Merci à Claudie Larané pour son accueil sympathique et sa coopération professionnelle tout au long de ces trois mois.

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2 Ma reconnaissance s adresse à Monsieur Benoit Xavier, responsable du centre et maître de stage. Son accueil chaleureux et la confiance qu il m a accordée ont rendu ce stage très intéressant. Je tiens tout particulièrement à remercier et à témoigner toute ma reconnaissance à Mme Nathalie Sarrere et Mme Sophie Berne pour leur patience et leur amabilité ; pour le temps qu elles m ont consacré tout au long de cette période, sachant répondre à toutes mes interrogations. Merci à Claudie Larané pour son accueil sympathique et sa coopération professionnelle tout au long de ces trois mois. Ensuite je tiens à remercier toute l équipe de la CCI mais plus particulièrement : M. Cyril Lapart, service informatique de la CCI, pour sa patience et son aide. Mme Josiane Vermillard pour sa compréhension. L équipe de la CCI du Gers. Par ailleurs, merci à tous les formateurs et stagiaires que j ai rencontré. Enfin, je tiens aussi à remercier l équipe du programme Bachelor de l ESC Toulouse avec qui j ai passé trois années inoubliables et plus spécialement Mme Yannick Kiefer pour le suivi du stage. 2

3 Présentation de l entreprise Présentation générale Les permanents du centre de formation : ORGANIGRAMME DE LA CCI DU GERS ORGANIGRAMME DE LA CCI FORMATION GERS La Formation Professionnelle Continue (FPC) La Formation pour Demandeurs d Emploi Le marché de la formation dans le Gers Analyse de la mission «d un point de vue technique» Description de la mission : - La Plaquette commerciale - La Charte Graphique - Le calendrier - Les formulaires d inscription aux formations longue durée - Le site internet - Le manuel d utilisation Bilan professionnel de cette expérience Analyse de la mission «d un point de vue humain» Mode de fonctionnement de la structure Facteurs de réussite et d échec Plan d action mis en œuvre afin de faciliter mon intégration 3

4 Présentation générale : La CCI Formation Gers est le pôle formation de la Chambre de Commerces et d Industrie du Gers. C est une entreprise privée, même si certaines formations sont financées par la Région et l Europe. Ses bureaux sont situés Place Jean David à Auch, juste à côté de la CCI. Le centre de Formation a été crée en 1972 afin de promouvoir et favoriser le développement de la formation professionnelle et du perfectionnement dans la région. Les locaux du centre sont exclusivement réservés à la formation, ils sont composés de 3 salles de cours de 50m² à 60m², 2 salles bureautique multimédia, 2 bureaux, 1 accueil et 1 salle «détente». 24 micro-ordinateurs câblés en réseau et connectés au serveur internet composent les salles multimédia. Les 70 abonnements périodiques mensuels et hebdomadaires (les échos, le Monde, le Point ) disponibles en consultation, dans le centre de documentation et d information de la CCI, sont une véritable mine d information pour les stagiaires. 4

5 Les permanents du centre de formation : Le responsable du centre de formation dirige le centre, il s occupe du développement économique auprès des entreprises et de la Région. Les Assistantes formation se partagent des tâches communes et ont des tâches spécifiques : l une est spécialisée sur les actions pour demandeurs d emploi, l autre sur les actions formation continue des entreprises. Elles sont chargées de l accueil téléphonique et physique mais également de la préparation et le suivi des dossiers. ORGANIGRAMME DE LA CCI DU GERS Pascale DARRE Directrice générale Appui au développement des entreprises Projets de développement du territoire Services Support Coordination des produits d appui au développement des Entreprises Accompagnement et conseil des Entreprises et des porteurs de projets Information Economique et veille Territoriale Projets européens Appui au développement des filières du Territoire Administration Accueil Logistique Système d information Formalités des Entreprises CCI Formation Gers Accueil d entreprises et de projets innovants sur le Territoire 5

6 ORGANIGRAMME DE LA CCI FORMATION GERS Benoit XAVIER Responsable Formation Valérie VALADIE a remplacé Benoit XAVIER le 01/07/2010 Nathalie SARRERE Assistante Formation continue des entreprises Claudie LARANE Assistante Formation longues Demandeurs d Emploi Sophie BERNE Assistante Formation longues Demandeurs d Emploi Sophie Berne a quitté la CCI Formation le 30/06/2010 après avoir remplacé Claudie Larané durant son congé maternité. La CCI Formation Gers est divisée en deux axes bien distinct : - La Formation Professionnelle Continue - La Formation pour Demandeurs d Emploi La Formation Professionnelle Continue (FPC) : Ce sont les formations dispensées aux entreprises et aux salariés. Dans ce cadre, le centre offre son Assistance-Conseil aux entreprises et collectivités pour étudier les besoins de formation. Les formations sont modulables et adaptées au niveau des stagiaires. Les stages organisés au centre constituent l offre standard. Ces sessions sont organisées à des dates planifiées et ouvertes aux collaborateurs des différentes entreprises. Les formations «sur mesure» permettent d adapter les programmes et les durées aux besoins spécifiques de l entreprise. Les stages peuvent se dérouler intraentreprise ou dans le centre de formation. Les domaines d intervention sont aussi étendus qu il existe de professions dans l entreprise : 6

