L organisation d un projet interculturel en cinq étapes

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1 L organisation d un projet interculturel en cinq étapes Une ville animée par sa diversité Rencontre des organismes en matière de diversité culturelle de Gatineau Salle Mont Bleu, Maison du citoyen (Gatineau) Le 29 mai

2 Table des matières UN PROJET DE RAPPROCHEMENT CULTUREL : POURQUOI? 3 ÉTAPES D UN PROJET 4 1. LA DÉFINITION DU PROJET LA FAISABILITÉ LA PLANIFICATION LA RÉALISATION L ÉVALUATION LA BOÎTE À OUTILS 14 MODÈLE DE LETTRE DEMANDE DE SUBVENTION LISTE DE MÉDIAS À GATINEAU EXEMPLES DE COMMUNIQUÉS DE PRESSE MODÈLE DE LETTRE D INVITATION MODÈLE DE PROCÈS VERBAL

3 Un projet de rapprochement culturel : pourquoi? La force et la vitalité d une ville comme Gatineau sont reliées au dynamisme de sa population et aux liens qui se tissent entre chaque citoyen. La Ville compte de nombreux citoyens issus des communautés culturelles et reconnaît la richesse de la diversité présente sur son territoire. Dans l esprit de favoriser le rapprochement interculturel, l ouverture à la différence et l accueil des nouveaux citoyens à la communauté locale et à la suite de l adoption de sa politique en matière de diversité culturelle en 2008, la Ville de Gatineau invite les organismes, les associations et les partenaires du milieu à présenter des propositions de projets en matière de diversité culturelle. L initiative de cette rencontre des organismes en matière de diversité culturelle s inscrit dans une volonté de la Ville de Gatineau de dynamiser la réalisation de projets de rapprochement interculturel et de partenariats sur son territoire. Qu est ce que le rapprochement interculturel? «Le rapprochement interculturel est un outil de changement. C est un véritable mécanisme de transformation sociale en vue de bâtir une société inclusive, plurielle et ouverte sur le monde. Dans sa forme concrète, le rapprochement interculturel s incarne dans des activités ou des projets communs qui font œuvre de connaissance et de démystification. Qu ils soient de nature civique, éducative, sportive, culturelle, familiale ou communautaire, les projets de rapprochement interculturel promeuvent des valeurs d égalité, de solidarité et de dignité i.» Selon cette idée du rapprochement interculturel, nous pouvons déjà commencer à penser à des idées de projets réalisables : Ateliers pour connaître le Québec, Gatineau, de même que les valeurs communes de notre société Soirées interculturelles favorisant la mise en réseau et la discussion entre des citoyens issus de diverses origines Projections de films sur des thèmes interculturels encourageant la discussion et le partage d idées Pièces de théâtre ou joutes d improvisation sur la diversité culturelle Semaine de rapprochement interculturel en milieu scolaire incluant un volet ouvert aux parents, aux professeurs et au quartier Expositions d œuvres d art d artistes issus de la diversité culturelle ou mettant à l avant plan une thématique liée à la diversité culturelle Les idées sont importantes puisqu elles sont la source d éventuels projets! 3

4 ÉTAPES D UN PROJET 1. Définition du projet 2. Faisabilité 3. Planification 4. Réalisation 5. L évaluation Avant de commencer la formation, pour saisir le processus de ces cinq étapes qui s emboîtent lors de l organisation de vos projets, il est essentiel de retenir les clés de réussite pour vos projets ii. À RETENIR LES CLÉS DE RÉUSSITE DE VOS PROJETS : 1. Établir des objectifs précis 2. Élaborer un plan de projet bien établi 3. Réaliser une communication régulière et soutenue 4. S assurer d une envergure maîtrisée 5. Obtenir le soutien des partenaires 4

