l APPA, une lettre de confirmation engageant la responsabilité des dirigeants dans l établissement des états financiers et le maintien d un système de contrôle adéquat. 4. Etendue de l audit Comme indiqué ci-dessus, l audit du Secrétariat de l APPA sera réalisé en conformité aux normes internationales d audit (ISA) édictées par l IFAC et inclura les tests et les procédures d audit ainsi que les vérifications que l auditeur jugera nécessaires au regard des circonstances. L auditeur s assurera que: a) toutes les ressources du Secrétariat de l APPA ont été employées conformément aux dispositions de l accord portant création de l Association des Producteurs de Pétrole Africains, dans un souci d économie et d efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ; b) les contributions des Pays Membres ont été obtenues et employées conformément aux dispositions des statuts et du règlement financier de l institution, dans un souci d économie et d efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été fournis; c) les acquisitions des biens et services financés ont fait l objet de marchés passés conformément aux dispositions du règlement financier en vigueur fondées sur les procédures de passation des marchés adoptées par les Instances de l APPA et ont été correctement enregistrées dans les livres comptables; d) tous les dossiers, comptes et écritures nécessaires ont été tenus au titre des différentes opérations relatives au Secrétariat de l APPA. e) les comptes du Secrétariat de l APPA ont été préparés sur la base de l application systématique des normes du Système Comptable OHADA et donnent une image fidèle de la situation financière de l institution à la fin de chaque exercice ainsi que des ressources reçues et des dépenses effectuées au cours de l exercice clos à cette date; f) la performance financière globale du Secrétariat de l APPA est satisfaisante; g) les actifs immobilisés du Secrétariat de l APPA sont réels et correctement évalués et le droit de propriété du Secrétariat de l APPA sur ces actifs est établi en conformité avec l accord portant création de l Association des Producteurs de Pétrole Africains; h) les dépenses inéligibles identifiées lors de l audit feront l objet d une note séparée dans le rapport d audit ; i) le compte de fonds de réserves a été correctement évalué en fin d exercice et les appels de fonds se font conformément aux règles préétablies. 2

3 En conformité avec les normes de l IFAC, l auditeur devra accorder une attention particulière aux points suivants: 1) Fraude et corruption: Conformément à la norme ISA 240 (prise en compte du risque de fraude et d erreur lors de l audit des comptes), l auditeur devra identifier et évaluer les risques de fraude, obtenir ou fournir des preuves d audit suffisantes d analyse de ces risques et traiter de manière appropriée les fraudes identifiées ou suspectées. 2) Lois et règlements: En élaborant l approche d audit et en exécutant les procédures d audit, l auditeur devra évaluer la conformité du Secrétariat de l APPA avec les lois et les règlements qui pourraient affecter significativement les états financiers comme requis par la norme ISA 250 (prise en compte du risque d anomalies dans les comptes résultant du non-respect des textes légaux et réglementaires). 3) Gouvernance: La communication avec les responsables du Secrétariat de l APPA en charge de la gouvernance des points d audit significatifs en conformité avec la norme ISA 260 (communication sur la mission avec les personnes en charge de la Gouvernance). 4) Risques: Dans l objectif de réduire les risques d audit à un niveau relativement faible, l auditeur mettra en œuvre les procédures d audit appropriées en réponse aux risques d anomalies identifiés à l issue de son évaluation, cela en conformité avec la norme ISA 330 (procédures d audit mises en œuvre par l auditeur à l issue de son évaluation des risques). 5. Rapports d audit L auditeur émettra une opinion sur les états financiers du Secrétariat de l APPA. Le rapport annuel d audit des comptes du Secrétariat de l APPA inclura un paragraphe séparé mettant en exergue les principales réserves sur les comptes et les cas de non-conformité avec les termes de l accord et autres textes organiques de l APPA. 6. Lettre de contrôle interne En plus du rapport d audit sur les états financiers, l auditeur préparera une lettre de contrôle interne qui inclura: a) des commentaires et observations sur les enregistrements comptables, les systèmes et contrôles examinés durant l audit; b) les insuffisances dans le système de contrôle interne et les recommandations pour l amélioration de ce système; c) le degré de conformité avec chaque engagement financier contenu dans l accord et autres textes organiques de l APPA et les commentaires si nécessaires sur les problèmes externes et internes affectant cette conformité; d) les problèmes de communication identifiés durant l audit susceptibles d avoir un impact significatif sur la tenue des comptes; e) les commentaires sur la résolution des anomalies et réserves; f) les commentaires sur les recommandations non exécutées des rapports d audit précédents; g) les commentaires sur toute autre anomalie que l auditeur jugera pertinent incluant les dépenses inéligibles. La lettre de contrôle interne devra inclure les réponses de l entité contrôlée sur les insuffisances relevées par l auditeur. 3