7 Les formations Informatique Bureautique représentent environ 30% du chiffre d affaire de la FPC, 22,6% pour les formations Ressources Humaines et 14% pour Sécurité Prévention. La formation est aujourd hui obligatoire pour permettre aux entreprises de résister à la concurrence. Ainsi, le plan de formation de l entreprise est défini en début d année par l employeur et permet aux salariés de les adapter au poste de travail, de développer leur compétences et leur maintien dans l emploi. De nombreuses formations sont dispensées dans le cadre du droit individuel à la formation. Le DIF est un droit de formation financée par l entreprise pour le salarié. (20 h par an cumulables sur 6 ans) La Formation pour Demandeurs d Emploi : Dans le cadre de la Formation pour Demandeurs d Emploi le centre collabore à la mise en place des programmes de formation Etat et Région visant à la requalification, reconversion ou perfectionnement des demandeurs d emploi. L objectif de ces formations est la reprise d activité pour les demandeurs d emploi et de préparer les qualifications et compétences que recherchent les entreprises lors de leurs embauches. Un observatoire économique emploi et formation enquête régulièrement les entreprises gersoises pour maintenir cette recherche permanente d adéquation entre formation professionnelle et besoins des entreprises. 3 formations pour Demandeurs d Emploi sont disponibles : - Formation qualifiante Assistant(e) Commercial(e) - Formation qualifiante Vente et Représentation - Formation diplômante Froid et Climatisation 7

8 Ces formations sont dispensées au sein du centre de formation et sont complétées par un stage en entreprise. Elles sont conventionnées par la Région Midi-Pyrénées et le Fonds Social Européen dans le cadre de leur Programme Régional de Formation Professionnelle. La formation diplômante Froid et Climatisation permet aux candidats qui le souhaitent d être présentés aux BEP Techniques du Froid et du Conditionnement d Air. Le marché de la formation dans le Gers : Dans le cadre de la formation pour Demandeurs d Emploi, la CCI Formation Gers n a pas de concurrents direct dans le Gers, ses principaux concurrents sont à l échelle régionale : L AFPA de Toulouse qui propose des formations d Assistant(e) commercial(e) et de ventes. Dans le cadre de la formation professionnelle continue (FPC), les principaux concurrents sont les suivants : Le Greta d Auch propose des formations similaires (Management, gestion, communication ) L Afpa, PICA consultant et Icône Formation concurrencent la CCI Formation sur le pôle Sécurité-Prévention Le chiffre d affaires global de la CCI Formation Gers était de pour l année 2008 et de pour l année 2009 soit une baisse de 1,13%, baisse due en partie au moins grand nombre de DIF effectués dans le centre. Aucune étude de marché n ayant été réalisée dans cette entreprise, les données des concurrents sont inconnues. Néanmoins, les principaux concurrents comme le GRETA et l AFPA ne sont pas des organismes privés, ils sont subventionnés. 8

9 Description de la mission : Le but de mon stage est l amélioration du marketing et de la communication de la structure. Le premier jour mon maître de stage m a enseigné les grands principes de la formation professionnelle et m a attribué les missions suivantes : Conception d outils de communication externe (plaquettes commerciales, documents de communication des planifications des stages sur le semestre, supports divers, bannières web, affichage 4x3 ) Identification des canaux de communication sur le territoire. Relations presse. Participation à la réalisation du site web. Etude de marché sur la formation professionnelle au sein du département. - La Plaquette commerciale La première mission qui m a été attribuée est la conception d une plaquette commerciale «Formation Agent technique des ventes en magasins» en coopération avec «Cap emploi» qui est une organisation permettant de favoriser l'embauche des personnes handicapées dans les entreprises. Cette plaquette servira d appui pour vendre la formation aux entreprises. Nous avons fixé les données les plus importantes à communiquer et j ai commencé à dessiner une maquette sur papier. Ma première difficulté à été le choix du logiciel à utiliser pour réaliser la maquette, n ayant que peu de compétences informatiques, j ai recherché sur des forums et me suis tourné vers le logiciel «Adobe Publisher». Le logiciel étant simple d utilisation je n ai pas trop rencontré de difficultés d adaptation à ce niveau là. Ma seconde difficulté à été le respect de la charte graphique du partenaire de «Cap Emploi» (police d écriture et logo). Ma première maquette ne respectait pas ces 2 données. La CCI Formation Gers n ayant pas de charte graphique bien précise, j ai décidé en accord avec mon maître de stage d en créer une. Après acceptation des deux parties (Cap Emploi et CCI) nous avons lancé l impression d une cinquantaine d exemplaires (plaquette en annexe du rapport de stage). 9

