Cross Logiciel de gestion de courses à pieds Version 3

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1 Cross Logiciel de gestion de courses à pieds Version 3 Ce logiciel multi-courses permet de gérer de l'inscription des coureurs à l impression des résultats. Il a pour but de vous aider (et surtout vous faire gagner du temps) lors de la saisie des coureurs, puis des classements. 2. Paramétrage du logiciel Nouvelle compétition Saisie des inscriptions Saisie des résultats Modification/correction des résultats Visualisation et impression des résultats Transferts des fichiers d un PC à un autre Mise en réseau : accès multiples en simultané Utilisation d un lecteur de code barres Emplacement des fichiers de données sous Vista/7/ Support technique :

2 1. Installation Chaque année, avant chaque nouvelle épreuve, il est conseillé de télécharger la dernière version, afin de bénéficier des améliorations et corrections récentes. Rendez-vous à l adresse internet suivante : Double cliquez sur le fichier d installation «install_cross_v3.exe» téléchargé (ou copié sur une clef USB). La version de démonstration est nommée «install_cross_demo.exe». Suivez les instructions pas à pas, en cliquant sur le bouton «suivant» pour passer une par une les étapes de l installation. A l issu, un raccourci vers «Cross» sera ajouté sur le bureau (fond d écran) de votre PC. Cliquez sur ce raccourci pour démarrer «Cross». Pour la version «enregistrée» de Cross, suivez les indications fournies avec votre licence pour effectuer l activation du logiciel sur ce PC (si nouveau PC). Vous trouverez des explications complémentaires sur : 2. Paramétrage du logiciel Avant de commencer les saisies, il vous faut vérifier que les paramètres du logiciel sont bien définis suivants vos besoins. a) Options générales Rendez-vous dans le menu Options - Paramètres. b) Définition des catégories Toujours dans le menu Options, choisissez Liste des catégories. Modifiez si besoin les noms et abréviations des catégories, ainsi que leurs tranches d ages respectives. Sélectionnez chaque ligne à corriger, puis cliquez sur le bouton Modifier. Choisissez le mois de changement de catégorie (généralement janvier ou septembre) : à tester avant de commencer à saisir les inscriptions! Page 2 / 7

3 c) Définition des clubs Menu Options - Liste des clubs. Saisir les noms des principaux clubs qui seront représentés lors de la compétition. Vous gagnerez beaucoup de temps lors de la saisie des inscriptions. Vous pouvez bien entendu modifier cette liste à tout moment. d) Définition des équipes Menu Options - Liste des équipes. Si des classements par équipes (par temps ou classements) sont envisagés, veuillez les ajouter grâce à cette interface. A noter que les noms des clubs y sont pré-renseignés afin de vous faciliter la saisie. 3. Nouvelle compétition Menu Fichier - Nouvelle compétition (courses). Une fenêtre d assistant va alors s ouvrir et vous guider pas à pas dans le processus de paramétrage de la compétition. Cliquez sur le bouton suivant pour commencer. La 1 ère étape consiste à effacer tous les anciens classements, courses, coureurs en mémoire. Cliquez sur le bouton Effacer puis cochez toutes les cases, puis cliquez sur le bouton Effacer. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant pour passer à l étape suivante. La 2 ème étape consiste à définir la liste des courses qui auront lieu le jour de l épreuve (minimum : une, automatiquement créée). Différents renseignements (non obligatoires) peuvent être indiqués, tels que la distance (en mètres) afin que le calcul automatique de la vitesse moyenne puisse s afficher lors des résultats. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant pour passer à l étape suivante. La 3 ème étape consiste à générer les dossards, ceux qui sont (déjà ou vont être) imprimés. Il est important de bien faire attention à indiquer les bonnes valeurs, afin de ne pas affecter des dossards inexistants (non distribuables) à des coureurs. Dans la liste des dossards, cliquez sur le bouton Nouveau, et indiquez la série de dossards à générer. Vous pouvez générer autant de séries que vous le désirez (ex : de 100 à 350, puis de 480 à 820 ). Cliquez ensuite sur le bouton Suivant pour passer à l étape suivante. La 4 ème étape consiste à vérifier/corriger la liste des catégories (dont le mois de changement), et la 5 ème aux paramètres généraux. Vous allez maintenant pouvoir commencer la saisie des inscriptions. Page 3 / 7