4 7. Points généraux L auditeur externe soumettra le rapport d audit en deux versions (Français et anglais) au Secrétaire Exécutif de l APPA plutôt qu à tout autre employé du Secrétariat de l APPA ou même aux membres des instances de l APPA. Le Secrétaire Exécutif de l APPA transmettra deux (2) versions des rapports d audit accompagnés des états financiers aux Instances de l APPA. 8. Qualité de l auditeur Le consultant doit être un cabinet d Audit et d Expertise Comptable indépendant, faisant profession habituelle de réviser les comptes, agréé par la Communauté Economique et Monétaire de l Afrique Centrale CEMAC, régulièrement inscrit au Tableau d un Ordre des Experts Comptables reconnu au plan international par l IFAC ou la FIDEF, ayant une expérience confirmée en audit financier des institutions similaires et acceptable par les instances de l APPA. Pour permettre au Secrétariat de l APPA d intéresser les cabinets d expertise comptable exerçant dans les autres pays membres de l APPA n appartenant pas à la zone CEMAC, ceux-ci ont la possibilité s associer avec les cabinets d expertise comptable de la zone du pays du siège à condition d informer officiellement le Secrétariat de l APPA. Le personnel clé de la mission devra comporter au moins : (i) un Expert-Comptable Diplômé justifiant d au moins dix (10) ans d expérience d audit financier et ayant une bonne connaissance des procédures de gestion des institutions similaires, (ii) un Chef de mission ayant au moins un diplôme de niveau Bac + 5 ou plus en audit et comptabilité, et justifiant d une expérience de cinq (5) ans au moins d audit financier. La présence dans l équipe d un spécialiste en passation des marchés serait un atout. 9. Composition du dossier Pièces Administratives Pour que son offre soit valable, le cabinet d audit devra fournir les pièces administratives ci-après : a) Les agréments nécessaires à l exercice de la profession expertise comptables (CEMAC, UEMOA, FIDEF, IFAC..) ; b) L attestation de non faillite établie selon les pratiques du pays du cabinet datant de moins de six mois ; c) L attestation de domiciliation bancaire ; d) L attestation de quitus fiscal en cours de validité certifiant que le cabinet a effectué la ou les déclarations en matière d impôts ; e) l extrait de l acte d immatriculation au Registre du Commerce ; f) la copie des statuts de la Firme. Proposition technique La Proposition technique doit fournir les informations suivantes : g) Une lettre de soumission (voir le modèle de l APPA). h) Une brève description du cabinet d audit et un aperçu de son expérience récente dans le cadre de missions similaires. Pour chacune d entre elles, ce résumé doit notamment indiquer le profil du personnel proposé, la durée de la mission, le montant du contrat ; i) Toutes observations ou suggestions éventuelles sur les Termes de référence, les données, les services et installations devant être fournis par le Secrétariat de l APPA; j) Un descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la mission; k) Une composition de l équipe proposée, ainsi que les tâches qui sont confiées à chacun de ses membres et leur calendrier; 4

5 l) Les curriculums vitae récemment signés par le personnel spécialisé proposé et le représentant du cabinet d audit habilité à soumettre la proposition. En établissant la Proposition technique, les cabinets d audit doivent prêter particulièrement attention aux considérations suivantes : La Proposition technique ne doit comporter aucune information financière; Les cabinets d audit ne peuvent s associer avec les autres cabinets sollicités en vue de cette mission qu avec l approbation du Secrétariat de l APPA; Les offres doivent parvenir au Secrétariat de l APPA en version papier uniquement. Proposition financière Elle énumère tous les coûts afférents à la mission, y compris : a). b). la rémunération individualisée du personnel, les frais remboursables, tels qu indemnités de subsistance (indemnité journalière, logement), frais de transport (international et local, pour le démarrage ou la clôture des activités), Langues de travail La langue de travail de l APPA est le français et l anglais. La traduction des documents (rapports d étude, Divers documentations, ) est obligatoire et incombe au cabinet d audit. 10. Remise des propositions Les propositions se feront en en quatre exemplaires dont deux originaux (français et anglais) et deux copies en français. Chaque proposition technique et financière doit porter la mention «ORIGINAL» ou «COPIE», selon le cas. L original et toutes les copies de la proposition technique doivent être placés dans une enveloppe portant clairement la mention «Proposition technique». De même, l original et toutes les copies de la proposition financière seront placés dans une enveloppe portant la mention «Proposition financière». Ces deux enveloppes seront ensuite placées dans une autre enveloppe qui doit être adressée au Secrétariat de l APPA, à l adresse ci-après, cachetée et portée la mention: A OUVRIR UNIQUEMENT EN COMMISSION D OUVERTURE ET DE JUGEMENT DES OFFRES : 18 ème étage, Tour NABEMBA, Centre-ville/Brazzaville, Tél.: / , Fax / (33) , (plus d information sur La proposition doivent être remise au plus tard le 31 octobre 2012 à 12H00 en version papier, transmis en mains propres ou par poste. L ouverture des offres techniques aura lieu le même jour à 12H30 dans la salle de réunion du Secrétariat de l APPA en présence de soumissionnaires qui le désirent. 11. Financement de la mission Les travaux d audit des comptes du Secrétariat de l APPA sont financés sur le budget de l institution. Fait à Brazzaville, le 11 octobre 2012 Le Secrétaire Exécutif Gabriel DANSOU LOKOSSOU 5

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