10 - La Charte Graphique Ensuite, avant de commencer le calendrier des formations professionnelles continues, j ai décidé de créer une charte graphique de la CCI Formation Gers, charte graphique qui me servira d appui pour faire le calendrier mais également le site internet qui est ma mission la plus importante. Ne pouvant pas modifier le logo et la police d écriture j ai fait un choix de couleur en prenant compte de la signification de chacune et de leur association. Nous avons également choisi un slogan. Le violet pour la lucidité et le calme. Le bleu pour garder un lien avec la CCI, couleur du calme et de la stabilité. Le jaune qui est considéré comme la meilleure couleur de l activité intellectuelle. Le gris qui encourage la réflexion. Le slogan choisi est le suivant : «Une entreprise qui avance, est une entreprise qui se forme.» Il sera notamment utilisé pour le calendrier, le site internet et de nombreux documents de communication. La charte graphique et le slogan vont permettre à l entreprise d avoir une certaine cohérence dans les futures actions marketing communication. - Le calendrier Le calendrier est un document très important pour la structure. Il sert de plaquette commerciale aux formations professionnelles continues. Le calendrier est envoyé aux entreprises de la région à environ 3000 exemplaires par an et sera disponible en téléchargement libre sur le futur site internet. Le but de cette mission était de créer un document agréable à lire, vendeur, mais également facilement modifiable par les assistantes formations. En effet, elles devront modifier tous les ans les dates des formations mais également rajouter des nouvelles formations et en supprimer d autres. En accord avec les informaticiens et l assistante formations professionnelles continues, j ai décidé d utiliser le logiciel «Scribus» qui est un logiciel gratuit et utilisé à la CCI. C est un équivalent du logiciel «Adobe Illustrator» qui est utilisé par les agences de communication. Comme pour la plaquette commerciale, j ai réalisé une ébauche sur papier avant de me lancer sur le logiciel. 10

11 J ai tout d abord relevé les points faibles et les points forts de l ancien calendrier et j ai beaucoup observé ce que faisaient les centres de formation et les Chambres de Commerce en matière de plaquette commerciale et de calendrier. La prise en main du logiciel fût complexe mais après quelques semaines d utilisation je suis arrivé au résultat suivant : Page 1 et 4 Page 2 et 3 Vous trouverez en annexe l ancien calendrier. - Les formulaires d inscription aux formations longue durée J ai par la suite travaillé avec l assistante formation pour demandeurs d Emploi afin de rajeunir des formulaires d inscription ayant plus de 10 ans : Ancien formulaire recto et verso 11

12 Le but étant, comme pour le calendrier, de créer un document agréable à lire mais adapté à une clientèle différente (Demandeurs d emploi). Ces documents doivent mettre en avant certaines informations comme : - Le fait que la formation soit qualifiante - Les objectifs - Les conditions à remplir - Le programme - Le stage en entreprise L obligation de citer la Région et l Europe qui financent la formation. Ces documents seront imprimés en noir et blanc et c est pour cela que je n ai utilisé que des tons gris clair, gris foncé, noir Nouveau formulaire recto et verso - Le site internet Pour la fin de mon stage il me restait deux missions à réaliser : l étude de marché sur la formation professionnelle au sein de département et le site internet. Le plus urgent et important étant le site internet, en effet, suite à la session d activité avec la CCI du Montauban, la CCI Formation Gers s est retrouvée sans site internet, mon maître de stage m a demandé si j étais capable de réaliser seul cette mission. Il était normalement prévu que je travaille avec un prestataire de service qui devait réaliser le site internet, mais étant beaucoup trop cher pour la CCI Formation (environ 5000 ), cette mission m a été attribuée. 12