5 1. La définition du projet Cette première étape du processus de création d un projet permet de concrétiser une idée et de lui donner une forme. Pour cela, il est nécessaire de répertorier toutes les idées de projets et par la suite, de faire le tri. Une fois l idée retenue, l équipe de travail doit s harmoniser pour trouver une description et des objectifs communs au projet. Ces premières démarches doivent être effectuées avec beaucoup d attention puisqu elles constituent le cœur et la raison d être du projet. Vous trouverez ci dessous une grille qui vous servira à faciliter ce processus de définition du projet. Tempête d idées Quelques questions pour susciter les idées : Quels sont vos besoins? Quelles sont vos forces? Quelles sont les demandes ou les requêtes au sein de votre organisation? Quelles sont vos priorités? Idée retenue : Brève présentation du projet : Date souhaitée : Lieu souhaité : Objectifs du projet : 5

6 2. La faisabilité Une fois le choix du projet fait et brièvement décrit, l étape suivante nous permet d évaluer la pertinence de nos démarches pour faciliter une réalisation de l idée avec succès et à moindre risque iii. L étape de la faisabilité peut sembler anodine; toutefois, elle demeure cruciale pour permettre de passer à l étape de la planification. Dans une organisation, plusieurs idées peuvent émerger, signe d une vitalité. Le test de la faisabilité permet de concrétiser ces idées pour qu elles deviennent des projets et non de simples rêves d organisation. Quelques questions à se poser avant la décision d entreprendre : Le lieu souhaité est il disponible? Quelle est la capacité du lieu? Pouvons nous réunir les participants dans cette pièce? Est ce que ce lieu est situé près d un service en transport en commun? Il y a t il un stationnement gratuit? Existe t il un événement comparable? Est ce qu un autre événement d envergure se déroule à la même date? Avons nous déjà géré un tel projet avec succès? Disposons nous de ressources humaines suffisantes pour éventuellement réaliser le projet? Avons nous les compétences pour réaliser ce projet avec succès? Ces questionnements nous permettent de peaufiner et de s entendre sur la description du projet au sein de l équipe avant de passer à l étape de la planification ou sinon, d abandonner l idée. Analyse de la faisabilité Prise de décision Entreprendre Abandonner On passe à l étape 3 Retour à l étape 1 Planification Description de projet 6

7 3. La planification L étape de la planification désigne le plan de travail qui représente les détails du projet. Ce plan contribue à la maîtrise des différentes étapes de la planification jusqu à l évaluation en évitant la confusion et en contribuant à faire face aux changements qui surviennent. En ce sens, le plan de travail est en quelque sorte une feuille de route qui nous suit au fil du processus. Cette étape est synonyme du détail. Il est important de tout répertorier pour qu aucun détail ne nous échappe et pour avoir une planification des plus précises. Voici donc, une façon de définir les tâches : Commencer par une identification des thématiques qui correspond souvent aux comités de travail (logistique, promotion, programmation, financement, etc.) et dénombrer les tâches associées à ces regroupements. Exemple de planification Projet : Soirée de projection de documentaires La diversité culturelle racontée aux enfants Pouvez vous regrouper des tâches sous des thématiques? Si oui, quelles sont vos tâches thématiques? 1. Comité organisateur 2. Promotion (mobilisation, communication, affiche, etc.) 3. Programmation (choix des films, horaire de la soirée) 4. Logistique (salle, matériel, bénévoles) 5. Financement (subventions, budget) Définition des tâches : 1. Promotion Créer le visuel de la soirée Prévoir des coordonnées de contacts pour la soirée Préparer un dépliant Envoyer l information dans nos réseaux Contacter les médias Publier un communiqué de presse 2. Programmation Choix des films Prise de contact avec les producteurs Établir des ententes ou des contrats avec les producteurs ou des diffuseurs Préparer un horaire de la soirée 7

