Pratiques dans la Distribution pharmaceutique en Côte d Ivoire Cas de UBIPHARM-CI

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1 Pratiques dans la Distribution pharmaceutique en Côte d Ivoire Cas de UBIPHARM-CI Présentateur: Dr ALLANI HUGUES Directeur Agence centrale UBIPHARM-CI

2 Cadre réglementaire des Bonnes pratiques Notre référentiel à cette présentation est l Annexe à la Décision N 09/2010/CM/UEMOA Instituant : GUIDE DE BONNES PRATIQUES DE DISTRIBUTION ET D IMPORTATION DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES A USAGE HUMAIN DANS LES ETATS MEMBRES DE L UEMOA

3 Pratiques dans la Distribution pharmaceutique en Côte d Ivoire Cas de UBIPHARM-CI PLAN 1-Définitions 2-Organisation 3-Pratiques 4-Conclusion

4 1. Quelques définitions «On entend par établissement pharmaceutique de Grossiste répartiteur ou Distributeur pharmaceutique, toute entreprise se livrant à l achat et au stockage de médicaments et des produits de parapharmacie, en vue de leur distribution en gros et en l état.» Pour exercer son art, cette entreprise doit être autorisée par le Ministère en charge de la Santé. La Distribution pharmaceutique en Côte d Ivoire est assurée dans le secteur public par la Nouvelle Pharmacie de La Santé Publique et dans le secteur privé par les établissements pharmaceutiques de Grossistes Répartiteurs privés Bonnes pratiques Les bonnes pratiques de distribution sont constituées de la partie du système d assurance qualité garantissant que les différentes activités liées au processus de distribution sont réalisées conformément aux règles de qualité établies. Pharmacien responsable : Personne employée par une entité de distribution de produits pharmaceutiques titulaire d un diplôme de pharmacien reconnu dans le pays d exercice et réglementairement enregistré. Le pharmacien responsable est garant envers l autorité réglementaire pharmaceutique de l ensemble de l activité de distribution.

5 2. Organisation Organisation fonctionnelle : le grossiste Direction des Achats Logistique Départements opérationnels Achète auprès des laboratoires et répartit les stocks dans les agences commerciales. Gère les relations avec les fournisseurs Direction commerciale Met en œuvre la politique commerciale de l entreprise et gère les relations avec les clients (pharmacies) Conseil d Administration Direction Générale Département exploitation Direction Administrative et Financière Se charge de la gestion technique, commerciale et administrative de l exploitation Supervise la gestion administrative (procédures, fonctionnement, juridique) et financière (trésorerie, comptabilité ) Direction des Ressources Humaines Est responsable du recrutement, de la gestion des relations humaines et du management social Département Informatique Gère les logiciels et les équipements informatiques de la Société et veille à leur bon état de marche Départements Supports

6 Le circuit simplifié de Distribution pharmaceutique, UBIPHARM-CI Laboratoires locaux (13%) Laboratoires, fournisseurs internationaux (87%) Livraison des Achats locaux RCI Commandes locales Livraisons Avion, bateau Centrale d achat commandes Grossiste répartiteur UBIPHARM-CI DPM WFCI Transitaires Contrôles Douane. livraisons commandes Officines de pharmacie

7 UBIPHARM-CI Le Réseau de Distribution YOPOUGON -Abidjan NORD et environs (dabou agboville, anyama etc ) -Zone allant du Sud-est au Nord est du pays AGENCE CENTRALE ZONE 4 GAGNOA Abidjan SUD -Centre- Ouest -Sud-Ouest -Nord-Ouest BOUAKE -Centre -Nord Un pharmacien est nommé pour chaque agence de distribution, il a la responsabilité de la mise en œuvre des pratiques de distribution dans l agence

8 3. Pratiques actuelles 3 activités cohabitent dans l exploitation: Les Achats La Gestion de stock Le Service aux Pharmacies (Distribution)

9 A. Les Achats Qualification des fournisseurs Le pharmacien responsable des approvisionnements s'assure que les laboratoires fabricants et les produits importés en vue d être distribués satisfont à la réglementation nationale en vigueur, et notamment qu'ils ont obtenu les autorisations de mise sur le marché ou les enregistrements nécessaires. Le grossiste ne peut réceptionner, stocker et distribuer que des produits qui ont été libérés par leur fabricant c'est à-dire des produits pour lesquels il a été certifié qu'ils répondent aux exigences de l'autorisation de mise sur le marché ou du dossier d enregistrement. Une copie du certificat d analyse du fabricant pour chaque lot ou chaque fraction de lot délivrée est exigée à l importation hors fabricants de l UEMOA. (DPM, WFCI) Le grossiste doit s approvisionner de manière optimale afin de garantir l absence de rupture de stock et la livraison rapide des produits pharmaceutiques à l ensemble des destinataires habituels officinaux

10 B. La Gestion de Stock 1 Gestion des flux de marchandises Réception des commandes C est une procédure qui consiste à réceptionner les commandes passées auprès de la centrale d achat et livrées en conteneurs (bateau) ou en palettes (avion). La réception se fait physiquement et les produits sont accompagnés de divers documents d importation et de logistique (Bordereau de livraison, factures, connaissement,..). Après le contrôle physique qualitatif (étiquetage, avaries, conformité, lots, péremptions..) et quantitatif (nombres de colis annoncés versus nombre de colis reçus), l entrée en stock se fait à l informatique pour mettre à jour le stock. Rangement des produits en magasin Caisse Il s agit tout simplement du rangement des colis reçus et validés à leur emplacement magasin en prenant soin de respecter les normes internationales de stockage. (cf. bonnes pratiques de distribution).