13 J ai accepté cette mission mais n ayant jamais créé de site internet il ne m était pas possible de faire le site internet et l étude de marché (manque de temps). J ai recherché de nombreuses informations sur Internet et je me suis tourné sur le logiciel «Joomla», qui est un logiciel gratuit de création de site internet. Comme d habitude, j ai débuté mon travail en faisant une ébauche sur papier et en visitant les sites internet des concurrents. Mon site internet doit permettre aux assistantes formation de modifier les dates des formations et insérer des documents téléchargeables facilement. Il doit faire apparaître certaines informations comme : - La liste des formations professionnelles continues et dates. - Les formations pour Demandeurs d Emploi - Les méthodes de financement - Un plan d accès - Une possibilité de contact simple J ai tout d abord lu «Joomla pour les nuls», téléchargeable gratuitement sur internet, mais également des tutoriels pour apprendre les langages HTML et CSS. J ai également dû faire de nombreuses recherches concernant le référencement sur les moteurs de recherche, afin que le site internet soit présent dans les premières pages de «Google», «yahoo» Au début j ai eu beaucoup de difficultés, notamment avec le langage HTML. Après de nombreuses semaines de travail, le site internet est consultable à l adresse vous trouverez des impressions d écran en annexe. Cette mission a permis à l entreprise de se munir d un site internet interactif, gratuit et d ainsi améliorer sa visibilité sur la toile. - Le manuel d utilisation Durant mes derniers jours de stage j ai formé les assistantes aux logiciels «Scribus» et «Joomla» afin qu elles puissent, après mon départ, modifier certaines données du calendrier, des formulaires et du site internet. Afin de les aider dans l utilisation de ces logiciels, j ai également décidé de faire un manuel d utilisation illustré et composé de plusieurs parties : - JOOMLA (Site internet) 1) Remplacer un document PDF à télécharger (Page 4) 2) Ajouter, supprimer ou modifier une formation (courte durée) 3) Modifier un article - SCRIBUS (Programmes, calendrier ) 4) Les bases de scribus (Page 9) 5) Modifier le calendrier (Page 11) 6) Modifier un formulaire (Page 14) 13

14 Bilan professionnel de cette expérience : Ce stage m a permis d assumer des responsabilités importantes au sein d une structure, les missions telles que la conception du site internet ou du catalogue sont très importantes. En effet, j ai travaillé en totale autonomie sur le site internet car personne dans la structure n avait de compétences dans la création de site. Cette mission me permettra de créer, dans le futur, d autres sites internet avec beaucoup plus de facilité et beaucoup moins de temps. Avec le calendrier des formations j ai travaillé sur un document fortement diffusé au sein des entreprises de la région. Je me suis familiarisé avec les logiciels «Scribus» et «Photoshop» qui sont très utilisés dans le monde de la communication (surtout photoshop) J ai acquis d importantes notions informatiques durant mon stage, mais également en marketing et communication en suivant de près ce que faisaient les concurrents. J ai également appris sur un secteur qui ne m était pas familier avant le stage, le secteur de la formation professionnelle continue. 14

15 Mode de fonctionnement de la structure : La CCI Formation Gers est une petite structure composée de trois personnes, deux assistantes formation et un responsable. Les deux assistantes travaillent à la CCI Formation depuis près de 10 ans. Nathalie Sarrere s occupe des formations professionnelles continues, elle met en place les formations, accompagne les formateurs et les entreprises, Claudie Larané s occupe des formations pour demandeurs d emploi et de l accueil, elle accompagne les stagiaires durant toute la durée de la formation. Sophie Berne a quitté la CCI Formation après avoir remplacé Claudie Larané durant son congé maternité. Il y a énormément de turn-over sur le poste de responsable, ils ne restent pas plus de 2 ans en poste. Les objectifs sont en Chiffre d Affaires et en marge. Les 2 assistantes formation ont des objectifs concernant leur poste, une sur les formations professionnelles continues et l autre sur les formations pour demandeurs d emploi. Le responsable a un objectif global regroupant les 2 objectifs des assistantes. Il n y a aucune prime ni gratification lorsque les objectifs sont atteints. Tous les mois une réunion est organisée entre les 3 personnes en poste. Cette réunion permet de faire un compte rendu de l activité sur le mois (dossier, RDV, communication ) et de parler des projets et des actions à venir. Facteurs de réussite et d échec : La proximité des personnes et le fait que les bureaux des assistantes et du responsable soient côte à côte permettent à l information de circuler instantanément. Cette même proximité se fait également ressentir au niveau des formations. Les assistantes sont très proches des formateurs et des stagiaires, ce qui permet d avoir de nombreux retours sur la qualité des formations ou même les besoins des entreprises. Les assistantes étant en poste depuis de nombreuses années leur connaissance des entreprises gersoises est importante, ce qui permet d obtenir de nombreuses informations sur le marché mais également d aider les demandeurs d emploi en formation dans leurs démarches de recherche de stage. 15