8 Soumettre l horaire à la programmation 3. Logistique Réserver la salle Établir les besoins matériels Réserver ou louer le matériel audiovisuel Faire un plan de la disposition de la salle Établir des tâches pour le besoin de bénévoles Préparer une campagne de recrutement de bénévoles Établir un horaire logistique du déroulement de la soirée 4. Financement Décider si des frais d entrée seront exigés ou non Produire un budget Préparer les documents de subvention et le plan de commandite Trouver des commanditaires et des partenaires pour la soirée Informer le comité de promotion des démarches et des résultats pour ajuster le visuel de la soirée selon les partenariats Inviter les dignitaires et les partenaires à l événement Autres tâches : Rencontre du comité organisateur Établir les détails de la soirée avec le comité organisateur Une fois les tâches définies et regroupées, il est nécessaire de déterminer l ordre d exécution. Ce travail peut être fait par le comité organisateur. Pour optimiser la planification, les tâches peuvent être inscrites au sein d un échéancier qui regroupe les dates de réalisation, le responsable de la tâche (soit une personne en particulier ou un comité) et le budget associé. N oubliez pas qu une des clés du succès est d avoir un plan de projet bien établi. Pour cela, il est important d y travailler minutieusement et de le transmettre à tous les gens engagés dans le processus pour que chacun soit tenu au courant. À la page suivante, il sera question d un exemple type d échéancier de travail très simple qui peut être modifié selon les besoins de votre organisation. 8

9 L échéancier des tâches (exemple type) Tâches Échéancier Responsables Budget 9

10 4. La réalisation Vous voilà maintenant rendu à l étape de la mise en œuvre de votre projet. Le plan à présent établi et les tâches réparties, tout devrait logiquement s enchaîner. Toutefois, un projet s accomplit toujours dans un contexte d incertitude. Pour tenter de limiter ces incertitudes, les responsables de projet doivent assurer diverses fonctions de gestion. Comme l évoque une des clés de réussite d un projet, il n y a jamais suffisamment de communication au sein d une organisation, surtout dans un contexte d événement lorsque les délais sont souvent serrés. Les rencontres d équipe Le modèle de rencontre constitue un moyen efficace de transmettre les informations nécessaires à l équipe de travail. Selon les groupes et les délais, le rythme de tenue de rencontres peut varier. Le fait d avoir déjà établi les dates des éventuelles rencontres lors de la planification permet de faciliter le processus de réalisation. Ici, le graphique cicontre illustre les différentes règles de base à garder à l esprit lorsque l on anime et l on participe à une rencontre. Quelques embûches peuvent être rencontrées lors du processus de réalisation de votre projet. Le responsable de projet a donc beaucoup de poids sur les épaules puisqu il doit assurer plusieurs fonctions. Voici quelques fonctions de gestion du responsable : Faire preuve de leadership Contrôler Diriger en stimulant la Gérer les changements participation Régler les conflits Prendre des décisions Avoir le soutien des autres Déléguer Et surtout communiquer! Coordonner Motiver 10

11 5. L évaluation Le projet est maintenant réalisé! Pourtant, selon les étapes de la gestion d un projet, vous ne pouvez pas encore déclarer la fin de votre projet. Une étape essentielle et souvent omise : celle de l évaluation. Cette étape est bénéfique pour de multiples raisons et peut être effectuée de différentes façons. Voici quelques raisons pour effectuer une évaluation de votre projet : L évaluation constitue la mémoire du projet. Elle permet de fournir des informations essentielles au rapport. Elle offre des pistes pour mieux préparer vos prochains projets. Vous permet d exposer des failles dont vous n avez pas été conscients lors de la réalisation du projet. Comme nous l évoquions, l évaluation peut prendre plusieurs formes. Les deux types d évaluation les plus préconisés sont l évaluation par objectifs et l évaluation par les participants. Évaluation par objectifs Déterminer l objectif, la cible de l évaluation. Il peut être pertinent de reprendre les objectifs du projet. Définir les critères d évaluation. Qu est ce qui nous permet d évaluer nos objectifs ou la cible? Recueillir les informations Exemple : Groupe de discussion Grille d évaluation pour tous les membres du comité organisateur Questionnaire Évaluer les résultats Formuler les conclusions. Ces détails pourront être utilisés dans l éventuel rapport du projet. Évaluation par les participants Dans le cas de ce type d évaluation, les étapes sont les mêmes. Ce qui change, c est l objectif de l évaluation et la population ciblée par cette dernière. Ici, nous recherchons la rétroaction des participants au projet. Pour cela, il faut retenir que cette évaluation doit être brève et doit tenter de rejoindre l ensemble des participants ou du moins un groupe représentatif. Les meilleurs moyens d évaluer un projet sont le questionnaire et les discussions de groupe. 11