4 4. Saisie des inscriptions Menu Coureurs - Nouvelle inscription ou via le bouton «Inscrire un nouveau coureur» en bas de l écran. Le symbole apparaît quand un prénom est absent du dictionnaire (si l option de vérification a été cochée dans les options). Cette option qui vérifie l orthographe des prénoms, en vérifie aussi le genre, et permet d éviter des erreurs d affectation de catégorie (ex : Fabrice ne doit pas être affecté dans une catégorie féminine), ce qui aurait pour résultat de fausser les classements par catégorie (important, surtout pour les remises de trophées/coupes/diplômes ). Vous pouvez bien entendu modifier le dictionnaire des prénoms à souhait, en vous rendant au menu Options - Liste des prénoms. Si un numéro de licence est saisi, la case est entourée de deux symboles : : pour ajouter le coureur actuel dans la bibliothèque des coureurs : pour récupérer les informations (nom, prénom, catégorie ) depuis la bibliothèque. Vous pouvez donc remplir au fur et à mesure une bibliothèque de coureurs, afin de vous soulager les saisies d années en années. En effet, il vous suffira de saisir le numéro de licence, puis de cliquer sur les livres bleus pour que les informations du coureur s inscrivent. L indication de l équipe est optionnelle. Vous pouvez activer l attribution automatique et immédiate des numéros de dossards ou attendre le jour de la course, et les affecter juste avant de commencer à les distribuer (avantage de cette solution : vous n affectez que les dossards générés que vous avez physiquement vérifié la présence sur le site). Les boutons vous permettent d accéder aux interfaces respectives des listes associées (équipes, clubs) à ces boutons. Les boutons vous permettent d ajouter les textes saisis (club, ville) dans les listes associées afin de faciliter les saisies futures. Trois options complémentaires (renommées dans les options générales) sont à votre disposition et à votre livre usage. Une fois les inscriptions enregistrée (ce qui peut être étalé sur plusieurs jours), et avant de commencer la saisi des classements, il est vivement recommandé de créer un point de restauration (menu «Fichier»). D ailleurs, il est conseillé de le faire de temps en temps Page 4 / 7

5 5. Saisie des résultats La saisie des résultats (classements) peut s effectuer, suivant deux méthodes : a) saisie manuelle et différée des dossards et temps (chronos). b) saisie en temps réelle : pointage (tops) en direct des arrivées, puis saisie à posteriori des dossards respectifs aux places. La première méthode (conseillée) est utilisée lorsque que personnes sont placées à l arrivée pour relever (sur des tableaux papier) les temps un par un, ainsi qu en parallèle (une deuxième personne) les dossards relevés un par un (généralement enfilés sur un pic pour éventuel contrôle). Les documents manuscrits sont ensuite fournis à la personne en charge des saisies sur l ordinateur. L avantage de cette méthode, est de placer le PC à l écart de l arrivée, donc plus au calme. Les saisies sont rapides, car il n y a que deux valeurs (dossards et éventuel le temps) par arrivée. Utilisation facile et ergonomique : saisir le numéro de dossard, appuyez sur la touche [Tab] (tout à gauche, à gauche du [A]) pour descendre la case temps, puis valider (avec ou sans chrono) avec la touche [Entrée]. La deuxième méthode est utilisée lorsque le PC est en vue directe de la ligne d arrivée. Il suffit alors de cliquer (tops) à chaque franchissement de la ligne. La deuxième étape sera ensuite d affecter à chacune des places les numéros de dossards. Utilisation : sélectionner la course. Son chrono respectif s affiche. Pour le démarrer/modifier, cliquez sur le petit bouton à gauche du chrono. A chaque franchissement de la ligne, cliquez sur le nombre de coureurs passés (un à cinq). Au fur et à mesure (dès que possible) vous attribuez les dossards aux places : double cliquez sur la ligne voulue, dans la colonne dossard : le curseur apparaît et vous permet d écrire. Sélectionnez une autre ligne pour que l enregistrement s effectue. Si les coureurs arrivent de façon assez étalée dans le temps, et que vous pouvez voir de façon nette (ou vous faire communiquer) vous pouvez aussi les saisir en temps réel : Si vous avez une vue directe sur la ligne d arrivée (ou l information par liaison audio/radio), vous pouvez saisir directement les dossards qui seront ajoutés avec chrono du moment : saisir le numéro dans la case «code barre» suivi du caractère * (étoile ou multiplié) : le nombre est automatiquement ajouté (et effacé). (utilisation du pavé numérique uniquement, donc saisis effectuées d une seule main) Si vous avez généré des codes barres suivi du caractère * et que vous placez le curseur dans cette case de saisi, vous pouvez effectuer la saisie complète en temps réel. Attention, cette méthode nécessite que les coureurs arrivent de façon assez étalé dans le temps. Attention à bien vérifier que la course en cours de saisie est bien celle sélectionnée. Pensez à utiliser régulièrement le menu Classements - Vérifier de l écran principal, pour vérifier les éventuels doublons, coureurs ou dossards arrivés dans la mauvaise course (erreur?) Page 5 / 7