11 B. La Gestion de Stock 1 Gestion des flux de marchandises Réapprovisionnement ou réassort En cours d exploitation, le magasin déballé (vrac) est approvisionné en produits en fonction des besoins exprimés suite aux ventes réalisées par une équipe de magasiniers. Le transfert de produits du magasin caisse (réserve) vers les magasins déballés(vrac) est appelé «réapprovisionnement du déballé». Les ordres de réapprovisionnement sont donnés par le système informatique après calcul automatique des besoins des magasins. Rangement des produits au magasin Déballé Il s agit du rangement des boites dans les emplacements réservés au magasin Déballé pour la vente au détail.

12 B. La Gestion de Stock 1 Gestion des flux de marchandises Stockage Rangement -Selon la catégorie de marchandises (Lait, parapharmacie, médicaments ) -Selon l ordre alphabétique -Selon la sensibilité (chambre froide, sous clés.. produits inflammables, corrosifs) -Stocker les produits premier périmé, premier sorti (FEFO) -Disposer les cartons afin que les étiquettes d identification, les dates de péremption soient visibles ou les écrire clairement -Isoler les produits inflammables / corrosifs -Entreposer dans l endroit le plus frais du magasin.

13 2 - Gestion qualitative B. La Gestion de Stock Les produits rangés dans les différents magasins font l objet de contrôles réguliers au cours de leur séjour en caisse ou au déballé Périodicité Quotidienne / Hebdomadaire: -Inventaires des anomalies et corrections -Surveillance des conditions de stockage (température chaîne de froid, hygiène et entretien) -Contrôle des avaries (casses, boites froissées, défauts etc ) et mise en quarantaine -Contrôle et correction du rangement FEFO (first expire, first out) -Exécution des directives de pharmacovigilance émises par la DPM ( retraits de lot, suspensions de la vente, etc. ) Périodicité Mensuelle: Contrôle des stocks à péremption proche et mise à jour des listes des péremptions sur 12 mois

14 2 - Gestion qualitative B. La Gestion de Stock Les Conditions de stockage Température Contrôler la température de l entrepôt. (max.25 C) Climatisation, ventilation, protection contre l ensoleillement direct Humidité Minimiser en favorisant les courants d air. Ne Jamais stocker les produits à même le sol ou au contact des murs Utiliser des étagères ou des palettes. Lumière: Ne pas exposer les produits à la lumière directe

15 3 - Gestion quantitative B. La Gestion de Stock Périodicité hebdomadaire Procéder à des inventaires tournants par magasin et mettre à jour les fiches de stock (informatique) Périodicité Trimestrielle: Procéder à un inventaire physique des produits, mettre à jour les fiches de stock. L opération consiste à compter les produits physiquement présents dans le stock à l aide de liste de comptage et à faire les mises à jour informatiques nécessaire en cas d écarts quantitatif ou de confusions (conformité de libellé ) En fin d exercice (décembre) les résultats de l inventaire général sont pris en compte dans l arrêté comptable de fin d année.

16 C. Le Service aux officines GROSSISTE réclamations Règlements de factures Passation de commandes Traitement des commandes Facturation livraisons PHARMACIE

17 C. Le Service aux officines QUALIFICATION DES DESTINATAIRES Les distributeurs en gros doivent garantir qu'ils n approvisionnent en médicaments que des personnes qui sont autorisées ou habilitées à délivrer des médicaments au public Passation des commandes Chaque jour les officines de pharmacie passent leurs commandes chez le grossiste en fonction de leurs besoins par internet (extranet, pharma ML), modem, fax, téléphone. Traitement des commandes Les commandes reçues dans les entrepôts sont collectées dans des bacs. UBIPHARM possède un système automatisé de traitement des commandes. Livraison des commandes Une fois facturées, les commandes sont acheminées vers l aire d expédition en vue de leur livraison en pharmacie en fonction des tournées. (ensembles de commandes de clients livrés sur un même axe) Réclamations Suite aux livraisons, les anomalies constatées (non-conformité, confusions, avaries, etc..) font l objet de réclamations et de retours de la part des pharmaciens. Après analyse les produits sont repris et des avoirs sont établis pour remboursement.

18 Focus sur la solution de l automatisation Le cycle de l automatisation Télétransmission commande Traitement automatisé Ubipharm CI Livraison matinale via les SAS

19 CONCLUSION Les grossistes répartiteurs sont engagées dans l harmonisation de leurs pratiques de distribution avec les dispositions de L UEMOA en matière de bonnes pratiques. Ubipharm-CI a en 2012, acquis un système automatisé de traitement des commandes afin d améliorer la conformité et les délais de distribution des médicaments. Un projet de certification de UBIPHARM-CI, l amélioration de la chaîne de froid, et des conditions de stockage sont également dans les objectifs à très court terme. Cela augure de hauts niveaux de qualité conforme aux standards sous régionaux et même internationaux dans les mois et les années à venir dans notre secteur.

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