12 Les outils d évaluation Le questionnaire : Voici un exemple de questionnaire qui peut inspirer le vôtre pour votre organisme. Questionnaire La Division de la diversité culturelle de la Ville de Gatineau aimerait connaître vos impressions sur la tenue de l événement d aujourd hui. Vous nous aideriez en acceptant de répondre aux questions suivantes. Veuillez noter que l anonymat des commentaires sera respecté. Veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d accord ou non avec les énoncés suivants en cochant les cases correspondantes. Pas Plutôt en Sans Plutôt Tout à d accord désaccord opinion d accord fait du tout d accord La rencontre me sera éventuellement utile dans mon organisation J ai appris de nouveaux éléments sur l appui que la Ville peut m accorder L atelier 1 sur l organisation de projet était pertinent Le guide de l atelier 1 va m être utile Les exemples de projets de l atelier 2 m ont aidé à mieux comprendre les attentes de la Ville J ai établi de nouveaux liens avec des organisations de Gatineau Je peux définir le rôle de la Ville de Gatineau auprès de la diversité culturelle Je crois que cette journée est pertinente pour mon organisation Le goûter fourni était approprié La salle Mont Bleu était un lieu propice et agréable En général, je suis satisfait de cette journée Commentaires : Merci d avoir bien voulu prendre le temps de répondre à ce questionnaire! 12

13 Le groupe de discussion Ce type de collecte de données, comparativement au questionnaire, permet de ressortir de nouveaux éléments de réponse à travers les échanges et la discussion. «Le groupe de discussion est une technique d entrevue qui réunit de six à douze participants et un animateur dans le cadre d une discussion structurée sur un sujet particulier iv.» Pour cela, il est nécessaire de formuler des questions claires et précises. Après avoir trouvé la thématique de la discussion d évaluation, une grille de questions dirigées doit être préparée. Ne pas oublier que les questions doivent contenir qu un seul élément de réponse. Par exemple : Êtes vous satisfait de l animation et du buffet lors de la soirée? Devrait plutôt être formulé en deux questions : Êtes vous satisfait de l animation tout au long de la soirée? Avez vous aimé le buffet servi? Toutefois, certains coûts peuvent être associés à l évaluation (allant du papier au personnel). Ces coûts doivent être budgétisés lors de la planification. N oubliez pas que votre évaluation est là pour répondre à des besoins au sein de votre organisation. Pour cela, il est nécessaire d adapter, de personnaliser et de s approprier l évaluation du projet selon votre créativité! 13

14 La boîte à outils 14

15 I Modèle de lettre Demande de subvention Gatineau, le 12 mai 2010 Épicerie du Coin Monsieur Marc du Coin Adresse complète Objet : Présentation d une demande de subvention [commandite] Monsieur, C est avec enthousiasme que nous vous faisons parvenir notre projet de demande de subvention. Il s agit [description du projet] : Titre du projet Date Objectifs du projet Champ d intervention Clientèle ciblée Pour permettre la réalisation de ce projet, nous vous demandons une commandite en dons d épicerie pour l équivalent de 500 $. Pour notre association, cette commandite de votre épicerie est très importante puisqu elle permettra de faciliter l alimentation de nos bénévoles lors de notre événement. De plus, nous croyons essentiel de créer des partenariats avec une entreprise du milieu pour renforcer le dynamisme de Gatineau. [Expliquer pourquoi ce partenariat ou ce soutien est important pour votre organisation]. Si vous désirez de plus amples renseignements, nous demeurons disponibles pour vous faire parvenir les détails nécessaires. Veuillez agréer, Monsieur, l expression de mes sentiments les meilleurs. Signature Nom de la personne responsable Titre Adresse Numéro de téléphone et de courriel 15