6 6. Modification/correction des résultats Vous pouvez modifier à tout moment les classements, depuis les écrans de saisie ou depuis l écran principal via le menu Classements - Modifier. Sélectionnez la ligne à corriger, puis utilisez les éléments en bas de l écran pour effectuer les modifications nécessaires (modifier le numéro de dossard, le temps, permuter de place ). Les dossards non attribués apparaissent en caractères gras rouges (permet de détecter d éventuelles erreurs de saisies). De cet écran, vous pouvez demander la vérification des classements, ou effectuer une recherche rapide dans les classements (par numéro de dossard ou nom). Depuis l écran des dossards générés, vous pouvez visualiser les dossards arrivés (sur fond vert, fond rouge si non encore attribués à un coureur) et donc aussi, visualiser les coureurs non arrivés. 7. Visualisation et impression des résultats Depuis le menu Classements, vous pouvez visualiser les classements : général, par catégories, par équipes. De ces écrans de visualisation, vous pouvez lancer l impression ou depuis le menu Imprimer de l écran principal du logiciel. Avant d'imprimer, il est recommandé de systématiquement avoir fait défiler le tableau (à l écran) jusqu'à la fin. Si vous avez activé l option «aperçu avant impression» un écran vous sera affiché avant que vous ne confirmiez le démarrage de l impression. L exportation vers Excel est aussi possible en cliquant droit sur le tableau. 8. Transferts des fichiers d un PC à un autre Il est tout à fait possible que les inscriptions soient enregistrées sur un PC, et que la saisie des résultats se fasse sur un autre. Pour transférer l intégralité des données (coureurs, dossards, liste des courses, catégories ) il vous suffit utilisez le menu Fichier - Copier vers. Vous pouvez sinon recopier le sous-répertoire (dossier) \Files\ (par défaut C:\Program Files\Cross\Files\ ) à l exception des fichiers PAR.FIX et PAR.NDX. Si le transfert est effectué par gravure sur CD/DVD (R/RW) il vous faudra après transfert enlever l attribut lecture seule : Pour savoir où sont stockées les fichiers, utilisez le menu A propos de Cross Si vous utilisez Windows Vista, consultez aussi le chapitre 11. Page 6 / 7

7 9. Mise en réseau : accès multiples en simultané Vous avez aussi la possibilité d'utiliser Cross "en réseaux" : sur plusieurs postes en simultané, que ce soit pour la saisie des inscriptions, ou celle des résultats. Il faut partager le répertoire fichiers de Cross du poste maître. Sur chaque autre poste, l installation complète est effectuée normalement (ainsi que l enregistrement de la licence). Sur chaque poste «client» : A) Connectez un lecteur réseau (ex : Z:\Files sur \\maitre\cross\ ou \\ \cross\ si le poste maître est appelé «maître» et/ou son adresse IP (fixe!) est B) Dans le fichier options.ini, à la section [Folder] ajoutez/modifiez la ligne en Files=Z:\Files Conseil : rapprochez-vous impérativement d une personne expérimentée en «réseau local» (LAN) pour effectuer ces manipulations. Depuis la version 3.04L, une version non activée sur un PC peut tout de même consulter et imprimer les résultats. Si vous utilisez le partage des fichiers, vous pouvez donc mettre à disposition du public ou du commentateur une «console» d affichage des résultats, sans pour autant utiliser de code d activation. A noter : le partage des données ralentis le logiciel. 10. Utilisation d un lecteur de code barres Vous pouvez utiliser un lecteur de code barre USB ou un modèle avec un câble en «Y» sur le clavier (ex : prises PS2) : il se place (un peu comme une multiprise) sur la prise arrière du PC, à laquelle vous connectez le clavier ET la douchette. Le lecteur de code barre ne fait que simuler des appuies sur les touches du clavier. Il faut donc se placer dans l écran de saisie des résultats, et avoir le curseur dans la case dossard. Si vous utilisez la 2 ème méthode du chapitre 5 (saisi en temps réel) et un autre logiciel pour la génération d étiquette à codes barres, ajoutez le caractère étoile après le numéro de dossard. L utilisation de cette appareillage pour la première course n est pas vraiment conseillé. Il est préférable de se familiariser tout d abord complètement avec le logiciel sur une ou plusieurs courses avant de rajouter cet accessoire. 11. Emplacement des fichiers de données sous Vista/7/8 Sous Windows Vista/Seven, le répertoire des données ne peux plus rester dans C:\Program Files\ mais doit se trouver dans : C:\Users\MyName\AppData\Local\THeUDS\Cross\Files\ avec MyName votre nom de session/utilisateur. Pour effectuer le changement, utilisez le menu Fichier - Windows Vista. Vous pouvez l effectuer manuellement en ouvrant le fichier options.ini (qui se trouve dans le répertoire Cross), dans la section «Folder» renseigner la ligne «Files=» soit : [Folder} Files= C:\Users\MyName\AppData\Local\THeUDS\Cross\Files\ Ne pas effectuer ce changement si vous accéder aux fichiers de données partagées de Cross depuis un autre PC (voir chapitre 9). Pour savoir où sont stockées les fichiers, utilisez le menu A propos de Cross Page 7 / 7

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