16 Le turn-over sur le poste de responsable crée un fort déséquilibre de la structure qui a déjà passé plus de 5 mois sans responsable. En effet, un changement dans un poste à responsabilités demande beaucoup plus de temps que pour un poste à moindre responsabilités. L ancien responsable formation et les assistantes formations ont dû former Mme Valadié. Il faudra certainement quelques mois avant que la structure ne retrouve un certain équilibre. Ce changement a également un coût, la CCI a fait appel à une agence de recrutement pour effectuer les entretiens. Néanmoins, je pense que ce changement donnera un nouvel élan à la structure. Durant mon stage, j ai également ressenti une certaine démotivation due à l absence de prime ou de gratification sur objectif. En effet, que leurs objectifs soient atteints ou non, le salaire sera identique à la fin du mois. Beaucoup de formations initialement prévues sont finalement supprimées ou reportées car des stagiaires se désinscrivent et le nombre de personnes serait insuffisant pour permettre de dégager une marge. Ceci demande du travail supplémentaire aux assistantes qui doivent appeler les entreprises et les formateurs afin de fixer de nouvelles dates. C est également préjudiciable au niveau de l image, les entreprises ne sont jamais sûres de la date de leur formation. Plan d action mis en œuvre afin de faciliter mon intégration : Les employés m ont accueilli chaleureusement dès le début de mon stage. Le 1 er jour, mon maître de stage m a permis d acquérir les grands principes de la formation professionnelle et il m a présenté aux assistantes. Nous avons fixé et daté un certain nombre d objectifs. Le 1 er mois j ai travaillé dans les salles de formations libres, comme celle en photo cidessous. 16

17 Par la suite j ai travaillé dans le même bureau que Sophie Berne et Nathalie Sarrere. Elles m ont beaucoup aidé et conseillé dans mon travail. Les informaticiens de la CCI m ont également épaulé dans le choix des logiciels et pour la création du site internet, Cyril Lapart m a apporté son expérience lorsque j ai commencé le site internet. Il m a notamment permis de créer une base de donnée, il a fait héberger le site et m a également conseillé dans la lecture de «Joomla pour les nuls» 17

18 Le choix du stage à été très pertinent, il m a permis d appliquer mes connaissances acquises lors du programme bachelor et de les adapter au monde professionnel. J ai été très séduit par le secteur de la communication et du marketing, car il faut être sans cesse inventif, curieux et attentif aux besoins du marché. Mes collègues de travail, avec qui je me suis entendu à merveille, m ont apporté énormément autant au niveau technique qu au niveau humain. Je suis actuellement à la recherche d un emploi à court terme afin d enrichir mes expériences professionnelles, soit dans la logistique, le marketing, la communication ou le sport. Par la suite je compte faire un master dans le domaine d activité qui m aura le plus attiré. Durant le stage mes points faibles ont été : Le manque de compétences informatiques (logiciel scribus, création de site internet, photoshop ) Travailler dans un secteur dont je n avais que peu de connaissances. Mes points forts : Bonne adaptation Une forte motivation, envie d apprendre. Volonté de faire du bon travail. Afin de ne rien oublier je notais tout ce que je devais faire, je me faisais ma propre fiche d objectifs chaque jour. Cette expérience est ma première vraie expérience à responsabilités. J ai beaucoup appris au niveau humain, avec tous les changements qui se passent dans une entreprise (arrivées, fins de contrat, démissions ), les disputes Mais également au niveau professionnel, j ai développé de nombreuses compétences informatiques, je suis aujourd hui capable de créer une plaquette commerciale de qualité, un site internet... Cette expérience m aura également permis de découvrir le monde de la formation en France, et plus particulièrement le monde de la formation professionnelle continue. Pour conclure, ce stage m aura permis de découvrir un monde que je ne connaissais que très peu (la communication) et qui m intéresse fortement. 18

19 - La Plaquette commerciale Page 1 et 4 19

20 Page 2 et 3 20

21 - Le calendrier Ancien calendrier : Page 1 et 4 Nouveau calendrier : Page 1 et 4 21

22 Ancien calendrier : Page 2 et 3 Nouveau calendrier : Page 2 et 3 22

23 - Les formulaires d inscription aux formations longue durée Recto Verso 23

24 - Le manuel d utilisation 24

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26 - Le site internet (pour voir les animations : Page d accueil 26

27 Section «entreprises et salariés» 27

28 Section «demandeurs d emploi» 28

29 Section «financement» 29

30 Section «plan d accès» 30

31 Section «nous contacter» 31