16 Liste de médias à Gatineau Écrits Le Droit, journal régional quotidien Vie communautaire, Mario Boulianne : Calendrier : ou Info07, journal local hebdomadaire Renseignements : Rédaction : ou Publicité : Babillard communautaire du portail InfOutaouais Bulletin d Aylmer Renseignements : ou Radio CJRC 104,7 Renseignements : ou Astral Radio en Outaouais NRJ 104,1 : RockDétente 94,9 : Réel Radio, radio sur le Web de l Université du Québec en Outaouais radio.fm Renseignements : ou radio.fm CHUO, radio de l Université d Ottawa Renseignements : Planète 97,1 ou TAG 96,5 Radio X Nouvelles : ou , poste 1 Télévision Le Babillard de VOX Outaouais Invite les organismes à but non lucratif à annoncer gratuitement leurs activités Renseignements : ou Radio Canada, Ottawa Gatineau Salle de rédaction : canada.ca ou Babillard : babillard.ottawa canada.ca CHOT TVA Gatineau Renseignements : ou V télé (RNC Media) II 16

17 III Exemples de communiqués de presse 17

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20 IV Modèle de lettre d invitation Gatineau, le 7 mai 2010 Madame X Titre Adresse complète Objet : Participation à une rencontre des organismes de la diversité culturelle Madame, En 2008, la Ville de Gatineau s est dotée d une politique en matière de diversité culturelle, traduisant ainsi l importance qu elle accorde au développement des communautés qui la composent dans le cadre d un contrat social commun. Afin d atteindre les objectifs fixés dans le plan d action en matière de diversité culturelle, nous croyons essentiel de renforcer la cohésion entre les différents organismes travaillant pour les communautés culturelles de Gatineau. C est pourquoi la Section de la diversité culturelle de la Ville de Gatineau désire vous inviter à présenter votre organisme et ses actions en matière de rapprochement interculturel dans le cadre d une rencontre des organismes en diversité culturelle de Gatineau qui se tiendra le samedi 23 mai 2010 de 9 h à 15 h 30. La rencontre se tiendra à la salle Mont Bleu de la Maison du citoyen (25 rue Laurier, secteur de Hull). Vous trouverez ci joint l horaire préliminaire de la journée. Votre participation à titre de présentateur lors de cette journée permettra non seulement aux organismes de connaître votre champ d action et vos activités, mais aussi, nous l espérons, de créer les liens nécessaires au développement de projets novateurs pour le rapprochement interculturel en partenariat avec les autres acteurs du milieu. Un atelier présenté en après midi permettra de passer à l action en offrant aux participants une occasion de se regrouper selon des thématiques établies et de commencer à travailler sur des projets qui contribueront à dynamiser le rapprochement interculturel et l ouverture à la différence. Merci de nous faire part rapidement de votre intérêt de participer à cette rencontre et n hésitez pas à nous contacter pour plus de détails. Votre nom Coordonnées 20

21 V Modèle de procès verbal Association des jeunes chambristes du Québec v Conseil d administration Procès verbal de la 15 e séance Montréal, le 9 février 2009, 19 h 30 Procès verbal de la 15 e séance ordinaire du conseil d administration de l Association des jeunes chambristes du Québec tenue à Montréal le lundi 9 février 2009, à 19 h 30, dans les locaux de l association. Sont présents : Sont absents : M. Gérard Blais M. Mathieu Dubois M me Isabelle Girard M me Christine Hudon M. Denis Lessard M me Carmen Morin M me Lucie Belleau M. Stéphane Leblanc 1. Ouverture de la séance La séance est ouverte à 19 h 40. M. Mathieu Dubois, président, souhaite la bienvenue aux administratrices et aux administrateurs présents, et particulièrement à M. Denis Lessard qui participe pour la première fois à une séance du conseil d administration. M. Bernard Parent fait fonction de secrétaire. 2. Adoption de l ordre du jour Le président donne lecture de l ordre du jour figurant dans l avis de convocation. M. Blais demande qu on ajoute le point Campagne de recrutement après le point 6, et M me Simard demande de traiter d un article récent paru dans la presse et de discuter d un nouveau répertoire de l association dans les Questions diverses. L adoption de l ordre du jour ainsi modifié est proposée par M. Gérard Blais, appuyé par M. Bernard Parent; l ordre du jour est adopté à l unanimité. 3. Approbation du procès verbal de la 14 e séance Le président fait la lecture du procès verbal de la dernière séance tenue le 17 novembre M me Christine Hudon indique qu à la page 4 il faut lire acceptation et non pas acception. Sur la proposition de M. Blais appuyée par M me Girard, le procès verbal est modifié conformément à cette remarque et approuvé à l unanimité. 4. Lecture de la correspondance Le secrétaire informe le conseil des lettres reçues des sections régionales en réponse aux diverses demandes relatives à leurs activités. 5. Rapports des comités Le président invite le ou la responsable de chaque comité à présenter son rapport d activité. M me Belleau du comité des concerts étant absente, son rapport sera envoyé par la poste aux membres du conseil. 6. Projets à l étude 6.1. Concours de composition M. Blais présente son projet de concours provincial de composition musicale. M me Simard 21

22 fait la proposition suivante : Qu un comité formé de trois membres, M me Girard et MM. Blais et Dubois, soit chargé d étudier la possibilité de donner suite à ce projet et qu il en fasse rapport au conseil à la prochaine séance. La proposition est appuyée par M me Hudon et acceptée sans discussion par tous les membres Création d un centre musical M me Morin présente son projet de création d un centre musical pour enfants à Bois Joli. Il est proposé par M me Simard, appuyée par M. Lessard, que l AJCQ présente des demandes de subvention à cet effet au ministère de la Culture et des Communications, ainsi qu au Conseil des arts de Montréal. La proposition est mise aux voix. Elle est adoptée par 6 voix contre 1, et 1 abstention. 7. Campagne de recrutement Le président invite M. Parent à exposer les différentes étapes de la campagne de recrutement. M me Morin propose l adoption du programme présenté par M. Parent. Proposition appuyée par M. Blais et adoptée à l unanimité. 8. Questions diverses 8.1. Article de presse M me Simard signale la parution d un article élogieux portant sur les réalisations de l AJCQ dans Les Nouvelles musicales de décembre Elle en distribue une photocopie aux membres du conseil Répertoire de l AJCQ M me Simard est d avis qu il serait temps de mettre à jour le répertoire de l association. Ce point pourrait être discuté en détail à la prochaine séance. 9. Date et lieu de la prochaine séance La prochaine séance du conseil d administration de l AJCQ aura lieu le lundi 25 mai 2009 à 19 h, dans les locaux de l association. 10. Clôture de la séance L ordre du jour étant épuisé, il est proposé à 21 h 30 par M. Parent, appuyé par M me Simard, que la séance soit levée. Le secrétaire, signature i Source : fondements/rapprochement/index.html. ii Source : iii THÉORÊT, Yves. Gérer son projet : en sciences humaines et au quotidien, Québec, Presses de l Université du Québec, 2007, p. 45. iv GAUTHIER, Benoît, sous la dir. de. Recherche sociale : de la problématique à la collecte de données, 4 e éd., Sainte Foy, Presses de l Université du Québec, 2004, p v OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. Banque de dépannage linguistique, «Exemple de procès-verbal», [En ligne], [http:// /bdl/gabarit_bdl.asp?id=4394] (Consulté le 8 juin 2010). 22

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